Gesamtansicht der Veranstaltung Übersicht

Die Registerkarte Kontingentblöcke ist das Hauptwerkzeug zur Verwaltung des Zimmerbestands, der einem bestimmten Ereignis zugewiesen ist. Jedes Ereignis kann mehrere Kontingentblöcke unterstützen, was es Ihnen ermöglicht, unterschiedliche Zeiträume, Zimmertypen, Freigabepläne, Raten und Routing-Regeln für verschiedene Gästesegmente innerhalb desselben Buchungsanlasses festzulegen.

Von diesem Arbeitsbereich aus können Sie mehrere wichtige Verwaltungsaufgaben durchführen:

1. Neue Kontingentblöcke erstellen: Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche + Kontingentblock, um ein spezielles Konfigurationsfenster zu öffnen. Dort können Sie Aufenthaltszeiträume definieren, Ratenpläne auswählen, das Routing konfigurieren und den Blockstatus festlegen, um zu steuern, wie der Bestand gehalten wird.
2. Listenansicht überwachen: Die Zusammenfassungstabelle der Kontingentblöcke bietet eine Echtzeitübersicht über Start- und Enddatum, Ratenplan, Kontingenttyp sowie den aktuellen Status von Ausgewählt/Zugewiesen für jeden Block.
3. Detaillierte Bestandsfreigabe: Nutzen Sie die Spalten Freigabestatus und Freigabeplan, um Ihre Bestandsstrategie zu verfolgen. Im Gegensatz zu den Legacy-Regeln „alles oder nichts“ können Sie den Bestand nur für bestimmte Daten freigeben, entweder manuell oder über einen automatisierten Zeitplan, ohne den Rest des Blocks zu beeinflussen.
4. Verwaltungsaktionen: Durch Klicken auf die drei Punkte bei einem bestimmten Block erhalten Sie Optionen zum Bearbeiten des Kontingentblocks, Freigeben des gesamten Bestands, Freigeben einzelner Daten oder zum Löschen des Blocks.
   
   Verwenden Sie Kontingentblock bearbeiten, um die Blockkonfiguration zu aktualisieren, einschließlich Daten, Raten, Bestand und Routing-Regeln. Hat ein Block eine eigene Routing-Regel, hat diese Vorrang vor der Routing-Regel auf Ereignisebene für Reservierungen, die aus diesem Block erstellt werden.
5. Direkte Buchungstools: Jeder Block erzeugt einen eindeutigen Buchungscode / URL, der mit einem Klick kopiert werden kann, um ihn Gästen für eine einfache Selbstbuchung über Ihre Buchungsmaschine bereitzustellen.

Die Registerkarte Reservierungen bietet einen konsolidierten Arbeitsbereich, um jeden einzelnen Gastaufenthalt im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu verwalten. Sie dient als primärer operativer Bereich für die Zuweisung von Gastnamen zu deinen Kontingentblöcken und die Überwachung des aktuellen Status jeder Buchung innerhalb der Gruppe.

In diesem Arbeitsbereich kannst du Zimmerzuweisungen mit mehreren wichtigen Werkzeugen verwalten:

1. Konsolidierte Reservierungsliste: Diese Tabelle bietet eine Übersicht aller Gäste, die mit der Veranstaltung verknüpft sind, und zeigt wichtige Details wie Zimmernummern, Aufenthaltsdaten, Buchungsquellen und individuelle Gesamtpreise an. So kann das Personal den Check-in-Fortschritt der Gruppe überwachen und Gästeinformationen auf einen Blick prüfen.
2. Rooming-Liste importieren: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das speziell entwickelte Tool +Rooming-Liste importieren zu öffnen. Diese Funktion ersetzt die herkömmliche manuelle Eingabe, indem sie den Massen-Upload von Gastzuweisungen per CSV ermöglicht. Zur Sicherstellung der Datenintegrität validiert das System automatisch E-Mail-Formate, Datumsintervalle und Zimmertypen anhand deiner Kontingentblöcke, bevor der Import abgeschlossen wird.
3. Dropdown-Menü Reservierung hinzufügen: Dieses Menü ermöglicht es dir, manuell eine neue Reservierung hinzuzufügen oder eine bestehende Unterkunftsreservierung mit der Gruppenveranstaltung zu verknüpfen. Die Verknüpfung erlaubt es, Gastbuchungen einzubinden, die möglicherweise unabhängig vom Kontingent vorgenommen wurden, und stellt sicher, dass deren Umsatz korrekt der Veranstaltung zugeordnet wird.

Verwaltung von Event-Folios

Die Registerkarte Folios ist das finanzielle Zentrum der Veranstaltung und bietet einen zentralen Arbeitsbereich zur Verwaltung aller Gebühren, Zahlungen, Anzahlungen und Abrechnungsregeln. Im Gegensatz zu einzelnen Reservierungen ermöglicht das Event-Folio den Unterkünften, Transaktionen für Zimmer, Veranstaltungsräume und zusätzliche Produkte in einer einzigen Abrechnungseinheit zusammenzufassen.

In diesem Arbeitsbereich können Sie die folgenden Hauptbereiche verwalten:

1. Folio-Auswahl und -Erstellung: Wechseln Sie zwischen mehreren Folios oder verwenden Sie die Option Neues Folio hinzufügen, um separate Abrechnungskonten für verschiedene Transaktionsarten zu erstellen, beispielsweise um Zimmergebühren von Nebendienstleistungen zu trennen.
2. Menü „Zum Folio hinzufügen“: Buchen Sie manuelle Einträge direkt auf das Event-Konto, einschließlich Zahlungen, Produkte, Steuern/Gebühren und spezifische operative Anpassungen wie Rückerstattungen, Stornogebühren oder No-Show-Gebühren.
3. Erweiterte Filterung und Gruppierung: Organisieren Sie die Transaktionsliste nach Transaktionsdatum, Leistungsdatum oder Reservierung, um die Prüfung zu vereinfachen. Sie können auch das Filter-Panel verwenden, um nach Gastname, Zimmernummer oder spezifischem Transaktionsstatus (verbucht vs. ausstehend) zu suchen.
4. Aktions-Ellipse (Verwaltungstools): Greifen Sie auf übergeordnete Steuerungen zu, um Transaktionen zu verschieben zwischen Folios, Rechnungen per E-Mail an Kunden zu senden oder das Folio in mehreren Sprachen mit Optionen für eine „Nur Betrag“-Ansicht zu drucken.
5. Routing-Regeln und ausstehende Gebühren: Überprüfen Sie Gebühren, die basierend auf der Routing-Regel auf Veranstaltungsebene oder der anwendbaren Routing-Regel des Kontingentblocks an das Event-Folio weitergeleitet wurden. Sie können Transaktionen auch manuell zwischen Folios verschieben, wenn die Gastabrechnung angepasst werden muss.
6. Anzahlungen: Zahlungen, die als Anzahlungen markiert sind, werden in einem eigenen Anzahlungs-Abschnitt innerhalb des Event-Folios gespeichert. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um den Anzahlungsbetrag, den verbrauchten Betrag, den erstatteten Betrag und den verbleibenden Saldo zu überprüfen.
7. Forderungen: Sehen Sie verknüpfte organisationsweite Forderungskonten ein und nutzen Sie die Ein-Klick-Funktion Folio-Saldo übertragen, um ausstehende Beträge in die Forderungs-Datensätze Ihrer Unterkunft zu übertragen.
8. Zusammenfassung und Währungsauswahl: Sehen Sie die finanzielle Aufschlüsselung des Event-Folios ein, einschließlich Zwischensumme, Steuern und Gebühren, Gesamtsumme, Zahlungen, Übertragungen und aktuellen Saldo. Verwenden Sie den Währungsauswahl-Selector, um die angezeigten Folio-Beträge in eine andere verfügbare Währung zu wechseln, sofern für die Unterkunft mehrere Währungen konfiguriert sind.

So verwalten Sie Anzahlungen bei Veranstaltungen

Um eine Anzahlung für eine Veranstaltung zu verwalten, erweitern Sie den Abschnitt Anzahlungen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Anzahlungsbuchung und wählen Sie die gewünschte Aktion aus: Verbrauchen, Annullieren oder Anzahlungshistorie anzeigen.

Beim Verbrauchen einer Anzahlung geben Sie den anzuwendenden Betrag ein und klicken auf Verbrauchen. Anzahlungen können teilweise oder vollständig verbraucht werden, und der verbleibende Saldo wird automatisch aktualisiert.

Die Registerkarte Steuerdokumente dient als zentrales Hub zum Erstellen, Verwalten und Nachverfolgen aller gesetzeskonformen Finanzunterlagen speziell für die Veranstaltung. Dieser Arbeitsbereich ist speziell darauf ausgelegt, die professionellen Abrechnungs- und Berichtspflichten zu erfüllen, die häufig von Firmenkunden und Gruppenkoordinatoren verlangt werden, und stellt sicher, dass alle Unterlagen den regionalen steuerlichen Anforderungen entsprechen.

Durch die Integration mit dem Cloudbeds-Steuerdokumenten-Service ermöglicht diese Registerkarte die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung – von den ersten Proforma-Schätzungen bis zu den endgültigen steuerlich konformen Dokumenten – und hält dabei eine direkte Verbindung zu den Forderungen Ihrer Unterkunft. Sie unterstützt internationales Geschäft, indem Dokumente in mehreren Sprachen erstellt werden können, und stellt sicher, dass Pflichtangaben wie Steuernummern und rechtliche Namen korrekt der Organisation zugeordnet sind.

Wichtige Verwaltungstools in dieser Registerkarte umfassen:

1. Suche und detaillierte Filterung: Finden Sie schnell bestimmte Finanzunterlagen, indem Sie die spezielle Suchleiste nutzen oder verschiedene Filter anwenden. Sie können Ihre Ansicht nach Dokumenttyp (Rechnungen, Proforma oder Gutschriften), Erstellungsdatum, Betrag, Saldo oder Fälligkeitsdatum verfeinern.
2. Umfassende Statusverfolgung: Überwachen Sie den genauen Status jedes Dokuments im Workflow Ihrer Organisation. Das System verfolgt eine breite Palette von Status, darunter Offen, Bezahlt, In Bearbeitung, Fehlgeschlagen, Annulliert und Handlung erforderlich, und bietet volle Transparenz über die Forderungen der Veranstaltung.
3. Erweitertes Aktionsmenü: Durch Klicken auf die vertikalen Auslassungspunkte eines Datensatzes können Sie das Dokument Anzeigen, per E-Mail Senden, eine PDF-Kopie Herunterladen oder Anpassungen wie Annullieren und Gutschrift ausstellen vornehmen. Außerdem können Sie die Änderungshistorie eines Dokuments prüfen, um eine klare Prüfspur aller finanziellen Änderungen zu gewährleisten.

Die Registerkarte Pickup bietet eine detaillierte, Echtzeit-Benutzeroberfläche, um die Leistung deines Bestands zu überwachen und nachzuverfolgen, wie effektiv deine zugeteilten Kontingentblöcke genutzt werden. Dieser Arbeitsbereich ermöglicht es dir, dein prognostiziertes Geschäft mit den tatsächlichen Gast-Pickups auf Tages- und Zimmertyp-Ebene zu vergleichen.

Aus dieser Ansicht heraus kannst du deine Bestandsstrategie mit mehreren wichtigen Werkzeugen verwalten:

1. Kontingentblock-Auswahl: Wechsle einfach zwischen verschiedenen Blöcken innerhalb desselben Events, um bestimmte Segmente zu überprüfen, wie zum Beispiel „Hochzeitsgesellschaft“ versus „Allgemeine Gästezimmer“.
2. Detaillierte Leistungskennzahlen: Die Tabelle zeigt eine tägliche Aufschlüsselung deiner Pickup- vs. Gesperrte Zimmer. So kannst du gezielt Daten identifizieren, an denen die Gruppe unterperformt oder zusätzliche Zimmer benötigt werden.
3. Echtzeit-Statusanzeigen: Erkenne schnell den Freigabezeitplan und den aktuellen Status jedes Blocks direkt im Pickup-Raster. Du siehst auf einen Blick, ob der Bestand zur allgemeinen Verfügbarkeit zurückgegeben wird und zu welcher Uhrzeit.
4. Kontrollen zur Freigabe des Bestands: Nutze das spezielle Dropdown-Menü, um den gesamten Bestand freizugeben oder einzelne Daten freizugeben. Diese Funktion der „selektiven Freigabe“ stellt sicher, dass du die Belegung der Unterkunft optimieren kannst, indem ungenutzte Zimmer nur für bestimmte Daten zurückgegeben werden, anstatt den gesamten Kontingentblock freizugeben.
5. Abkürzungen zur Kontingentkonfiguration: Verwende die Bearbeiten-Schaltfläche, um direkt in die Einstellungen des Blocks zu springen und Aufenthaltsdaten, Vor- und Nachtage anzupassen oder Kontingenttypen, Raten und Routing basierend auf dem aktuellen Pickup-Pace zu ändern.

Auf der Registerkarte Veranstaltungsdetails kannst Du die Grundkonfiguration einer bestehenden Veranstaltung nach deren Erstellung anzeigen und bearbeiten. Während Veranstaltungen zunächst im Veranstaltungs-Hub eingerichtet werden, ermöglicht Dir diese Registerkarte, die operativen und finanziellen Einstellungen der Veranstaltung während ihres gesamten Lebenszyklus zu aktualisieren.

Von dieser Registerkarte aus kannst Du:

• Wichtige Veranstaltungsinformationen bearbeiten, wie den Veranstaltungsnamen, die Quelle und das Segment, um die Datensätze für Berichte und Vertriebsverfolgung genau zu halten.
• Das zugehörige Profil bestätigen oder aktualisieren, damit die Veranstaltung korrekt mit dem entsprechenden Unternehmen, Reisebüro oder der Gruppe verknüpft bleibt.
• Das Routing-Verhalten auf Veranstaltungsebene anpassen, einschließlich der Frage, ob Gebühren an das Veranstaltungs-Folio weitergeleitet werden, um unterschiedliche Abrechnungsszenarien pro Veranstaltung zu unterstützen.
• Benutzerdefinierte Routing-Regeln für Kontingentblöcke überprüfen, damit Du bestätigen kannst, welche Blöcke Routing-Regeln haben, die Vorrang vor der Routing-Regel auf Veranstaltungsebene besitzen.
• Akzeptierte Transaktionsarten verwalten, um festzulegen, welche Zahlungsmethoden für diese spezifische Buchung erlaubt sind.
• Die Folio-Konfiguration anwenden oder ändern, um zu steuern, wie Gebühren gruppiert, weitergeleitet und in veranstaltungsbezogenen Finanzdokumenten dargestellt werden.

Insgesamt fungiert die Registerkarte Veranstaltungsdetails als Steuerzentrale für veranstaltungsspezifische Einstellungen. Sie ermöglicht es Unterkünften, Abrechnungs-, Routing- und Klassifizierungsdetails zu verfeinern und gleichzeitig benutzerdefinierte Routing-Regeln auf Blockebene zu überprüfen, ohne die Veranstaltung neu erstellen oder das zugrundeliegende Profil beeinflussen zu müssen.

Die Registerkarte Notizen bietet ein zentralisiertes Kommunikationsprotokoll für alles, was mit der Veranstaltung zu tun hat. Sie fasst Notizen zusammen, die auf verschiedenen Ebenen erstellt wurden (Veranstaltung, Profil, Reservierungen und Gäste), sodass Teams schnell auf wichtige Informationen zugreifen können, ohne mehrere Datensätze durchsuchen zu müssen.

Sie dient als gemeinsame Informationsquelle für die interne Kommunikation, reduziert das Risiko, Details zu übersehen, und gewährleistet die Kontinuität zwischen den Abteilungen während des gesamten Veranstaltungszyklus.

Über diese Registerkarte kannst du:

1. Notizen-Statusfilter: Verwenden Sie diesen Filter, um zu steuern, welche Notizen angezeigt werden (zum Beispiel aktive Notizen), damit Sie sich nur auf relevante oder aktuelle Informationen konzentrieren können.
2. Indikator „Angewendet auf“: Zeigt an, ob Notizen auf die Veranstaltung oder das zugehörige Profil angewendet werden, sodass Teams schnell zwischen veranstaltungsspezifischen Anweisungen und allgemeinen Konto-Notizen unterscheiden können.
3. Konsolidierte Notizenliste: Zeigt Notizen an, die auf verschiedenen Ebenen erstellt wurden, einschließlich der Veranstaltung, des verknüpften Profils sowie einzelner Reservierungen oder Gäste. Jede Notiz gibt klar ihre Quelle an und enthält den Notizinhalt zur einfachen Referenz.
4. Notizen drucken: Verwenden Sie das Drucksymbol, um eine druckbare Ansicht der Notizen zu erstellen, die für operative Briefings oder als Offline-Referenz während der Veranstaltung nützlich sein kann.
5. Neue Notiz hinzufügen: Klicken Sie auf + Notiz, um direkt auf der Veranstaltung eine neue interne Notiz zu erstellen. Notizen können verwendet werden, um Abrechnungsanweisungen, Kundenpräferenzen, operative Erinnerungen oder interne Nachverfolgungen festzuhalten.
6. Menü „Weitere Aktionen“: Verwenden Sie das Ellipsen-Menü bei einzelnen Notizen, um zusätzliche Verwaltungsoptionen wie Bearbeiten oder Aktualisieren vorhandener Einträge aufzurufen.

Die Registerkarte Profile & Veranstaltungsdokumente bietet einen zentralen Arbeitsbereich zum Speichern und Zugreifen auf Dokumente, die sowohl mit der Veranstaltung als auch mit dem zugehörigen Profil verknüpft sind. Durch die Zusammenführung von vertraglichen und operativen Dateien an einem Ort dient sie als einzige verlässliche Quelle für Veranstaltungsdokumentationen und stellt sicher, dass Vertriebs-, Betriebs- und Finanzteams während des gesamten Veranstaltungszyklus stets mit den aktuellsten und relevantesten Dateien arbeiten.

Über diese Registerkarte können Sie:

1. Dokumente hinzufügen: Verwenden Sie die Schaltfläche Dokument, um Dateien hochzuladen, die sich auf die Veranstaltung oder das zugehörige Profil beziehen, wie zum Beispiel Verträge, Vereinbarungen, BEOs, Ratenblätter oder unterstützende Dokumente.
2. Dokumente anzeigen und herunterladen: Durchsuchen Sie die Liste der hochgeladenen Dokumente und nutzen Sie das Suchfeld, um Dateien schnell nach Namen zu finden. Klicken Sie auf ein Dokument, um es für die Offline-Nutzung oder zum Teilen herunterzuladen.
3. Dokumente löschen: Verwenden Sie das Löschsymbol neben einer Datei, um Dokumentationen zu entfernen, die nicht mehr relevant sind oder versehentlich hinzugefügt wurden.