Veranstaltungen in Gruppen und Veranstaltungen erstellen und verwalten

Einführung

Die Registerkarte Veranstaltungen in Gruppen und Veranstaltungen ist der arbeitsbereich auf Unterkunftsebene zur Verwaltung der operativen Details eines bestimmten Gruppenaufenthalts, wie dessen Datumsangaben, Status, Zimmerblöcke, Pick-up, Reservierungen und Saldo. Das Profil repräsentiert das Unternehmen, Reisebüro oder die Gruppe hinter der Veranstaltung.

Diese Struktur ermöglicht es, mehrere Veranstaltungen, wie eine jährliche Konferenz oder eine wiederkehrende Reisegruppe, mit demselben Profil zu verbinden und gleichzeitig die operativen Details jeder Veranstaltung getrennt zu halten.

Nutzen Sie diesen Artikel, um auf das Veranstaltungs-Hub zuzugreifen, die dort angezeigten Informationen zu verstehen, die Tabelle für Ihren Arbeitsablauf anzupassen und neue Veranstaltungen zu erstellen.

Inhaltsverzeichnis

• Kurzübersicht
• Zugriff auf die Registerkarte Veranstaltungen
• Anpassen der Veranstaltungstabelle
• Neue Veranstaltung erstellen

Kurzübersicht

Sehen Sie sich diese kurze Übersicht an, um eine visuelle Einführung in den Arbeitsbereich Veranstaltungen und den grundlegenden Ablauf der Veranstaltungserstellung zu erhalten. Nutzen Sie die folgenden schriftlichen Abschnitte für die aktuellen Schritte, Optionen und wichtiges Verhalten.

Zugriff auf die Registerkarte Veranstaltungen

Öffnen Sie Gruppen und Veranstaltungen über das Hauptmenü des Cloudbeds PMS. Die nummerierten Bilder folgen der gleichen Navigationsreihenfolge wie die untenstehenden Schritte.

1. Wählen Sie das Hauptmenü
2. Wählen Sie Gruppen und Veranstaltungen.
3. Wählen Sie die Registerkarte Veranstaltungen. Gruppen und Veranstaltungen öffnen standardmäßig auf dieser Registerkarte.

Den Veranstaltungs-Hub verstehen

Der Veranstaltungs-Hub ist die Listenansicht, die Veranstaltungen anzeigt, die mit Ihrer Unterkunft verbunden sind. Verwenden Sie ihn, um Veranstaltungen zu finden, deren Status und Datumsangaben zu überwachen, Pick-up und Reservierungen zu überprüfen und ausstehende Salden zu erkennen, ohne jede Veranstaltung einzeln öffnen zu müssen.

Im oben gezeigten Bild des Veranstaltungs-Hubs kennzeichnen die Markierungen a bis h die Hauptspalten der Tabelle:

1. Veranstaltungsname: Der Name des Veranstaltungsdatensatzes.
2. Status: Die aktuelle Phase der Veranstaltung.
3. Profil: Das verknüpfte Unternehmens-, Reisebüro- oder Gruppenprofil, falls zutreffend.
4. Startdatum / Enddatum: Der Veranstaltungszeitraum.
5. Abholung / Zuteilung: Fortschritt der Abholung im Vergleich zum zugeteilten Zimmerbestand.
6. Blöcke: Die Anzahl der mit der Veranstaltung verbundenen Zimmerblöcke.
7. Reservierungen: Die Anzahl der mit der Veranstaltung verbundenen Reservierungen.
8. Offener Saldo: Der aktuell fällige Betrag für die Veranstaltung, falls zutreffend.

Veranstaltungen suchen und filtern

Nutzen Sie das Suchfeld und die Filter oben im Veranstaltungs-Hub, um die Liste einzugrenzen, bevor Sie eine Veranstaltung öffnen.

• Suche: Suche nach Veranstaltungsname, Veranstaltungs-ID oder Profil.
• Status: Filtern Sie nach Veranstaltungsstatus wie Lead, Vorschlag, Vorläufig, Qualifiziert, Definitiv, Abgeschlossen, Verloren oder Storniert.
• Profiltyp: Zeigen Sie Veranstaltungen an, die mit einem Unternehmens-, Reisebüro- oder Gruppenprofil verknüpft sind.
• Datumsangaben: Begrenzen Sie die Liste entsprechend den ausgewählten Veranstaltungsdatums-Kriterien.
• Filter zurücksetzen: Löschen Sie die ausgewählten Filter und stellen Sie deren Standardzustand wieder her.

Das untenstehende GIF zeigt, wie Sie die Filter Status, Profiltyp und Datumsangaben anwenden und mit Filter zurücksetzen die Veranstaltungs-Liste in ihren Standardfilterzustand zurückversetzen.

Unterstützte Spalten können auch über ihre Spaltenüberschriften sortiert werden. Die sichtbaren Spalten und deren Reihenfolge werden separat über Tabelle konfigurieren gesteuert.

Veranstaltungstabelle anpassen

Nutzen Sie Tabelle konfigurieren, um auszuwählen, welche Spalten im Veranstaltungs-Hub angezeigt werden sollen, und ordnen Sie diese in der Reihenfolge an, die für Ihre aktuelle Aufgabe am besten geeignet ist. Hier können Sie auch die optionale Spalte Veranstaltungs-ID einblenden.

Jeder, der Zugriff auf die Veranstaltungs-Liste hat, kann Tabelle konfigurieren verwenden. Es gibt keine separate Berechtigung für die Tabellenkonfiguration oder das Anzeigen der Veranstaltungs-ID-Spalte.

1. Gehen Sie im Hauptmenü zu Gruppen und Veranstaltungen und öffnen Sie die Registerkarte Veranstaltungen.
2. Wählen Sie auf der rechten Seite des Veranstaltungs-Hubs Tabelle konfigurieren aus.
3. Wählen Sie unter Anzuzeigende Spalten die Spalten aus, die angezeigt werden sollen. Entfernen Sie die Auswahl einer Spalte, wenn diese nicht angezeigt werden soll.
4. Ziehen Sie unter Spaltenreihenfolge die konfigurierbaren Spalten in die gewünschte Reihenfolge.
5. Um Veranstaltungscodes in der Liste anzuzeigen, wählen Sie Veranstaltungs-ID. Die Spalte Veranstaltungs-ID ist standardmäßig deaktiviert.
6. Wählen Sie Anwenden aus.

Das untenstehende GIF zeigt den vollständigen Ablauf, einschließlich des Öffnens von Tabelle konfigurieren, der Anzeige der Veranstaltungs-ID, der Änderung der Spaltenreihenfolge und der Anwendung des aktualisierten Layouts.

Veranstaltungs-ID kopieren

Wenn die Spalte Veranstaltungs-ID angezeigt wird, wählen Sie das Kopiersymbol neben einer Veranstaltungs-ID aus, um den vollständigen Veranstaltungscode in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Der Code wird exakt so kopiert, wie er gespeichert ist, einschließlich führender Nullen.

Sie können auch das Suchfeld im Veranstaltungs-Hub verwenden, um eine Veranstaltung anhand ihrer Veranstaltungs-ID zu finden und die Spalte Veranstaltungs-ID bei Bedarf zu sortieren.

Tabelle Veranstaltungen zurücksetzen

Um zum ursprünglichen Tabellenlayout zurückzukehren, öffnen Sie Tabelle konfigurieren und wählen Sie Auf Standard zurücksetzen. Die Standardspalten und -reihenfolge werden wiederhergestellt, und die optionale Spalte Veranstaltungs-ID wird erneut deaktiviert.

Die Spalte Veranstaltungsname bleibt immer die erste, und die Steuerung der Aktionen in der Zeile bleibt verfügbar. Die Konfiguration der Veranstaltungstabelle ändert das Spaltenlayout auf anderen Cloudbeds-PMS-Seiten nicht.

Neue Veranstaltung erstellen

Erstellen Sie eine Veranstaltung, wenn Sie einen separaten Datensatz für einen bestimmten Gruppenaufenthalt, ein Meeting, eine Konferenz, eine Hochzeit, eine Tour oder ein anderes Gruppengeschäft benötigen. Die Veranstaltung speichert die operativen Details dieses Ereignisses und kann mit einem bestehenden Profil verknüpft werden.

Gehen Sie im Hauptmenü zu Gruppen und Veranstaltungen und öffnen Sie die Registerkarte Veranstaltungen. Die nummerierten Steuerelemente in den Bildern entsprechen den untenstehenden Schritten.

1. Wählen Sie + Veranstaltung, um die Seitenleiste Neue Veranstaltung zu öffnen.
2. Zugehöriges Profil: Suchen Sie nach einem bestehenden Unternehmen, Reisebüro oder Gruppenprofil und wählen Sie es aus. Falls das Profil noch nicht existiert, nutzen Sie die Erstellungsoption in der Seitenleiste.
3. Veranstaltungsname: Geben Sie einen gut erkennbaren Namen für die Veranstaltung ein.
4. Veranstaltungsstatus: Wählen Sie den aktuellen Status der Veranstaltung aus, z. B. Lead, Vorschlag, Vorläufig, Qualifiziert, Definitiv, Abgeschlossen, Verloren oder Storniert.

5. Quelle: Wählen Sie die Quelle aus, die am besten beschreibt, wie die Veranstaltung entstanden ist.
6. Segment: Wählen Sie das Geschäftssegment aus, das auf die Veranstaltung zutrifft.
7. Notizen: Fügen Sie optional interne Notizen für den Vertriebs- oder operativen Nachverfolgungsprozess hinzu.
8. Routing: Wählen Sie Zum Gruppenfolio umleiten, wenn die Veranstaltung eine Routing-Ebene auf Veranstaltungsniveau verwenden soll.

9. Speicheroptionen: Wählen Sie Speichern, um die Veranstaltung zu erstellen, oder Speichern und Block hinzufügen, um die Veranstaltung zu erstellen und direkt mit einem Kontingentblock fortzufahren.

Die Seitenleiste Neue Veranstaltung verwendet dieselbe nummerierte Reihenfolge wie die Schritte 2 bis 9 oben.

Nachdem Sie die Veranstaltung gespeichert haben, bestätigt Cloudbeds PMS die Erstellung und fügt sie dem Veranstaltungs-Hub hinzu.

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Sobald Sie Veranstaltungen finden, organisieren und erstellen können, nutzen Sie diese Ressourcen für die nächsten Ebenen der Veranstaltungsverwaltung, einschließlich des Veranstaltungsarbeitsbereichs, der Kontingentblöcke und der Aktivität im Kautions-Hauptbuch:

• Gesamtansicht der Veranstaltung: Übersicht für den Veranstaltungsarbeitsbereich auf Veranstaltungsebene, einschließlich operativer, Pick-up-, finanzieller und Dokumenteninformationen.
• Erstellen und Verwalten von Kontingentblöcken für Bestand, Datumsangaben, Raten, Freigabeeinstellungen und Weiterleitung auf Blockebene.
• Verwalten Sie Ihr Kautions-Hauptbuch in der Buchhaltung für Kautionsverfolgung, Verbrauch, Annullierungen und Rückerstattungen.