Intelligente Richtlinien festlegen

Einführung

Intelligente Richtlinien ermöglichen es Ihrer Unterkunft, finanzielle Regeln für die Garantie von Reservierungen, die Zahlungseinziehung sowie die Anwendung von Stornogebühren und No-Show-Gebühren festzulegen.

Nach der Konfiguration befolgt Cloudbeds diese Regeln automatisch für berechtigte Reservierungen, was manuelle Arbeit reduziert und konsistente Zahlungs- und Stornobedingungen in Ihrer Unterkunft gewährleistet.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Intelligente Richtlinien erstellen und konfigurieren, eine Standardrichtlinie festlegen, Richtlinien Ratenplänen zuweisen und überprüfen, wie Richtlinieninformationen für Mitarbeiter und Gäste angezeigt werden.

Vor dem Start

Bevor Sie Intelligente Richtlinien konfigurieren, überprüfen Sie bitte die folgenden Voraussetzungen und Beschränkungen:

• Funktionsverfügbarkeit: Intelligente Richtlinien müssen für Ihre Unterkunft aktiviert sein.
• Berechtigte Reservierungen: Intelligente Richtlinien gelten für direkte Reservierungen, die über folgende Wege erstellt wurden:
  • Die Cloudbeds Buchungsmaschine.
  • Manuelle Reservierungen, die im Cloudbeds PMS eingegeben wurden.
• OTA-Reservierungen: Reservierungen, die von Online-Reisebüros empfangen werden, folgen weiterhin Ihren bestehenden Channel-Deposit-Regeln. Intelligente Richtlinien ersetzen nicht die OTA-Anzahlungseinstellungen.
• Channel-Collect-Reservierungen: Wenn der Buchungskanal die Zahlung einzieht, gelten die Zahlungsregeln der Intelligenten Richtlinie nicht.

Richten Sie Ihre Intelligenten Richtlinien ein

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um Ihre Intelligenten Richtlinien zu erstellen, deren finanzielle Regeln zu konfigurieren und sie den entsprechenden Ratenplänen zuzuweisen.

Schritt 1 – Zugriff auf die Richtlinienkonfiguration

1. Gehen Sie zur Unterkunft Seite im Einstellungen Menü.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Richtlinien.
3. Wählen Sie Zahlung & Stornierung aus.

Schritt 2 – Erstellen oder Bearbeiten einer Intelligenten Richtlinie

Auf der Seite Zahlung & Stornierung wählen Sie aus, wie Sie Ihre Richtlinie konfigurieren möchten:

• Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Richtlinie: Beginnen Sie von Grund auf neu, indem Sie auf klicken.
• Bearbeiten Sie eine vorgefertigte Richtlinienvorlage: Öffnen Sie das Mehr-Optionen-Menü neben der Richtlinie, die Sie ändern möchten.

Der Richtlinien-Editor ermöglicht es Ihnen, Zahlungszusagen, Restbeträge, Stornierungsbedingungen, No-Show-Strafen und zusätzliche Informationen, die Gästen angezeigt werden, zu konfigurieren.

Konfigurieren Sie die Zahlungsregeln

Konfigurieren Sie im Tab Zahlung Folgendes:

1. Interner Name der Richtlinie: Geben Sie einen Namen ein, der Ihrem Team hilft, die Richtlinie zu identifizieren.
2. Garantieverfahren: Wählen Sie aus, wie die Reservierung gesichert wird. Verfügbare Methoden sind:
   • Einen Betrag belasten.
   • Einen Betrag autorisieren.
   • Kreditkartendaten erfassen.
   • Keine Garantie einholen.
3. Zahlungsplan für den Restbetrag: Legen Sie fest, wie und wann ein ausstehender Saldo beglichen wird. Je nach Ihrer Konfiguration können Sie einen Betrag belasten, einen Betrag autorisieren oder die Zahlung manuell einziehen.

Festgelegten Zahlungsbetrag konfigurieren

Wenn Sie Betrag belasten oder Betrag autorisieren verwenden, bestimmt das Dropdown-Menü Betrag, wie die Vorauszahlung berechnet wird.

• Fester Betrag pro Nacht: Der konfigurierte Betrag wird mit der Anzahl der Zimmer und Nächte multipliziert. Diese Option wurde zuvor als Fester Betrag bezeichnet; die Berechnung hat sich nicht geändert.
• Fester Betrag pro Reservierung: Der konfigurierte Betrag gilt einmalig für die gesamte Reservierung, unabhängig von der Anzahl der Zimmer, Nächte oder Gäste.

Beispiel: Sie konfigurieren eine Anzahlung von 50 $ für eine Reservierung mit zwei Zimmern und drei Nächten.

• Bei Festem Betrag pro Reservierung bleibt die Anzahlung 50 $.
• Bei Festem Betrag pro Nacht beträgt die berechnete Anzahlung 300 $ (50 $ × 2 Zimmer × 3 Nächte).

Um eine pauschale Anzahlung einzuziehen, wählen Sie Fester Betrag pro Reservierung aus, geben Sie den Betrag ein und speichern Sie die Richtlinie.

Steuern und Gebühren im Restbetrag einschließen

Das Kontrollkästchen Steuern und Gebühren einschließen ändert keine Vorauszahlung mit Festem Betrag pro Reservierung. Es legt stattdessen fest, ob anfallende Steuern und Gebühren in einer nachfolgenden Restbetrag-Regel enthalten sind.

Beispiel: Eine Reservierung hat eine Zwischensumme von 100 $ und 65 $ an Steuern und Gebühren, insgesamt also 165 $. Die folgende Tabelle zeigt, wie die feste Vorauszahlung und der Restbetrag zusammenwirken.

Stornierungsrichtlinie konfigurieren

Definieren Sie im Tab Stornierungsrichtlinie die Regeln, die bestimmen, wie viel ein Gast bei einer Stornierung einer Reservierung zahlen muss.

1. Wählen Sie den Stornierungstyp aus:
   • Nicht erstattungsfähig: Gäste werden zu 100 % belastet, unabhängig davon, wann sie stornieren.
   • Teilweise erstattungsfähig: Der zu zahlende Betrag hängt davon ab, wann der Gast storniert.
   • Vollständig erstattungsfähig: Gäste können innerhalb des von der Richtlinie definierten Zeitraums kostenlos stornieren.
2. Konfigurieren Sie Stornierungszeiträume und Gebührenbeträge: Legen Sie fest, wann jede Stornierungsbedingung gilt und welche Gebühr dafür anfällt. Sie können bis zu drei Stufen in einer Richtlinie konfigurieren.

Beispiel: Eine Stornierungsrichtlinie könnte eine kostenlose Stornierung bis sieben Tage vor Anreise erlauben, eine Gebühr von 50 % zwischen sieben und drei Tagen vor Anreise erheben und innerhalb von drei Tagen vor Anreise eine Gebühr von 100 % verlangen.

Die bisherige Option der festen Strafgebühr heißt jetzt Fester Betrag pro Reservierung. Die Berechnung hat sich nicht geändert.

Konfigurieren Sie die No-Show-Richtlinie

Unter Wie gehen Sie mit No-Shows um? wählen Sie aus, wie die No-Show-Gebühr berechnet werden soll.

• Wie bei der Stornierungsrichtlinie: Dies ist die Standardoption. Die No-Show-Gebühr folgt der geltenden Stornierungsrichtlinie. Cloudbeds zeigt den Betrag an, der für einen No-Show gilt, und hält ihn bei Aktualisierung der Stornobedingungen synchron.
• Benutzerdefinierter Betrag: Konfigurieren Sie eine No-Show-Gebühr unabhängig von der Stornierungsrichtlinie. Verfügbare Berechnungen umfassen:
  • Einen Prozentsatz des Gesamtbetrags.
  • Fester Betrag pro Reservierung (früher als Fester Betrag bezeichnet).
  • Der Preis der ersten Nacht.

Konfigurieren Sie Steuern und Gebühren

Auf der Stornierung-Registerkarte verwenden Sie die separaten Steuern und Gebühren-Karten, um festzulegen, welche Steuern und Gebühren in Stornierungs- und No-Show-Strafgebühren enthalten sein dürfen.

Konfigurieren Sie die Stornierungs- und No-Show-Auswahlen unabhängig voneinander, auch wenn der No-Show-Betrag der Stornierungsrichtlinie folgt.

Wählen Sie für jeden Gebührentyp eine der folgenden Optionen:

• Alle anwendbaren Steuern und Gebühren: Beinhaltet alle Steuern und Gebühren, die für die Reservierung und deren Buchungsquelle gelten. Wenn später eine anwendbare Steuer oder Gebühr zu Ihrer Unterkunft hinzugefügt wird, wird diese Option automatisch eingeschlossen.
• Ein bestimmter Satz: Wählen Sie die Steuern und Gebühren aus, die Sie einschließen möchten. Die Auswahl bleibt fest. Wenn Sie später eine neue Steuer oder Gebühr hinzufügen, kehren Sie zur Richtlinie zurück und wählen Sie diese aus, wenn Sie sie einschließen möchten.
• Keine: Fügen Sie der Stornierungs- oder No-Show-Strafgebühr keine Steuern oder Gebühren hinzu.

Wenn eine Karte eingeklappt ist, zeigt sie eine Zusammenfassung der Auswahl an, wie z. B. Alle erhobenen Steuern und Gebühren, 5 von 10 erhoben oder Nicht erhoben. Die Richtlinienzusammenfassung spiegelt dieselbe Auswahl wider.

Verstehen, wie Steuern und Gebühren berechnet werden

Die Richtlinienkonfiguration bestimmt, welche Steuern und Gebühren in Stornierungs- oder No-Show-Strafgebühren einbezogen werden können. Der Endbetrag hängt außerdem von der Reservierung und deren anwendbaren Einstellungen ab.

• Buchungsquelle: Eine Steuer oder Gebühr wird nur dann einbezogen, wenn sie auch für die Buchungsquelle der Reservierung aktiviert ist. Die Auswahl in einer Smart Policy hebt Einschränkungen der Buchungsquelle nicht auf.
• Aktuelle Anwendbarkeit: Gelöschte, deaktivierte oder nicht mehr anwendbare Steuern und Gebühren werden ausgeschlossen, selbst wenn sie zuvor in der Richtlinie ausgewählt waren.
• Bestehende Reservierungen: Das Bearbeiten einer Richtlinie ändert nicht die Richtlinie, die bereits gebuchten Reservierungen zugewiesen ist. Für diese Reservierungen bleibt die spezifische Auswahl von Steuern und Gebühren so, wie sie bei der Buchung festgelegt wurde. Die Option Alle anwendbaren Steuern und Gebühren kann jedoch Steuern und Gebühren einschließen, die später hinzugefügt wurden.
• Änderungen der Steuersätze: Wenn sich ein Steuersatz zwischen Buchung und Stornierung oder No-Show ändert, verwendet Cloudbeds den Satz, der zum Zeitpunkt der Verbuchung der Gebühr gültig ist.
• Ausnahmen in der Richtlinie: Wenn eine datumsbasierte Smart Policy-Ausnahme gilt, hat deren Auswahl von Steuern und Gebühren Vorrang vor der Auswahl der Standardrichtlinie.

Wenn eine ausgewählte Steuer auf eine ausgewählte Gebühr angewendet wird, können beide bei der Berechnung einer prozentualen oder auf der ersten Nacht basierenden Stornierungs- oder No-Show-Strafgebühr einbezogen werden.

Aus der Richtlinie ausgeschlossene Steuern werden nicht wieder zur Grundgebühr hinzugefügt. Folglich kann eine prozentuale Stornogebühr niedriger sein als derselbe Prozentsatz des ursprünglich vom Gast gezahlten Betrags.

Verstehen der Anzeige und Automatisierung von Steuern und Gebühren

In der Cloudbeds Booking Engine enthält die Stornierungs- und No-Show-Richtlinieninformation einen allgemeinen Hinweis plus anwendbare Steuern und Gebühren. Die genaue Auswahl der Steuern und Gebühren ist im Richtlinieneditor verfügbar.

Wenn eine Reservierung ein verbundenes Zahlungs-Gateway mit vollständiger Smart Policy-Automatisierung hat, zeigt die Konfiguration an, ob die Stornierungs- oder No-Show-Gebühr im Folio verbucht wird.

Das Verbuchen einer Gebühr im Folio und die Verarbeitung einer Kartenbelastung oder Rückerstattung sind getrennte Vorgänge.

Zusätzliche Richtlinieninformationen hinzufügen und speichern

Verwenden Sie Zusätzliche Richtlinieninformationen, um weitere Details bereitzustellen, die Gäste in der Cloudbeds Booking Engine und in Bestätigungs-E-Mails sehen sollen.

Halten Sie diese Informationen konsistent mit den konfigurierten Zahlungs-, Stornierungs- und No-Show-Regeln. Zusätzlicher Text überschreibt die Richtlinienkonfiguration nicht. Alle Bedingungen, die von den konfigurierten Regeln abweichen, müssen manuell behandelt werden.

Wenn Sie die Konfiguration der Richtlinie abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern.

Schritt 3 – Legen Sie Ihre Standard-Intelligente Richtlinie fest

Ihre Standard-Intelligente Richtlinie bestimmt, welche Regeln gelten, wenn keine andere Richtlinie zugewiesen wurde.

Cloudbeds wendet die Standardrichtlinie automatisch an auf:

• Ihre Basisrate.
• Jeden Ratenplan, dem keine andere Intelligente Richtlinie zugewiesen ist.

Standardrichtlinie festlegen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unterkunft > Richtlinien > Zahlung & Stornierung.
2. Suchen Sie die Richtlinie, die Sie als Standard verwenden möchten.
3. Öffnen Sie das Mehr-Optionen-Menü neben der Richtlinie.
4. Wählen Sie Als Standard festlegen.

Schritt 4 – Weisen Sie Richtlinien Ihren Ratenplänen zu

Wenn Ihre Unterkunft mehrere Ratenpläne verwendet, können Sie jedem eine andere Intelligente Richtlinie zuweisen.

So können Sie unterschiedliche Zahlungs- und Stornierungsbedingungen anwenden und gleichzeitig Ihre Standard-Intelligente Richtlinie für Ratenpläne ohne separate Zuweisung beibehalten.

1. Öffnen Sie im Cloudbeds-Hauptmenü , Ratenpläne und Pakete .
2. Suchen Sie den Ratenplan, den Sie aktualisieren möchten.
3. Öffnen Sie das Mehr-Optionen-Menü und wählen Sie die Option zum Bearbeiten des Ratenplans.
4. Scrollen Sie zum Feld Stornierung, beschriftet mit Welche Stornierungsrichtlinie möchten Sie für diesen Ratenplan festlegen?
5. Wählen Sie die Intelligente Richtlinie aus dem Dropdown-Menü Richtlinien aus, die Sie zuweisen möchten.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Ratenpläne, die eine andere Richtlinie benötigen.

Schritt 5: Richtlinien in Reservierungen und der Buchungsmaschine anzeigen

Nachdem Sie Ihre Richtlinien konfiguriert und zugewiesen haben, überprüfen Sie, wie deren Bedingungen für Mitarbeitende und Gäste dargestellt werden.

Für Ihre Mitarbeitenden (Cloudbeds PMS)

Wenn Mitarbeitende eine Reservierung im Cloudbeds PMS anlegen, erscheint der zugewiesene Name der Smart Policy für jedes Zimmer und jeden Ratenplan.

Mitarbeitende können mit der Maus über den Richtliniennamen fahren, um eine Zusammenfassung zu sehen von:

• Garantierichtlinien.
• Zahlungsplan für den Restbetrag.
• Stornierungsbedingungen.
• No-Show-Bedingungen.

Bei einer festen Vorauszahlung pro Reservierung spiegelt der Zahlungsplan den konfigurierten Pauschalbetrag wider, vorbehaltlich der Reservierungssubtotalgrenze.

Wenn sich die Datumsangaben, die Anzahl der Nächte oder die Zimmer ändern, berechnet Cloudbeds die noch nicht eingegangenen Zahlungen anhand des aktualisierten Subtotals neu.

Bereits eingegangene Zahlungen werden nicht automatisch geändert oder erstattet.

Wenn der Gast storniert, bestimmt die geltende Stornierungsrichtlinie, ob die geleistete Anzahlung einbehalten, erstattet oder mit der Stornogebühr verrechnet wird.

Für Ihre Gäste (Cloudbeds Buchungsmaschine)

Gäste können die geltenden Zahlungs- und Stornierungsbedingungen bei der Buchung über die Cloudbeds Buchungsmaschine einsehen.

Je nach konfigurierter Richtlinie sehen Gäste:

• Richtlinienbezeichnung: Zum Beispiel nicht erstattungsfähig oder vollständig erstattungsfähig.
• Zahlungsplan: Eine Aufschlüsselung der anfallenden Zahlungen und deren Fälligkeit.
• Stornierungs- und No-Show-Bedingungen: Die geltenden Regeln, Fristen und Strafen.
• Zusätzliche Richtlinieninformationen: Jeglicher zusätzlicher Text, der in der Richtlinienkonfiguration eingegeben wurde.

Informationen zu Stornierungen und No-Shows enthalten einen allgemeinen Hinweis plus anfallende Steuern und Gebühren, anstatt die genaue Auswahl der Steuern und Gebühren der Richtlinie aufzulisten.

In Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails

Cloudbeds fügt automatisch die anwendbaren Informationen zu den Intelligenten Richtlinien in Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails ein, wenn die unterstützten Richtlinieninformationen in der E-Mail-Vorlage verwendet werden.

Dazu gehören die geltenden Stornierungs- und No-Show-Bedingungen. Es sind keine Änderungen an Ihren E-Mail-Vorlagen erforderlich, wenn Sie die unterstützten Richtlinieninformationen verwenden.

Schritt 6 – Überprüfen Sie die Konfiguration der Kanalanzahlung (optional)

Wenn Intelligente Richtlinien aktiviert sind, werden Anzahlungs-Einstellungen für OTA-Reservierungen getrennt von den auf Direktreservierungen angewendeten Richtlinien verwaltet.

Sie können diese Einstellungen auf der Registerkarte Kanalanzahlung auf der Richtlinien-Seite überprüfen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unterkunft > Richtlinien.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Kanalanzahlung.
3. Überprüfen Sie die Anzahlungs-Einstellungen, die für Reservierungen gelten, die über Ihre verbundenen Kanäle eingehen.

Wenn Ihre Unterkunft zuvor Kanalanzahlungsregeln konfiguriert hat, bleiben diese Einstellungen unverändert, wenn Intelligente Richtlinien aktiviert werden.

Es sind keine weiteren Änderungen erforderlich, es sei denn, Sie möchten Ihre bestehende Kanalanzahlungskonfiguration ändern.

Ihre Intelligenten Richtlinien sind nun konfiguriert und bereit für die Verwendung bei berechtigten Direktreservierungen. Bevor Sie sich im täglichen Betrieb darauf verlassen, überprüfen Sie die zugewiesenen Richtlinien und bestätigen Sie, dass deren Zahlungs- und Stornierungsbedingungen mit den beabsichtigten Regeln Ihrer Unterkunft übereinstimmen.

Nächster Schritt

Sobald Ihre Intelligenten Richtlinien konfiguriert und zugewiesen sind, überlegen Sie, ob Ihre Unterkunft für bestimmte Daten, wie Feiertage, besondere Veranstaltungen oder Hauptsaison, unterschiedliche Stornierungsbedingungen benötigt.

Falls ja, können Sie Intelligente Richtlinienausnahmen verwenden, um datumsbezogene Regeln anzuwenden, ohne zusätzliche Ratenpläne zu erstellen.

Mehr erfahren: Smart-Policy-Ausnahmen verwenden, um Stornierungsrichtlinien für bestimmte Datumsangaben zu überschreiben.