Wenn Sie planen, Ihre Unterkunft zu verkaufen, den Betrieb einzustellen oder Ihr Cloudbeds-Konto zu kündigen, empfehlen wir dringend, bestimmte Berichte zu exportieren, um Ihre Gäste- und Unterkunftsdaten lokal zu sichern. Sobald Ihr Cloudbeds-Konto deaktiviert ist, haben Sie keinen Zugriff mehr darauf. Daher ist es entscheidend, Ihre Daten im Voraus zu speichern und zu sichern.
Wenn Sie Ihr Konto nur vorübergehend aussetzen, keine Sorge – Sie erhalten nach der Reaktivierung wieder vollen Zugriff auf Ihre Daten.
Wichtige Berichte zum Exportieren:
1. Reservierungsliste
Diese Liste enthält eine vollständige Historie aller Buchungen, vom ersten Check-in bis zum Tag, an dem Ihre Unterkunft den Betrieb einstellt. Sie bietet eine umfassende Momentaufnahme Ihres Reservierungsverlaufs und stellt sicher, dass Sie einen Nachweis über jeden Gast und jede Buchung haben.
2. Gästeprofile
Dieser Bericht enthält personenbezogene Daten (PII) – Informationen, mit denen Personen identifiziert, kontaktiert oder lokalisiert werden können. Es ist wichtig, bei der Verarbeitung dieser sensiblen Daten die lokalen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
Sie sollten Gästeprofile exportieren, wenn Sie:
- Ihr Property-Management-System (PMS) wechseln
- Ihre Unterkunft vorübergehend schließen
Cloudbeds übernimmt keine Verantwortung für die Speicherung oder Handhabung dieser Daten nach dem Export.
Gästeprofile enthalten wichtige Informationen über Ihre Kunden, einschließlich persönlicher Daten, Umsätze, Notizen und angehängter Dokumente. So laden Sie den Bericht herunter:
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Menü
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Gäste
- Wenden Sie die notwendigen Filter an
- Exportieren Sie die Daten
Wenn Sie wiederkehrende Besucher haben, denken Sie daran, dass möglicherweise doppelte Gästeprofile vorhanden sind. Lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zum Zusammenführen doppelter Profile, um Ihre Datenbank zu optimieren.
3. Transaktionsbericht
Dieser Bericht ist Ihre zentrale Übersicht für alle finanziellen Transaktionen in Reservierungen, Folios und Hauskonten. Er ähnelt einem Buchungsjournal und protokolliert Zahlungen, Anpassungen, Rückerstattungen und Stornierungen.
Für eine detailliertere Aufschlüsselung können Sie den Bericht nach Datum, Benutzer oder Transaktionsart filtern. Wir empfehlen, monatliche Berichte zu erstellen, um Ihre Transaktionen mit Ihren Einnahmen abzugleichen und sicherzustellen, dass alle Zahlungen erfolgreich eingegangen sind.
Wenn Sie Ihre Unterkunft schließen, hilft Ihnen dieser Bericht, Ihre Finanzunterlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine Zahlungen fehlen.
4. Rechnungsbericht
Dieser Bericht fasst alle Rechnungen der Unterkunft an einem leicht zugänglichen Ort zusammen. Sie können Rechnungen nach Bedarf filtern, suchen, öffnen und herunterladen. Außerdem können Sie Rechnungen direkt von dieser Seite aus per E-Mail an Gäste senden. Es ist ein praktisches Werkzeug zur Organisation Ihrer Finanzdaten, besonders beim Wechsel von Cloudbeds.
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