Verwaltung von Reservierungsstatus-Rücksetzungen für vergangene und inaktive Reservierungen

Mariia Korostashevych

Aktualisiert 9. November 2026 13:05

Zweck	Verstehen, welche Änderungen des Reservierungsstatus für vergangene Daten und inaktive Reservierungen erlaubt, gewarnt oder blockiert werden und was als Nächstes zu tun ist.
Ideal für	Rezeption, Night Audit, Unterkunftsmanager und PMS-Administratoren
Verwenden Sie dies, wenn	Sie den Reservierungsstatus nach Check-in, Check-out oder No-Show korrigieren müssen oder eine Statusoption ausgegraut ist.
Voraussetzungen	Berechtigung zur Bearbeitung von Reservierungsstatus. Die Night-Audit-Einstellungen auf Unterkunftsebene können bestimmen, ob bestimmte Rücksetzungen auf vergangene Daten erlaubt sind.
Erwartetes Ergebnis	Sie können erkennen, ob eine Rücksetzung des Reservierungsstatus möglich ist, und die korrekte nächste Aktion wählen, ohne inkonsistente Bestands-, Folio- oder Berichtsdaten zu erzeugen.
Beschränkungen	Einige Statusänderungen sind immer blockiert, unabhängig von den Night-Audit-Einstellungen der Unterkunft. Kanalaktualisierungen können ebenfalls separate Maßnahmen erfordern.

Einführung

Cloudbeds PMS wendet unterschiedliche Regeln an, wenn Sie eine Reservierung auf einen früheren Status zurücksetzen. Das Ergebnis hängt vom aktuellen Reservierungsstatus, dem Cloudbeds-Geschäftsdatum und bei einigen Änderungen für vergangene Daten von den Night-Audit-Einstellungen der Unterkunft ab.

Diese Steuerungen helfen dabei, zu verhindern, dass vergangene Aufenthalte unbeabsichtigt wieder geöffnet werden, was die Belegung der Zimmer, Folio-Gebühren, Finanzaufzeichnungen und den Tagesabschluss beeinflussen kann. Korrekturen am gleichen Geschäftstag bleiben dort verfügbar, wo sie unterstützt werden, während einige Rücksetzungen für vergangene Daten eine Warnung anzeigen oder blockiert werden.

Im Tagesgeschäft benötigen Sie diese Optionen möglicherweise, wenn ein Gast irrtümlich eingecheckt oder ausgecheckt wurde, wenn ein Gast nach der Markierung als No-Show anreist oder wenn das Personal feststellt, dass der Reservierungsstatus eines vorherigen Geschäftstags korrigiert werden muss. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, den passenden Korrekturweg zu erkennen, bevor Sie die Reservierung ändern.

Inhaltsverzeichnis

Wer davon betroffen ist und wie
Geschäftsdatum und Statusrücksetzung verstehen
Verfügbare Änderungen des Reservierungsstatus prüfen
Reservierung mit Status Ausgecheckt auf Im Haus zurücksetzen
Reservierung mit Status Im Haus auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurücksetzen
Reservierung mit Status No-Show auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurücksetzen
Häufige Fragen zu Änderungen des Reservierungsstatus
Einstellungen für Statusrücksetzungen konfigurieren
Warum Cloudbeds vor der Reaktivierung inaktiver Reservierungen warnt

Wer davon betroffen ist und wie

Rücksetzungen des Reservierungsstatus wirken sich je nach Ihrer Rolle unterschiedlich auf die Arbeitsabläufe an der Rezeption, den Zeitpunkt des Night Audit und die Konfiguration auf Unterkunftsebene aus.

Rolle	Wissenswertes
Rezeption	Verwenden Sie das Menü Reservierungsstatus, um zu erkennen, welche Korrekturen verfügbar sind. Änderungen für vergangene Daten können je nach den Einstellungen der Unterkunft eine Warnung anzeigen oder nicht verfügbar sein. Prüfen Sie die Regeln für Statusänderungen, bevor Sie eine inaktive Reservierung ändern.
Night Audit (Tagesabschluss)	Der Night Audit setzt das Cloudbeds-Geschäftsdatum fort. Dieses Geschäftsdatum bestimmt, ob anwendbare Statuskorrekturen als Korrekturen am selben Tag oder als Änderungen für vergangene Daten behandelt werden. Prüfen Sie das Verhalten des Geschäftsdatums.
Unterkunftsleiter / General Manager	Verstehen Sie die finanziellen, berichtlichen und Bestandsauswirkungen der Wiedereröffnung vergangener Aufenthalte und entscheiden Sie, ob die Unterkunft das Personal warnen oder unterstützte Änderungen für vergangene Daten blockieren sollte.
PMS-Administrator	Konfigurieren Sie die entsprechenden Night Audit-Einstellungen als Warnen oder Nicht erlauben.

Geschäftsdatum und Statusrücksetzung verstehen

Cloudbeds verwendet das Geschäftsdatum, um zu bestimmen, ob bestimmte Änderungen des Reservierungsstatus Korrekturen am selben Tag oder Rücksetzungen für vergangene Daten sind. Das Geschäftsdatum wird beim Night Audit fortgesetzt. Bis das Night Audit das Geschäftsdatum fortsetzt, kann der vorherige Kalendertag weiterhin als aktuelles Geschäftsdatum behandelt werden.

„Heute“ bedeutet das Cloudbeds-Geschäftsdatum: Eine Reservierung mit Anreise oder Abreise am aktuellen Geschäftsdatum kann anderen Regeln für Statusänderungen folgen als eine Reservierung, deren Anreise oder Abreise vor dem aktuellen Geschäftsdatum liegt.

Wenn eine anwendbare Statusänderung am selben Geschäftsdatum erfolgt, verwendet Cloudbeds den normalen Bestätigungsablauf. Bei einer Änderung für vergangene Daten kann das Ergebnis davon abhängen, ob die zugehörige Einstellung der Unterkunft auf Warnen oder Nicht erlauben gesetzt ist.

Warnen

Cloudbeds zeigt vor der Fortsetzung einer anwendbaren Statusänderung für vergangene Daten eine Reaktivierungswarnung an. Sie können:

Neue Reservierung erstellen, um die ursprüngliche Reservierung unverändert zu lassen und einen neuen Aufenthalt anzulegen.
Abbrechen, um die Reservierung unverändert zu lassen.
Trotzdem fortfahren, um mit der unterstützten Statusrücksetzung fortzufahren.

Die Warnung gibt Ihnen die Möglichkeit, mit der unterstützten Rücksetzung fortzufahren, die Änderung abzubrechen oder stattdessen eine neue Reservierung zu erstellen.

Nicht erlaubt

Cloudbeds deaktiviert die entsprechende Statusoption. Fahren Sie mit der Maus über die deaktivierte Option, um zu erfahren, warum die Reservierung nicht auf den ausgewählten Status geändert werden kann.

Prüfen, welche Reservierungsstatusänderungen möglich sind

Bevor Sie einen Reservierungsstatus ändern, identifizieren Sie zunächst, was operativ passiert ist. In den meisten Fällen an der Rezeption korrigieren Sie entweder einen Fehler, der am aktuellen Geschäftstag gemacht wurde, korrigieren eine ältere Reservierung, nachdem der Night Audit bereits durchgeführt wurde, oder reaktivieren einen Gast, der zuvor als No-Show markiert wurde.

Das verfügbare Ergebnis hängt vom Ausgangsstatus der Reservierung, dem Zielstatus, dem Geschäftstag und den Night-Audit-Einstellungen der Unterkunft ab. Einige Statusübergänge sind immer blockiert und hängen nicht von den Einstellungen der Unterkunft ab.

Häufige Situationen an der Rezeption

Nutzen Sie diese Beispiele, um zu erkennen, welcher Arbeitsablauf der Situation entspricht, die Sie korrigieren möchten:

Situation	Zu berücksichtigende Statusänderung	Was zuerst geprüft werden sollte
Ein Gast wurde irrtümlich ausgecheckt und sollte sich noch im Haus befinden.	Ausgecheckt → Im Haus	Prüfen Sie, ob die Abreise auf das aktuelle Geschäftsdatum fällt und ob bereits ein anderer Gast im zugewiesenen Zimmer eingecheckt ist.
Ein Gast wurde irrtümlich eingecheckt und sollte noch den Status Bestätigt oder Bestätigung ausstehend haben.	Im Haus → Bestätigt oder Bestätigung ausstehend	Prüfen Sie, ob die Anreise auf das aktuelle Geschäftsdatum fällt. Änderungen für vergangene Daten können von den Warn- oder Nicht erlauben-Einstellungen der Unterkunft abhängen.
Ein Gast kommt an, nachdem die Reservierung als No-Show markiert wurde.	No-Show → Bestätigt oder Bestätigung ausstehend	Prüfen Sie, ob die No-Show-Rücknahmepräferenz der Unterkunft die Änderung erlaubt, und überprüfen Sie anschließend das Folio und die Zimmerzuweisung nach der Reaktivierung.
Sie müssen eine Reservierung von einem früheren Geschäftstag wieder öffnen.	Hängt vom aktuellen und Zielstatus ab	Prüfen Sie die zutreffende Night-Audit-Einstellung und lesen Sie die Reaktivierungswarnung, bevor Sie fortfahren.

Erstellung deiner SOP für die Unterkunft: Überlege, welche Reservierungsstatuskorrekturen die Rezeption eigenständig durchführen kann, wann eine Managerprüfung bei einer Rücknahme für vergangene Daten erforderlich ist und wann Mitarbeitende besser eine neue Reservierung anlegen sollten, statt den ursprünglichen Aufenthalt zu ändern.

Referenz für Reservierungsstatusänderungen

Nutze die folgende Tabelle, nachdem du die Situation identifiziert hast. Sie zeigt, welche Statusänderungen unterstützt, gewarnt oder blockiert werden.

Aktueller Status	Änderung zu	Gleiches Geschäftsdatum	Vergangenes Datum: Warnung	Vergangenes Datum: Nicht erlaubt
Ausgecheckt	Im Haus	Normale Bestätigung	Warnung vor Reaktivierung, dann Bestätigung	Blockiert
Ausgecheckt	Bestätigt oder Bestätigung ausstehend	Immer blockiert
Im Haus	Bestätigt oder Bestätigung ausstehend	Normale Bestätigung	Warnung vor Reaktivierung, dann Bestätigung	Blockiert
No-Show	Bestätigt oder Bestätigung ausstehend	Nicht anwendbar. Die Anreise einer No-Show-Reservierung liegt bereits in der Vergangenheit.	Warnung vor Reaktivierung, dann Bestätigung	Blockiert
No-Show	Im Haus oder Ausgecheckt	Immer blockiert. Stellen Sie die Reservierung zuerst auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurück, und checken Sie den Gast dann normal ein.

Änderungen zu Storniert oder No-Show sowie Änderungen aus dem Status Storniert werden durch diese Night-Audit-Rücksetzungspräferenzen nicht gesteuert.

Eine ausgecheckte Reservierung auf „Im Haus“ zurücksetzen

Verwenden Sie diesen Ablauf, wenn ein Gast noch im Haus sein sollte, die Reservierung aber bereits ausgecheckt wurde. Ein häufiges Beispiel ist die Korrektur eines versehentlichen Check-outs durch die Rezeption.

Cloudbeds prüft zunächst, ob bereits ein anderer Gast im zugewiesenen Zimmer eingecheckt ist.

Das Zimmer muss für den ausgecheckten Gast weiterhin verfügbar sein: Wenn bereits eine andere Reservierung in der zugewiesenen Einheit eingecheckt ist, blockiert Cloudbeds die Änderung auf Im Haus, unabhängig von der Einstellung Warnen oder Nicht erlauben der Unterkunft. Verschieben Sie die Reservierung vor dem erneuten Versuch in eine andere verfügbare Einheit.

Wenn das Zimmer die Belegungsprüfung besteht:

Öffnen Sie die Reservierung und wählen Sie im Menü Reservierungsstatus Im Haus aus.
Liegt die Abreise auf dem aktuellen Geschäftstag, fahren Sie mit der normalen Bestätigung fort.
Liegt die Abreise vor dem aktuellen Geschäftstag:
- Bei Warnen prüfen Sie die Reaktivierungswarnung und wählen Trotzdem fortfahren, um fortzufahren.
- Bei Nicht erlauben ist die Option Im Haus nicht verfügbar.
Schließen Sie die endgültige Bestätigung der Statusänderung ab.

Wenn eine Statusänderung nicht möglich ist, erscheint die Option im Menü Reservierungsstatus deaktiviert.

Eine Im-Haus-Reservierung auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurücksetzen

Verwenden Sie diesen Ablauf, wenn eine Reservierung eingecheckt wurde, aber noch nicht Im Haus sein sollte. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter versehentlich die falsche Reservierung eingecheckt oder den Check-in abgeschlossen hat, bevor der Gast bereit war.

Eine Im-Haus-Reservierung kann auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurückgesetzt werden, wenn die Korrektur für das Anreisedatum und die Night-Audit-Einstellung der Unterkunft erlaubt ist.

Öffnen Sie die Reservierung und wählen Sie im Menü Reservierungsstatus Bestätigt oder Bestätigung ausstehend aus.
Liegt die Anreise auf dem aktuellen Geschäftstag, fahren Sie mit der normalen Bestätigung fort.
Liegt die Anreise vor dem aktuellen Geschäftstag:
- Bei Warnen prüfen Sie die Reaktivierungswarnung und wählen Trotzdem fortfahren, um fortzufahren.
- Bei Nicht erlauben ist der ausgewählte aktive Status nicht verfügbar.
Schließen Sie die endgültige Bestätigung ab.

Bevor Sie eine manuelle Statusänderung bestätigen, erinnert Cloudbeds Sie möglicherweise daran, dass das Aktualisieren des Reservierungsstatus automatisierte Prozesse auslösen kann, wie z. B. das Senden einer E-Mail an den Gast.

Nachdem Sie den neuen Status ausgewählt haben, überprüfen Sie die in der Bestätigung angezeigte Reservierung, bevor Sie die Änderung abschließen.

No-Show-Reservierung auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurücksetzen

Verwenden Sie diesen Ablauf, wenn ein Gast nach der Markierung der Reservierung als No-Show eintrifft. Setzen Sie die Reservierung zuerst auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurück und führen Sie dann den normalen Check-in-Ablauf durch, wenn der Gast bleibt.

Sie können eine No-Show-Reservierung nicht direkt auf Im Haus oder Ausgecheckt ändern.

Die Einstellung des Establishments No-Show-Reservierungen auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurücksetzen steuert, ob diese Statusänderung gewarnt oder blockiert wird:

Bei Warnen zeigt Cloudbeds die Reaktivierungswarnung an, bevor die Statusänderung fortgesetzt werden kann.
Bei Nicht erlauben sind Bestätigt und Bestätigung ausstehend nicht verfügbar.

Wenn die Änderung erlaubt ist:

Öffnen Sie die No-Show-Reservierung.
Wählen Sie Bestätigt oder Bestätigung ausstehend aus.
Überprüfen Sie die Reaktivierungswarnung und wählen Sie Trotzdem fortfahren.
Schließen Sie die endgültige Bestätigung ab.
Wenn der Gast eingetroffen ist, führen Sie nach der Rückkehr der Reservierung in einen aktiven Status den normalen Check-in-Ablauf durch.

Wenn das ursprüngliche Zimmer noch verfügbar ist, weist Cloudbeds es der Reservierung erneut zu.

Das Statusmenü zeigt Bestätigt und Bestätigung ausstehend als unterstützte aktive Status für eine No-Show-Reservierung an, während Im Haus und Ausgecheckt weiterhin nicht verfügbar sind.

Nach dem Zurücksetzen einer No-Show-Reservierung: Überprüfen Sie das Folio, da ausstehende Gebühren, einschließlich der verpassten Nacht, zur Reservierung zurückkehren. Wenn der No-Show-Status bereits an einen verbundenen Kanal gemeldet wurde, zieht die Statusänderung in Cloudbeds den No-Show-Status im Kanal nicht zurück. Aktualisieren Sie daher die Reservierung im Extranet des Kanals bei Bedarf.

Häufige Fragen zu Statusänderungen bei Reservierungen

Diese Situationen helfen den Teams an der Rezeption zu verstehen, warum ein Status noch verfügbar ist, warum eine andere Option blockiert ist und welchen Korrekturweg sie wählen sollten.

Was sollte ich tun, wenn ein Gast nach der Markierung als No-Show ankommt?

Setzen Sie die No-Show-Reservierung zuerst auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurück. Wenn der Gast bleibt, führen Sie den normalen Check-in-Ablauf durch, nachdem die Reservierung wieder aktiv ist.

Überprüfen Sie das Folio, da ausstehende Gebühren, einschließlich der verpassten Nacht, zur Reservierung zurückkehren. Wenn der No-Show bereits an einen verbundenen Kanal gemeldet wurde, aktualisieren Sie die Reservierung bei Bedarf im Extranet des Kanals.

Warum kann ich eine Reservierung von gestern noch ohne Warnung vor einem vergangenen Datum korrigieren?

Cloudbeds verwendet das Geschäftsdatum statt nur das Kalendarium. Bis der Night Audit das Geschäftsdatum weiterführt, kann der vorherige Kalendertag noch als aktuelles Geschäftsdatum behandelt werden, sodass eine entsprechende Korrektur noch dem Bestätigungsablauf für dasselbe Geschäftsdatum folgen kann.

Warum kann ich eine ausgecheckte Reservierung nicht direkt auf Bestätigt ändern?

Ausgecheckte Reservierungen können nicht direkt auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurückgesetzt werden. Dieser Übergang ist immer blockiert und hängt nicht von der Warn- oder Nicht erlauben-Einstellung der Unterkunft ab.

Wenn der Gast weiterhin in der Unterkunft bleiben soll, verwenden Sie die unterstützte Korrektur Ausgecheckt → Im Haus, sofern verfügbar.

Warum ist „Im Haus“ für eine ausgecheckte Reservierung nicht verfügbar?

Bei einer vergangenen Abreise kann die Einstellung der Unterkunft Ausgecheckte Reservierungen mit vergangener Abreise auf Im Haus zurücksetzen die Änderung blockieren, wenn sie auf Nicht erlauben gesetzt ist.

Cloudbeds blockiert die Änderung außerdem, wenn bereits ein anderer Gast im Zimmer der ausgecheckten Reservierung eingecheckt ist.

Wann sollte ich „Trotzdem fortfahren“ statt „Neue Reservierung erstellen“ verwenden?

Verwenden Sie Trotzdem fortfahren, wenn Sie die bestehende Reservierung absichtlich korrigieren und die Statusrücksetzung von den Einstellungen Ihrer Unterkunft unterstützt wird.

Verwenden Sie Neue Reservierung erstellen, wenn die ursprüngliche Reservierung unverändert bleiben soll oder wenn der Gast einen separaten neuen Aufenthalt benötigt. Durch das Erstellen einer neuen Reservierung bleibt der vorherige Reservierungsdatensatz erhalten.

Reservierungsstatus-Rücksetzungspräferenzen konfigurieren

Administrator:innen der Unterkunft können unterstützte Rücksetzungen für vergangene Daten in den Night-Audit-Einstellungen der allgemeinen Systemeinstellungen steuern.

Gehen Sie zu Kontomenü > Einstellungen > System > Allgemeine Systemeinstellungen > Night-Audit-Einstellungen.

Die folgenden Einstellungen steuern die Rücksetzungen des Reservierungsstatus für vergangene Daten:

Einstellung	Optionen	Steuerung
Ausgecheckte Reservierungen mit vergangenem Abreisedatum auf im Haus zurücksetzen	Nicht erlauben / Warnung	Ausgecheckt → im Haus, wenn die Abreise vor dem aktuellen Geschäftstag liegt
Im Haus befindliche Reservierungen mit vergangenem Anreisedatum auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurücksetzen	Nicht erlauben / Warnung	Im Haus → Bestätigt / Bestätigung ausstehend, wenn die Anreise vor dem aktuellen Geschäftstag liegt
No-Show-Reservierungen auf Bestätigt oder Bestätigung ausstehend zurücksetzen	Nicht erlauben / Warnung	No-Show → Bestätigt / Bestätigung ausstehend

Überprüfen Sie die Allgemeinen Systemeinstellungen für die vollständige Liste der Systemeinstellungen.

Die drei hervorgehobenen Night Audit-Einstellungen steuern die unterstützten Rücksetzungen des Reservierungsstatus für vergangene Daten.

Warum Cloudbeds vor der Reaktivierung inaktiver Reservierungen warnt

Das Wiederöffnen einer bereits inaktiven Reservierung kann Zahlungen, Buchhaltungsunterlagen, Bestand und Berichte beeinflussen. Die Warnung gibt dem Personal die Möglichkeit, die ursprüngliche Reservierung unverändert zu lassen und stattdessen eine neue Reservierung zu erstellen.

Erweitern Sie die folgenden Abschnitte, um die wichtigsten betrieblichen Risiken zu erfahren, die vor der Fortsetzung einer Reaktivierung zu beachten sind.

Zahlungs- und Rückerstattungsüberlegungen

Zahlungsauthorisierungen und Rückerstattungen können sich bereits geändert haben, wenn eine Reservierung inaktiv wurde. Die Rückkehr der Reservierung in einen aktiven Status garantiert nicht, dass eine frühere Zahlungsauthorisierung wiederhergestellt oder eine vorherige Rückerstattung rückgängig gemacht wird.

Bevor Sie mit einer reaktivierten Reservierung fortfahren, überprüfen Sie den Zahlungsstatus und das Folio, um sicherzustellen, dass die Gebühren und Zahlungen des Gastes weiterhin korrekt sind.

Buchhaltungs- und Berichtserstattungsüberlegungen

Das Wiederöffnen einer Reservierung von einem früheren Geschäftstag kann die Darstellung eines vergangenen Aufenthalts in Cloudbeds verändern. Dies kann die Belegung, den Umsatz, die Tagesabschlussberichte und den finanziellen Abgleich beeinflussen.

Wenn die ursprüngliche Reservierung unverändert bleiben soll, verwenden Sie stattdessen die Funktion Neue Reservierung erstellen aus der Reaktivierungswarnung, anstatt mit dem bestehenden Aufenthalt fortzufahren.

API- und Integrationsverhalten

Die Einstellung Nicht erlauben verhindert auch die entsprechende Statusänderung über Integrationen. Die Einstellung Warnen zeigt einer Integration keine interaktive Warnung an, sodass eine ansonsten unterstützte API-Statusänderung fortgesetzt werden kann.

Da Sie nun verstehen, wie Statusrücksetzungen bei Reservierungen funktionieren, sehen Sie sich diese Ressourcen für weitere Informationen zum Timing des Night Audits, zur Reservierungsverwaltung und zu verwandten Unterkunftseinstellungen an: