Wie man Verifactu für die spanische elektronische Rechnungsstellung verwendet

Einführung

Verifactu ist das spanische elektronische Rechnungssystem zur Meldung von Rechnungen an die spanische Steuerbehörde. In Cloudbeds können Sie Rechnungen ausstellen, die den Verifactu-Anforderungen entsprechen, einschließlich vereinfachter Rechnungen (für Beträge bis zu 3.000 €) und vollständiger Rechnungen (für höhere Beträge oder bestimmte Empfänger).

Diese Anleitung behandelt das Ausstellen, Korrigieren und Annullieren von Rechnungen sowie die Fehlerbehebung bei häufigen Problemen.

Inhaltsverzeichnis

• Bestätigen Sie die Anforderungen an Gästedaten und Validierung
• Rechnungen ausstellen
• Eine Rechnung mit neuen Transaktionen korrigieren
• Eine Rechnung und ihre Korrekturrechnungen annullieren
• Fehler bei fehlgeschlagenen Rechnungen beheben
• Das richtige Feld für die Gästeidentifikation auswählen

Bestätigen Sie die Anforderungen an Gästedaten und Validierung

⚠️Wichtig: Das Cloudbeds PMS validiert Gästedaten unabhängig davon, ob Verifactu verbunden ist oder nicht. Dies ist eine Validierung auf PMS-Ebene, getrennt von der Validierung durch die Steuerbehörde.

Validierung auf PMS-Ebene

Beim Erstellen einer vollständigen Rechnung prüft das PMS, ob der ausgewählte Rechnungsempfänger die erforderlichen Felder ausgefüllt hat. Wenn Felder fehlen, erscheint Folgendes:

• „Ausgewählter Gast hat fehlende erforderliche Informationen“ ⚠️ (in Rot angezeigt)
• Ergebnis: Die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ ist deaktiviert.
• Diese Validierung erfolgt unabhängig davon, ob Verifactu verbunden ist. Sie verhindert die Ausstellung unvollständiger Daten.

Validierung auf Integrations-Ebene

Wenn Verifactu verbunden ist und eine Rechnung aktiv verarbeitet, validiert die Steuerbehörde die Rechnung und kann Fehler zurückgeben wie:

• „Steuerpflichtiger ausgesetzt“
• „Ungültiges NIF-Format“
• „Fehlendes Pflichtfeld“

Ergebnis: Die Rechnung scheint in Cloudbeds ausgestellt zu sein, schlägt jedoch bei der Steuerbehörde fehl. Fehler erscheinen im Konto→ Dienstprogramme→ Integrations-Synchronisation (NICHT im Dialog „Rechnung erstellen“).

Diese Validierung erfolgt nur, wenn Verifactu verbunden ist. Nicht verbundene Unterkünfte sehen diese Fehler nicht.

Vergleich zwischen vereinfachten und vollständigen Rechnungen

• Vereinfachte Rechnung: Erfordert keine Empfängerdaten, unterstützt Beträge bis zu 3.000 €, und kann erstellt werden, wenn Gästedaten unvollständig sind.
• Vollständige Rechnung: Erfordert Empfängerdaten und muss für Beträge über 3.000 € oder wenn ein namentlich genannter Empfänger erforderlich ist, verwendet werden. Die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ ist deaktiviert, wenn erforderliche Details fehlen.

Erforderliche Empfängerdaten für vollständige Rechnungen

Vollständige Rechnungen erfordern spezifische Daten vom Rechnungsempfänger. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Nationalität des Gastes:

Spanische Empfänger

Wenn der Gast eine gültige spanische Steuernummer hat:

Rechtlicher Name (vollständiger Name oder Firmenname)
Steuernummer des Gasts: Gültige NIF, CIF, DNI oder NIE
Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Bundesland/Provinz, Land

Wenn der Gast keine spanische Steuernummer hat:

Rechtlicher Name
Dokumenttyp (Reisepass usw.)
Dokumentnummer
Ausstellungsland des Dokuments
Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Bundesland/Provinz, Land

Ausländische Empfänger

Wenn der Gast eine Steuernummer hat:

Rechtlicher Name
Steuernummer: Für EU-Bewohner mit Länderpräfix (z. B. PT123456789 für Portugal). Für Nicht-EU-Bewohner kein Präfix erforderlich.
Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Bundesland/Provinz, Land

Wenn der Gast keine Steuernummer hat:

Rechtlicher Name
Dokumenttyp
Dokumentnummer
Ausstellungsland des Dokuments
Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Bundesland/Provinz, Land

Rechnungen ausstellen

Vereinfachte Rechnung ausstellen

Vereinfachte Rechnungen sind auf einen Gesamtbetrag von 3.000 EUR begrenzt. Sie erfordern keine spezifischen Angaben.

Schritte zum Ausstellen einer vereinfachten Rechnung

1. Gehen Sie zu den Details der Reservierung.

2. Prüfen Sie, ob die Transaktionen rechnungsfähig sind:

   Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen MwSt. enthalten. Es dürfen keine Transaktionen ohne MwSt. vorhanden sein.

3. Wählen Sie Aktionen -> Neue Rechnung erstellen aus:

4. Der Dialog zur Rechnungserstellung wird angezeigt:

5. Wählen Sie alle Transaktionen aus, die Sie in die Rechnung aufnehmen möchten.

6. Klicken Sie auf Vereinfachte Rechnung erstellen, um die Anforderung zur Rechnungserstellung an die Integration zu senden.
7. Anschließend können Sie zum Abschnitt Dokumente gehen, im Dropdown-Menü Rechnungen auswählen und alle für diese Reservierung erstellten Rechnungen sowie deren Status einsehen.

8. Die neu erstellte Rechnung kann durch Klicken auf ihre interne Nummer (in Blau) angesehen werden:

9. Die offiziell generierte PDF-Datei kann heruntergeladen oder versendet werden. Öffnen Sie einfach das Menü des Dokuments und wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

Eine vollständige Rechnung ausstellen

Vollständige Rechnungen haben einen spezifischen Empfänger. Diese werden in der Regel ausgestellt, wenn Sie eine Rechnung an einen bestimmten Empfänger benötigen, der entweder die Person selbst, jemand anderes oder ein Unternehmen sein kann, oder wenn der Gesamtbetrag 3.000 EUR übersteigt.

Vollständige Rechnungen sind tatsächlich einfach „Rechnungen“ und werden innerhalb von Cloudbeds auch so bezeichnet.

Erforderliche Empfängerdaten

Für eine vollständige Rechnung müssen bestimmte Daten des Rechnungsempfängers in den Rechnungsdetails enthalten sein. Diese müssen in Cloudbeds verfügbar sein, wenn die Rechnung ausgestellt wird. Hier sind die verschiedenen Fälle und welche Daten erforderlich sind:

Ausländischer Empfänger:

• Rechtlicher Name:
  • Bei einer Person ist dies der vollständige Name.
  • Bei einem Unternehmen ist dies der Name des rechtlichen Rechtsträgers des Unternehmens.
• Identifikationsdaten:
  • Wenn eine Steuernummer vorhanden ist:
    • Für spanische Empfänger muss der Wert eine gültige NIF (CIF, DNI oder NIE) sein.
    • Für ausländische Empfänger aus Ländern der Europäischen Union muss der Wert mit dem ISO 3166-1 alpha-2-Ländercode beginnen. Zum Beispiel, wenn der Wert eine portugiesische NIF wie 123456789 ist, muss der Wert „PT123456789“ lauten.
    • Für ausländische Empfänger aus Ländern außerhalb der Europäischen Union ist der Wert einfach die Steuernummer, ohne dass der ISO 3166 alpha-2 Ländercode vorangestellt werden muss.
  • Wenn keine Steuernummer vorhanden ist, sind folgende Angaben erforderlich:
    • Ausstellungsland des Dokuments
    • Dokumenttyp
    • Dokumentnummer
• Vollständige Adresse:
  • Folgende Felder sind erforderlich:
    • Adresszeile 1
    • Stadt
    • Postleitzahl
    • Bundesland oder Provinz
    • Land

Schritte zur Ausstellung einer vollständigen Rechnung

1. Gehen Sie zu den Details der Reservierung.
2. Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsempfänger-Gast die notwendigen Angaben hat:
   • Wenn der Empfänger eine Person mit gültiger Steuernummer (NIF) ist, stellen Sie sicher, dass die Steuernummer im Feld „Steueridentifikationsnummer des Gasts“ eingetragen ist und die Adressdaten vollständig sind.
   • Wenn der Empfänger ein ausländischer Gast ist, stellen Sie sicher, dass „Dokumenttyp“, „Ausstellungsland des Dokuments“ und „Dokumentnummer“ alle ausgefüllt sind.
3. Prüfen Sie, ob die Transaktionen rechnungsfähig sind. Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen MwSt. enthalten. Es sollten keine Transaktionen ohne MwSt. vorhanden sein.
4. Nachdem Sie überprüft haben, dass alle Felder ausgefüllt sind, wählen Sie „Aktionen -> Neue Rechnung erstellen“ aus:

5. Wählen Sie den Gast aus, den Sie als Rechnungsempfänger festlegen möchten.

   Hinweis: Wenn der Gast einen Firmennamen und eine Firmensteuernummer eingetragen hat, wird die Rechnung an das Unternehmen ausgestellt.

6. Wählen Sie alle Transaktionen aus, die Sie in die Rechnung aufnehmen möchten.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen, um die vollständige Rechnung auszustellen.
   
8. Sie können anschließend zum Abschnitt Dokumente gehen, im Dropdown-Menü Rechnungen auswählen und alle für diese Reservierung erstellten Rechnungen sowie deren Status einsehen.
   
9. Die neu erstellte Rechnung können Sie durch Klicken auf ihre interne Nummer (blau) ansehen:
   
10. Das offiziell generierte PDF kann heruntergeladen oder versendet werden. Öffnen Sie dazu einfach das Menü des Dokuments und wählen Sie die gewünschte Aktion aus:
    

Fehlerbehebung bei Warnung wegen fehlender Informationen

Wenn Sie versuchen, die Warnung „Ausgewählter Gast hat fehlende erforderliche Informationen“ zu reproduzieren, diese aber nicht sehen, liegt das an Folgendem:

Für vereinfachte Rechnungen sind keine Empfängerdaten erforderlich

Die Schaltfläche für vereinfachte Rechnungen bleibt aktiviert, auch wenn Gastdaten fehlen. Wenn nur die Schaltfläche „Vereinfachte Rechnung erstellen“ aktiviert ist und „Rechnung erstellen“ deaktiviert ist, ist dies das korrekte Verhalten. Sie können weiterhin eine vereinfachte Rechnung ausstellen.

Der Gast hat bereits die erforderlichen Felder ausgefüllt

Das PMS kann den Gast als mit den minimal erforderlichen Feldern ausgestattet ansehen, wenn:

Der Rechnungskontakt einen Firmennamen + Firmensteuernummer hat oder
Der Rechnungskontakt einen vollständigen Namen + gültige NIF/Dokumentendaten + Adresse hat

Überprüfen Sie, dass all diese Felder tatsächlich leer sind. Zur Bestätigung:

Gehen Sie zum Gästeprofil
Löschen Sie die Steueridentifikationsnummer des Gastes und die vollständige Adresse (oder Dokumenttyp, Nummer und Land, falls ausländisch)
Öffnen Sie erneut das modale Fenster „Rechnung erstellen“
Die Warnung „Ausgewählter Gast fehlt erforderliche Informationen“ sollte nun erscheinen
Die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ sollte deaktiviert sein
 

Die Unterkunft hat unterschiedliche Kontoeinstellungen

Unterkünfte, die an unterschiedlichen Pilotprojekten zur Rechnungsstellung teilnehmen oder unterschiedliche steuerliche Einstellungen haben, können sich leicht unterschiedlich verhalten. Prüfen Sie die Rechnungsstellungskonfiguration Ihrer Unterkunft mit dem Support, falls das Verhalten von den Erwartungen abweicht.

Warum die Warnung nicht von der Verifactu-Verbindung abhängt

Diese PMS-Prüfung erfolgt unabhängig vom Verifactu-Status. Die Verifactu-Verbindung betrifft nur behördenbezogene Fehler, die nach dem Absenden der Rechnung in der Integrations-Synchronisation angezeigt werden. Die PMS-Warnung verhindert, dass unvollständige Rechnungen überhaupt eingereicht werden.
 

Eine Rechnung mit neuen Transaktionen korrigieren

Wenn Sie zuvor Transaktionen in Rechnung gestellt oder neue Gebühren oder Anpassungen zum Folio hinzugefügt haben, können Sie eine Korrekturrechnung ausstellen, um die neuen Transaktionen zur zuvor ausgestellten Rechnung hinzuzufügen.

1. Suchen Sie die zuvor ausgestellte Rechnung, öffnen Sie das Menü und wählen Sie „Rechnung korrigieren“:
   
2. Wählen Sie die Transaktionen aus, die Sie der Korrekturrechnung „nach Differenzen“ hinzufügen möchten, um die steuerpflichtige Basis der vorherigen Rechnung zu ändern und die Korrekturrechnung auszustellen:
   
3. Nachdem die Rechnung über die Integration mit TicketBAI via Fiskaly ausgestellt wurde, ist sie in der Liste der Rechnungen verfügbar:
   
4. Die Rechnung kann durch Klicken auf ihre Nummer (in Blau) eingesehen werden:
   
5. Und sie kann auch versendet werden, indem Sie im Menü die Option zum Versenden auswählen:
   

Eine Rechnung und ihre Korrekturrechnungen annullieren

Der Mechanismus, den unsere Plattform zum Annullieren von Rechnungen unterstützt, besteht darin, eine „Korrekturrechnung nach Differenzen“ zu erstellen, die die steuerpflichtige Basis auf null reduziert.

1. Öffnen Sie das Menü der Rechnung und wählen Sie Rechnung annullieren und Gutschrift ausstellen.
   
2. Klicken Sie auf Rechnung annullieren & Korrekturrechnung ausstellen:
   
3. Sie können die Rechnung anschließend unter den Rechnungen überprüfen:
   

Fehlerbehebung bei fehlgeschlagenen Rechnungen

Wählen Sie das richtige Gast-Identifikationsfeld

Dies ist eine der häufigsten Ursachen für Rechnungsfehler bei spanischen Gästen. Die Verwendung des falschen Feldes führt dazu, dass die Rechnung auf Ebene der Steuerbehörde fehlschlägt, auch wenn sie in Cloudbeds scheinbar erfolgreich ausgestellt wurde. Folgen Sie der untenstehenden Anleitung, um Fehler zu vermeiden.

Verwenden Sie das korrekte Identifikationsfeld

Beim Erstellen einer vollständigen Rechnung für einen spanischen Gast stehen zwei Identifikationsfelder zur Verfügung:

• Steueridentifikationsnummer des Gasts: Verwenden Sie dieses Feld für Gäste mit einer gültigen spanischen Steueridentifikationsnummer, wie NIF, CIF, DNI oder NIE.
• Dokumentennummer: Verwenden Sie dieses Feld für Gäste ohne spanische Steuernummer, die einen Reisepass oder ein anderes offizielles Dokument nutzen.

Diese beiden Felder sind nicht austauschbar. Die Eingabe eines Werts im falschen Feld führt dazu, dass die Rechnung bei der spanischen Steuerbehörde abgelehnt wird, selbst wenn die Nummer an sich gültig ist.

Identifikationsszenarien und Ergebnisse

Was in jeder Situation zu tun ist

Spanischer Gast mit gültiger NIF, CIF, DNI oder NIE:

Gib die Nummer bei Steueridentifikationsnummer des Gasts ein
Lass das Feld Dokumentnummer leer
Gib die Steueridentifikationsnummer NICHT im Feld Dokumentnummer ein

Spanischer Gast ohne spanische Steueridentifikationsnummer (Tourist, Ausländer):

Lass das Feld Steueridentifikationsnummer des Gasts leer
Gib die Pass-/Dokumentnummer im Feld Dokumentnummer ein
Fülle Dokumenttyp und Ausstellungsland des Dokuments aus
Gib keine Steueridentifikationsnummer im Feld Dokumentnummer ein
Warum das wichtig ist

Wenn Sie eine Rechnung einreichen, teilt Cloudbeds der Steuerbehörde mit, welches Feld verwendet wurde. Die Behörde validiert dann basierend auf dem Feld:

Steueridentifikationsnummer des Gasts signalisiert einen registrierten spanischen Steuerzahler → Behörde validiert als spanische Steueridentifikationsnummer
Dokumentnummer signalisiert einen nicht registrierten Gast → Behörde validiert als Nicht-Steuerdokument

Wenn der Nummerntyp nicht zum Feld passt, lehnt die Behörde die Rechnung ab.

Fehler bei der Rechnung aufgrund von Identifikationsdaten beheben

Beginnen Sie in Konto > Hilfsprogramme > Integrations-Synchronisation und führen Sie dann diese Schritte aus:

1. Prüfen Sie die Fehlerdetails der Rechnung.
2. Stornieren Sie die fehlgeschlagene Rechnung mit Stornieren und Gutschrift ausstellen.
3. Verschieben Sie die Identifikationsnummer in das korrekte Gastfeld.
4. Stellen Sie die Rechnung erneut aus.

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Da Sie jetzt Verifactu-Rechnungen ausstellen und korrigieren können, sehen Sie sich diese Ressourcen für Einrichtungsvoraussetzungen und einen umfassenderen Überblick über die elektronische Rechnungsstellung in Spanien an:

• Spanien E-Rechnungsstellung (Verifactu via Fiscal) – Alles, was Sie wissen müssen
• Einrichtung der Spanien E-Rechnungsstellung (Verifactu via Fiscal Docs)