Verstehen von Proforma-Rechnungen und der Abwicklung von Rechnungsstellungstransaktionen

Samuel

Aktualisiert 23. Oktober 2026 10:37

Zweck	Vorläufige Rechnungen für Reservierungen und Gruppenfolios erstellen und verwalten.
Am besten geeignet für	Administratoren der Unterkunft, Mitarbeiter an der Rezeption sowie Finanz- oder Buchhaltungspersonal.
Verwendung	Wenn Sie einem Gast oder einer Gruppe eine vorläufige Rechnung, einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot vor der endgültigen Abrechnung bereitstellen müssen.
Voraussetzungen	Eine Reservierung oder ein Gruppenfolio mit Transaktionen, die im Dokument enthalten sein können.
Erwartetes Ergebnis	Die Proforma-Rechnung wird in Dokumenten gespeichert und kann angezeigt, gesendet, heruntergeladen, akzeptiert, abgelehnt oder storniert werden.
Beschränkungen	Eine Proforma-Rechnung ist kein endgültiges Finanzdokument, sperrt keine Buchungen, kann nicht als bezahlt oder abgeschlossen markiert werden und kann nicht in eine Standardrechnung umgewandelt werden.

Einführung

Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument für einen Gast oder eine Gruppe. Sie kann Buchungen enthalten, die noch nicht endgültig sind, und dient als Kostenvoranschlag oder Angebot, bevor eine Standardrechnung erstellt wird.

Eine Proforma-Rechnung verbucht keine finanziellen Einträge und sperrt ihre Buchungen nicht. Die darin enthaltenen Buchungen bleiben für die spätere Standardrechnung verfügbar.

Verwenden Sie den Bericht, der dem Dokumentdatum entspricht

Nach der Migration erstellte Steuerdokumente: Verwenden Sie Steuerdokumente mit Details.
Legacy-Rechnungen, die vor der Migration erstellt wurden: Verwenden Sie den Bericht Rechnungen und Gutschriften mit Details.

Proforma-Rechnungen und andere neue Steuerdokumente erscheinen nicht im Legacy-Rechnungsbericht. Mehr erfahren hier: Wo Sie Proforma-Rechnungen und Transaktionen nach der Migration zur neuen Rechnungsstellung finden

Inhaltsverzeichnis

Proforma-Rechnungsfunktionen verstehen
Eine Proforma-Rechnung erstellen
Verfügbarkeit von Transaktionen vergleichen
Regeln für Rechnungs-Transaktionen überprüfen
Aktionen und Status verwalten
Proforma-Rechnungen anpassen
Beispiel einer Proforma-Rechnung ansehen

Proforma-Rechnungsfunktionen verstehen

Nutzen Sie diese Merkmale, um zu bestimmen, ob eine Proforma-Rechnung das richtige Dokument für den Gast oder die Gruppe ist.

Vorläufiges Dokument: Die Vorlage kennzeichnet das Dokument eindeutig als Proforma-Rechnung.
Ausstehende Transaktionen: Proforma-Rechnungen können ausstehende Gebühren enthalten. Eine separate Einstellung kann auch ausstehende Gebühren auf Standardrechnungen zulassen.
Transaktionen bleiben verfügbar: Gebühren sind nicht an die Proforma-Rechnung gebunden und können später in einer Standardrechnung enthalten sein.
Im Bereich Dokumente gespeichert: Das Dokument wird im Bereich Dokumente der Reservierung oder des Gruppenfolios gespeichert.
Gastangebot oder Kostenvoranschlag: Verwenden Sie Angebot annehmen oder Angebot ablehnen, um die Antwort des Gastes zu verfolgen. Diese Aktionen wirken sich nicht auf das Folio oder verbuchte Gebühren aus.

Eine Proforma-Rechnung erstellen

Starten Sie bei der Reservierung, die die Gebühren enthält, die Sie einbeziehen möchten.

Öffnen Sie die erforderliche Reservierung.
Klicken Sie oben rechts auf Aktionen.
Wählen Sie Proforma-Rechnung erstellen aus.

Transaktionsverfügbarkeit vergleichen

Transaktionsbezeichnungen helfen Ihnen, ausstehende Buchungen von verbuchten Buchungen zu unterscheiden, bevor Sie ein Dokument erstellen.

Dialogfeld Proforma-Rechnung erstellen

Das Dialogfeld für die Proforma-Rechnung zeigt ausstehende Buchungen, verbuchte Buchungen und Zahlungen an.

Dialogfeld Rechnung erstellen

Standardmäßig zeigt das Dialogfeld für die Rechnungserstellung bei derselben Reservierung nur verbuchte Buchungen und Zahlungen an.

Regeln für Rechnungsbuchungen prüfen

Diese Regeln gelten für Reservierungen und Gruppenfolios.

Nur-Zahlungs-Rechnungen: Eine Standardrechnung muss mindestens eine verbuchte Buchung zusätzlich zu Zahlungen enthalten. Das System zeigt einen Fehler an, wenn Sie versuchen, eine Rechnung zu erstellen, die nur Zahlungen enthält.
Ausstehende Buchungen: Ausstehende Buchungen können standardmäßig nicht zu einer Standardrechnung hinzugefügt werden. Aktivieren Sie Ausstellung von Rechnungen für ausstehende Buchungen erlauben in den Finanzeinstellungen, um dies zu ermöglichen. Nachdem eine ausstehende Buchung zu einer Standardrechnung hinzugefügt wurde, wird sie gesperrt und kann nicht erneut in Rechnung gestellt werden.

Aktionen und Status verwalten

Eine Proforma-Rechnung unterstützt Aktionen zur Nachverfolgung der Reaktion des Gasts und zur Verteilung des Dokuments.

Standardstatus: Offen.
Kostenvoranschlag akzeptieren: Ändert den Status auf Akzeptiert.
Kostenvoranschlag ablehnen: Ändert den Status auf Abgelehnt.
Löschen: Ändert den Dokumentstatus auf Storniert.

Sie können außerdem eine Proforma-Rechnung aus einer Reservierung oder einem Gruppenfolio Anzeigen, Senden oder Herunterladen.

Status der Proforma-Rechnung

Nicht-finanzielle Status: Eine Proforma-Rechnung kann den Status Offen, Akzeptiert, Abgelehnt oder Storniert haben.
Kein Status Bezahlt oder Geschlossen: Ein vorläufiges Dokument darf keine für endgültige Finanzdokumente reservierten Status verwenden.
Stornierung: Für eine Proforma-Rechnung ist keine Gutschrift erforderlich. Ändern Sie ihren Status auf Storniert.

Wichtig: Eine Proforma-Rechnung kann nicht in eine Standardrechnung umgewandelt werden. Erstellen Sie am Ende des Aufenthalts eine neue Standardrechnung, um die verbuchten Gebühren abzuschließen.

Proforma-Rechnungen anpassen

Verwenden Sie die Rechnungseinstellungen, um das Dokument für Angebote und Zahlungsanweisungen an Gäste anzupassen.

Editierbarer Titel: Ändern Sie den Titel der Proforma-Rechnung, zum Beispiel in Steuerschätzung.
Benutzerdefinierte Fußzeile: Fügen Sie Informationen wie Bankdaten für Überweisungen von Gästen hinzu.
Angebotsverfolgung: Verwenden Sie Angebot akzeptieren und Angebot ablehnen, um die Antwort des Gastes zu erfassen, ohne das Folio oder die Finanzdaten zu ändern.

Beispiel einer Proforma-Rechnung ansehen

Das folgende Beispiel zeigt das generierte Proforma-Rechnungsdokument.

Nächster operativer Schritt

Nachdem der Gast das Angebot akzeptiert hat und der Aufenthalt oder Verkauf abgeschlossen ist, erstellen Sie eine neue Standardrechnung mit den finalisierten verbuchten Gebühren.