Dieser ergänzende Leitfaden richtet sich an Unterkünfte, die die Spanien – Polizeibericht (SES.HOSPEDAJES)-App vor dem 18. August verbunden hatten und nun auf die aktualisierte Version (V2) umsteigen müssen. Er erklärt, was sich geändert hat und wie Sie den Wechsel in Ihrem Cloudbeds PMS abschließen.
Neue Kunden sollten stattdessen den Hauptleitfäden folgen: So verbinden Sie die App und So verwenden Sie die App.
Für wen dieser Leitfaden gedacht ist
- Unterkünfte, die die SES.HOSPEDAJES-App vor dem 18. August bereits verbunden hatten.
- Teams, die die neuen Gastfelder aktivieren und optional auf die neue Servicio Web-Methode (automatische Meldung) umstellen möchten.
Was sich in der aktualisierten Version geändert hat
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Neue integrierte Gastfelder, die speziell auf Spanien zugeschnitten sind (ersetzt die ältere benutzerdefinierte Feldlösung). Diese umfassen:
- Zweiter Nachname (Segundo Apellido) — nur für spanische Gäste erforderlich.
- Nationalität.
- Gemeinde — nur für spanische Gäste erforderlich.
- Dokumentnummer 2 (Soporte Documento) — nur für spanische Gäste erforderlich und nur, wenn der Dokumenttyp Personalausweis/NIF ist.
- Verwandtschaftscode (Parentesco) — nur für Gäste unter 18 Jahren erforderlich.
- Neue Melde-Methode: Servicio Web (automatisch) zusätzlich zu Carga Masiva (manueller Upload).
- Verbesserte Fehlerbehandlung mit Status und Meldungen, die in Utilities → Integration Sync angezeigt werden.
Diese Verbesserungen reduzieren manuelle Nachschläge (z. B. Gemeindecodes), vereinfachen die Einhaltung der Vorschriften und können Berichte automatisch senden, wenn die Daten vollständig sind. Beim Eingeben der Gemeinde beginnen Sie mit der Eingabe des Namens und wählen ihn aus der vorgeschlagenen Liste aus — ein Nachschlagen von Codes ist nicht erforderlich.
Bevor Sie beginnen
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Aktivieren Sie die Spanien-Gastvorlage: Kontomenü
→ Einstellungen
→ Gäste
→ Gästeinformationen, wählen Sie Spanien aus.
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Entfernen Sie die Legacy-benutzerdefinierten Felder, die von der alten Version hinzugefügt wurden: Kontomenü
Das Löschen dieser Felder in den Einstellungen löscht nicht die historischen Werte vergangener Reservierungen; es entfernt sie nur für zukünftige Gäste. Die Integration liest weiterhin vorhandene Werte bei früheren Reservierungen aus.
Wählen Sie Ihre Berichtsmethode
Die Integration unterstützt zwei Arbeitsabläufe. Sie können Carga Masiva (manueller Upload) beibehalten oder zu Servicio Web (automatisches Senden) wechseln.
Option A – Mit Carga Masiva (manueller Upload) fortfahren
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Gehen Sie zum Kontomenü
→ Verbundene Apps, öffnen Sie die App-Seite für Spanien – Polizeibericht (SES.HOSPEDAJES) und klicken Sie dann auf Einstellungen.
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Stellen Sie Folgendes ein:
- Welche Berichte generiert werden sollen (Reservas de Hospedaje und/oder Partes de Viajeros).
- Ihr Código de Establecimiento (erforderlich).
Benötigen Sie Hilfe bei der Beschaffung dieses Codes? Siehe die SES.HOSPEDAJES Häufig gestellte Fragen. - Wenn Sie Reservas de Hospedaje aktiviert haben, wählen Sie aus, welche Reservierungen in diesen Bericht aufgenommen werden sollen (zum Beispiel können Sie nur Primärquellen einschließen).
- Método de envío de reportes: Wählen Sie Carga Masiva aus.
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Klicken Sie auf Absenden, um zu speichern. Das PMS generiert täglich um 01:00 Uhr die XML-Dateien und legt sie im Kontomenü
→ Dokumente ab. Laden Sie diese herunter und laden Sie sie im SES.HOSPEDAJES-Portal hoch.
Hinweis: Die generierten XML-Dateien sind vor dem Upload zur einfachen Identifikation benannt.
Option B – Wechsel zu Servicio Web (automatisches Senden)
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Stellen Sie auf derselben Seite App-Einstellungen Método de envío auf Servicio Web ein. Geben Sie die von SES.HOSPEDAJES benötigten Zugangsdaten ein: Código de Arrendador, Usuario und Contraseña.
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Nach der Aktivierung übermittelt die Integration automatisch Berichte, wenn eine Webreservierung erstellt wird, wenn sich der Reservierungsstatus ändert oder wenn Gästedaten bearbeitet werden. Sind alle erforderlichen Felder vorhanden, prüft sie die Daten und sendet den entsprechenden Bericht über den Webservice SES.HOSPEDAJES. Die Aktivitäten und Ergebnisse sehen Sie im Kontomenü
→ Utilities
→ Integration Sync.
Erforderliche Gastdaten
SES.HOSPEDAJES verlangt je nach Bericht und Nationalität des Gastes bestimmte Felder. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Angaben vollständig sind, bevor Sie einen Bericht erstellen.
Reservas de Hospedaje – Alle Gäste
- Vorname
- Nachname
- Mindestens eine Kontaktmöglichkeit: Telefon, Mobiltelefon oder E-Mail
Partes de Viajeros – Spanische Gäste
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Gemeinde
- Straßenadresse
- Postleitzahl
- Land
- Mindestens eine Kontaktmöglichkeit (Telefon, Mobiltelefon oder E-Mail)
- Ausstellungsland des Dokuments (nur für Gäste über 14 Jahre)
- Dokumenttyp (nur für Gäste über 14 Jahre)
- Dokumentnummer (nur für Gäste über 14 Jahre)
- Dokumentnummer 2 – Soporte Documento (nur wenn Typ = Personalausweis/NIF; Gäste über 14 Jahre)
- Verwandtschaftsverhältnis (nur für Gäste unter 18 Jahren)
Partes de Viajeros – Ausländische Gäste
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Stadt
- Straßenadresse
- Postleitzahl
- Land
- Mindestens eine Kontaktmöglichkeit (Telefon, Mobiltelefon oder E-Mail)
- Ausstellungsland des Dokuments
- Dokumenttyp
- Dokumentnummer
- Verwandtschaftsverhältnis (nur für Gäste unter 18 Jahren)
Diese Felder sind beim Anlegen einer Reservierung nicht verpflichtend; sie werden erst beim Bearbeiten der Gastdaten obligatorisch.
Fehlerbehebung & Neugenerierung
- Gehen Sie zum Kontomenü
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Öffnen Sie einen Eintrag, um den Gast bzw. die Reservierung mit fehlenden oder ungültigen Angaben zu identifizieren, und korrigieren Sie diese im PMS.
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Wenn Sie Carga Masiva verwenden und Datenprobleme behoben haben, können Sie die Integration bitten, den Bericht neu zu generieren und anschließend die neuen Dateien im SES.HOSPEDAJES-Portal hochzuladen.
Wenn bei einem Gast erforderliche Felder für den ausgewählten Bericht fehlen, schlägt die Erstellung/Übermittlung fehl, bis die Daten vollständig sind.
Was passiert als Nächstes
- Nachdem Sie die oben genannten Schritte abgeschlossen haben, läuft Ihr täglicher Arbeitsablauf wie im Leitfaden zur Nutzung beschrieben weiter.
- Wenn Sie auf Servicio Web umgestellt haben, erfolgen die Übermittlungen automatisch bei der nächsten qualifizierenden Aktualisierung, nachdem die Daten vollständig sind.
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