Neue Rechnungsstellung – Funktionsverbesserungen und Aktualisierungen

Einführung

Die neue Rechnungsstellung verbessert die Nachverfolgung von Transaktionen, die Gruppenabrechnung, das Management fiskalischer Dokumente und die Darstellung von Rechnungen. Diese Änderungen sollen Rechnungen genauer, leichter abgleichbar und besser an internationale fiskalische Anforderungen angepasst machen.

Überprüfen Sie die folgenden Änderungen, bevor Ihr Team mit dem neuen Workflow beginnt. Achten Sie besonders auf Transaktionssperrungen, Dokumentenfinalisierung, Berichterstattung und länderspezifische operative Anforderungen.

Inhaltsverzeichnis

• Wichtige Funktionsverbesserungen überprüfen
• Die aktualisierten Dokumentvorlagen verstehen
• Proforma-Rechnungen verwenden
• Regeln zur Transaktionssperrung und Rechnungsstellung verstehen
• Zwischen Annullieren und Stornieren unterscheiden
• Länderspezifische steuerliche Services aufrechterhalten

Wichtige Funktionsverbesserungen überprüfen

Das aktualisierte Rechnungserlebnis ändert, wie Transaktionen ausgewählt, abgerechnet, angepasst und für zukünftige Rechnungen freigegeben werden.

• Verbessertes Transaktions-Tracking: Eine Transaktion kann nicht mehr als einmal in Rechnung gestellt werden. Wenn eine Rechnung einen Fehler enthält, stornieren Sie sie, indem Sie eine Gutschrift ausstellen, bevor Sie die freigegebenen Transaktionen erneut in Rechnung stellen.
• Flexible Gruppenabrechnung: Wählen Sie bestimmte Transaktionen aus einem Gruppenfolio aus, anstatt das gesamte Folio auf einmal in Rechnung zu stellen.
• Gutschriften: Fügen Sie Anpassungstransaktionen hinzu, die nach Ausstellung einer Rechnung erstellt wurden. Über diesen Ablauf können nur negative Anpassungen hinzugefügt werden. Neue positive Gebühren können derzeit nicht zu einer bestehenden Rechnung hinzugefügt werden. Die Gutschrift verweist auf die Originalrechnung.
• Vollständige Annullierung per Gutschrift: Stornieren Sie eine Rechnung, indem Sie eine Gutschrift ausstellen, die auf das Originaldokument verweist und alle Transaktionen für die erneute Rechnungsstellung freigibt.
• Erweiterte Optionen für Rechnungsempfänger:
  • Reservierungen: Stellen Sie die Rechnung an den registrierten Gast oder das auf der Reservierung angegebene Unternehmen aus.
  • Gruppen: Stellen Sie die Rechnung an die Gruppe oder einen Gruppen-Kontakt aus, dessen steuerliche Informationen gespeichert sind.
• Flexible ausstehende Transaktionen: Wählen Sie, ob Standardrechnungen ausstehende Transaktionen enthalten dürfen. Diese Option ermöglicht es Unterkünften, die Abrechnung abzuschließen, bevor der Aufenthalt des Gastes beendet ist.

Um ausstehende Transaktionen zu konfigurieren, gehen Sie zu Einstellungen → Finanzen → Rechnungen und Dokumente und aktualisieren Sie die Einstellung für ausstehende Transaktionen.

Verstehen Sie die aktualisierten Dokumentvorlagen

Rechnungs-, Proforma-Rechnungs- und Gutschriftsvorlagen verwenden ein übersichtlicheres Layout und bieten detailliertere Finanz- und Steuerinformationen.

Design- und Layout-Änderungen

• Modernes Design: Die Vorlagen verwenden ein aktualisiertes, vereinfachtes Layout.
• Momentaufnahme-Zusammenfassung: Eine Tabelle in der oberen rechten Ecke fasst Zwischensummen, Steuern, Gebühren, bereits gezahlte Beträge und den verbleibenden Saldo zusammen.
• Vereinfachte Spalten: Die früheren Spalten „Gutschrift“ und „Lastschrift“ wurden durch Netto, Steuer und Gesamt ersetzt.
• Klarere Positionen: Steuern erscheinen in derselben Zeile wie die zugehörige Gebühr.
• Zahlungsabschnitt: Das Dokument listet Zahlungen auf, die bei der Erstellung der Rechnung angewendet wurden.
• Zahlungsstatus: Rechnungen werden je nach angewendeten Zahlungen als Teilweise bezahlt oder Vollständig bezahlt markiert.

MwSt.- und Steuerinformationen

Die aktualisierten Vorlagen bieten zusätzliche Steuerinformationen für Rechtsgebiete, die MwSt. verwenden oder Steuerkennzeichen des Zahlers erfordern.

• Steuerklassifizierung: Klassifizieren Sie eine Steuer in den Rechnungseinstellungen als MwSt.
• MwSt.-Zusammenfassungstabelle: Wenn eine Steuer als MwSt. klassifiziert ist, zeigt eine Tabelle am unteren Rand der Rechnung eine detaillierte MwSt.-Aufschlüsselung. Die Tabelle erscheint nicht, wenn keine MwSt. verwendet wird.
• Zusätzliche Steuer-ID-Felder: Speichern Sie Steuerkennzeichen in den Profilen von Gästen, Unternehmen und Gruppen, um geltende Anforderungen zu erfüllen.

Verwenden Sie Proforma-Rechnungen

Eine Proforma-Rechnung kann einem Gast eine Kostenschätzung vor der endgültigen Abrechnung bieten. Sie zeigt Transaktionsinformationen in der Vorschau, ist jedoch kein endgültiges Finanzdokument.

Status und Abschluss

• Verfügbare Status: Eine Proforma-Rechnung kann Offen, Akzeptiert, Abgelehnt oder Storniert sein. Sie kann nicht als Bezahlt oder Abgeschlossen markiert werden, da sie keinen abgeschlossenen Verkauf darstellt, Transaktionen nicht sperrt und keine Finanzbuchungen vornimmt.
• Endgültige Rechnung: Eine Proforma-Rechnung kann nicht automatisch in eine Standardrechnung umgewandelt werden. Erstellen Sie eine neue Standardrechnung, wenn der Aufenthalt oder Verkauf abgeschlossen ist.
• Verfügbarkeit von Transaktionen: Auf einer Proforma-Rechnung enthaltene Gebühren bleiben für die Standardrechnung verfügbar. Eine ausstehende Transaktion, die einer Standardrechnung hinzugefügt wird, ist gesperrt und kann nicht erneut in Rechnung gestellt werden.

Gästeangebote oder Kostenvoranschläge

• Wählen Sie Angebot annehmen, um die Proforma-Rechnung als Akzeptiert zu markieren.
• Wählen Sie Angebot ablehnen, um die Proforma-Rechnung als Abgelehnt zu markieren.

Rechnungsdetails für Unternehmen

Wählen Sie die abrechnende Entität bei der Erstellung der Proforma-Rechnung aus.

• Die Auswahl von Rechnung an: Gast schließt den im Gästeprofil gespeicherten Firmennamen aus.
• Wählen Sie Rechnung an: Unternehmen, um das Dokument an ein Unternehmen zu adressieren.
• Ein Unternehmen erscheint im Menü Rechnung an nur, wenn sein Profil eine Steuernummer des Unternehmens enthält.

Verstehen Sie die Regeln für Transaktionssperrung und Rechnungsstellung

Fiskalische Dokumente beeinflussen, ob Transaktionen geändert, umgeleitet oder in eine andere Rechnung aufgenommen werden können. Prüfen Sie diese Regeln, bevor Sie ein Dokument abschließen.

• Fiskalische Sperre: Eine Transaktion wird gesperrt, nachdem sie mit einer Quittung oder Rechnung verknüpft wurde.
• Beschränkte Aktionen: Eine gesperrte Transaktion kann nicht annulliert, zugeteilt oder umgeleitet werden, bis das zugehörige fiskalische Dokument annulliert wurde.
• Keine reinen Zahlungsrechnungen: Eine Standardrechnung muss mindestens eine verbuchte Transaktion enthalten. Sie darf nicht nur Zahlungen enthalten.
• Ausstehende Transaktionen: Aktivieren Sie Rechnungsstellung ausstehender Transaktionen erlauben in den Rechnungseinstellungen, um ausstehende Posten zu Standardrechnungen hinzuzufügen.
• Sofortige Sperre: Das Hinzufügen eines ausstehenden Postens zu einer Standardrechnung sperrt diesen sofort.

Unterscheidung zwischen Annullieren und Stornieren

Diese Aktionen haben unterschiedliche fiskalische Auswirkungen. Bestätigen Sie, welche Aktion zutrifft, bevor Sie ein Dokument ändern.

Aufrechterhaltung länderspezifischer fiskalischer Dienste

Einige fiskalische Integrationen erfordern die Erneuerung von Zugangsdaten oder sorgfältiges Warteschlangenmanagement. Befolgen Sie die für Ihre Unterkunft geltenden Anforderungen.

• Fisconline-Zugangsdaten in Italien: Zugangsdaten laufen alle 90 Tage ab. Abgelaufene Zugangsdaten verhindern die Ausstellung gültiger Quittungen, bis sie im Regierungsportal zurückgesetzt werden.
• Fiskaltrust-Steuerschlangen in Frankreich: Senden Sie keine Stop-Quittung, es sei denn, Sie beabsichtigen, die Steuerschlange dauerhaft zu schließen. Für die Wiedereröffnung des Services ist die Bereitstellung einer neuen CashBox erforderlich.
• Fiskaltrust-Spätsignierung: Wenn die Middleware nicht verfügbar ist, wechseln Quittungen in den Spätsignierungsmodus und werden zur automatischen Wiederholung in die Warteschlange gestellt.

Nächster operativer Schritt

Bestätigen Sie den Migrationsstatus Ihrer Unterkunft, überprüfen Sie die Rechnungseinstellungen mit den Teams, die Steuerdokumente erstellen, und dokumentieren Sie alle länderspezifischen Verantwortlichkeiten für Zugangsdaten oder Wartung der Warteschlangen.