Verwaltung von aggregierten Kontingentblöcken

Übersicht

Ein Kontingentblock ist eine Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl von Zimmern für eine Gruppe an festgelegten Datumsangaben zu reservieren – zum Beispiel für eine Hochzeit, eine Konferenz oder einen Firmenausflug. Jeder Gast kann dann sein eigenes Zimmer aus diesem Kontingent buchen.

Mit aggregierten Kontingentblöcken können Sie mehrere Blöcke derselben Gruppe zu einem gemeinsamen Zimmerbestand zusammenfassen. Das bedeutet, dass Sie eine einzige Reservierung erstellen können, selbst wenn der Aufenthalt verschiedene Kontingentblöcke überschneidet.

Beispielszenario:
Angenommen, Sie betreuen ein Sportteam.

• Sie erstellen einen Kontingentblock für Woche 1 (für den Zeitraum 1. bis 7. Oktober).
• Sie erstellen einen weiteren Kontingentblock für Woche 2 (für den Zeitraum 8. bis 14. Oktober).

Nun möchte ein Gast aus diesem Team einen Aufenthalt vom 4. bis 12. Oktober buchen.

• Ohne Aggregation wären zwei separate Reservierungen erforderlich: eine im ersten Block und eine weitere im zweiten.
• Mit Aggregation behandelt das PMS beide Blöcke als einen gemeinsamen Bestand, sodass Sie eine durchgehende Reservierung vornehmen können. Das System weist im Hintergrund automatisch die richtigen Nächte den jeweiligen Blöcken zu.

Das erleichtert dem Personal die Verwaltung von Gruppenreservierungen und sorgt für ein reibungsloseres Buchungserlebnis für Ihre Gäste.

Hauptvorteile der aggregierten Kontingentblöcke

• Ein gemeinsamer Zimmerbestand über mehrere Kontingentblöcke hinweg.
• Möglichkeit, eine Reservierung zu erstellen, die mehrere Blöcke umfasst.
• Zeiteinsparung für das Personal durch weniger manuelle Arbeit.
• Flexibilität bei der Verwaltung komplexer Gruppenaufenthalte mit gestaffelter Verfügbarkeit.

So aktivieren Sie aggregierte Kontingentblöcke

1. Gehen Sie auf der Gruppen-Seite auf Gruppenprofil erstellen klicken

2. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus, wie bei jedem Gruppenprofil
3. Schalten Sie aggregierte Kontingentblöcke auf Ja
4. Wählen Sie einen Ratenplan oder Basisraten aus, der für alle Blöcke in der Gruppe gilt
5. Klicken Sie auf Speichern

Nach dem Speichern können Sie mit der Erstellung Ihrer Kontingentblöcke fortfahren. Alle neu erstellten Kontingentblöcke werden automatisch in die Aggregation aufgenommen.

Wie Aggregate-Kontingentblöcke funktionieren

Wenn aktiviert, verwaltet das PMS automatisch die Verbindung zwischen dem Aggregate-Kontingentblock und den regulären Kontingentblöcken. Es gibt mehrere Stellen, an denen du den Aggregate-Kontingentblock sehen und damit interagieren kannst:

• Einrichtung des Gruppenprofils – Beim Erstellen eines neuen Gruppenprofils sehen Sie die Option, Kontingentblöcke zusammenzufassen (Aggregate Allotment Blocks) zu aktivieren. Nach der Aktivierung erstellt das System automatisch einen zusammengefassten Kontingentblock, der mit dieser Gruppe verknüpft ist. Siehe So aktivieren Sie zusammengefasste Kontingentblöcke.
• Registerkarte Gruppenprofil – In dieser Registerkarte sehen Sie eine Bestätigung, dass zusammengefasste Kontingentblöcke aktiviert sind (angezeigt als „true“) sowie den ausgewählten Ratenplan oder das Paket für Reservierungen.
   

• Registerkarte Kontingentblöcke – In dieser Registerkarte sehen Sie:

  • Den zusammengefassten Kontingentblock (wird automatisch erstellt). Dieser Block kann nicht bearbeitet oder entfernt werden.
  • Reguläre Kontingentblöcke (manuell erstellt und weiterhin bearbeitbar).

  

• Kalender – Belegung und Verfügbarkeit spiegeln die Gesamtsummen aller Kontingentblöcke in der Gruppe wider, was die Überwachung des Gruppenbestands über mehrere Datumsangaben hinweg erleichtert. Siehe Kontingentblöcke im Kalender anzeigen.
• Registerkarte Pick-up – In dieser Registerkarte können Sie die Ergebnisse entweder nach dem zusammengefassten Kontingentblock oder nach einem der regulären, manuell erstellten Kontingentblöcke filtern.
  
  Wenn Sie den zusammengefassten Kontingentblock auswählen, zeigen die Pick-up-Zahlen die zusammengefassten gesperrten Zimmer und Reservierungen aller Blöcke in der Gruppe an. So erhalten Sie auf einen Blick eine vollständige Übersicht über Verfügbarkeit und Leistung.
  
  Sie können den Filter auch umschalten, um den Pick-up für jeden regulären Kontingentblock einzeln anzuzeigen, wenn Sie die Leistung oder Verfügbarkeit Block für Block verfolgen möchten. Siehe Pick-up des Kontingentblocks überprüfen.
  

• Reservierungserstellung – Wenn Sie eine neue Buchung starten, erscheint im Dropdown-Menü Kontingentblock immer der Aggregierte Kontingentblock, sofern das Gruppenprofil mit dieser Funktion aktiviert wurde.

  In diesem Beispiel hat die Gruppe Electricians Corp einen Aggregierten Kontingentblock und zwei reguläre (manuelle) Kontingentblöcke: „Electricians Corp Woche 1“ (1.–7. Oktober) und „Electricians Corp Woche 2“ (8.–14. Oktober).

  Bei der Reservierungsauswahl wählen Sie die gewünschten Check-in- und Check-out-Daten (z. B. 4.–12. Oktober), wählen den Aggregierten Kontingentblock aus dem Dropdown-Menü aus und klicken auf Suchen.
  

  Das PMS prüft die Verfügbarkeit über alle zugrunde liegenden Blöcke der Gruppe hinweg und ermöglicht Ihnen, eine durchgehende Reservierung zu erstellen. Anschließend können Sie mit den regulären Schritten zur Reservierungserstellung fortfahren.

  Selbst wenn die ausgewählten Aufenthaltsdaten vollständig innerhalb eines der regulären Blöcke liegen (zum Beispiel 1.–5. Oktober innerhalb von „Electricians Corp Woche 1“), erscheint die Option Aggregierter Kontingentblock weiterhin im Dropdown-Menü.
   

  Die Auswahl des aggregierten Blocks stellt sicher, dass das System die Nächte korrekt über die Blöcke verteilt, ohne dass manuelle Entscheidungen erforderlich sind.

Kontingentblöcke und Reservierungen aggregieren

Nachdem Sie eine Reservierung mit einem aggregierten Kontingentblock erstellt haben, erscheint die Buchung als eine durchgehende Reservierung. Das Personal muss die Nächte nicht aufteilen oder den Gast zwischen den Blöcken verschieben – das PMS weist jede Nacht automatisch dem richtigen zugrunde liegenden Block zu.

Das sehen Sie in der Reservierung:

• Ein Gruppeninformationsbanner oben, das den Namen des Gruppenprofils (z. B. Electricians Corp) und den ausgewählten Ratenplan/das Paket für das Aggregat anzeigt.
• Ein anklickbarer Link zum Gruppenprofil, der Sie direkt zum Gruppenprofil führt, um es schnell zu überprüfen oder zu bearbeiten.

Im Hintergrund (Beispiel):
Für einen Aufenthalt vom 4. bis 12. Oktober prüft das PMS alle Blöcke im Aggregat:

• Nächte, die in Woche 1 (4.–7. Okt.) fallen, werden diesem Block zugeordnet.
• Nächte, die in Woche 2 (8.–12. Okt.) fallen, werden diesem Block zugeordnet.
• Der Gast sieht nur eine Reservierung; das Personal sieht eine einzelne Buchung, die mit dem Aggregat verknüpft ist, mit korrekter nächtlicher Zuteilung im Hintergrund.

Dieser Ansatz sorgt für ein nahtloses Gästeerlebnis und reduziert den manuellen Aufwand für Ihr Team bei der Verwaltung komplexer Gruppenaufenthalte.

Wichtige Einschränkungen

• Kann nicht für bestehende Gruppenprofile aktiviert werden.
  Aggregierte Kontingentblöcke müssen beim Erstellen eines neuen Gruppenprofils aktiviert werden. Wenn die Gruppe bereits existiert, können Sie diese Option nicht nachträglich einschalten.
• Alle Blöcke innerhalb der Gruppe müssen denselben Ratenplan oder dieselben Basisraten verwenden.
  Dies gewährleistet Konsistenz bei Preisgestaltung und Verfügbarkeit. Wenn unterschiedliche Ratenpläne verwendet werden, erlaubt das System nicht, diese Blöcke zu einem einzigen Aggregat zusammenzufassen.
• Vor- und Nachtage werden nicht unterstützt.
  Reservierungen müssen strikt innerhalb der Datumsbereiche der Kontingentblöcke liegen. Zusätzliche Tage vor Beginn des ersten Blocks oder nach Ende des letzten Blocks können nicht über das Aggregat gebucht werden.
  
  Mehr zu Vor- und Nachtagen erfahren Sie in Gruppen-Kontingentblöcke Hauptaktionen (siehe die Hinweise zu „Vor- und Nachtagen“ in diesem Artikel).
• Funktioniert nur auf Zimmertyp-Ebene.
  Die Aggregation gilt für Zimmerkategorien (z. B. „Zweibettzimmer“ oder „Studio“), nicht für einzelne Zimmernummern. Sie können nicht garantieren, dass derselbe genaue Raum für den gesamten Aufenthalt reserviert wird, wenn mehrere Blöcke beteiligt sind.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Aggregate-Kontingentblöcke für ein bestehendes Gruppenprofil aktivieren?

Nein. Sie können nur bei der Erstellung eines neuen Gruppenprofils aktiviert werden.

Was passiert, wenn meine Kontingentblöcke unterschiedliche Ratenpläne verwenden?

Sie können nicht zu einem Aggregat zusammengefasst werden. Alle Blöcke in der Gruppe müssen denselben Ratenplan oder dieselben Basisraten verwenden.

Wie wirkt sich das auf die Pick-up-Zahlen aus?

Die Registerkarte Pickup zeigt die Gesamtsummen aller Blöcke an und gibt Ihnen so eine klare Übersicht über den aggregierten Bestand.

Kann ich meine regulären Kontingentblöcke weiterhin sehen und bearbeiten?

Ja. Sie können jeden regulären Kontingentblock erweitern oder bearbeiten. Der Aggregatblock selbst ist nur lesbar.