Sicherheitsleistungen im Reservierungsfolio verwalten (Manueller Prozess)

Eine Sicherheits-Anzahlung (Sicherheits-Kautionsbetrag) ist ein Betrag, der beim Check-in vom Gast eingezogen und nach dem Check-out zurückerstattet oder freigegeben wird, sofern keine Schäden festgestellt werden.

Diese Anleitung erklärt den manuellen Prozess zur Verwaltung von Sicherheitsanzahlungen im Cloudbeds PMS.

Für die automatisierte Einrichtung über die Buchungsmaschine siehe Automatisches Hinzufügen von Sicherheitsanzahlungen für Direktreservierungen.

Schritt 1 – Erstellen der Sicherheitsanzahlungs-Gebühr oder des Artikels

Sie können die Anzahlung als Gebühr konfigurieren, die manuell zum Folio hinzugefügt wird; wenn sie mit der Reservierungsquelle verknüpft ist, erscheint sie automatisch, wenn sie angewendet wird.

Um die Anzahlung zu erstellen,

1. Rufen Sie die Seite mit den Zahlungseinstellungen auf
2. Gehen Sie zu Steuern und Gebühren
3. Fügen Sie eine neue Gebühr hinzu als Sicherheitsanzahlung (oder Sicherheits-Kautionsbetrag)
4. Legen Sie sie als exklusive Gebühr pro Reservierung fest
5. Geben Sie den Betrag ein (z. B. 200 EUR)
   • In der Regel wird keine MwSt. angewendet.
6. Speichern

Schritt 2 – Hinzufügen der Anzahlung beim Check-in

Wenn der Gast beim Check-in ankommt (oder während des vorzeitigen Check-ins):

1. Öffnen Sie das Reservierungsfolio des Gastes
2. Klicken Sie auf Gebühr hinzufügen
3. Fügen Sie die Sicherheitsanzahlung hinzu
   • Der Standardbetrag wird angezeigt, kann aber bei Bedarf angepasst werden.

4. Verarbeiten Sie die Zahlung:
   1. Belasten → Erfassen Sie die Zahlung über Terminal, Kreditkarte oder Zahlungslink.
   2. (Optional) Einige Unterkünfte erstellen ein separates Folio zur Verwaltung der Anzahlungen.
5. Fügen Sie die Zahlung der Anzahlung hinzu

Der Anzahlungsbetrag und die Zahlung werden im Folio angezeigt.

Schritt 3 – Rückerstattung oder Annullierung der Anzahlung beim Check-out

Beim Check-out, wenn keine Schäden vorliegen:

1. Gehen Sie zum Gästefolio
2. Erstatten (wenn belastet) oder stornieren Sie die Anzahlungstransaktion
   • Wenn Sie Cloudbeds Payments verwenden: Wählen Sie die Transaktion aus → Erstatten.

Schritt 4 – Entfernen Sie die Anzahlung-Gebühr/den Artikel aus dem Folio (für Erstattungsfälle)

Nach der Erstattung einer Anzahlung wird im Saldo der erstattete Betrag angezeigt. Wenn Sie die Gebühr/den Artikel nicht stornieren, kann im Folio ein offener Saldo angezeigt werden.

1. Stornieren Sie die Anzahlung Gebühr/den Artikel aus dem Folio.
2. Bestätigen Sie, dass der Foliosaldo auf 0 zurückgesetzt wird.

Beispielablauf für die Anzahlung

1. Gast checkt ein → Anzahlung von 200 € wird dem Folio hinzugefügt.
2. Zahlung eingegangen.
3. Beim Check-out → Anzahlung erstattet/storniert.
4. Anzahlungsartikel/-gebühr entfernt → Foliosaldo = 0 €.