- Cloudbeds Payments ist unsere vollständig integrierte Zahlungslösung, die direkt in das Cloudbeds PMS eingebaut ist. Sie verarbeitet sowohl Transaktionen mit physischer Kartenpräsenz als auch ohne, sowie alternative Zahlungsmethoden und vereinfacht so Ihre Zahlungsabwicklung, indem separate Drittanbieterprozessoren überflüssig werden.
- Mit Cloudbeds Payments erhalten Sie Zugriff auf optimierte Berichte, die klare Einblicke in Ihr Zahlungsportfolio bieten und die Kontenabstimmung einfach und effizient gestalten.
- Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten verfügbaren Zahlungsberichte und zeigt Ihnen, wie Sie diese für eine schnelle und genaue Abstimmung mit Ihren Kontoauszügen nutzen können.
Wichtige Zahlungsberichte
- Zahlungsabwicklungsbericht / Transaktionen: Dieser Bericht listet jede verarbeitete Kreditkartentransaktion auf, einschließlich der zugehörigen Auszahlung (falls vorhanden).
- Auszahlungsbericht: Dieser Bericht konzentriert sich auf die Beträge, die auf Ihr Bankkonto eingezahlt wurden, einschließlich etwaiger Abzüge oder Gutschriften für Rückerstattungen, Rückbuchungen und Bewertungsgebühren. Verwenden Sie ihn, um verarbeitete Zahlungen und Gebühren mit Ihren tatsächlichen Bankeinzahlungen abzugleichen.
- Monatlicher Kontoauszug: Eine umfassende PDF-Übersicht aller Zahlungsaktivitäten eines Monats, einschließlich verarbeiteter Transaktionen, Gebühren, Auszahlungen und Anpassungen. Dieser Kontoauszug ist jeweils am 8. eines Monats verfügbar.
Wo Sie jeden Bericht finden
Sie können Ihre Zahlungsberichte an mehreren Stellen innerhalb von Cloudbeds abrufen:
- Berichte (Cloudbeds Insights): Navigieren Sie zu Zahlungen → Zahlungsabwicklungsbericht / Auszahlungsbericht.
- Zahlungsportal: Greifen Sie auf Übersicht / Transaktionen / Auszahlungen / Kontoauszüge zu.
- Klassische Berichte: Suchen Sie unter Zahlungsabwicklung / Auszahlungsbericht / Monatliche Kontoauszüge.
Klassische Berichte werden bald eingestellt.
Berichtsübersicht
| Bericht | Was er zeigt | Wofür er verwendet wird |
| Zahlungsabwicklungsbericht / Transaktionen | Jede Kartenbelastung plus zugehörige Auszahlungs-ID nach Abrechnung | Überblick darüber, was täglich erfasst wurde und welche Transaktionen ausgezahlt sind. |
| Auszahlungsbericht | Nur die eingezahlten Beträge, plus Rückerstattungen/Rückbuchungen und andere Anpassungen (netto) | Abgleich von Einzahlungen und Gebühren mit Ihrem Kontoauszug und dem Zahlungsabwicklungsbericht. |
| Monatlicher Kontoauszug | Übersicht aller Zahlungsaktivitäten (verarbeitete Zahlungen, Auszahlungen, Gebühren, Anpassungen) eines Monats | Überprüfung der von Cloudbeds angewandten Gesamtgebühren und Abzüge zur Einhaltung der Buchhaltung. |
Zahlungsabwicklungsbericht / Transaktionen
Der Zahlungsabwicklungsbericht (auch als Transaktionen im Zahlungsportal zugänglich) dient als Transaktions-Hauptbuch. Er verfolgt jede Gastzahlung vom Zeitpunkt der Erfassung bis zur endgültigen Abrechnung. Die Ansicht Transaktionen im Zahlungsportal bietet dieselben Daten mit einer verbesserten Benutzeroberfläche.
Für Kunden, die das Zahlungs-Gateway gewechselt haben, ist es hilfreich zu wissen, wie man diese im Bericht zur Zahlungsabwicklung unterscheidet. In der Spalte Zahlungs-Gateway suchen Sie nach folgenden Bezeichnungen:
- StripeConnectGateway: Dieses Label zeigt Transaktionen an, die über eine Stripe-Gateway-Verbindung verarbeitet wurden.
- StripePlatformGateway: Dieses Label zeigt Transaktionen an, die über Cloudbeds Payments verarbeitet wurden.
So lesen Sie den Bericht und was Sie daraus lernen können:
Dieser Bericht liefert detaillierte Informationen, die für das Verständnis einzelner Zahlungsflüsse entscheidend sind.
| Wichtige Spalten | Wie sie bei der Abrechnung helfen und was Sie daraus lernen können |
| Datum und Uhrzeit Zahlungszeitplan – Unterkunft, Datum und Uhrzeit Zahlungszeitplan – UTC | Bestätigt den genauen Zeitstempel der Belastung sowohl in Ihrer lokalen Zeit als auch in UTC, was beim Vergleich von Auszahlungen/Monatlichen Kontoauszügen und Bankeinzahlungen hilfreich ist. Wann wurde diese Zahlung ausgeführt? |
| Vollständiger Name des Hauptgasts, Reservierungsnummer, Check-in- / Check-out-Daten, Inventarobjekttyp | Verknüpft jede Zahlung mit der jeweiligen Reservierung, dem Hauskonto oder dem Gruppenkonto. Zu welcher Buchung gehört sie? |
| Zahlungsart, Zahlungsmethode, POS-Eingabemodus, Kartentyp, letzte 4 Ziffern der Karte, Ausstellungsland der Karte | Überprüft die korrekte Zahlungsmethode/Karte (nützlich für Rückbuchungsuntersuchungen) und hilft, zwischen Kartenpräsenz- und Kartenferntransaktionen zu unterscheiden (die unterschiedliche Gebühren haben können). Wie wurde der Gast belastet? |
| Übermittelter Zahlungsbetrag, erfasster Betrag, erstatteter Betrag, Zahlungsgebühr, Anpassung der Zahlungsgebühr, Gesamtzahlungsgebühr, Zahlungsnetto | Stimmt den Bruttobetrag, erfasste/erstattete Beträge, Gebühren und das erwartete Nettoauszahlungsergebnis ab. Wie viel Geld wurde tatsächlich bewegt? |
| Status des Zahlungs-Gateways, Fehlergrund des Zahlungs-Gateways, Transaktions-ID des Zahlungs-Gateways, Zahlungs-Gateway | Kennzeichnet Ablehnungen oder Fehler und zeigt den Fehlercode an, falls eine Zahlung nicht erfolgreich war. Wurde die Zahlung vom Gateway akzeptiert? |
| Auszahlungs-ID, Auszahlungsstatus, Auszahlungsdatum | Verbindet jede Transaktion mit einer bestimmten Auszahlung, sodass Sie einzelne Zahlungen mit Ihren Bankeinzahlungen abgleichen können. Ist das Geld bereits in einer Auszahlung enthalten? |
| Terminalbezeichnung | Hilfreich, wenn Sie mehrere Händler-IDs oder physische Terminals betreiben. Welches Terminal oder welche Händler-ID hat die Zahlung verarbeitet? |
Abgleich der Berichte zur Zahlungsabwicklung und Auszahlung
Um diese beiden Berichte abzugleichen, müssen Sie die Transaktionen mit den jeweiligen Auszahlungen verknüpfen:
- Filtern Sie den Bericht zur Zahlungsabwicklung nach Zahlungszeitplan-Datum (Unterkunft), Reservierungsnummer oder einem anderen relevanten Datensatz für den Zeitraum, den Sie abgleichen möchten.
- Die Spalte „Zahlungsnetto“ im Bericht zur Zahlungsabwicklung sollte mit dem Auszahlungsbetrag im entsprechenden Batch im Auszahlungsbericht übereinstimmen.
-
Verknüpfen Sie die Berichte mit diesen Schlüsselkennungen:
Bericht zur Zahlungsabwicklung Auszahlungsbericht Zahlungs-Kennung Link-Kennung Reservierungsnummer Bestandsobjekt-Kennung Auszahlungs-Kennung Auszahlungs-Kennung
Bericht zur Zahlungsabwicklung – Spaltenreferenz
| Spalte | Beschreibung |
| Datum und Uhrzeit der Zahlungsplanung – Unterkunft | Datum/Uhrzeit, zu der die Zahlung geplant ist (in der Zeitzone deiner Unterkunft) |
| Datum und Uhrzeit der Zahlungsplanung – UTC | Gleicher Zeitstempel wie oben, aber in koordinierter Weltzeit (UTC) |
| Vollständiger Name des Hauptgasts | Vor- und Nachname, die mit der Reservierung verknüpft sind |
| Check-in-Datum | Datum, an dem die Reservierung beginnt |
| Check-out-Datum | Datum, an dem die Reservierung endet |
| Reservierungsnummer | Eindeutige Kennung der Reservierung |
| Typ des Bestandsobjekts | Gibt an, ob es sich um eine Reservierung, ein Hauskonto oder ein Gruppenkonto handelt |
| Zahlungsart | Art der Transaktion (z. B. Verkauf, Rückerstattung, Auth-Capture) |
| Zahlungsmethode | Verwendete Methode (z. B. Kreditkarte, andere Zahlungsmethoden) |
| Kartentyp | Marke der Karte (z. B. Visa, Mastercard) |
| Letzte 4 Ziffern der Karte | Letzte 4 Ziffern der verwendeten Karte |
| Ländercode der ausstellenden Bank | Land der Bank, die die Karte ausgestellt hat |
| Erfasster Betrag | Der tatsächlich erfasste/abgebuchte Betrag |
| Übermittelter Zahlungsbetrag | Bruttobetrag, der vom Karteninhaber bezahlt wurde |
| Zahlungsgebühr | Die auf die Transaktion angewandte Bearbeitungsgebühr |
| Anpassung der Zahlungsgebühr | Jegliche Anpassungen der Bearbeitungsgebühr |
| Erstatteter Betrag | Der für diese Transaktion erstattete Betrag |
| Gesamte Zahlungsgebühr | Zahlungsgebühr + Anpassungen der Zahlungsgebühr |
| Zahlungsnetto | Der Nettobetrag, der nach Abzug der Gebühren ausgezahlt werden soll |
| Zahlungs-Gateway | Name des Zahlungs-Gateway-Prozessors |
| Transaktions-ID des Zahlungs-Gateways | Eindeutige Referenz-Kennung vom Zahlungs-Gateway |
| Status des Zahlungs-Gateways | Status der Transaktion im Gateway (z. B. Erfolg, fehlgeschlagen, abgelehnt) |
| Fehlergrund des Zahlungs-Gateways | Grund für den Fehler, falls vorhanden |
| Bezeichnung des Terminals | Name oder Bezeichnung des verwendeten Terminals (falls zutreffend) |
| POS-Eingabemodus | Wie die Karteninformationen erfasst wurden (z. B. durch Ziehen, Eingabe, Chip) |
| Auszahlungs-Kennung | Eindeutige Kennung für die Auszahlungsgruppe, zu der diese Zahlung gehört |
| Auszahlungsstatus | Status der Auszahlung (z. B. verarbeitet, ausstehend) |
| Auszahlungsdatum | Datum, an dem die Auszahlung verarbeitet wurde |
| Zahlungs-Kennung | Eindeutige Kennung für die einzelne Zahlung |
Auszahlungsbericht
Der Auszahlungsbericht enthält nur abgewickelte Beträge – also das, was tatsächlich auf Ihrem Bankkonto eingeht – zusammen mit Gebühren, Rückerstattungen, Rückbuchungen und anderen Anpassungen. Verwenden Sie diesen Bericht, um die eingezahlten Nettobeträge mit Ihrem Bankkonto abzugleichen.
Auszahlungsbericht – Spaltenreferenz
| Spalte | Beschreibung |
| Auszahlungs-ID | Eindeutige Kennung für jede Auszahlungsgruppe |
| Auszahlungsdatum | Datum, an dem die Auszahlung veranlasst wurde |
| Auszahlungsstatus | Status der Auszahlung (z. B. ausstehend, verarbeitet, fehlgeschlagen) |
| Bestandsobjekttyp | Reservierung, Unterkunft oder Gruppenkonto |
| Transaktions-ID | Gateway-Transaktionskennung |
| Transaktionsart | Art der in der Auszahlung enthaltenen Transaktion (z. B. Zahlung, Rückerstattung, Streitfall, Anpassung) |
| Transaktionsdatum | Zeitstempel der Transaktion |
| Verknüpfungs-ID | Referenz zur Zahlungs-ID im Datensatz der Zahlungsabwicklung |
| Kartentyp | Marke der Karte |
| Letzte 4 Ziffern der Karte | Letzte 4 Ziffern der Karte |
| Zahlungsmethode | Zahlungskanal/-instrument |
| Auszahlungsbetrag | Der Nettobetrag, der nach allen Gebühren und Anpassungen eingezahlt wurde |
| Zahlungsbetrag | Der Bruttobetrag der Zahlung vor Abzügen |
| Anpassungsart | Manuelle Anpassung, Rückbuchung, Gebührenerstattung usw. |
| Konto-ID | Zahlungskennung für die Unterkunft |
| Bestandsobjekt-Kennung | Kennung, die auf die Reservierung/Unterkunft/Gruppenkonto zurückverweist |
Abgleich der Auszahlungen mit Ihren Bankeinzahlungen
Schritt 1: Rohdaten abrufen
| Quelle (Cloudbeds-Konto) | Export | Häufigkeit |
| Berichte → Auszahlungsberichte V2 oder Zahlungen → Auszahlungen / Monatliche Kontoauszüge | Vollständiger Auszahlungsbericht (gefiltert auf den gewünschten Zeitraum) | Nach Bedarf |
| Bankportal / CSV | Anzahlungszeilen (Datum, Betrag, Referenz) | Sobald Anzahlungen eingehen |
| Berichte → Zahlungsabwicklung oder Zahlungsportal → Transaktionen | Zahlungs- und Rückerstattungsdetails (für detaillierte Einblicke in einzelne Transaktionen) | Nach Bedarf |
Schritt 2: Exportieren Sie den Auszahlungsbericht
Die exportierten Auszahlungsberichte sind bereits nach Auszahlungs-ID und Auszahlungsdatum gruppiert. Die Zusammenfassungszeile für jede Auszahlungs-ID/Datum/Charge sollte dem entsprechenden Bankanzahlungsbetrag entsprechen.
Schritt 3: Abgleich mit Bankanzahlungen
- Sortieren Sie sowohl Ihre exportierte Auszahlungsübersicht als auch Ihre Bank-CSV nach Datum und Betrag.
- Markieren Sie bei Eins-zu-eins-Übereinstimmungen diese mit einem ✅ in einer von Ihnen erstellten Spalte „Abgeglichen“.
- Wenn eine einzelne Auszahlung mehrere Bankgutschriften umfasst, markieren Sie alle zugehörigen Zeilen mit derselben Auszahlungs-ID.
| Auszahlungs-ID | Auszahlungsdatum | Auszahlungsbetrag | Bankreferenz | Bankbetrag | Status |
| po_1QcNnzCjnyQqh5UUaxUsqhT9 | 3. Mai 2025 | 7.456,22 | 20250503‑CLB | 7.456,22 | ✅ |
| po_124 | 4. Mai 2025 | 10.233,77 | - | - | ❌ untersuchen |
Schritt 4: Untersuchen Sie Abweichungen
- Wenn Sie Unstimmigkeiten finden, analysieren Sie die jeweilige Auszahlung mithilfe von Berichten, dem Zahlungsportal oder dem monatlichen Kontoauszug.
- Filtern Sie nach der spezifischen Auszahlungs-ID.
- Überprüfen Sie die Spalten Transaktionsart und Anpassungsart (z. B. Interchange-Kosten, Rückbuchungen, Gebührenerstattungen).
- Schnellprüfung: Summe Zahlungsbetrag minus Gebührenbetrag; das Ergebnis muss dem Auszahlungsbetrag entsprechen.
Schritt 5: Umgang mit Teilanzahlungen oder zeitlichen Abweichungen
| Szenario | Was zu tun ist |
| Anzahlung erfolgt einen Tag nach dem Auszahlungsdatum | Als Zeitabweichung markieren. Dies kann durch Zeitzonenunterschiede, Wochenenden oder Bankfeiertage verursacht werden. |
| Anzahlung geringer als Zahlungsbetrag | Überprüfen Sie die Spalte Anpassungstyp im Auszahlungsbericht oder Monatskontoauszug auf Abzüge. |
| Unerklärliche Abweichung | Verfolgen Sie jede Zahlungs-ID im Zahlungsabwicklungsbericht. Wenn Transaktionen fehlen oder doppelt vorhanden sind, eskalieren Sie an den Cloudbeds-Support. |
Verarbeitete Zahlungen vs. erhaltene Anzahlungen
Es ist üblich, dass die Summe der „Verarbeiteten Zahlungen“ eines Tages von den „Erhaltenen Anzahlungen“ auf Ihrem Bankkonto für denselben Zeitraum abweicht.
- „Verarbeitete Zahlungen“ zeigt jede erfolgreiche Kreditkartenzahlung, die Sie an diesem Tag vollständig erhalten haben.
- „Auszahlung“ zeigt das Geld, das tatsächlich auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist – dies ist der Betrag nach Abzug von Gebühren, Rückerstattungen und Rückbuchungen sowie gemäß den Abrechnungszeitplänen.
Aufgrund von Zeitunterschieden und Abzügen stimmen diese beiden Beträge fast nie genau überein.
Warum sie abweichen:
- Buchungsfrist: Transaktionen, die spät in der Nacht verarbeitet werden, können erst im Auszahlungsstapel des nächsten Tages abgerechnet werden.
- Abgezogene Gebühren: Bearbeitungs-, Rückerstattungs- und Rückbuchungsgebühren werden immer vor der endgültigen Einzahlung auf Ihr Bankkonto abgezogen.
- Rückerstattungen / Rückbuchungen: Negative Beträge aus Rückerstattungen oder Rückbuchungen werden vor der Einzahlung vom Bruttoauszahlungsbetrag abgezogen.
- Halten & Feiertage: Anfangsblockaden bei Auszahlungen (für neue Konten), Wochenenden und Bankfeiertage können den Zeitpunkt Ihrer Anzahlungen verschieben.
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.