Rechnungsstellung – FAQ

Du kannst deine Rechnungseinstellungen auf der Seite Rechnungsstellung anpassen und konfigurieren. Folge den Anweisungen hier: Rechnungsstellung – So richtest du sie ein

Nein. Um zu vermeiden, dass verschiedene Rechnungen mit derselben Nummer generiert werden, erlaubt das System nicht, die Rechnungsnummer zurückzusetzen, selbst wenn du die Reservierung aus dem System löschst.

Beispiel:

• Im Jahr 2019 wurde die Start-Indexnummer (Rechnungsnummer) auf „1“ konfiguriert, und seitdem wurden 2163 Rechnungen generiert.
• Im folgenden Jahr, 2020, möchtest du die Indexnummer erneut auf „1“ zurücksetzen.

Ergebnis: Die Rechnungsnummer wird fortlaufend sein, sie beginnt nicht wieder bei 1, sondern setzt sich mit 2164 fort.

Workaround:

Ein neues Geschäftsjahr kann mit der Option Präfix oder Suffix markiert werden.

Verwende den Abschnitt Präfix oder Suffix, um das Jahr anzugeben.

Die erste Rechnung, die 2020 generiert wird, sieht dann so aus: 2020 - 2164 oder 2164-2020, und die zweite wird 2020 - 2165 oder 2165-2020 sein.

Mit Erweiterter Rechnungsstellung kannst du für jeden Gast in der Reservierung separate Rechnungen erstellen. Die Rechnung zeigt den Namen des Gasts an, dem sie in Rechnung gestellt wird. Folge der Schritt-für-Schritt-Anleitung hier: Rechnungsstellung – So generierst und lädst du Rechnungen aus Reservierungen herunter

Wenn du eine frühere Version der Rechnungsstellung verwendest, wird bei der Erstellung einer Rechnung für jeden Gast immer der Hauptgast oben auf der Rechnung angezeigt, aber die Details der Transaktionen enthalten den jeweiligen Gast, dem sie zugewiesen sind. Erfahre mehr: Rechnungsstellung – Kann ich für jeden Gast eine Rechnung erstellen?

Siehe diesen Artikel für detaillierte Anweisungen: Wie sende ich eine Rechnung per E-Mail?

Reservierungsdetails

Öffnen Sie die Rechnung innerhalb einer Reservierung, in der sie generiert wurde, indem Sie auf die Reservierungsdetails zugreifen.

1. Klicken Sie auf Dokumente.
2. Gehen Sie zu Rechnungen.
3. Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Rechnung zu öffnen. Sie können sie herunterladen und ausdrucken.

Rechnungsbericht

Sie können die Rechnung(en) auch auf der Seite Rechnungsbericht suchen.

1. Klicken Sie auf Menü
2. Gehen Sie zu Finanzberichte
3. Wählen Sie Rechnungsbericht
4. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.
5. Wählen Sie Rechnung öffnen.

6. Anschließend können Sie die Rechnung herunterladen/ausdrucken

Problem: Sie haben auf eine Rechnung geklickt, und die Datei wurde im Browser als leeres Dokument heruntergeladen.

Mögliche Lösungen:

1. Es wird empfohlen, Cloudbeds zur Liste der sicheren Websites in der McAfee-Erweiterung (falls verwendet) oder anderen Sicherheitserweiterungen hinzuzufügen.
2. Deaktivieren Sie die McAfee-Erweiterung in Chrome, wenn sie derzeit nicht verwendet wird.
3. Aktivieren Sie die Funktion PDF-Dateien herunterladen, anstatt sie automatisch zu öffnen in Chrome.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie auf Ihrem Computer Chrome.
• Klicken Sie oben rechts auf Weitere Einstellungen
• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Erweitert
• Unter Datenschutz und Sicherheit klicken Sie auf Website-Einstellungen
• Ganz unten klicken Sie auf PDF-Dokumente
• Aktivieren Sie PDF-Dateien herunterladen, anstatt sie automatisch in Chrome zu öffnen

Szenario:

• Sie haben eine Reservierung auf den Namen des Gasts Jada Smith
• Sie haben eine Transaktion im Folio des Gasts verbucht
• Der Name bei den zuvor verbuchten Transaktionen wird weiterhin als Jada Smith angezeigt

Später müssen Sie den Namen des Gasts auf Will Smith ändern

• Auch wenn der Name des Gasts auf Will Smith geändert wurde, gehört die zuvor verbuchte Transaktion bei der Erstellung einer weiteren Rechnung weiterhin zu Jada Smith
• Warum? Die Rechnung zeigt immer die Informationen aus dem Folio an und nicht die Daten der Reservierung

Falls ausstehende Transaktionen vorhanden sind, werden diese mit dem aktuellen Gastnamen verbucht (in diesem Fall Will Smith).

Dies ist ein erwartetes Systemverhalten. Bitte prüfen Sie den folgenden Workaround:

Als Workaround müssen Sie die Rechnung auf Ihren Computer herunterladen und mit einer PDF-zu-Doc-Konverter-App, die Sie online finden, von PDF in Doc umwandeln. Sobald die Datei konvertiert ist, können Sie den Namen manuell im Doc bearbeiten.

Wenn die Rechnung PII (sensible und personenbezogene Daten) enthält, darf ein Benutzer ohne Berechtigung zum Anzeigen von PII die Rechnung nicht sehen. Die folgende Warnmeldung wird angezeigt:

Um generierte Rechnungen mit PII ansehen zu können, bitten Sie den Inhaber der Unterkunft, auf die Seite Rollen des Cloudbeds-PMS-Benutzers zuzugreifen und die gewünschten Berechtigungen im PII-Bereich wie unten gezeigt zu aktualisieren:

Derzeit werden in der Funktion Rechnungsstellung folgende Sprachen unterstützt:

• Englisch
• Portugiesisch
• Spanisch
• Russisch
• Ukrainisch
• Italienisch
• Deutsch
• Französisch
• Estnisch
• Polnisch
• Niederländisch
• Finnisch
• Griechisch
• Japanisch
• Thailändisch
• Chinesisch
• Hebräisch
• Koreanisch
• Schwedisch
• Norwegisch
• Litauisch
• Vietnamesisch
• Ungarisch
• Slowakisch
• Tschechisch
• Rumänisch

Die in Cloudbeds generierten Rechnungen sind keine „elektronischen Rechnungen“. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, die Rechnungsdaten zu exportieren; Sie können nur Transaktionen exportieren. So funktioniert auch die aktuelle Integration mit Buchhaltungssoftware.

Nein, die Nutzung der API ist eine Methode, um Daten von MFD in jede Software zu übertragen, aber die API ist keine alternative Möglichkeit zur Erstellung elektronischer Rechnungen.

Sie müssen möglicherweise einen Entwickler beauftragen, um Ihr eigenes System zur Erstellung elektronischer Rechnungen zu entwickeln und die Cloudbeds-PMS-API zu nutzen, um Informationen über die Transaktionen zu sammeln. Es ist jedoch wichtig, dass Sie unsere API-Dokumentation lesen, bevor Sie beginnen, und sicherstellen, dass die über die API verfügbaren Informationen ausreichen.

Sie müssen die offiziellen Rechnungen außerhalb von Cloudbeds PMS mit einem Produkt Ihrer Wahl erstellen, das den lokalen Vorschriften entspricht.

Advanced Invoicing ist eine erweiterte Version der bestehenden Funktion Rechnungsstellung. Sie bietet neue Funktionen, die die vorherige Rechnungsstellungsfunktion nicht hatte, wie das Annullieren einer Rechnung und das Erstellen einer Gutschrift. Weitere Vorteile findest du hier: Rechnungsstellung – Alles, was Sie wissen müssen

Advanced Invoicing ist im Cloudbeds Premier- und Cloudbeds Enterprise-Tarif enthalten und auch als kostenpflichtige Zusatzleistung verfügbar.

Um deinen aktuellen Cloudbeds-Tarif zu prüfen, folge den Anweisungen in diesem Artikel: Wie kann ich meinen aktuellen Cloudbeds-Tarif prüfen?

Das Advanced Invoicing ist im Gruppenmodul noch nicht verfügbar. Der folgende Artikel erklärt, wie die Rechnungsstellung im Gruppenmodul funktioniert: Gruppen – Rechnungsstellung

Mit Advanced Invoicing kann jede Transaktion nur einmal in Rechnung gestellt werden – dies verhindert doppelte Rechnungen.

Wenn du in den Rechnungseinstellungen ausgewählt hast, die Rechnung Beim Check-out zu erstellen, generiert das System bei jeder Änderung des Reservierungsstatus auf Check-out eine neue Rechnung, sofern es Transaktionen gibt, die zuvor noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Andernfalls wird keine neue Rechnung erstellt.

Nein. Wenn du die Rechnung annullierst, ändert sich der Status auf Annulliert, aber die Seriennummer bleibt erhalten. Die nächste generierte Rechnung erhält die fortlaufende Nummer.