Verwaltung von Anzahlungen für Ihre Unterkunft

• Viele Hoteliers verlangen Anzahlungen. Daher müssen sie möglicherweise zu jedem Zeitpunkt eine Liste der geleisteten Anzahlungen erstellen, um ihre Berichte zu überprüfen. Beachten Sie, dass Anzahlungen die Differenz zwischen Umsatz und Zahlungen im Bericht „Täglicher Umsatz“ verursachen können (was zu hohen Gesamt- und Hauptbuchzahlen führen kann).
• Dieser Artikel erklärt, wie Sie den Bericht Hauptbuch Zahlungen verwenden, um eine Liste der an einem bestimmten Tag oder in einem bestimmten Zeitraum verbuchten Anzahlungen zu erstellen.

Der Bericht Hauptbuch Zahlungen ist ein ideales Werkzeug, um Anzahlungen zu verfolgen, egal ob für zukünftige oder vergangene Reservierungen:

1. Anzahlungen für einen bestimmten Tag prüfen:

• Erstellen Sie eine Liste der an diesem Tag verbuchten Zahlungen.
• Beziehen Sie nur Zahlungen von Gästen ein, die am folgenden Tag oder später anreisen.

2. Anzahlungen über einen Zeitraum prüfen:

• Erstellen Sie den Bericht Hauptbuch Zahlungen für den gewünschten Zeitraum.
• Exportieren Sie die Daten in eine Tabellenkalkulation.
• Filtern Sie alle Nicht-Anzahlungen heraus, um einen klaren Überblick über die Anzahlungen zu erhalten.

Mit diesen Schritten können Sie Anzahlungen einfach verwalten und überprüfen, sodass Ihre Finanzberichte genau bleiben.

1. Liste der an einem bestimmten Tag verbuchten Anzahlungen erstellen

Rufen Sie den Bericht Hauptbuch Zahlungen auf und wenden Sie folgende Filter an:

1. Zahlungsart: Alle auswählen
2. Wählen Sie das gewünschte Zahlungsdatum aus (z. B. den 1. November)
3. Keine zugehörigen Transaktionen sollte im Dropdown-Menü ausgewählt sein
4. Wählen Sie den Zeitraum für den Check-in: Er sollte vom zweiten Tag nach dem ersten Zahlungsdatum bis zu einem beliebigen Tag weit in der Zukunft reichen (z. B. vom 2. November bis zu einem Datum in 2 Jahren)
5. Typ: Nur Reservierungen auswählen
6. Filter anwenden
7. Bericht exportieren als Excel-Datei (falls benötigt).

Sie erhalten eine Liste der am ausgewählten Tag (1. November) verbuchten Zahlungstransaktionen für Reservierungen mit zukünftigem Check-in. Der Bericht ist fertig und Sie können die Endsumme einsehen.

2. Liste der über einen Zeitraum verbuchten Anzahlungen erstellen

Wenn Sie an einem Zahlungszeitraum interessiert sind (z. B. der gesamte November), müssen Sie den Bericht Hauptbuch Zahlungen ähnlich erstellen, die Datei exportieren und in der Tabellenkalkulation weiterarbeiten. Rufen Sie den Bericht Hauptbuch Zahlungen auf und wenden Sie folgende Filter an:

1. Zahlungsart: Alle auswählen
2. Wählen Sie den gewünschten Zahlungszeitraum aus (z. B. den gesamten November)
3. Keine zugehörigen Transaktionen sollte im Dropdown-Menü ausgewählt sein
4. Wählen Sie den Zeitraum für den Check-in: Er sollte vom zweiten Tag nach dem ersten Zahlungsdatum bis zu einem beliebigen Tag weit in der Zukunft reichen (z. B. vom 2. November bis zu einem Datum in 2 Jahren)
5. Typ: Nur Reservierungen auswählen
6. Filter anwenden
7. Bericht exportieren als Excel-Datei.

Daten in Google Sheets verfeinern

Nachdem Sie den Bericht exportiert haben, gehen Sie wie folgt vor, um Nicht-Vorauszahlungen zu identifizieren und zu entfernen:

1. Öffnen Sie die Excel-Datei in Google Sheets.
2. Fixieren Sie die erste Zeile für eine einfache Navigation.
   • Gehen Sie zu Ansicht > Fixieren > 1 Zeile.
3. Formatieren Sie die Datums-Spalten für einen besseren Vergleich.
   • Wählen Sie die Spalten B (Datum/Uhrzeit), I (Check-in-Datum) und J (Check-out-Datum) aus.
   • Gehen Sie zu Format > Zahl > Datum.
4. Fügen Sie eine neue Spalte (Spalte P) am Ende des Sheets hinzu.
5. Wenden Sie die "WENN-Formel" an, um Nicht-Vorauszahlungen zu markieren.
   • Geben Sie in P1 folgende Formel ein:
     =ARRAYFORMEL(WENN(I:I<=B:B;"N/A";"VORAUSZAHLUNG")).
   • Diese Formel markiert Transaktionen, bei denen das Check-in-Datum gleich oder früher als das Zahlungsdatum ist, mit "N/A" (Nicht-Vorauszahlung) und alle anderen als "Vorauszahlung".

Erklärung der Formel:

• ARRAYFORMEL: Stellt sicher, dass die Formel auf die gesamte Spalte angewendet wird.
• I:I<=B:B: Vergleicht das Check-in-Datum mit dem Zahlungsdatum.
• "N/A";"VORAUSZAHLUNG": Kennzeichnet Transaktionen als "N/A" (Nicht-Vorauszahlung) oder "VORAUSZAHLUNG". Sie können diese Bezeichnungen nach Wunsch anpassen, sie müssen jedoch in Anführungszeichen stehen.

Filtern und Entfernen von Nicht-Vorauszahlungen:

6. Wenden Sie einen Filter auf die neue Spalte (Spalte P) an. Wählen Sie Spalte P aus und klicken Sie auf das Filtersymbol.

7. Filtern Sie die Vorauszahlungen heraus. Klicken Sie auf das Filtersymbol, entfernen Sie das Häkchen bei "VORAUSZAHLUNG" im Dropdown-Menü und wenden Sie den Filter an. Es bleiben nur die "N/A"-Transaktionen übrig.

8. Wählen Sie alle "N/A"-Zeilen aus und löschen Sie diese.

9. Entfernen Sie den Filter, sobald Sie fertig sind. Klicken Sie auf das Filtersymbol und deaktivieren Sie den Filter.

Nun haben Sie eine Liste mit nur den Vorauszahlungs-Transaktionen.

Gesamtsumme neu berechnen:

• Wählen Sie die erste und letzte Zelle der Spalte mit den Zahlungsbeträgen aus und wenden Sie die Summenformel an.
• Beispiel: =SUMME(O2:O279).
• Passen Sie den Zellbereich je nach Anzahl der Zeilen in Ihrem Sheet an.

Jetzt haben Sie eine genaue Gesamtsumme der Vorauszahlungen für den gewünschten Zeitraum!