Dieser Artikel zeigt wie Sie die Kreditkarte des Gastes über eines der unterstützten Zahlungs-Gateways im Cloudbeds PMS belasten können.
Übersicht
Die Zahlungsabwicklung, die im Cloudbeds PMS aktiviert ist, automatisiert Zahlungstransaktionen zwischen Ihnen und dem Gast. Sie ermöglicht es Ihnen, Kreditkartentransaktionen im Namen des Händlers über sichere Internetverbindungen zu verarbeiten, zu verifizieren und zu akzeptieren oder abzulehnen.
Die Zahlungsabwicklung über das Cloudbeds PMS ist nur für Kunden verfügbar, die Zahlungsabwicklung aktiviert und korrekt verbunden haben.
- Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Zahlungsabwicklung-Funktion zu erfahren, oder gehen Sie zu diesem Artikel, um zu lernen, wie Sie eine Zahlung als Datensatz zu einer Reservierung hinzufügen können, ohne sie zu verarbeiten.
Zahlungen über das Zahlungs-Gateway verarbeiten
- Suche die Reservierung und klicke auf Folio.
- Öffne ein Folio, dem du eine Zahlung hinzufügen möchtest.
- Klicken Sie auf +Hinzufügen und wählen Sie Zahlung aus.
- Wählen Sie aus, welchem Gast Sie die Zahlung zuweisen möchten.
- Wählen Sie aus, welchem Folio die Zahlung hinzugefügt werden soll.
- Geben Sie den Zahlungsbetrag ein (standardmäßig ist dies der offene Saldo, aber Sie können den Betrag bearbeiten).
-
Wählen Sie den Zahlungstyp > Kreditkarte
- Sie können entweder Kreditkarte x(letzte 4 Ziffern der Karte) auswählen – falls die Kartendaten bereits auf der Registerkarte Kreditkarte hinterlegt sind,
- oder wählen Sie + Neue Kreditkarte hinzufügen und geben Sie eine neue Kreditkarte ein (Schritt 9 unten).
Wenn Sie Cloudbeds Payments als Zahlungsabwicklungsfunktion nutzen, haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen Zahlungslink zu senden, um die Zahlung einzusammeln. Mehr erfahren: Cloudbeds Payments – So senden Sie einen Zahlungslink (Pay-by-Link)
- Wählen Sie aus, wie die Zahlung verarbeitet werden soll.
- Belasten: verarbeitet die Zahlung sofort über das Zahlungs-Gateway von der Karte des Gasts.
- Vorautorisieren: reserviert einen Betrag auf der Karte des Gasts, der später auf der Registerkarte Kreditkarte belastet werden kann.
-
Vorherige Zahlung erfassen (nicht belasten): fügt dem Folio einen Zahlungsdatensatz hinzu, ohne eine Zahlung über das Gateway zu verarbeiten. Nützlich, wenn die Zahlung bereits über ein externes System abgewickelt wurde.
- Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird beim Klicken auf die Schaltfläche Weiter das aktuelle Datum und die Uhrzeit für die Transaktion verbucht. Sie können es deaktivieren, wenn Sie eine Transaktion für die Vergangenheit hinzufügen.
- Kreditkartendaten eingeben und speichern: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie eine Karte belasten, deren Daten noch nicht im System hinterlegt sind.
- Gib die Kartendaten ein (wenn du zuvor in Schritt 7 ausgewählt hast, eine neue Karte hinzuzufügen).
- Gib Notizen ein.
- Du kannst die Zahlung einem bestimmten Einnahmenposten oder einer Rechnung zuordnen, wenn du diese Funktion aktiviert hast. Dadurch kannst du unmittelbar nach der Zahlungsabwicklung eine zugeordnete Quittung erstellen. Mehr erfahren: Leitfaden zu Quittungen und Zahlungszuordnung: Leitfaden zu Quittungen und Zahlungszuordnung
- Klicken Sie auf Weiter.
Hinweis:
- Das Datum der verarbeiteten Zahlung kann nur das aktuelle Datum sein und darf weder in der Vergangenheit noch in der Zukunft liegen, selbst wenn die Option Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen deaktiviert ist (diese Option setzt das Transaktionsdatum auf heute, aber das Deaktivieren bedeutet nicht, dass du eine Zahlung für ein zukünftiges oder vergangenes Datum verarbeiten kannst).
- Diese Funktionalität funktioniert nicht bei Barzahlungen.
So sieht es im Folio aus
Die verarbeitete Zahlung wird im Folio angezeigt. Das Feld Typ zeigt an, dass die Zahlung über das Gateway verarbeitet wurde. Es erscheint ein Zahnrad-Symbol mit der Option, die Zahlung über das Gateway zu erstatten:
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Rückerstattung in unserem System funktioniert, besuchen Sie diesen Artikel.
Erstellung von Quittungen und Zahlungszuordnung
Sobald eine Zahlung erfolgreich über das Gateway verarbeitet wurde, kannst du eine Quittung als offiziellen Zahlungsnachweis für deinen Gast erstellen.
Cloudbeds unterstützt zwei Arten von Quittungen:
-
Einfache Quittungen: Bestätigen, dass eine Zahlung eingegangen ist, ohne sie mit bestimmten Posten zu verknüpfen.
-
Zugeordnete Quittungen: Ordnen die Zahlung bestimmten Folio-Posten zu (z. B. Zimmerumsatz oder Steuern), um eine klare Buchhaltung zu gewährleisten und Doppelabrechnungen zu vermeiden.
⚠️ Um die erweiterte Funktion Zugeordnete Quittungen zu nutzen, musst du zuerst die Zahlungszuordnung in deinen Systemeinstellungen aktivieren.
Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie diese Einstellungen aktivieren und Dokumente für Ihre Gäste erstellen, lesen Sie bitte unseren speziellen Artikel: Quittungen- und Zahlungszuordnungs-Anleitung.
- Gehen Sie zu Reservierung und klicken Sie auf Kreditkarten.
- Klicken Sie auf +Karte hinzufügen.
Wenn Sie die Kartendaten bereits eingegeben haben oder die Reservierung mit Kreditkartendaten importiert wurde, wählen Sie einfach die Kreditkarte aus und fahren Sie mit Schritt 4 fort.
-
Geben Sie die Kreditkartendaten ein und speichern Sie.
- Markieren Sie die Karte als aktiv, um sie verarbeiten zu können
- Wählen Sie einen Kartentyp aus
- Geben Sie den Namen des Karteninhabers ein
- Geben Sie die Kartennummer ein
- Wählen Sie das Ablaufdatum aus
- Geben Sie bei Bedarf den CVV ein
Klicken Sie links auf die Karte und dann auf den blauen Autorisieren-Button.
- Geben Sie den Betrag ein, der auf der Karte des Gastes autorisiert (reserviert) werden soll, und klicken Sie dann auf Autorisieren.
Jetzt können Sie:
- einen weiteren Betrag autorisieren.
- den gesamten autorisierten Betrag erfassen – wählen Sie diese Option, um eine Zahlung hinzuzufügen (die Kreditkarte des Gastes belasten).
- die Autorisierung stornieren.
Mehr zur Autorisierung erfahren Sie hier: Wie Sie eine Karte mit der Funktion Zahlungs-Gateway autorisieren
Wenn Erfassen ausgewählt ist, können Sie den zu belastenden Betrag eingeben (standardmäßig ist dies der autorisierte Betrag).
Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Sie die Zahlung einem bestimmten Einnahmenposten zuteilen. Mehr zur Zahlungszuordnung finden Sie in unserer Wissensdatenbank: Zahlungszuordnung
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