Cloudbeds Reservierungsimport-Service – Alles, was Sie wissen müssen

Falls von deinem vorherigen System oder einer Datei bereitgestellt, können wir Folgendes extrahieren und importieren:

• Hauptname (Vor- und Nachname)
• E-Mail-Adresse: Wenn nicht angegeben oder falsch, wird eine „fiktive“ E-Mail-Adresse generiert, damit die Reservierungen importiert werden können.
• Land: Wenn nicht angegeben, wird basierend auf dem Land der Unterkunft ein Standardland generiert.
• Telefonnummer
• Adresse
• Stadt
• Bundesland
• Postleitzahl
• Anreisedatum
• Abreisedatum
• Buchungsdatum
  • Ist dieses nicht verfügbar, wird für vergangene Reservierungen das Check-in-Datum als Buchungsdatum verwendet, für zukünftige Reservierungen das Datum des Importtages.
• Anzahl der Zimmer
• Anzahl der Erwachsenen und Kinder
• Gesamtbetrag der Reservierung
  • Reservierungen werden mit dem Gesamtbetrag importiert, der gleichmäßig auf die Tage verteilt wird. Wenn Sie Reservierungen mit unterschiedlichen Tagespreisen bearbeiten, muss der offene Saldo entsprechend angepasst werden.
• Zimmertyp:
  • Reservierungen werden dem korrekten Zimmertyp zugeordnet, und falls verfügbar, wird das genaue Zimmer zugeteilt.
  • Falls die Zuteilung nicht verfügbar ist, sind Zimmertyp und Belegung dennoch korrekt, und die Reservierungen können manuell oder automatisch zugewiesen werden.
• Reservierungsquelle: Woher die Reservierung stammt (OTAs, Website usw.)
  • Für OTAs wird, wenn eindeutig angegeben, als „Hotel Collect“ oder Channel Collect importiert. Andernfalls erfolgt standardmäßig der Import als Hotel Collect.
  • Wenn eine der Quellen nicht im Cloudbeds PMS erstellt wurde, verwenden wir „Website / Buchungsmaschine“ als Standardquelle.
• Drittanbieter-Reservierungs-ID: Wenn nicht angegeben, bleibt dieses Feld leer. Dies kann Probleme verursachen:
  • OTAs können Änderungen an einer bestimmten Reservierung senden. Wenn die OTA-Reservierungsnummer nicht enthalten ist, kann eine neue Reservierung erstellt werden, was zu Duplikaten führt, oder je nach OTA werden keine Updates empfangen. Das bedeutet, dass Änderungen auf der OTA-Seite manuell angepasst werden müssen.
• Status: Reservierungen werden als Bestätigung ausstehend importiert, damit die Unterkunft die Informationen prüfen und bestätigen kann.
  • Sowohl Bestätigung ausstehend als auch bestätigte Reservierungen sind gültig und wirken sich gleichermaßen auf die Verfügbarkeit aus. Es handelt sich lediglich um eine visuelle Markierung, die der Unterkunft hilft, Reservierungen zu identifizieren, die vor der Bestätigung überprüft werden müssen.
  • Reservierungen mit Check-in werden ebenfalls als Bestätigung ausstehend importiert, da das System keine Reservierungen in diesem Status importieren lässt.
• Notizen: Alle als „Notizen“ aus der Quelle bereitgestellten Informationen werden in die Notizen der Reservierung übernommen. Auch relevante Informationen, die nicht in ein bestimmtes Feld importiert werden können, werden hier hinzugefügt.
  
  • Einige PMS bieten mehrere Stellen zum Speichern von Notizen, aber nicht alle Notizen werden exportiert. In diesem Fall können nur die bereitgestellten automatisch hinzugefügt werden.
• Zahlungen
  • Wenn vom Ursprung bereitgestellt, werden die Zahlungen den Reservierungen hinzugefügt.
  • Zahlungsarten: Wenn die Zahlungsart eindeutig identifiziert ist, wird sie der Reservierung hinzugefügt.
  • Zahlungsdatum: Wenn das Zahlungsdatum eindeutig identifiziert ist, wird es korrekt hinzugefügt. Andernfalls importiert das System es unter Verwendung des Buchungsdatums ODER des Anreisedatums (für Reservierungen im Haus).
• Verkauftes Produkt: Wir können den Gesamtbetrag für die innerhalb jeder Reservierung verkauften Produkte importieren, falls verfügbar. Außerdem können wir den Artikelnamen, die Menge und das Zahlungsdatum importieren.
• Gruppen: Wenn eine Gruppe von mehreren Reservierungen Teil einer bestehenden Gruppe ist und die Informationen verfügbar sind, kann diese mit dem Gruppennamen in Ihrem Gruppenmodul bei Cloudbeds verknüpft werden.

Alle Informationen, die nicht automatisch importiert werden, können vom Establishment nach dem Import manuell hinzugefügt werden. Das Buchungsdatum kann nicht bearbeitet werden.

• Alle Informationen, die nicht vom Ursprung bereitgestellt werden. Beispiel: Einige PMS haben Felder für Notizen, diese werden jedoch nicht in der Reservierungsdatei exportiert.
• Kreditkartendaten: Kreditkartendaten sind normalerweise verschlüsselt und werden nicht zusammen mit den Reservierungsdateien exportiert. Aus Sicherheitsgründen sind diese Informationen in der Regel nicht in großen Mengen zugänglich.
• Benutzerdefinierte Felder, selbst wenn sie im Cloudbeds PMS erstellt wurden. Wir können diese Informationen jedoch in die Reservierungsnotizen aufnehmen.
• Alle zusätzlichen Gebühren, die nicht mit den Zimmerraten zusammenhängen, sofern verfügbar. Wir stellen Ihnen eine Liste der Reservierungen zur Verfügung, die entsprechend angepasst werden müssen. Wir können diesen zusätzlichen Betrag auch in die Reservierungsnotizen einfügen.

• Wenn die Reservierung ohne die Reservierungs-ID der Drittpartei importiert wurde, kann Cloudbeds diese nicht zuordnen und die importierte Reservierung nicht aktualisieren. Wahrscheinlich wird Cloudbeds PMS eine neue Reservierung mit den neuen Informationen anlegen. Behalten Sie diese Reservierungen im Auge, nur für den Fall.
• Wenn Sie eine Änderung/Stornierung von einem OTA-Konto erhalten, das nicht mit Cloudbeds PMS verbunden ist, wird diese nicht empfangen. In diesem Fall sollten Sie die Reservierungen manuell im Cloudbeds PMS suchen und die notwendigen Anpassungen vornehmen.