Dieser Artikel erklärt, wie Sie Finanzinformationen aus dem Cloudbeds PMS exportieren und in Ihr Quickbooks-Konto importieren.
Beachten Sie, dass Quickbooks eigene Preise für die Registrierung eines Kontos hat. Wenden Sie sich an das Support-Team von Quickbooks, um weitere Details zu erfahren.
Schritt 1: Exportieren von Transaktionen aus dem Cloudbeds PMS
Sobald Sie sich in Ihrem Cloudbeds-PMS-Konto angemeldet haben:
- Klicken Sie im Hauptmenü
, auf Berichte
- Geben Sie in der Suchleiste Berichte durchsuchen den Begriff Zahlungs-Hauptbuch ein (oder scrollen Sie zum Abschnitt Finanzen)
- Klicken Sie auf den Zahlungs-Hauptbuch-Bericht (der Bericht öffnet sich in einem neuen Tab)
- Wählen Sie die Zahlungsart(en) aus, die Sie exportieren möchten
- Wählen Sie das Zahlungsdatum-Intervall aus
- Wenn Sie keine Verknüpften Transaktionen exportieren möchten, entfernen Sie alle Optionen aus diesem Menü.
- Wählen Sie den Reservierungsstatus aus (in diesem Beispiel werden Stornierte und No-Show-Reservierungen nicht berücksichtigt).
- Klicken Sie auf Anwenden, um den Bericht zu erstellen
- Klicken Sie anschließend auf Exportieren nach -> Excel
Sie können die Transaktionen gerne nach Ihren Bedürfnissen filtern.
Die als „annulliert“ markierten Transaktionen (im Bericht rot dargestellt) werden in Ihrem Quickbooks-Konto unter der Spalte Ausgaben angezeigt.
Schritt 2 – Anpassung der Excel-Tabelle
Bevor Sie die Datei importieren, stellen Sie sicher, dass alle untenstehenden Anforderungen erfüllt sind.
Zunächst müssen Sie das Datum vom Uhrzeit-Feld trennen; andernfalls akzeptiert Quickbooks die Datei nicht:
- Löschen Sie die Zeile „GESAMTSUMME“ am unteren Rand der Tabelle
- Fügen Sie eine neue Spalte hinzu
- Markieren Sie alle Daten aus der Spalte „Datum/Uhrzeit“
Beachten Sie, dass zusammengeführte Zellen nicht akzeptiert werden
- Klicken Sie im Excel-Menü auf Daten → Text in Spalten
- Wählen Sie Feste Breite und klicken Sie auf Weiter
- Klicken Sie erneut auf Weiter
- Wählen Sie die Option Datum und dann TAG MONAT JAHR (DMY)
Klicken Sie auf Fertig stellen
Jetzt liegen die Daten in getrennten Spalten vor. Benenne diese als „Datum“ und „Uhrzeit“, wie unten gezeigt.
Schritt 3 – Speichern Sie die Excel-Tabelle
Ihre Tabelle ist jetzt bereit zum Importieren. Speichern Sie sie als CSV (durch Kommas getrennt).
Schritt 4 – Import in Quickbooks
Melden Sie sich bei Ihrem Quickbooks-Konto an:
- Gehen Sie zur Registerkarte Banking
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktualisieren die Option Datei hochladen aus
- Klicken Sie auf Durchsuchen und laden Sie die korrekte Datei hoch
Hinweis: Das Blatt muss das CSV-Format (durch Kommas getrennt) haben.
- Wählen Sie ein Konto aus, in das die Datei hochgeladen werden soll (Sie müssen Ihr Bankkonto auswählen)
- Ordnen Sie für jedes Bankkontofeld ein Quickbooks-Feld zu:
- Datum – Wählen Sie die entsprechende Spalte im Excel-Blatt aus
- Wählen Sie das Datumsformat (tt/mm/jjjj)
- Beschreibung – Sie können jede Art von Beschreibung wählen; das kann die Zimmernummer, der Name des Gasts, die Reservierungs-ID usw. sein
(Tipp: Die Reservierungs-ID hilft Ihnen, die Transaktion später leichter zu finden)
- Betrag – Diese Option entspricht der Spalte „Gutschrift“ in Ihrem Excel-Blatt
- Wählen Sie 1 oder 2 Spalten aus (abhängig von Ihrem Bankkonto)
- Klicken Sie auf Weiter
- Wenn Quickbooks keine Warnungen anzeigt, klicken Sie zur Bestätigung auf Weiter
Nach erfolgreichem Hochladen der Datei leitet Quickbooks Sie zum Dashboard weiter
Auf diesem Bildschirm sehen Sie alle hochgeladenen Transaktionen unter der Registerkarte „Zur Überprüfung“
Die „annullierten“ Transaktionen werden in Ihrem Quickbooks-Konto unter der Spalte Ausgaben angezeigt und nicht unter der Spalte Einnahmen.
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