Die Zahlungszuordnung ermöglicht es Ihnen, eine Zahlung oder eine Rückerstattung einem bestimmten Einnahmenartikel zuzuordnen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie diese Funktion im Cloudbeds PMS aktivieren und verwenden.
Zahlungszuordnung wird verwendet, um Zahlungen für einzelne Artikel zu verfolgen und zu erfassen.
Zum Beispiel hat Ihr Gast eine Limonade und ein Handtuch gekauft und möchte einen Teil des offenen Saldos bezahlen. Um festzuhalten, wann und welcher Artikel bezahlt wurde, können Sie die Teilzahlung der Limonade oder dem Handtuch zuteilen.
So aktivieren/deaktivieren Sie die Zahlungszuordnung
Dies ist eine optionale Funktion, die Sie manuell aktivieren oder deaktivieren können. Standardmäßig ist sie für alle Unterkünfte deaktiviert.
- Gehen Sie zu Ihrem Konto
und öffnen Sie die Einstellungen
- Gehen Sie zu den Einstellungen
- Unter Verschiedene Einstellungen schalten Sie den Schalter für Zahlungszuordnung ein oder aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Funktionsweise der Zahlungszuordnung
1. „Zahlung zuteilen“ im Fenster „Zahlung/Rückerstattung hinzufügen“
- Klicken Sie im Folio oder Hauskonto auf Hinzufügen oder Zahlung rückerstatten.
- Geben Sie die Zahlungsdetails ein und stellen Sie sicher, dass die Option Zahlung zuteilen aktiviert ist (sie ist standardmäßig aktiviert; deaktivieren Sie sie, wenn Sie diese Transaktion nicht zuteilen möchten).
- Klicken Sie auf Weiter, um die Zahlung zu übermitteln – bei Erfolg öffnet sich ein neues Fenster, um die Transaktion zuzuordnen.
Eine Zuteilung ist nicht möglich, wenn eine Karte autorisiert wird, ohne eine tatsächliche Zahlung zu verarbeiten.
Wenn Sie die Option Karte autorisieren auswählen, wird das Kontrollkästchen Zahlung zuteilen deaktiviert und das Fenster Zahlung zuteilen wird nicht geöffnet.
- Das Fenster zeigt alle verbuchten und ausstehenden Transaktionen des ausgewählten Folios an, die noch nicht zugeteilt wurden. Wählen Sie die Artikel aus, denen Sie die Zahlung zuteilen möchten.
- Bestätigen Sie den Betrag der Zahlung, der einem Artikel zugeteilt wird. Sie können ihn bei Bedarf korrigieren.
- Klicken Sie auf Senden, um die Zahlung zuzuordnen, oder auf Abbrechen, wenn Sie keine Zuteilung vornehmen möchten – die Transaktion wird im Folio verbucht, aber nicht zugeteilt. Sie können die Zuteilung später noch vornehmen.
2. „Zahlung zuteilen“ beim Erfassen der Zahlung auf der Registerkarte Kreditkarten
Diese Option ist nur für Konten mit aktivierter Zahlungsabwicklung verfügbar.
- Du kannst eine Zahlung nur zuteilen, wenn du eine Karte belastest, nicht bei der Autorisierung.
- Gehen Sie zur Registerkarte Kreditkarte.
- Wählen Sie die Kreditkarte aus, die belastet werden soll.
Sie sollten eine Kreditkarte hinzugefügt und autorisiert haben, bevor Sie sie belasten. Prüfen Sie: Option 2. Zahlung über die Registerkarte „Kreditkarten“ verarbeiten.
- Klicken Sie auf Erfassen, um die Zahlung über die Zahlungsabwicklung hinzuzufügen.
- Bearbeiten oder geben Sie den Erfassungsbetrag ein.
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zahlung zuteilen unten im Fenster aktiviert ist (es ist standardmäßig immer aktiviert; deaktivieren Sie es, wenn Sie diese Zahlung nicht zuteilen möchten).
- Klicken Sie auf Erfassen.
- Das Fenster zeigt alle verbuchten und ausstehenden Transaktionen aus dem ausgewählten Folio an, die noch nicht zugeteilt wurden. Wählen Sie die Artikel aus, denen Sie die Zahlung zuteilen möchten.
- Bestätigen Sie den Betrag, der einem Artikel zugeteilt wird. Sie können ihn bei Bedarf korrigieren.
- Klicken Sie auf Senden, um die Zahlung zuzuordnen, oder auf Abbrechen, wenn Sie keine Zuteilung vornehmen möchten – die Transaktion wird im Folio verbucht, aber nicht zugeteilt. Sie können die Zuteilung später noch vornehmen.
3. „Zahlung zuteilen“ im Fenster „Artikel hinzufügen“
Die Zahlungsoption „Zahlung zuteilen“ ist verfügbar, wenn du Artikel zum Folio hinzufügst und die Zahlung sofort einziehst.
- Klicke im Folio auf Artikel hinzufügen.
- Wähle einen Artikel zum Hinzufügen aus.
- Wähle den Zahlungstyp aus.
- Stelle sicher, dass das Kontrollkästchen Zahlung zuteilen aktiviert ist (es ist standardmäßig aktiviert; deaktiviere es, wenn du diese Zahlung nicht zuteilen möchtest).
- Klicke auf Artikel hinzufügen.
- Das Fenster zeigt alle verbuchten und ausstehenden Transaktionen aus dem ausgewählten Folio an, die noch nicht zugeteilt wurden. Wähle die Artikel aus, denen du die Zahlung zuteilen möchtest.
- Bestätige den Betrag der Zahlung, der dem Artikel zugeteilt wird. Du kannst ihn bei Bedarf korrigieren.
- Klicke auf Senden, um die Zuteilung abzuschließen.
Sowohl die Belastung als auch die Zahlungstransaktionen werden im Folio angezeigt.
4. Bereits verbuchte „Zahlung zuteilen“ im Folio
Bereits verbuchte Zahlungen oder Rückerstattungen erscheinen in den Reservierungsfolios mit einem Zahnrad-Symbol. Durch Klicken auf das Symbol kannst du die Transaktion zuteilen oder neu zuteilen.
- Gehe zu einem Folio.
- Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben der Zahlung und wähle Zahlung zuteilen aus.
- Das Fenster zeigt alle verbuchten und ausstehenden Transaktionen aus dem ausgewählten Folio an, die noch nicht zugeteilt wurden. Wähle die Artikel aus, denen du die Zahlung zuteilen möchtest.
- Bestätige den Betrag der Zahlung, der einem Artikel zugeteilt wird. Du kannst ihn bei Bedarf korrigieren.
- Klicke auf Senden, um die Zahlung zuzuteilen.
So prüfen/verfolgen Sie zugeteilte Zahlungen
1. Tooltip im Folio mit Details zur Zahlungszuordnung
Sobald eine Zahlung zugeteilt und im Folio verbucht wurde, erscheint neben der Zahlung ein Tooltip "i", der anzeigt, dass die Zahlung (vollständig oder teilweise) zugeteilt wurde.
Klicken Sie auf den Tooltip, um die Details einzusehen.
2. Bericht zur Zahlungszuordnung
In zukünftigen Versionen wird es einfacher sein, alle Zahlungszuordnungen mit dem Bericht zur Zahlungszuordnung nachzuverfolgen. Bleiben Sie dran für unsere Produktaktualisierungen.
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