Im Cloudbeds PMS können Sie die Sicherheitseinstellungen zur Einhaltung der DSGVO aktivieren, die darauf abzielen, die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten zu stärken. Die DSGVO verlangt, dass Ihre Gäste entscheiden können, ob sie sich für Ihre E-Mails mit Marketinginformationen anmelden möchten.
Präferenzen für Gästekommunikation und Marketing-Opt-in
Die DSGVO-Einstellungen verwalten die Einwilligung speziell für Marketingkommunikation. Die operative SMS-Einwilligung für die Cloudbeds Guest Experience ist direkt in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Buchungsmaschine Plus integriert. So erhalten Gäste wichtige auf den Aufenthalt bezogene Informationen – wie digitale Schlüssel oder Zimmeraktualisierungen – unabhängig von ihrem Marketing-Opt-in-Status.
Übersicht
Cloudbeds bietet Ihnen die Möglichkeit, den Prozess zu steuern und anzupassen, indem Sie:
- auswählen, welche E-Mails Marketing- und welche Nicht-Marketing-E-Mails sind
- eine Option in der Buchungsmaschine anzeigen, damit Gäste sich für Marketing-E-Mails anmelden können
- den Text auf der Opt-in-Seite anpassen (wo Gäste Marketing-E-Mails abonnieren können)
- überprüfen, welche Gäste sich für Marketing-E-Mails angemeldet haben
Opt-in-Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie die DSGVO-Sicherheitseinstellungen auf der Seite Allgemeine Systemeinstellungen aktiviert haben.
Marketing-Opt-in einrichten
Schritt 1. Einrichtung von Marketing-E-Mails
Du kannst festlegen, ob deine E-Mail-Vorlagen Marketing- oder nicht werbliche E-Mails sind.
- Nicht werbliche E-Mails werden an alle Gäste gesendet.
-
Marketing-E-Mails:
- Wenn geplant – werden sie NUR an Gäste gesendet, die zugestimmt haben.
- Wenn von der Reservierung aus gesendet – zeigt das System an, ob der Gast zugestimmt oder abgelehnt hat, und zeigt eine Warnung an, wenn du versuchst, eine Marketing-E-Mail an einen Gast zu senden, der abgelehnt hat.
Verständnis der DSGVO-E-Mail-Einstellungen
- Standardmäßig werden alle Vorlagen auf nicht werblich gesetzt, sobald du die DSGVO zum ersten Mal aktivierst.
- Wenn die DSGVO-Einstellung DEAKTIVIERT ist, werden alle E-Mails, sowohl Marketing- als auch nicht werbliche, an alle Gäste gesendet.
- Du kannst jede Vorlage als Marketing-Vorlage festlegen: Standard-E-Mails, die von Cloudbeds PMS erstellt wurden, oder vom Benutzer erstellte Vorlagen.
- Gehe in deinem Konto
, klicke auf Einstellungen
, und wähle E-Mail
- Wechsle zur Registerkarte Vorlagen
- Erstelle eine neue Vorlage oder bearbeite eine bestehende Vorlage
- Wähle bei E-Mail-Typ die Option Marketing-E-Mail aus
Schritt 2. Aktivieren Sie die Option zum Opt-in für die Buchungsmaschine
- Gehen Sie in Ihrem Konto
auf Einstellungen
, wählen Sie Buchungsmaschine
aus und wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen.
- Suchen Sie im Abschnitt Marketing nach Option anzeigen, um während des Buchungsvorgangs Marketinginhalte zu abonnieren und wählen Sie Ja aus.
- Erklären Sie dem Gast, welche zusätzlichen Marketinginhalte er erhalten kann, wenn er dem Opt-in zustimmt:
- Geben Sie den Beschreibungstext ein.
- Geben Sie den Text für die Opt-in-Option ein.
- Geben Sie den Text für die Opt-out-Option ein.
Dies ist ein Beispiel dafür, wie die Opt-in-Option in der Buchungsmaschine aussieht:
Das System füllt keine Option (Ja oder Nein) vor, und der Gast muss eine Auswahl treffen, um fortzufahren.
Schritt 3. Senden Sie den Opt-in-Link an Gäste aus anderen Quellen
Mit aktivierter DSGVO siehst du eine neue Registerkarte namens Gast-Opt-in.
Auf dieser Seite kannst du den Text anpassen und in der Vorschau anzeigen, der deinen Gästen auf den Opt-in-/Opt-out-Bestätigungsseiten angezeigt wird. Außerdem kannst du den direkten Link zu deiner Opt-in-Seite abrufen und in deine E-Mails einfügen.
- Finde und passe die gewünschte Gast-Opt-in-Seite an und klicke dann auf Vorschau.
- Das PMS öffnet die Opt-in-Seite mit einer festen URL. Diese Seite ist für jeden zugänglich und du kannst sie verwenden, um E-Mails vor oder nach dem Aufenthalt deines Gasts zu senden.
- Um sich anzumelden, muss dein Gast seine E-Mail-Adresse eingeben und auf ABSENDEN klicken.
Teile diese URL mit deinen Gästen, um ihre E-Mail-Adressen für Marketingnachrichten zu sammeln. Achte darauf, die gesamte URL inklusive deines Buchungsmaschinen-Codes anzugeben, der im obigen Screenshot verschwommen dargestellt ist.
- Der Gast erhält eine E-Mail wie die unten gezeigte an die auf der Opt-in-Seite eingegebene E-Mail-Adresse.
Der Gast muss bestätigen, dass er sich angemeldet hat, indem er auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail klickt.
Dieser Link wird automatisch generiert und ist immer unterschiedlich, was den Prozess sicherer macht: Nur Gäste können die Anmeldung zu Marketing-E-Mails direkt aus ihrem Posteingang bestätigen.
- Sobald der Gast auf den Link klickt, wird er zur Bestätigungsseite für das Opt-in weitergeleitet.
- Er kann sich von deinen Marketing-E-Mails abmelden, indem er auf Opt-out klickt.
Informationen zum E-Mail-Abonnement des Gasts:
- Nur der Gast kann sich für Marketing-E-Mails anmelden, da eine E-Mail-Bestätigung erforderlich ist.
- Das Marketing-Opt-out kann sowohl vom Gast als auch von der Unterkunft verwaltet werden:
- Gäste können sich über den Link abmelden, der nach dem Opt-in-Prozess bereitgestellt wird.
- Unterkünfte können die Präferenz eines Gasts im Registerkarte Gast einer Reservierung verwalten. Der Marketing-Schalter befindet sich direkt über dem Abschnitt Kontaktinformationen.
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