Aktivierung der Sicherheits-Compliance-Einstellungen (DSGVO) im Cloudbeds PMS

So aktivieren Sie die Einstellungen zur Sicherheitskonformität (DSGVO)

1. Konto
2. Einstellungen
3. System
4. Scrollen Sie nach unten zu VERSCHIEDENE EINSTELLUNGEN und aktivieren Sie den Schalter für die DSGVO-Konformitätsfunktion.
   

Welche Werkzeuge werden mit der DSGVO aktiviert?

Folgende Werkzeuge werden mit den DSGVO-Einstellungen aktiviert:

1. Extraktion von Gästedaten
2. Anonymisierung von Gästen
3. Marketing-Opt-in
4. Verfolgung von Änderungen der DSGVO-Einstellungen

Extraktion von Gästedaten

Diese Option finden Sie im Abschnitt Gäste, wenn Sie eine bestimmte Gastseite öffnen.

1. Menü
2. Gäste
3. Klicken Sie auf den Gast
4. Datenschutzaktionen
5. Extraktion von Gästedaten
   

Die Schaltfläche zur Datenextraktion erstellt eine XML-Datei (ähnlich dem Export von Reservierungen), die Sie herunterladen können und die die unten aufgeführten Gastdetails enthält.

1.  
   1. Vorname
   2. Nachname
   3. E-Mail
   4. Telefon
   5. Mobiltelefon
   6. Geburtsdatum
   7. Geschlecht
   8. Adresse 1
   9. Adresse 2
   10. Stadt
   11. Land
   12. Provinz / Bundesland
   13. Postleitzahl
   14. Alle zusätzlichen benutzerdefinierten Felder
   15. Art des Gästedokuments
   16. Dokumentnummer
   17. Ausstellungsdatum des Dokuments
   18. Ausstellungsland des Dokuments
   19. Ablaufdatum des Dokuments
   20. Alle benutzerdefinierten Felder: Verlauf, Notizen (aktiv und archiviert), Dokumente, alle Reservierungen, Gästeseiten-Mock-up.

Gäste-Anonymisierung

Diese Option findest Du im Bereich „Gäste“, wenn Du eine bestimmte Gästeseite öffnest.

1. Menü
2. Gäste
3. Klicke auf den Gast
4. Datenschutzaktionen
5. Gast anonymisieren
   
    

Die Anonymisierung der Gastdaten entfernt alle personenbezogenen Daten dieses Gastes aus dem System.

1. Gastdetails:
   • Vorname – wird durch „Anonymisiert“ ersetzt
   • Nachname – wird durch „Anonymisiert“ ersetzt
   • E-Mail – wird durch „anonymisiert-erste 10 Zeichen vom alten E-Mail-Wert@example.com“ ersetzt
2. Foto des Gasts
3. Telefon
4. Mobiltelefon
5. Geburtsdatum
6. Adresse 1
7. Adresse 2
8. Alle PII benutzerdefinierten Felder
9. Dokumentnummer
10. Ausstellungsdatum des Dokuments
11. Ablaufdatum des Dokuments
12. Notizen (falls vorhanden)
13. Dokumente (alle hochgeladenen Bilder und Dokumente außer Meldescheinen und Rechnungen)

Marketing-Opt-in

Mit aktivierter DSGVO-Funktionalität stehen folgende Tools zum Marketing-Opt-in zur Verfügung:

1) SEITE MIT EINSTELLUNGEN DER BUCHUNGSMASCHINE: OPT-IN/OPT-OUT OPTION

Ein Abschnitt auf der Einstellungsseite der Buchungsmaschine ermöglicht es der Unterkunft, festzulegen, ob die Opt-in/Opt-out-Option für Marketing auf der Buchungsmaschine angezeigt werden soll.

Wenn „Ja“ ausgewählt wird, können Sie den benutzerdefinierten Opt-in-Text für die Gäste eingeben, der sie dazu auffordert, sich für Marketing-E-Mails anzumelden:

Gäste können sich während der Buchung auf der Buchungsmaschine für Marketing-E-Mails an- oder abmelden:

2) E-MAIL-VORLAGE: MARKETING-/NICHT-MARKETING-TYP

Sie können festlegen, welche Ihrer E-Mail-Vorlagen (falls vorhanden) als Marketing- oder Nicht-Marketing-Typ definiert sind.

• Nicht-Marketing-E-Mails werden an alle Gäste gesendet.
• Marketing-E-Mails werden nur an Gäste gesendet, die sich angemeldet haben.
  

3) REGISTERKARTE GÄSTE: WER HAT SICH FÜR ODER GEGEN MARKETING-E-MAILS ENTSCHIEDEN

Der Status des Marketing-Opt-in/Opt-out zeigt an, ob ein Gast der Zusendung von Marketing- und Werbekommunikation für eine bestimmte Unterkunft zugestimmt hat.

Diese Einwilligungsinformationen sind im Kontext einer Reservierung verfügbar.

Um die Marketing-Einwilligung eines Gasts einzusehen:

1. Öffnen Sie eine Reservierung.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Gast.
3. Klicken Sie bei den Gastdetails auf Bearbeiten.

Der Schalter „Der Gast stimmt dem Erhalt von Marketing- und Werbeinhalten, die vom Unterkunft gesendet werden, zu“ erscheint oben im Abschnitt mit den Gastdetails.

Der Marketing-Opt-in-Schalter dient nur zur Information:

• Gäste müssen ihre Zustimmung selbst während des Buchungsprozesses geben (zum Beispiel über die Buchungsmaschine oder unterstützte externe Kanäle).
• Benutzer der Unterkunft können Gäste nicht für Marketing anmelden.
• Benutzer der Unterkunft dürfen den Schalter nur auf Wunsch des Gastes deaktivieren.

Standardmäßig sind alle bestehenden Gäste vom Erhalt von Marketingkommunikation abgemeldet.

4) MARKETING-E-MAIL VON DER RESERVIERUNG AUS SENDEN

Wenn der Gast abgemeldet ist und Sie ihm eine Marketingvorlage aus einer Reservierung senden möchten, warnt das System Sie, den Empfänger zu entfernen oder die E-Mail trotzdem zu senden.

5) GAST-OPT-IN-SEITE

Eine neue Seite Gast-Opt-in-Einstellungen wird verfügbar sein, und die Unterkunft kann den Text anpassen, um Gäste zur Anmeldung für Marketing-E-Mails einzuladen. Ein Klick auf Vorschau im Abschnitt Opt-in-Seite leitet zu einer Seite mit einer festen URL weiter, die an Gäste gesendet werden kann, um sie zur Anmeldung einzuladen.

Änderungen der DSGVO-Einstellung im Cloudbeds PMS nachverfolgen

Sie können auf der Seite Aktivitätsprotokoll prüfen, wer die DSGVO aktiviert oder deaktiviert hat und wann. Dort finden Sie auch Protokolle zur Nachverfolgung der Anonymisierung von Gästen und des Gast-Opt-in/Opt-out.

Automatische Maskierung von Gastdetails

Unabhängig von der in diesem Artikel beschriebenen DSGVO-Anonymisierungsfunktion blendet Cloudbeds jetzt automatisch persönliche Gastdaten (E-Mail, Telefon, Adresse, Ausweisnummer und Geburtsdatum) in der Reservierungs- und Gästelistenansicht als integrierte Sicherheitsmaßnahme aus. Dies gilt für alle Unterkünfte und erfordert keine Aktivierung.
Im Gegensatz zur DSGVO-Anonymisierung werden bei dieser Funktion die Gastdaten nicht dauerhaft verändert oder gelöscht – sie beeinflusst nur die Anzeige der Felder in Listen. Vollständige Details bleiben durch Öffnen der einzelnen Reservierung oder des Gastdatensatzes zugänglich.
Weitere Informationen finden Sie unter: Schutz Ihres Kontos durch ausgeblendete Gastdetails