Verwalten Sie Ihr Anzahlungs-Hauptbuch in der Buchhaltung

1. Rufen Sie die Seite Buchhaltung im Hauptmenü auf.
2. Gehen Sie zur ersten Registerkarte: Anzahlungen.
3. Sie können die Option zum Anzeigen verbrauchter/annullierter Anzahlungen ein- oder ausschalten:
   • Schalten Sie diese Option ein, um die Historie einer Anzahlung zu sehen, die aus dem Hauptbuch in das Gästebuch (Folio) einer Reservierung übertragen wurde.
   • Wenn Sie nur die Anzahlungen anzeigen möchten, die aktuell aktiv im Anzahlungs-Hauptbuch sind, schalten Sie diese Option aus, um eine einfache aktuelle Ansicht zu erhalten.
4. Sie können das Anzahlungs-Hauptbuch nach folgenden Optionen filtern:
   1. Transaktionsdatum
   2. Transaktionsstatus
   3. Reservierungsstatus
   4. Benutzer
   5. Check-in-Datum
   6. Check-out-Datum

Wenn eine Reservierung über die Buchungsmaschine ganz oder teilweise bezahlt wird, werden diese Zahlungen automatisch als Anzahlungen klassifiziert und im Kautions-Hauptbuch angezeigt. Ebenso wird bei der Erstellung einer direkten Reservierung im System die Zahlung bei der Erstellung im Kautions-Hauptbuch erfasst.

Außerdem ermöglicht das System, jede Zahlung nach der Reservierungserstellung als Anzahlung zu markieren, sodass Sie die bei der Ankunft des Gastes erhobenen Sicherheitsanzahlungen verwalten können.

Siehe unten, wie Sie sicherstellen, dass die Zahlung bei der Erstellung einer direkten Reservierung von Grund auf als Anzahlung klassifiziert wird:

1. Erstellen Sie die Reservierung mit einer direkten Quelle.
2. Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen.
3. Weisen Sie die Zahlung dem entsprechenden Folio zu.
4. Füllen Sie die Zahlungsdetails aus.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Anzahlung markieren.

Nach dem Hinzufügen dieser Zahlung wird sie nicht direkt im Reservierungs-folio verbucht angezeigt, wenn Sie es erneut öffnen. Sie sehen jedoch einen Saldo im Button „Anzahlungen“ oben rechts in der Reservierung:

Jede Reservierung verfügt oben rechts über eine Anzahlungs-Schaltfläche, die den Anzahlungssaldo dieser Reservierung anzeigt.

• Wenn die Reservierung eingecheckt ist oder sich der Gast während des Aufenthalts im Haus befindet, können Sie diese Zahlungen in das Gäste-Hauptbuch übertragen, um sie als Umsatz auszuweisen.
  • Optional können alle Anzahlungen beim Check-out in das Gäste-Hauptbuch übertragen werden.
  • Eine Reservierung kann jedoch nicht in einen terminalen Status (ausgecheckt, No-Show oder storniert) überführt werden, solange ein offener Saldo im Anzahlungs-Hauptbuch verbleibt. Dies stellt sicher, dass alle Anzahlungen erfasst sind. Siehe dazu den Abschnitt Reservierung mit verbleibender Anzahlung auschecken.
  • Rückzahlbare Anzahlungen können zurückerstattet und nicht rückzahlbare Anzahlungen als erwirtschafteter Umsatz verbucht werden.
  • Wenn Deine Unterkunft die Automatisierung „Verbrauch beim Check-in“ aktiviert hat, erfolgt dieser Vorgang automatisch, sobald eine Reservierung auf „Im Haus“ gesetzt wird. Eine manuelle Verbuchung ist weiterhin möglich, falls die Automatisierung nicht aktiviert ist.

Folge den nächsten Schritten, um die Anzahlungen innerhalb der Reservierung zu verwalten:

1. Klicken Sie auf die Anzahlungs-Schaltfläche, um die Anzahlungs-Details für diese spezifische Reservierung anzuzeigen.
2. Sie können die Anzahlungs-Transaktionen filtern, um bereits verbrauchte oder annullierte Anzahlungen auszublenden oder nur annullierte Anzahlungen anzuzeigen.
3. Sie können auf Verbrauchen bei einem der Anzahlungsartikel klicken:
   • Wenn Sie eine Anzahlung verbrauchen, wird sie aus dem Anzahlungs-Hauptbuch übertragen und im Gäste-Hauptbuch (Folio) verbucht.
4. Überprüfen Sie die Warnmeldung und wählen Sie aus, ob Sie fortfahren möchten.

Wenn Sie zum Reservierungsfolio zurückkehren, sehen Sie, dass die Anzahlung zu den Transaktionen hinzugefügt wurde und der verbleibende Anzahlungs-Saldo null beträgt, was bedeutet, dass für diese Reservierung keine weitere Anzahlung mehr zu berechnen ist:

Eine Anzahlung, die noch nicht verbraucht wurde, verbleibt im Anzahlungs-Hauptbuch und erscheint nicht als Standard-Zahlungstransaktion im Reservierungsfolio.

Der korrekte Rückerstattungsablauf hängt davon ab, ob Sie die gesamte ursprüngliche Anzahlung oder nur einen Teil davon zurückerstatten müssen.

Die gesamte Anzahlung zurückerstatten

Wenn Sie die gesamte ursprüngliche Anzahlung zurückgeben müssen, können Sie diese direkt aus dem Anzahlungs-Hauptbuch erstatten:

1. Gehen Sie zur Seite Anzahlungs-Hauptbuch.
2. Suchen Sie die entsprechende Anzahlungs-Transaktion.
3. Klicken Sie auf den Button in der Transaktionszeile.
4. Wählen Sie Rückerstattung aus.
5. Überprüfen Sie die Rückerstattungsdetails und führen Sie die Rückerstattung durch.

Nur einen Teil der Anzahlung zurückerstatten

Wenn nur ein Teil der ursprünglichen Cloudbeds Payments-Anzahlung zurückerstattet werden muss, verbrauchen Sie die Anzahlung zuerst. Dadurch wird die Zahlung in das Reservierungsfolio übertragen, wo Sie die ursprüngliche Gateway-Transaktion auswählen und einen Teilbetrag für die Rückerstattung eingeben können.

1. Öffnen Sie die Reservierung und klicken Sie auf den Button Anzahlungen.
2. Suchen Sie die entsprechende Anzahlung und klicken Sie auf Verbrauchen.
3. Bestätigen Sie, dass die Anzahlung nun als Zahlungstransaktion im Reservierungsfolio erscheint.
4. Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen / zurückerstatten.
5. Wählen Sie Zahlung zurückerstatten aus.
6. Wählen Sie die Kreditkarte, den Gast und das Folio aus, die mit der ursprünglichen Zahlung verbunden sind.
7. Wählen Sie Rückerstattung der Gateway-Zahlungstransaktion aus.
8. Wählen Sie die entsprechende Zahlungstransaktion aus.
9. Geben Sie nur den Betrag ein, der zurückerstattet werden soll.
10. Klicken Sie auf Rückerstattung hinzufügen.

Die Option Rückerstattungs-Zahlungs-Gateway-Transaktion ist nur verfügbar, wenn das Cloudbeds PMS eine berechtigte Originalzahlung identifizieren kann, die über ein verbundenes Zahlungs-Gateway verarbeitet wurde.

Die Option kann ausgegraut oder nicht verfügbar sein, wenn:

• Die Anzahlung im Anzahlungs-Hauptbuch noch ungenutzt ist und noch nicht als Zahlungstransaktion im Reservierungsfolio erscheint.
• Die Originalzahlung als nur als Datensatz hinzugefügte Zahlung erfasst wurde.
• Die Zahlung keine Gateway-Transaktions-ID besitzt.
• Die Zahlung außerhalb des Cloudbeds PMS verarbeitet wurde.

Wenn die Originalanzahlung über Cloudbeds Payments verarbeitet wurde und nur eine Teilrückerstattung erforderlich ist, verbrauchen Sie die Anzahlung und versuchen Sie anschließend die Rückerstattung aus dem Reservierungsfolio.

Immer wenn Sie versuchen, eine Reservierung auszuchecken, zu stornieren oder als No-Show zu markieren (also in einen Endstatus zu bringen), wird Ihnen eine Aufforderung angezeigt, die verbleibende Anzahlung zu verbrauchen, falls noch eine vorhanden ist.

Sie können den Reservierungsstatus nicht auf einen Endstatus setzen, solange die Anzahlungen für diese Reservierung nicht auf null gesetzt wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Setzen Sie die Reservierung auf den Status Im Haus.
2. Klicken Sie, um den Check-in zu bestätigen.
3. Es erscheint eine Aufforderung mit den verbleibenden Anzahlungen, die Sie optional verbrauchen können. Folgen Sie den Schritten unter Anzahlungen im Reservierungsfolio verwalten, um den Anzahlungs-Saldo auf null zu setzen.
4. Setzen Sie die Reservierung anschließend wieder auf den Status Ausgecheckt, oder auf No-Show bzw. Storniert, je nachdem, was zutrifft.

Wenn Sie eine Anzahlung stornieren oder zurückerstatten müssen, anstatt sie zu verbrauchen und vor dem Check-out im Gästebuch zu verbuchen, können Sie dies auf der Hauptseite des Anzahlungs-Hauptbuchs tun.

1. Gehen Sie zur Hauptseite des Anzahlungs-Hauptbuchs.
2. Suchen Sie die Transaktion, die Sie stornieren oder zurückerstatten möchten.
3. Klicken Sie auf den -Button in der Zeile der Transaktion.
4. Klicken Sie, um die Zahlung zu stornieren oder zurückzuerstatten.