Verwenden Sie Forderungen, um ausstehende Salden nach dem Check-out der Gäste zu verfolgen. Diese Anleitung erklärt, wie Sie Hauptbücher erstellen und verwalten, Salden von Folios übertragen, Zahlungen erfassen und Übertragungen bei Bedarf rückgängig machen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Hauptbücher aktualisieren oder schließen, um Ihre Buchhaltungsunterlagen organisiert und korrekt zu halten.
- Greifen Sie über das Hauptmenü
auf Ihr Dashboard zu
- Gehen Sie zur Registerkarte Forderungen auf der Seite Buchhaltung
- Klicken Sie oben rechts auf + Neues Konto hinzufügen
- Geben Sie einen Namen ein, schreiben Sie bei Bedarf eine Beschreibung und speichern Sie diese.
Wenn ein Folio einen offenen Saldo hat (z. B. nach dem Check-out eines Gastes), sehen Sie die Option „Auf Forderungen übertragen“:
- Greifen Sie auf eine ausgecheckte Reservierung mit einem offenen Saldo zu
- Gehen Sie zum Folio
- Klicken Sie, um diesen offenen Saldo auf das Forderungskonto zu übertragen.
- Sie müssen ein Hauptbuch erstellen, um Salden von Folios übertragen zu können.
- Durch Klicken auf diese Aktion können Sie den Saldo auf ein Forderungshauptbuch übertragen.
- Diese Übertragung reduziert den Foliosaldo auf 0,00 $ und erleichtert so die Verwaltung von Folios für Gäste im Haus, während unbezahlte Beträge nachverfolgt werden.
4. Suchen Sie nach einem bestimmten Hauptbuch, falls Ihr Konto viele Hauptbücher enthält und Sie schnell eines finden müssen.
5. Wählen Sie das Forderungshauptbuch aus, auf das der betreffende Saldo übertragen werden soll.
6. Klicken Sie auf übertragen.
7. Der übertragene Betrag erscheint als neue Transaktion im Folio mit dem Vermerk Übertragung auf Forderungshauptbuch.
- Greifen Sie auf Forderungen zu
- Wählen Sie das Forderungen-Hauptbuch aus, das Sie für die Übertragung des offenen Saldos verwendet haben, und klicken Sie darauf, um es zu öffnen.
- Sie sehen jeden Saldo, den Sie auf dieses Hauptbuch übertragen haben.
- Die Buchhaltung kann dieses Hauptbuch nun verwenden, um ausstehende Beträge zu verfolgen und Zahlungen nachzuverfolgen.
- Sie können Zahlungen manuell über die Option Zahlung hinzufügen erfassen, die den erhaltenen Betrag und die Zahlungsmethode aufzeichnet. Zukünftige Aktualisierungen werden umfassendere Rechnungs- und Zahlungsoptionen wie Kreditkarten oder Zahlung per Link enthalten.
- Geben Sie den Betrag ein und wählen Sie die verwendete Zahlungsoption aus
-
Speichern
Wenn ein Saldo versehentlich auf ein Forderungen-Hauptbuch übertragen wurde, können Sie die Übertragung rückgängig machen:
- Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts beim übertragenen Eintrag und wählen Sie Zurück auf Folio übertragen.
- Alternativ können Sie dies auch im Folio tun, indem Sie die Option Übertragung auf Forderungen rückgängig machen verwenden.
In beiden Fällen erscheint ein modales Fenster, das diese Aktion erklärt und Sie bittet, zu verifizieren, ob Sie fortfahren möchten.
Wenn Sie mit der Übertragung fortfahren, wird diese durch Hinzufügen einer Transaktion rückgängig gemacht. Dies ist notwendig, um die vollständige Prüfspur zu erhalten. Im Folio sehen Sie eine negative Gutschrift für den ursprünglich übertragenen Betrag.
- Öffnen Sie die Seite Forderungen.
- Suchen Sie das Hauptbuch, das Sie aktualisieren möchten.
- Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Hauptbuch, das Sie bearbeiten möchten.
- Ein Pop-up-Fenster ermöglicht es Ihnen, zu bearbeiten. Dort können Sie den Namen Ihres Hauptbuchs ändern oder die Beschreibung anpassen.
-
Schließen Sie ein Hauptbuch bei Bedarf hier.
- Standardmäßig wird ein geschlossenes Hauptbuch nicht in der Liste der Hauptbücher auf der Seite Forderungen angezeigt. Sie können jedoch optional den Suchfilter anpassen, um geschlossene Hauptbücher einzuschließen, falls Sie darauf zugreifen müssen.
- Schließen Sie den Hauptbuchstatus Geschlossen im Filter ein.
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