Die meisten Berichte zeigen nur verbuchte Transaktionen an – das sind Transaktionen, die im Reservierungsfolio als abgeschlossen (nicht ausstehend) erfasst und mit dem vergangenen oder aktuellen Aufenthaltsdatum verknüpft sind. Dies gilt, sobald eine Reservierung als „Im Haus“ markiert oder der Gast eingecheckt wurde.
Um sicherzustellen, dass Berichte die Informationen aus Ihren Reservierungen genau widerspiegeln, empfehlen wir, Reservierungen regelmäßig im Rahmen Ihrer Routineprozesse ein- und auszuchecken.
Wer kann den Night Audit durchführen?
Das System verfügt über die Berechtigung „Night Audit ausführen“, die sicherstellt, dass nur autorisierte Mitarbeitende den Prozess starten können. Diese Berechtigung ist standardmäßig für alle Benutzer außer den Eigentümern der Unterkunft und Administratoren deaktiviert.
Lesen Sie diesen Artikel, um die Rollenberechtigungen für Ihre Benutzer zu bearbeiten: Rollenberechtigungen
Wie führt man den Night Audit durch?
1. Automatischer Audit
Konfigurieren Sie im Abschnitt Night-Audit-Einstellungen in den allgemeinen Systemeinstellungen die Standardzeit für den Night Audit. Wenn der Prozess nicht manuell gestartet wurde, führt das System ihn automatisch zur angegebenen Zeit aus.
Gehen Sie wie folgt vor:
Konto -> Einstellungen
-> System -> Einstellungen
2. Manueller Audit
Wenn Sie den Night Audit manuell starten, werden alle Aktionen des Night-Audit-Verfahrens ausgelöst. Dies funktioniert in Kombination mit der Standardzeit, sodass der Night Audit nur einmal pro Nacht ausgeführt wird.
Dieser Button öffnet ein modales Fenster, um zu bestätigen, dass Sie den Night Audit starten möchten.
Da der Night Audit nur einmal täglich ausgeführt werden kann, sehen Sie folgende Meldung, wenn Sie versuchen, ihn ein zweites Mal zu starten:
„Der Night Audit wurde bereits ausgeführt. Er wurde um HH:MM von Benutzername abgeschlossen.“
Die gleiche Meldung erhalten Sie, wenn Sie versuchen, den Night Audit vor Mitternacht (00:00 Uhr) auszuführen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte anzeigen in der obigen Meldung, um die Night-Audit-Berichte einzusehen. Alternativ können Sie diese manuell aufrufen, indem Sie den Anweisungen in folgendem Artikel folgen: Nützliche Berichte für den Night Audit.
Wann sollte man Night-Audit-Berichte ausführen?
Systemgenerierte Transaktionen werden automatisch mit einem Zeitstempel „aktueller Tag, 23:59 Uhr“ erfasst. Diese Transaktionen erscheinen jedoch erst nach 2:00 Uhr am Folgetag in den Berichten. Aus diesem Grund ist die ideale Zeit für die Ausführung der Night-Audit-Berichte nach 2:00 Uhr am Tag nach den Transaktionen.
Beispiele für systemgenerierte Transaktionen:
- Zimmerraten werden automatisch bei der Erstellung einer Reservierung hinzugefügt.
- Steuern und Gebühren werden automatisch auf Reservierungen angewendet.
- Artikel werden während der Reservierungserstellung automatisch zu Buchungen hinzugefügt.
Manuell hinzugefügte Transaktionen werden hingegen mit dem vom Benutzer angegebenen Zeitstempel erfasst. Diese Transaktionen erscheinen in Berichten basierend auf dem benutzerdefinierten Zeitstempel.
Beispiele für manuell hinzugefügte Transaktionen:
- Zimmerraten werden manuell eingegeben.
- Zahlungen werden manuell hinzugefügt oder für ein bestimmtes Datum geplant.
- Steuern oder Gebühren werden manuell eingegeben.
- Kassenabschöpfungen werden manuell erfasst.
Wenn Sie diesen Unterschied verstehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Berichte alle Transaktionen genau widerspiegeln und optimal für umfassende Einblicke ausgeführt werden.
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.