Night Audit (Tagesabschluss) in Cloudbeds PMS: Übersicht und Hauptfunktionen

Einführung

Der Night Audit ist ein täglicher Prozess, der dazu beiträgt, die finanziellen und operativen Aufzeichnungen Ihrer Unterkunft auf dem neuesten Stand zu halten. Er verarbeitet ausstehende Transaktionen, wendet konfigurierte Reservierungsaktualisierungen an und stellt das System auf den nächsten operativen Tag um.

Im Cloudbeds PMS kann der Night Audit automatisch zu einer geplanten Zeit ausgeführt oder manuell von einem autorisierten Benutzer gestartet werden. Ihre Unterkunft kann festlegen, wann der Prozess ausgeführt wird, und spezielle Berichte nutzen, um die täglichen Prüfungen zu unterstützen.

Das Verständnis dieser Funktionen hilft Ihrem Team, die Abläufe am Tagesende zu koordinieren und sich auf den nächsten Tag vorzubereiten.

Inhaltsverzeichnis

• Was der Night Audit im Cloudbeds PMS macht
• Wann und wie der Night Audit ausgeführt wird
• Benutzerberechtigungen für den Night Audit
• Night Audit-Berichte und Integrationen

Was der Night Audit im Cloudbeds PMS macht

Der Night Audit verarbeitet die tägliche operative und finanzielle Aktivität, damit Ihre Unterkunft genaue Aufzeichnungen führt und zum nächsten operativen Tag übergehen kann.

Zu seinen Kernfunktionen gehören:

• Verbuchen ausstehender Transaktionen: Verarbeitet geplante Gebühren, einschließlich Zimmerraten, anfallender Steuern, Gebühren und Zusatzleistungen.
• Aktualisieren des Reservierungsstatus: Wendet konfigurierte Einstellungen an, wie das Markieren von Reservierungen als No-Shows oder das Verlängern von Aufenthalten für Reservierungen, die noch nicht ausgecheckt sind.
• Vorrücken des operativen Datums: Verschiebt das System im Rahmen des Night Audit-Prozesses auf den nächsten Tag.

Einige Reservierungsaktualisierungen hängen von der Konfiguration Ihrer Unterkunft ab. Der Night Audit arbeitet außerdem mit den Berichten zusammen, die Ihr Team zur Überprüfung der täglichen Aktivitäten verwendet, doch die Überprüfung dieser Berichte bleibt Teil Ihres eigenen operativen Workflows.

Wann und wie der Night Audit ausgeführt wird

Das Cloudbeds PMS unterstützt die automatische und manuelle Ausführung des Night Audit. Beide Methoden führen denselben Prozess aus, und der Night Audit kann nur einmal pro Tag abgeschlossen werden.

Automatischer Night Audit

Standardmäßig läuft der Night Audit um 2:00 Uhr morgens in der lokalen Zeitzone Ihrer Unterkunft automatisch. Unterkünfte können diesen Zeitplan auf eine Zeit zwischen 0:00 Uhr und 6:00 Uhr in 30-Minuten-Intervallen ändern.

Der Abschnitt Night Audit-Einstellungen in den allgemeinen Systemeinstellungen enthält die Einstellung Standardzeit für die Ausführung des Night Audit.

Dieser Abschnitt umfasst auch Einstellungen zum automatischen Markieren berechtigter Reservierungen als No-Shows und zum Verlängern von Reservierungen, die noch nicht ausgecheckt sind.

Wenn der Night Audit nicht bereits manuell abgeschlossen wurde, startet das System den Prozess zur konfigurierten automatischen Zeit.

Manueller Night Audit

Autorisierte Benutzer können in der Cloudbeds-PMS-Symbolleiste Night Audit ausführen auswählen, um den Prozess nach Mitternacht zu starten, ohne auf die geplante automatische Zeit zu warten.

Vor Beginn des Prozesses erscheint ein Bestätigungsfenster. Wenn der Night Audit für den Tag bereits abgeschlossen wurde, verhindert das System eine weitere Ausführung.

Für die vollständigen Abläufe der automatischen und manuellen Ausführung siehe Wie man den Night Audit ausführt.

Benutzerberechtigungen für den Night Audit

Cloudbeds PMS enthält eine spezielle Berechtigung Night Audit ausführen, mit der gesteuert wird, welche Benutzer den Prozess manuell starten können.

Diese Berechtigung ist standardmäßig für Eigentümer der Unterkunft und Administratoren aktiviert und für andere Benutzer standardmäßig deaktiviert.

Unterkunftsadministratoren können die Berechtigung an Mitarbeiter zuweisen, die für die Durchführung des Night Audit verantwortlich sind. Die Konfiguration der Night Audit-Einstellungen wird separat über die entsprechenden Berechtigungseinstellungen gesteuert.

Zur Anleitung zum Überprüfen und Zuweisen von Berechtigungen siehe Rollenberechtigungen.

Night Audit-Berichte und Integrationen

Cloudbeds stellt Berichte und Integrationsmöglichkeiten bereit, die die täglichen Night Audit-Aktivitäten unterstützen, einschließlich operativer Überprüfungen und der Koordination mit verbundenen Systemen.

Night Audit-Berichte

Cloudbeds Reports fasst relevante Berichte unter dem Night Audit-Tag zusammen, was die Überprüfung von Reservierungs-, Gast-, Zimmer-, Rate- und Finanzaktivitäten erleichtert.

Dein Team kann diese Berichte nutzen, um erwartete Ankünfte und Abreisen, Aktivitäten im Haus, Zimmerzuweisungen und finanzielle Informationen im Rahmen der täglichen Kontrollen zu überprüfen.

Die Berichte unter dem Night Audit-Tag sind ein Ausgangspunkt, keine verpflichtende oder vollständige Checkliste. Deine Unterkunft benötigt möglicherweise zusätzliche Berichte, abhängig von den Betriebsabläufen.

Für die aktuelle Berichtsliste und Anleitungen zum Auffinden siehe Cloudbeds Reports für Night Audit verwenden.

Webhook für den Abschluss des Night Audit

Cloudbeds stellt einen Webhook für den Abschluss des Night Audit für integrierte Systeme bereit.

Wenn der Night Audit abgeschlossen ist, können abonnierte Systeme eine Benachrichtigung erhalten und Aktivitäten koordinieren, die vom abgeschlossenen Prozess abhängen.

Für Integrationsanforderungen und technische Informationen siehe die Cloudbeds-Entwicklerdokumentation für Accounting.

Verwandte Artikel

Night Audit vereint die tägliche Transaktionsverarbeitung, Reservierungsaktualisierungen und operative Berichterstattung. Für detailliertere Anleitungen zum Ablauf des Prozesses und zur Auswahl von Berichten für die nächtliche Überprüfung deiner Unterkunft nutze diese Ressourcen:

• Wie man Night Audit durchführt
• Cloudbeds Reports für Night Audit verwenden