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Gruppenprofile, Reservierungen und Kreditkarten verwalten

Gabriela Garcia
Aktualisiert

Übersicht

Nachdem Sie erlernt haben, wie man Gruppenprofile erstellt, bearbeitet und entfernt, besteht der nächste Schritt darin, deren Verwaltung zu meistern.

  • Unter der Registerkarte Reservierungen im Gruppenprofil können Sie schnell die zur Gruppe gehörenden Reservierungen prüfen, bearbeiten oder die Verknüpfung aufheben.
  • Unter den Registerkarten Folios und Kreditkarten können Sie Zahlungen als Datensätze hinzufügen, Kreditkartendetails erfassen und Abbuchungen sowie Rückerstattungen autorisieren.

Cloudbeds ist der Überzeugung, dass jedes Unterkunftsunternehmen einzigartig ist. Wir bieten Werkzeuge für alle Größen und Budgets, um Ihnen zu helfen, Ihr Unternehmen aufzubauen und zu erweitern. Wenden Sie sich an unser engagiertes Team für weitere Informationen zu jedem verfügbaren Paket. Noch kein Cloudbeds-Kunde? Greifen Sie auf unseren Preisleitfaden zu und vereinbaren Sie eine Demo.
 

So verwalten Sie Gruppenprofile

Reservierungen verknüpfen und Verknüpfung aufheben

Sobald Sie ein Gruppenprofil erstellt haben, können Sie Ihre bestehenden Reservierungen mit der Gruppe verknüpfen.

So verknüpfen Sie vorhandene Reservierungen mit einer Gruppe

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte Reservierungen im gewünschten Gruppenprofil, klicken Sie auf Reservierung hinzufügen und wählen Sie Vorhandene Reservierung verknüpfen aus.

  1. (Optional) Wählen Sie den Kontingentblock aus, in den Sie die Reservierung hinzufügen möchten.
  2. Geben Sie die Reservierungsnummer oder den Namen des Gasts ein und wählen Sie die Reservierung aus dem Dropdown-Menü aus.

 Wenn Sie eine Reservierung einem Kontingentblock zuweisen, muss für die entsprechenden Datumsangaben und den Zimmertyp Verfügbarkeit im Kontingentblock bestehen. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung:

  1. Die Reservierung wird der Liste hinzugefügt. Sie können beliebig viele Reservierungen hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Reservierungen hinzufügen.

  1. Die Reservierung erscheint in der Liste unter der Registerkarte Reservierungen, und die Zahlen in der Kopfzeile des Gruppenprofils werden neu berechnet.

 Sie können die Transaktionen beim Verknüpfen der Reservierung automatisch auf das Gruppenfolio umleiten. Bitte folgen Sie den Schritten im Artikel Gruppenfolio.

So kannst Du eine Reservierung vom Gruppenprofil trennen

  1. Gehe zur Registerkarte Reservierungen im gewünschten Gruppenprofil.
  2. Klicke auf das Zahnradsymbol der gewünschten Reservierung und wähle Reservierung Verknüpfung aufheben aus.

 Eine Trennung der Reservierung vom Gruppenprofil ist nicht möglich, wenn bereits umgeleitete Buchungen auf das Gruppenfolio verbucht wurden.

 Eine Trennung der Reservierung vom Gruppenprofil ist nur möglich, wenn die umgeleiteten Buchungen noch ausstehend sind; durch das Trennen der Reservierung werden alle umgeleiteten ausstehenden Buchungen ebenfalls entkoppelt.

Reservierungen erstellen und importieren

Sobald Sie ein Gruppenprofil erstellt haben, können Sie neben der Verknüpfung Ihrer bestehenden Reservierungen mit der Gruppe diese auch neu erstellen oder das Tool +Rooming-Liste verwenden.

Wie Sie eine neue Reservierung in einer Gruppe erstellen

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte Reservierungen im gewünschten Gruppenprofil, klicken Sie auf +Reservierung hinzufügen und wählen Sie Neue Reservierung erstellen und hinzufügen aus.

  1. Sie werden zur Seite Neue Reservierung weitergeleitet, auf der Sie den Kontingentblock auswählen müssen, zu dem die Reservierung hinzugefügt wird. Dieser definiert die Verfügbarkeit, die nach dem Klicken auf Suchen angezeigt wird.

Wählen Sie die passenden Check-in- und Check-out-Daten für den Kontingentblock aus, damit dieser im Dropdown-Menü angezeigt wird und die korrekte Verfügbarkeit auf der Seite nach dem Klicken auf Suchen erscheint.

 Das Feld zur Auswahl des Kontingentblocks ist auch auf der Seite Reservierungen verfügbar, wenn Sie diese außerhalb von Gruppen aufrufen, vorausgesetzt, Sie haben Ihr Gruppenmodul aktiviert.

  1. Fahren Sie mit der Erstellung der Reservierung wie gewohnt fort:

  1. Sobald die Reservierung erstellt ist, wird sie automatisch dem Gruppenprofil (und dem ausgewählten Kontingentblock) hinzugefügt. Klicken Sie auf den Namen des Gruppenprofils, um die Reservierung unter der Registerkarte Reservierungen zu finden.

Im Kalender zeigt das System bei Reservierungen, die innerhalb eines Gruppenprofils oder eines Kontingentblocks gebucht wurden, neben den Namen das Pluszeichen "+" sowie das Symbol für "3 Personen" Groups icon.png neben dem Reservierungsnamen an, wenn Sie darauf klicken, um die Details zu öffnen. Daneben erscheint der Name des Gruppenprofils neben dem Symbol. In diesem Pop-up finden Sie:

  • Einen Link zum Anzeigen des Gruppenprofils
  • Einen Link zum Anzeigen des Kontingentblocks (falls die Reservierung auch in einem Kontingentblock enthalten ist)

Wie du Reservierungen in eine Gruppe importierst

Du kannst Reservierungen in einer Gruppe mit der Funktion Rooming-Liste im Massenimport hochladen. Dadurch wird der Bildschirm mit den Optionen für den Reservierungsimport geöffnet, wobei dein Gruppenprofil bereits ausgewählt ist. So kannst du schnell mehrere Reservierungen aus einer CSV-Datei hochladen.

Gehe wie folgt vor:

  1. Klicke im Registerkarte Reservierungen des Gruppenprofils auf die grüne Schaltfläche +ROOMING LIST.

Klicke auf die Schaltfläche +Rooming List im Register Reservierungen des Gruppenprofils

  1. Du wirst zum Tool Optionen für den Reservierungsimport weitergeleitet. Überprüfe die Hinweise im modalen Fenster. Achte darauf, die Formatierungsrichtlinien genau einzuhalten, um einen reibungslosen Import sicherzustellen.
  2. Lade die Cloudbeds-CSV-Vorlage herunter und bereite deine Datei vor.
  3. Klicke auf CSV auswählen, um deine Rooming-Liste hochzuladen.
  4. Klicke auf Hochladen.

Upload-Modales Fenster mit CSV-Auswahl und Hinweisen

  1. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, wird das Feld Gruppenprofil automatisch ausgefüllt. Wähle den gewünschten Kontingentblock aus (falls zutreffend).

  Zur Option „Systemraten verwenden“

Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Du kannst es aktiviert lassen oder deaktivieren, beachte jedoch Folgendes:

  • Wenn du Reservierungen in ein Gruppenprofil importierst und keinen Kontingentblock auswählst, aber „Systemraten verwenden“ aktiviert lässt, wird die Basisrate angewendet.
  • Wenn du Reservierungen in ein Gruppenprofil importierst, einen Kontingentblock auswählst und „Systemraten verwenden“ aktiviert lässt, wird die Kontingentblockrate angewendet, die du bei der Erstellung des Blocks festgelegt hast.
  1. Vervollständige fehlende Felder direkt in der Tabelle Reservierungen, wie Anreise- und Abreisedatum, Zimmertyp, Gastdetails oder Buchungsstatus.
  2. Klicke auf Speichern.

Tabelle Reservierungen nach dem Hochladen der Rooming-Liste

  1. Nachdem Sie gespeichert haben, sehen Sie ein Pop-up in der linken Ecke des Bildschirms, das anzeigt, dass die Reservierungen erfolgreich importiert wurden, und Sie werden zur Registerkarte Gruppenprofil weitergeleitet, an der Sie gearbeitet haben. Die importierten Reservierungen erscheinen unter der Registerkarte Reservierungen.

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Massenaktionen im Gruppenprofil

  1. Wählen Sie im Register Reservierungen des gewünschten Gruppenprofils die Reservierungen aus, für die Sie die Massenaktion durchführen möchten.

  1. Klicken Sie auf Massenaktion und wählen Sie die Aktion aus. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  • Check-in
  • Check-out
  • Zahlung hinzufügen
  • Reservierungen löschen
  • Reservierung Verknüpfung aufheben

 Die Aktion Zahlung hinzufügen fügt die Zahlungstransaktion zu den Reservierungen hinzu und leitet sie automatisch an das Gruppenfolio weiter, wenn für diese Transaktionsart eine Weiterleitung eingerichtet ist.

 Die Aktion Reservierungen löschen ist nicht gleichbedeutend mit dem Aufheben der Verknüpfung von Reservierungen aus der Gruppe. Diese Aktion löscht die Reservierungen aus dem Cloudbeds PMS und kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle mit der Reservierung verbundenen Daten werden aus dem System entfernt.

  1. Das System öffnet eine Seitenleiste auf der rechten Seite Ihres Bildschirms, in der Sie die Details prüfen oder die Pflichtfelder ausfüllen können (falls zutreffend). Bestätigen Sie die Aktion durch Klicken auf die blaue Schaltfläche.

Nachrichten an Gäste in einer Gruppe senden

Senden Sie benutzerdefinierte Nachrichten oder E-Mail-Vorlagen an Gäste direkt im Gruppenprofil und verfolgen Sie alle Nachrichten mit Kunden.

 Benutzer müssen alle Nachrichten manuell senden, da die Funktion zum Planen von E-Mails derzeit für das Gruppenmodul nicht verfügbar ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Funktion zum Verfassen von Nachrichten zu öffnen:

  1. Klicken Sie auf der gewünschten Seite des Gruppenprofils auf die Schaltfläche Aktionen
  2. Klicken Sie auf Nachricht verfassen
  3. Füllen Sie die Felder im Fenster Nachricht verfassen aus; Sie werden gefragt, ob Sie eine E-Mail aus einer vorhandenen Vorlage senden oder eine neue Nachricht erstellen möchten.
  4. Klicken Sie auf Senden

Wie du E-Mails mit einer bestehenden Vorlage sendest

 Sieh dir den folgenden Artikel an, um zu erfahren, wie du eine E-Mail-Vorlage erstellst.

  1. Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus – einige Felder werden automatisch ausgefüllt, da sie aus der ausgewählten Vorlage stammen.
  • Die Standardvorlagen (vom System erstellt), wie Reservierung bestätigt, ausstehende Bestätigung, Reservierung storniert, Reservierungsfolio, Reservierungsrechnung, Gruppenrechnung und Gruppenfolio, werden in diesem Dropdown-Menü nicht angezeigt.
  • Bitte beachten Sie, dass Änderungen an der Nachricht oder an den automatisch ausgefüllten Feldern einer ausgewählten Vorlage die bestehende Vorlage nicht beeinflussen.
  1. Falls erforderlich, können Sie die Nachricht in einer anderen Sprache senden.

Wie du eine benutzerdefinierte Nachricht verfasst

Die Nachricht verfassen-Funktion funktioniert fast genauso wie auf der Seite Reservierungsdetails, mit Ausnahme des Feldes Senden an.

  • Wenn Sie Kontaktdaten im Gruppenprofil haben, können Sie die gewünschte E-Mail aus einem Dropdown-Menü auswählen.

  • Wenn Sie Kontaktdaten im Gruppenprofil haben, können Sie die gewünschte E-Mail aus einem Dropdown-Menü auswählen.

 Mehr erfahren Sie über die Felder im Fenster für benutzerdefinierte Nachrichten hier.

So kannst Du E-Mail-Nachrichten verfolgen

Wenn Benutzer eine verfasste E-Mail senden, kannst Du die Protokolleinträge in den folgenden Protokollen einsehen:

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Kreditkartentransaktionen in Gruppenprofilen

  Wenn die Zahlungsabwicklung aktiviert ist, können Sie die Kreditkarte hinzufügen und unter der Registerkarte Kreditkarten eine Autorisierung, Belastung oder Rückerstattung durchführen. Die Transaktionen werden dann im Gruppenfolio angezeigt.

  Wenn Sie Reservierungen mit Kreditkarten mit dem Gruppenprofil verknüpfen, werden deren Kreditkarten NICHT in die Registerkarte Kreditkarten im Gruppenprofil importiert.

Wenn Sie die Karte, die mit einer der verknüpften Reservierungen verbunden ist, belasten müssen, müssen Sie die Kreditkarte erneut in der Registerkarte Kreditkarten im Gruppenprofil hinzufügen und dann mit der Belastung fortfahren.

So fügen Sie eine Kreditkarte zu einem Gruppenprofil hinzu

Unter der Registerkarte Kreditkarten können Sie die Kreditkarte hinzufügen und diese dann als Zahlungsmethode auswählen, wenn Sie eine Gebühr oder Rückerstattung zum Gruppenfolio hinzufügen.

So fügen Sie eine Kreditkarte hinzu:

  1. Öffnen Sie im Gruppenprofil die Registerkarte Kreditkarten
  2. Klicken Sie auf +Karte hinzufügen

  1. Geben Sie die Kreditkartendaten ein.
  2. Klicken Sie auf Speichern

  1. Sie sehen die Kreditkarte im Gruppenprofil.

 Das System speichert Kreditkarteninformationen für Gruppen dauerhaft. Sie können diese Informationen verwenden, um häufigen Gruppen Gebühren zu berechnen, wenn sie regelmäßig in Ihrer Unterkunft übernachten.

Erfahren Sie mehr über die Speicherfristen für Daten bei regulären (nicht-Gruppen) Reservierungen: Wie lange werden Kreditkartendaten gespeichert?

So fügen Sie eine Kreditkartenzahlung als Datensatz zu einer Gruppe hinzu

Sobald die Kreditkarte hinzugefügt wurde, können Sie sie als Zahlungsmethode auswählen, wenn Sie eine Zahlung oder Rückerstattung zum Gruppenprofil-Folio als Datensatz hinzufügen (ohne die Karte zu belasten).

  1. Öffnen Sie im Gruppenprofil die Registerkarte Folios
  2. Klicken Sie auf ZAHLUNG HINZUFÜGEN/RÜCKERSTATTEN und wählen Sie Zahlung hinzufügen

  1. Wählen Sie das Folio aus
  2. Geben Sie den Betrag ein
  3. Wählen Sie unter Zahlungsart die Kreditkarte aus
  4. Wählen Sie unter Zahlung erfassen die Option Vorherige Zahlung erfassen (nicht belasten)
  5. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen

 Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird beim Klicken auf die Schaltfläche Weiter das aktuelle Datum und die Uhrzeit für die Transaktion verbucht. Sie können es deaktivieren, wenn Sie eine Transaktion für einen Zeitpunkt in der Vergangenheit oder Zukunft hinzufügen.

  1. Fügen Sie bei Bedarf Notizen hinzu
  2. Klicken Sie auf Weiter. Die Transaktion wird im Gruppenfolio angezeigt.

 Das Kontrollkästchen Zahlung zuteilen ist standardmäßig aktiviert (wenn diese Funktion aktiviert ist). Mehr zur Zahlungszuordnung erfährst du hier.

Kartenautorisierungen, Belastungen und Rückerstattungen für Gruppen

 Sie benötigen die Funktion Zahlungsabwicklung, um die unten aufgeführten Aktionen durchzuführen.

So autorisieren Sie Karten über die Registerkarte Kreditkarten

  1. Öffnen Sie im Gruppenprofil die Registerkarte Kreditkarten
  2. Klicken Sie auf Autorisieren

  1. Geben Sie den Autorisierungsbetrag ein
  2. Klicken Sie auf Autorisieren

  1. Der Gesamt autorisierte Betrag wird angezeigt, zusammen mit den Folgeoptionen Autorisieren (mehr), Einziehen oder Annullieren (einen autorisierten Betrag freigeben).

 Mehr erfahren über autorisierte Kreditkarten, das Einziehen von Geldern und das Annullieren bestehender Autorisierungen hier.

So führen Sie eine Belastung über die Registerkarte Folios durch

  1. Öffnen Sie im Gruppenprofil die Registerkarte Folios
  2. Klicken Sie auf ZAHLUNG HINZUFÜGEN/RÜCKERSTATTEN und wählen Sie Zahlung hinzufügen

  1. Wählen Sie das Folio aus
  2. Geben Sie den Betrag ein
  3. Wählen Sie bei Zahlungsart die Kreditkarte aus
  4. Wählen Sie bei Zahlung einziehen die Option Belasten
  5. Lassen Sie Notizen frei (falls erforderlich)
  6. Klicken Sie auf Weiter. Die Transaktion wird im Gruppenfolio angezeigt.

So führst Du eine Rückerstattung über die Registerkarte Folios durch

  1. Öffne im Gruppenprofil die Registerkarte Folios
  2. Klicke auf ZAHLUNG HINZUFÜGEN/RÜCKERSTATTEN und wähle Zahlung rückerstatten

  1. Wähle unter Zahlungsart die Kreditkarte aus
  2. Wähle das Folio aus
  3. Wähle unter Rückerstattungsart die Option Rückerstattung über Zahlungs-Gateway
  4. Wähle die Transaktion aus, die rückerstattet werden soll (falls mehrere Belastungen auf einer Karte vorhanden sind)
  5. Gib den Rückerstattungsbetrag und das Datum ein
  6. Lass bei Bedarf eine Notiz stehen
  7. Klicke auf Weiter

Du siehst die Transaktion im Gruppenfolio.

 Mehr Informationen zu Rückerstattungen: Rückerstattungen über das Zahlungs-Gateway – Häufig gestellte Fragen.

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FAQ

Importvorgang

Wie kann ich Rooming-Listen in ein Gruppenprofil importieren?

In der Hotellerie stehen Unterkünfte häufig vor der Herausforderung, Gruppenreservierungen von Reisebüros oder Veranstaltungsplanern zu verwalten. Diese Buchungen werden nicht immer automatisch in das Property-Management-System übernommen, sodass das Personal jede Reservierung manuell anhand täglicher Listen anlegen muss – ein fehleranfälliger und zeitaufwändiger Prozess.

Um diesen Arbeitsablauf zu vereinfachen, kannst Du im Register Reservierungen Deines Gruppenprofils die Schaltfläche +Rooming List verwenden, um mehrere Reservierungen gleichzeitig über eine CSV-Datei zu importieren.

Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung siehe den Abschnitt Wie importiere ich Reservierungen in eine Gruppe weiter oben in diesem Artikel.

Wie kann ich die Zimmerraten während des Gruppenreservierungsimports aktualisieren?

Wenn sich die Zimmerrate für eine Reservierung über die Nächte hinweg ändert, kannst Du sie während des Importvorgangs anpassen.

Nachdem Du Deine CSV-Datei hochgeladen hast, gehe zur Spalte Gesamtrate pro Zimmer in der Tabelle und klicke auf das Stiftsymbol, um das Preisgestaltungs-Modale Fenster zu öffnen.

Dort gibst Du die korrekte Rate für jedes Datum ein und klickst auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

  Die Spalte Gesamtrate pro Zimmer erscheint in der Reservierungstabelle nur, wenn das Kontrollkästchen „Systemraten verwenden“ nicht aktiviert ist:
So kannst Du die Raten für jede Nacht der Reservierung manuell festlegen oder bearbeiten.

Was soll ich tun, wenn beim Import von Reservierungen die Meldung „Überprüfe und korrigiere alle rot markierten Felder“ erscheint?

Wenn während des Imports die Meldung „Überprüfe und korrigiere alle rot markierten Felder“ erscheint, bedeutet dies, dass in einigen Pflichtfeldern Probleme vorliegen.

Rot hervorgehobene Fehler in der Importtabelle

So beheben Sie das Problem:

  • Scrollen Sie nach links und rechts, um alle Spalten in der Tabelle zu überprüfen.
  • Bearbeiten Sie die markierten Felder direkt in der Tabelle.
  • Klicken Sie erneut auf Speichern, sobald die Fehler korrigiert sind.

Beispiel einer Validierungsfehlermeldung während des Imports

  Diese Fehler treten meist auf, wenn in der CSV-Datei Daten fehlen oder Tippfehler enthalten sind. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Datei vollständig und korrekt formatiert ist, bevor Sie sie in das Cloudbeds PMS hochladen.

Warum werden meine Gastdaten (wie Telefonnummer oder Zahlungsart) nicht aus der CSV importiert?

Beim Import der Gruppen-Rooming-Liste importiert Cloudbeds nur die Felder, die aktuell in der Reservierungstabelle sichtbar sind – dazu gehören sowohl Pflicht- als auch optionale Felder.

  Auch wenn ein Feld in der CSV-Datei ausgefüllt ist, wird es beim Import ignoriert, es sei denn, die entsprechende Spalte ist in der Tabelle sichtbar.

Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass alle Gastdaten importiert werden:

  1. Klicken Sie im Register „Reservierungen“ des Gruppenprofils auf +ROOMING LIST und laden Sie die offizielle Cloudbeds-Rooming-Listen-CSV-Vorlage herunter. Schließen Sie das Pop-up, sobald die Datei heruntergeladen ist.

  1. Füllen Sie die Vorlage aus. Geben Sie alle Pflichtfelder sowie zusätzliche Gastdetails ein, die Sie importieren möchten (z. B. Telefonnummer, Straßenadresse).
  2. Kehren Sie zur Seite „Reservierungsimport“ zurück und klicken Sie auf Spalten auswählen (beschriftet als „Anzuzeigende Spalten“).
  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für alle Felder, die den Spalten in Ihrer CSV-Datei entsprechen.

  1. Klicken Sie nach der Spaltenauswahl auf GRUPPEN-ROOMING-LISTE HOCHLADEN.

  1. Laden Sie Ihre Datei hoch.
  2. Klicken Sie auf Speichern, um den Import abzuschließen.

Reservierungen

Kann ich mehrere Gruppenreservierungen gleichzeitig verlängern?

Derzeit unterstützt Cloudbeds PMS keine Massenbearbeitung zur Verlängerung der Daten mehrerer Reservierungen innerhalb einer Gruppe. Jede Reservierung muss einzeln aktualisiert werden.

Es gibt jedoch eine Möglichkeit, den Prozess mit der Schnellbearbeitung im Kalender zu beschleunigen. Mit wenigen Klicks pro Reservierung kannst du:

  • eine Reservierung direkt im Kalender auswählen und verlängern.
  • Check-in- und Check-out-Daten schnell ändern.
  • die Reservierung bei Bedarf aufteilen (zum Beispiel, wenn das zugewiesene Zimmer nicht verfügbar ist).

Dieser Ansatz kann helfen, Aktualisierungen für Gruppenaufenthalte zu vereinfachen, auch wenn es kein vollständiges Massenbearbeitungswerkzeug ist.

  Die Schnellbearbeitung funktioniert am besten, wenn keine Einschränkungen bei der Zimmerzuweisung bestehen und für die aktualisierten Daten ausreichend Verfügbarkeit vorhanden ist.

Kann ich die Daten der Gruppenreservierung verlängern, wenn die Kontingentblöcke freigegeben wurden?

Sobald ein Kontingentblock freigegeben ist, sind Änderungen der Reservierungsdaten nicht mehr möglich.

Folgende Lösungen werden empfohlen:

  • Option A:
  1. Erstellen Sie einen neuen Kontingentblock mit den neuen Intervallen.
  2. Erstellen Sie eine neue Reservierung unter dem neuen Kontingentblock für die zusätzlichen Daten.
  • Option B:
  1. Heben Sie die Verknüpfung der bestehenden Reservierung mit dem Gruppenprofil auf.
  2. Nehmen Sie die Änderungen an der Reservierung vor.
  3. Verknüpfen Sie die Reservierung erneut mit dem Gruppenprofil, wobei das Feld Kontingentblock auf „Nichts ausgewählt“ bleibt.

  Dieser Vorgang funktioniert sofern außerhalb des Kontingentblocks Verfügbarkeit für den gebuchten Zimmertyp besteht. Wenn Sie alle Zimmer des Zimmertyps Ihrem Kontingentblock hinzugefügt haben, können Sie diese Schritte möglicherweise trotzdem durchführen, müssen jedoch vorübergehend Überbuchungen in Ihrer Verfügbarkeitsmatrix aktivieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Überbuchungen zulassen (Verfügbarkeitsmatrix).

Wie verschiebe ich eine bestehende Reservierung in einen anderen Kontingentblock?

Reservierungen, die bereits mit einem Gruppenprofil verknüpft sind, können in einen anderen Kontingentblock verschoben werden, indem Sie die Verknüpfung mit dem Gruppenprofil aufheben und anschließend erneut verknüpfen, wobei Sie den neuen Kontingentblock auswählen.

  Vergewissern Sie sich vor dem Verschieben der Reservierung, dass der Ziel-Kontingentblock:

  • den Status Definitiv hat;
  • für die Reservierungsdaten und den Zimmertyp über ausreichende Verfügbarkeit verfügt;
  • den passenden Ratenplan für die Reservierung verwendet.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Lösen Sie im Tab Reservierungen des Gruppenprofils die Verknüpfung der Reservierung über das Zahnradsymbol > Verknüpfung der Reservierung aufheben.
  2. Klicken Sie auf +Reservierung hinzufügen > Bestehende Reservierung verknüpfen.
  3. Suchen Sie die Reservierung anhand der Reservierungsnummer oder des Gastnamens.
  4. Wählen Sie den gewünschten Kontingentblock aus der Dropdown-Liste aus.
  5. Klicken Sie auf Reservierungen hinzufügen.
  6. Prüfen Sie, ob die Reservierung nun den korrekten Kontingentblock anzeigt und nicht mehr N/A.

  Wenn eine Reservierung mehrere Kontingentblöcke umfassen soll, ziehen Sie die Verwendung eines Aggregierten Kontingentblocks in Betracht.

Warum erhalte ich den Fehler „Falsche Rate-ID“, wenn ich eine Gruppenreservierung erstelle oder verknüpfe?

Der Fehler „Falsche Rate-ID“ weist in der Regel darauf hin, dass die Reservierung den ausgewählten Kontingentblock nicht verwenden kann, weil dessen Ratenkonfiguration mit der zu erstellenden oder zu verknüpfenden Reservierung nicht kompatibel ist.

Überprüfen Sie die folgenden Punkte:

  • Verfügbarkeit des Ratenplans: Wenn der Kontingentblock einen Ratenplan verwendet, prüfen Sie, ob die Reservierungsdaten innerhalb des gültigen Zeitraums des Ratenplans liegen.
  • Zimmertyp: Stellen Sie sicher, dass die Reservierung für einen Zimmertyp erstellt oder verknüpft wird, der im Kontingentblock enthalten ist.
  • Konfiguration des Kontingentblocks: Vergewissern Sie sich, dass die Reservierung den korrekten Kontingentblock verwendet und dieser mit dem vorgesehenen Ratentyp (Basis, Ratenplan oder Benutzerdefiniert) konfiguriert wurde.
  • Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Kontingentblock für die angefragten Daten noch Bestand verfügbar hat.

  Der Ratentyp eines Kontingentblocks kann nach dessen Erstellung und Speicherung nicht mehr geändert werden. Wurde der falsche Ratentyp ausgewählt, erstellen Sie bitte einen neuen Kontingentblock mit der gewünschten Konfiguration.

  Wenn das Problem nach Überprüfung des Ratenplans, des Zimmertyps und der Verfügbarkeit weiterhin besteht, erstellen Sie einen neuen Kontingentblock mit der korrekten Konfiguration und verknüpfen Sie die Reservierung erneut mit diesem Block.

Wie kann ich den Zimmertyp oder die Einheit einer Gruppenreservierung ändern?

Wenn Sie den gleichen Zimmertyp beibehalten, aber die Einheit ändern möchten, gehen Sie zu Reservierung > Zimmer > Reservierung bearbeiten > Spalte Zuweisung > Wählen Sie die gewünschte Einheit aus.

Sie können die Reservierung auch per Drag & Drop über den Kalender verschieben. Beide Optionen funktionieren, wenn bei der Erstellung des Kontingentblocks nicht die Option „block-spezifische Einheit“ ausgewählt wurde.

Wenn Sie bei der Erstellung des Kontingentblocks bestimmte Einheiten hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass die neue Einheit, der Sie das Zimmer zuweisen, ebenfalls in diesem Kontingentblock enthalten ist. Falls nicht, bearbeiten Sie den Block und fügen Sie die neue Einheit hinzu, bevor Sie die Reservierungsänderung vornehmen.

 Die Bearbeitungsoption funktioniert nicht, wenn Sie den Zimmertyp ändern möchten. Statt alle verfügbaren Zimmertypen anzuzeigen (Bild A), zeigt das System nur die im Kontingentblock enthaltenen Zimmertypen an, sofern verfügbar (Bild B).

Wenn Sie im Kalender zur Reservierung gehen, diese per Drag & Drop auf den gewünschten Zimmertyp ziehen und die neue Gebühr oder Überschreibung bestätigen, kann eine Meldung erscheinen, dass keine Verfügbarkeit besteht, auch wenn welche vorhanden ist. Dies kann passieren, weil der Kontingentblock diesen spezifischen Zimmertyp oder diese Einheit nicht enthält.

Die Lösungen wären:

  • Option A

Bearbeite zuerst den Kontingentblock, um den Zimmertyp oder die Einheit einzuschließen, und verschiebe dann die bestehende Reservierung auf das gewünschte Zimmer.

 Diese Option funktioniert nur, wenn der Bestand noch nicht freigegeben wurde. Sobald der Bestand freigegeben ist, kann die Gruppenfunktion keine Zimmer mehr hinzufügen.

  • Option B
  1. Lösen Sie die Verknüpfung der Reservierung vom Gruppenprofil.
  2. Nehmen Sie die Änderungen an der Reservierung vor.
  3. Verknüpfen Sie die Reservierung anschließend wieder mit dem Gruppenprofil, wobei das Feld Kontingentblock auf „Nichts ausgewählt“ bleibt.

  Option B ermöglicht es dir außerdem, bestehende Reservierungen in den folgenden Szenarien mit einer Gruppe zu verknüpfen:

  • Wenn der Kontingentblock freigegeben wurde,
  • Wenn der Gast nicht über die Gruppenbuchungs-URL gebucht hat und Aufenthaltsdaten außerhalb des Kontingentblocks liegen,
  • Wenn der Gast ein Zimmer gebucht hat, das nicht im Kontingentblock enthalten ist, aber zur Gruppe gehört.

  Dieser Vorgang funktioniert sofern für den gebuchten Zimmertyp außerhalb des Kontingentblocks Verfügbarkeit besteht. Wenn du alle Zimmer des Zimmertyps deinem Kontingentblock hinzugefügt hast, kannst du diese Schritte möglicherweise trotzdem durchführen, musst aber vorübergehend Überbuchungen in deiner Verfügbarkeitsmatrix aktivieren.

Weitere Informationen findest du unter Überbuchungen erlauben (Verfügbarkeitsmatrix).

Kann ich eine Gruppenreservierung zwischen verschiedenen Unterkünften im PMS verschieben oder übertragen?

Reservierungen können nicht zwischen Unterkünften innerhalb einer Organisation im Cloudbeds PMS verschoben oder übertragen werden. Wenn ein Gast in einer anderen Unterkunft Deiner Organisation übernachten muss, muss die ursprüngliche Reservierung in der ersten Unterkunft storniert und eine neue Reservierung in der anderen Unterkunft erstellt werden.

Empfohlener Ablauf:

  • Prüfen und anwenden der Stornobedingungen und Gebühren der ursprünglichen Unterkunft.
  • Stornieren der Reservierung in Unterkunft A.
  • Erstellen einer neuen Reservierung in Unterkunft B.
  • Zahlungen bei Bedarf neu bearbeiten (Rückerstattung/Annullierung/Neuautorisierung/Einzugsverfahren in der neuen Unterkunft).
  • Senden der aktualisierten Bestätigung an den Gast.

Wie wirkt sich die Option Überbuchungen erlauben auf das Aufheben der Verknüpfung von Gruppenreservierungen aus?

  • Beim Aufheben der Verknüpfung einer Reservierung, die mit dem Kontingenttyp Block erstellt wurde, achte auf die Verfügbarkeit im Restbestand. Sobald die Reservierung entkoppelt ist, wird der Kontingentblock weiterhin für die Gruppe gehalten, und das System verwendet die Verfügbarkeit aus deinem Bestand, um diese Buchung unterzubringen.
  • Mehr erfahren über Kontingentblöcke.

Wenn im Bestand eine Verfügbarkeit von "0" oder weniger vorhanden ist, passiert Folgendes:

  • Ist die Einstellung Überbuchung erlauben deaktiviert, kannst du die Reservierung NICHT aus der Gruppe entkoppeln.

  • Ist Überbuchung erlauben aktiviert, kannst du die Reservierung aus der Gruppe entkoppeln. In diesem Fall wird die Verfügbarkeit im Restbestand negativ (wenn die Zum Verkauf zugeteilte Menge niedriger oder höher als der Restbestand konfiguriert ist, berücksichtigt das System die Zum Verkauf zugeteilte Menge).

Beispiel:

Du hast 1 Zimmertyp mit 5 verfügbaren Zimmern:

  • 3 sind dem Gruppen-Kontingentblock (Kontingenttyp: Block) hinzugefügt.
  • Dein verbleibender allgemeiner Bestand beträgt 2.

Du hast eine Reservierung mit 3 Zimmern aus diesem Kontingentblock erstellt und dich entschieden, sie aus der Gruppe zu entkoppeln (diese Buchung benötigt nun 3 Zimmer aus deinem verbleibenden Bestand).

Da du nur 2 Zimmer im verbleibenden Bestand hattest und die entkoppelte Reservierung 3 Zimmer beansprucht, beträgt deine Verfügbarkeit jetzt -1.

 Wenn deine Verfügbarkeit negativ ist, sendet das System 0 Verfügbarkeit an deine Kanäle (OTAs), und du kannst keine direkte Reservierung erstellen; dies dient dazu, unerwünschte Überbuchungen zu verhindern.

  Lösungen:

  1. Du kannst die Zum Verkauf zugeteilte Menge erhöhen, indem du mehr Verfügbarkeit hinzufügst, um die entkoppelte Reservierung unterzubringen und Reservierungen von OTAs zu erstellen oder zu erhalten. Bitte achte sorgfältig auf deine tatsächliche Verfügbarkeit, um unerwünschte Überbuchungen zu vermeiden.
  2. Du kannst den Kontingenttyp auf Je nach Verfügbarkeit ändern. Das System gibt den Gruppen-Kontingentblock frei und berechnet die Verfügbarkeit für die entkoppelte Reservierung anhand deiner Zum Verkauf zugeteilten Menge.

  Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie auf die speziellen Gruppenberichte zugreifen und diese verwenden.

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