Gruppenprofil erstellen und verwalten

Gabriela Garcia

Aktualisiert 23. Oktober 2026 07:58

Zweck	Erstellen und Verwalten von Gruppenprofilen im Legacy-Gruppenmodul, einschließlich Profildetails, Kontakten, Notizen und Dokumenten.
Am besten geeignet für	Teams an der Rezeption, General Manager, Administratoren und Eigentümer der Unterkunft, die Gruppenbuchungen im Legacy-Gruppenmodul verwalten.
Verwenden Sie dies, wenn	Sie ein Gruppenprofil erstellen oder dessen Details, Kontakte, Notizen, Status oder unterstützende Dokumente verwalten müssen.
Voraussetzungen	Das Legacy-Gruppenmodul muss für Ihre Unterkunft verfügbar sein. Für das Hochladen von Dokumenten in ein Gruppenprofil ist eine aktive, angemeldete Sitzung erforderlich.
Erwartetes Ergebnis	Sie können ein Gruppenprofil erstellen und die profilbezogenen Informationen sowie unterstützende Datensätze pflegen, die Ihr Team zur Verwaltung der Gruppe benötigt.
Beschränkungen	Das Löschen eines Gruppenprofils kann nicht rückgängig gemacht werden. Hochgeladene Dokumente in einem Gruppenprofil können derzeit nicht gelöscht werden und bleiben getrennt von Gästeprofilen und Reservierungsdokumenten.

Einführung

Ein Gruppenprofil ist der zentrale Ort zur Verwaltung gruppenbezogener Informationen im Legacy-Gruppenmodul. Gruppenprofile können Gruppen, Unternehmen, Reisebüros oder Großhändler repräsentieren und enthalten Kontakte, die für Verhandlungen, Verfügbarkeitsabsprachen, Rechnungen, Anzahlungen und Zahlungsvereinbarungen genutzt werden.

Verwenden Sie diese Anleitung für die wichtigsten profilbezogenen Aktionen: Erstellen und Bearbeiten eines Gruppenprofils, Verwalten von Kontakten und Notizen, Löschen eines Profils sowie Hochladen unterstützender Dokumente.

Eine neuere Gruppen-Erfahrung ist verfügbar. Dieser Artikel behandelt das Legacy-Modul Gruppen. Das neuere Gruppen- und Veranstaltungsmodul umfasst organisationsweite Profile, unterkunftsspezifische Veranstaltungen, Angebote, Rooming-Listen-Workflows sowie flexiblere Abrechnungs- und Weiterleitungsoptionen. Gruppen und Veranstaltungen befindet sich derzeit in einer limitierten Veröffentlichung. Für Informationen zur Verfügbarkeit wenden Sie sich bitte an support@cloudbeds.com.

Für eine ausführlichere Erklärung der Legacy-Gruppenseite und deren Navigation siehe Gruppen – Alles, was Sie wissen müssen.

Gruppenprofile verwalten

Erweitern Sie den Workflow, der der Aktion im Gruppenprofil entspricht, die Sie ausführen müssen. Jeder Workflow beginnt im Legacy-Gruppenbereich, sodass er unabhängig verfolgt werden kann.

Gruppenprofil erstellen

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Gruppen. Dann:

Klicken Sie auf der Seite Gruppen auf + Gruppenprofil erstellen.

Geben Sie den Namen des Profils ein.
Überprüfen Sie den Status. Neue Profile sind standardmäßig Offen. Sie können ein Profil später auf Geschlossen setzen, um aktive und inaktive Gruppen zu unterscheiden.
Wählen Sie den Typ:
- Gruppe: Eine einmalige Gruppe oder Veranstaltung, wie eine Party oder Hochzeit.
- Unternehmen: Ein Firmenkunde, der Zimmer für Mitarbeiter bucht.
- Reisebüro: Ein Reiseveranstalter, der das Unterkunft für Kunden bucht.
- Großhändler: Eine OTA oder ein Großhändler, für den das Unterkunft eine Provision zahlt, wenn Gäste vermittelt werden.

Der Profiltyp hilft Ihnen, Gruppenprofile zu filtern, ändert aber nicht die Funktionalität des Gruppenprofils.

Wählen Sie, ob Reservierungen zum Gruppenfolio umgeleitet werden sollen:
- Wählen Sie Ja, um die ausgewählten Transaktionsarten von Reservierungen in der Gruppe automatisch auf das Haupt-Gruppenfolio zu übertragen. Die Transaktionen bleiben auf der Reservierung sichtbar, beeinflussen aber nicht mehr den individuellen Reservierungssaldo.
- Wählen Sie Nein, wenn Reservierungstransaktionen auf der einzelnen Reservierung verbleiben und nicht automatisch auf das Haupt-Gruppenfolio übertragen werden sollen.
Wenn Sie Ja gewählt haben, wählen Sie die Transaktionsarten aus, die zum Gruppenfolio umgeleitet werden sollen.
Wenn die Split-Folio-Funktion aktiviert ist, wählen Sie die Reservierungsfolio-Konfiguration für das Gruppenprofil aus.

Wenn Sie eine Folio-Konfiguration auswählen und diese später auf der Seite „Folio verwalten“ ändern, wird die Änderung nicht automatisch auf das bestehende Gruppenprofil-Folio angewendet.

Wählen Sie die Quelle. Die Quelle muss mit der im zugehörigen Ratenplan konfigurierten Quelle übereinstimmen, wenn privater Zugriff für Gruppen-Gäste verwendet wird.
Geben Sie bei Bedarf die Adresse der Gruppe ein.
Fügen Sie bei Bedarf Notizen hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Das untenstehende Profilformular zeigt die Profildetails, Routing-Optionen, Quelle, Adresse und Notizen, die vor dem Speichern konfiguriert werden können.

Nachdem Sie gespeichert haben, erscheint das Gruppenprofil in der Tabelle auf der Registerkarte Gruppen.

Gruppenprofil bearbeiten

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Gruppen aus. Verwenden Sie dann eine der folgenden Methoden:

Suchen Sie in der Tabelle Gruppenprofile das Profil und nutzen Sie die Zeilenaktionen, um die Profilinformationen zu bearbeiten.
Öffnen Sie das Gruppenprofil, gehen Sie zur Registerkarte Gruppenprofil und klicken Sie auf das Stiftsymbol.

Kontakte für ein Gruppenprofil erstellen

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Gruppen aus. Dann:

Klicken Sie in der Tabelle Gruppenprofile auf den verlinkten Namen des Gruppenprofils.
Öffnen Sie die Registerkarte Gruppenprofil.
Klicken Sie auf + Kontakt hinzufügen.

Füllen Sie die erforderlichen Kontaktdaten-Felder aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Ein Gruppenprofil kann mehrere Kontakte haben, und derselbe Kontakt kann in mehreren Gruppenprofilen verwendet werden.

Ein Gruppenprofil löschen

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Gruppen. Dann:

Suchen Sie das Gruppenprofil in der Tabelle Gruppenprofile.
Öffnen Sie die Zeilenaktionen des Profils und wählen Sie Profil entfernen.

Das Löschen eines Gruppenprofils kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Profildaten werden gelöscht. Einige Informationen können teilweise manuell aus Einträgen im Aktivitätsprotokoll rekonstruiert werden, aber das ursprüngliche Gruppenprofil wird nicht wiederhergestellt.

Gruppenprofil-Notizen hinzufügen und verwalten

Gruppennotizen können an verschiedene Bereiche gesendet werden, einschließlich des Gruppenprofils, aller Gäste, aller Reservierungen oder aller Kontingentblöcke.

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Gruppen. Dann:

Klicken Sie auf den verlinkten Namen des Gruppenprofils, das Sie öffnen möchten.
Öffnen Sie die Registerkarte Notizen.
Geben Sie die Notiz ein.
Klicken Sie auf Notiz absenden und wählen Sie aus, wo die Notiz gesendet werden soll:
- An alle Gäste
- An alle Reservierungen
- An das Gruppenprofil
- An alle Kontingentblöcke

Verwenden Sie die Notiz-Registerkarten, um Notizen für jeden Bereich zu überprüfen.
Klicken Sie auf das Druck-Symbol, um eine Notiz auszudrucken.
Öffnen Sie die Aktionen der Notiz, um die Notiz zu bearbeiten oder zu archivieren.
Um eine archivierte Notiz wiederherzustellen, öffnen Sie Archivierte Notizen, öffnen Sie die Aktionen der Notiz und wählen Sie Notiz wiederherstellen.

Gruppennotizen können auch über die API erstellt, bearbeitet und gelöscht werden, wenn sowohl Marketplace und Integrationen als auch Gruppenverwaltung aktiviert sind.

Für reservierungsbezogene Notizen siehe Reservierungsnotizen verwalten. Für Berichte zu Notizen siehe Notizenbericht.

Dokumente in ein Gruppenprofil hochladen

Verwenden Sie die Registerkarte Dokumente, um Dateien zu speichern, die die Verwaltung der Gruppe unterstützen, wie unterschriebene Verträge, Nachträge, BEOs, Menüs, AV-Spezifikationen und Einrichtungsdiagramme. Diese Dateien sind ausschließlich mit dem Gruppenprofil verknüpft und für die interne Gruppen- oder Veranstaltungsverwaltung vorgesehen.

Das Hochladen von Dokumenten erfordert eine aktive Anmeldung. Wenn Ihre Sitzung abgelaufen ist, melden Sie sich bitte erneut an, bevor Sie die Datei hochladen.

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Gruppen. Dann:

Klicken Sie auf der Seite Gruppen auf den verlinkten Namen des gewünschten Gruppenprofils.

Öffnen Sie die Registerkarte Dokumente und wählen Sie im linken Menü Dokumente aus.
Klicken Sie auf Hochladen.

Ziehen Sie im Fenster Dateien hochladen die Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf den Upload-Bereich, um auf Ihrem Gerät zu suchen.

Klicken Sie bei Bedarf auf Datei entfernen, um eine ausgewählte Datei zu verwerfen, oder auf + Weitere hinzufügen, um zusätzliche Dateien auszuwählen. Klicken Sie auf Fertig, wenn Sie den Upload bestätigen möchten.
Stellen Sie sicher, dass die hochgeladene Datei mit ihrem Dateinamen und Erstellungsdatum in der Liste Dokumente erscheint. Klicken Sie auf den Dateinamen, um das Dokument in einem neuen Tab zu öffnen.

Unterstützte Dateitypen: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, xls, xlsx.

Beschränkungen bei Dokumenten im Gruppenprofil:

Dokumente können derzeit hochgeladen, aber nicht aus dem Gruppenprofil gelöscht werden.
Dokumente werden ausschließlich im Gruppenprofil gespeichert. Sie sind weder in Gästeprofilen noch in Reservierungsdokumenten sichtbar und im System sonst nicht durchsuchbar.

Da Sie nun die Hauptbestandteile eines Gruppenprofils erstellen und pflegen können, nutzen Sie diese Ressourcen für die umfassenderen Legacy-Gruppen-Workflows, die über die Profileinrichtung hinausgehen: