Gruppenrechnungen

Gabriela Garcia

Aktualisiert 23. Oktober 2026 14:16

Cloudbeds-Paket- und Wachstumssupport-Symbol Cloudbeds ist überzeugt, dass jedes Unterkunftsgeschäft einzigartig ist. Wir bieten Werkzeuge für verschiedene Unterkunftsgrößen und Budgets, um Ihnen beim Aufbau und Wachstum Ihres Geschäfts zu helfen. Kontaktieren Sie unser dediziertes Team für weitere Informationen zu verfügbaren Paketen.

Noch kein Cloudbeds-Kunde? Sehen Sie sich unseren Preisleitfaden an und vereinbaren Sie eine Demo.

Einschränkungen:

Für Unterkünfte mit Sitz in Portugal: Das Gruppenmodul funktioniert derzeit nicht mit FACT-Rechnungen. In solchen Fällen müssen die Rechnungen manuell mit der FACT-Software erstellt werden.
Für Unterkünfte mit Sitz im spanischen Baskenland: Gruppenrechnungen, die im Gruppenmodul erstellt werden, werden nicht an TicketBai übermittelt.

Vor dem Start

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen zur Rechnungsstellung:

Das System berücksichtigt die vom Benutzer auf der Registerkarte Rechnungsstellung konfigurierten Einstellungen (die gleichen wie bei regulären Reservierungen).

Dies ist ein erforderlicher Schritt, um Gruppenrechnungen zu erstellen. Andernfalls sehen Benutzer beim Klicken auf Generieren oder Rechnung per E-Mail senden ohne vorherige Einrichtung der Rechnungsseite die folgende Warnmeldung.

Rechnungseinstellungen für Gruppen

Öffnen Sie in Ihrem Konto , klicken Sie auf Einstellungen
Gehen Sie zu Finanzen und klicken Sie auf Rechnungen und Dokumente
Füllen Sie alle gewünschten und Pflichtfelder auf der Registerkarte Rechnung aus (weitere Details finden Sie unter Wie man die Rechnungsstellung einrichtet)

Da es keine eigene Einstellungsseite für die Rechnungen der Gruppe gibt, findest du unten eine Übersicht, welche Felder auf diese angewendet werden.

Feldname	Gilt es für Gruppenrechnung?
Rechnungsdetails > Rechnungstitel und Sequenz Titel, Präfix, Startnummer, Suffix	JA
Rechnungsdetails > Unternehmensdaten Unternehmensdaten anzeigen, offizieller Firmenname, Steueridentifikationsnummer	JA
Rechnungseinstellungen > Zeitpunkt der Rechnungserstellung auswählen	NEIN Alle Gruppenrechnungen müssen manuell vom Benutzer erstellt werden
Rechnungseinstellungen > Standard-Fälligkeitsdatum	JA
Rechnungseinstellungen > Einstellungen zum Rechnungs-Layout Raumnummernspalte auf der Rechnung anzeigen, Steuer-/Gebührendetails auf der Rechnung anzeigen.	JA
Rechnungseinstellungen > Einstellungen zum Rechnungs-Layout Kompakte Rechnungen verwenden	NEIN

Gruppenrechnungen erstellen

Auf der Seite Gruppenprofil klicken Sie auf Aktionen und wählen Neue Rechnung erstellen oder Rechnung per E-Mail senden aus.

Option 1 – Neue Rechnung generieren

Sobald Sie auf Neue Rechnung generieren klicken, öffnet das System eine Seitenleiste rechts im Bildschirm, in der Sie auswählen können, für welche Folios Sie die Rechnung erstellen möchten.

Wählen Sie alle aus oder entscheiden Sie sich für ein bestimmtes Folio und klicken Sie auf Weiter.

Sie werden zur Registerkarte Dokumente im Gruppenprofil weitergeleitet, wo alle innerhalb einer bestimmten Gruppe generierten Rechnungen gespeichert sind.

Klicken Sie auf den PDF-Link, um die Rechnung anzuzeigen.

Im Inneren sehen Sie:

Name des Gruppenprofils
Gruppencode
Adresse des Gruppenprofils, falls verfügbar
Sowohl verbuchte als auch ausstehende Transaktionen der ausgewählten Folios
Optionen zum Herunterladen oder Drucken der Rechnung

Die Rechnung zeigt die Transaktionen so an, wie sie im Gruppenfolio erscheinen.

Wenn Sie die Informationen im Gruppenprofil (E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.) aktualisieren, müssen Sie eine neue Rechnung generieren, da diese Aktualisierung nicht automatisch in vorherigen Rechnungen angezeigt wird.

Option 2 – Rechnung per E-Mail senden

Wenn Sie auf Rechnung per E-Mail senden klicken, öffnet sich auf der rechten Seite eine Seitenleiste, in der Sie auswählen können, welche Folios Sie senden möchten, und die E-Mail-Adresse(n) des Gasts hinzufügen können.

Wenn Sie nur ein Folio auswählen, wird eine Rechnung basierend auf genau diesem Folio gesendet, nicht für das gesamte Gruppenprofil.
Wenn Sie alle Folios auswählen, wird eine Rechnung für das gesamte Gruppenprofil gesendet.

Geben Sie die gewünschte(n) E-Mail-Adresse(n) an.

Wenn im Gruppenprofil mehr als ein Kontakt angelegt ist, wird das E-Mail-Formular mit der ersten Adresse vorausgefüllt und Sie können diese bei Bedarf bearbeiten.
Um das Gruppenfolio an mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig zu senden, fügen Sie einfach ein Komma (,) zwischen die Adressen ein.

Klicken Sie auf Weiter

Nach dem Klicken auf Weiter sehen Sie die folgende Bestätigungsnachricht. Klicken Sie auf JA.

Die E-Mail wird gesendet und die Rechnung wird automatisch unter der Registerkarte Dokumente im Gruppenprofil gespeichert. So sieht die E-Mail aus:

Anpassung der E-Mail-Rechnung

Der Text auf der Rechnung ist ein Standardtext für die per E-Mail versandte Gruppenrechnung. Um den Standardtext anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

Gehen Sie in Ihrem Konto , klicken Sie auf Einstellungen
Navigieren Sie zu E-Mail und klicken Sie auf Vorlagen
Suchen Sie in der Liste die Vorlage Gruppenprofil-Rechnung, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Bearbeiten

Mehr erfahren über E-Mail-Vorlagen in diesem Artikel.

Rechnungssprache und Übersetzungen

Land angegeben?	Gibt es eine Übersetzung der E-Mail-Vorlage?	Sprache der E-Mail-Vorlage
JA – Beispiel: Italien	JA	Italienisch
JA	NEIN	Die E-Mail wird in der Systemsprache der Unterkunft gesendet (festgelegt unter den allgemeinen Systemeinstellungen)
NEIN	NEIN	Die E-Mail wird in der Systemsprache der Unterkunft gesendet (festgelegt unter den allgemeinen Systemeinstellungen)

FAQ

Sind die Rechnungsnummern für Gruppenrechnungen anders als bei regulären Rechnungen?

Nein, das sind sie nicht. Beide Dokumente folgen dem von Ihnen eingerichteten Rechnungstitel und der Reihenfolge unter Zahlungen > Rechnungsstellung > Rechnungsdetails. Allerdings unterscheiden sich ihre Dateinamen.

Der PDF-Name zeigt den Gruppencode für Gruppenrechnungen an.

Im Gegensatz dazu enthält der Dateiname von regulären Reservierungen die Reservierungs-ID.

Wie werden die Kontaktinformationen für neue Rechnungen generiert?

Das System zieht die Kontaktinformationen aus der Registerkarte Gruppenprofil, um die Rechnung zu erstellen.

Wenn im Gruppenprofil ein Kontakt mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse und einer geschäftlichen Telefonnummer vorhanden ist, werden diese Informationen auf der Rechnung angezeigt.

Die Rechnung enthält immer die geschäftliche E-Mail-Adresse und die geschäftliche Telefonnummer des Kontakts (sofern angegeben) und zeigt niemals die private E-Mail-Adresse oder die private Telefonnummer an.

Wenn im Gruppenprofil mehr als ein Kontakt vorhanden ist, zeigt die Rechnung die geschäftliche E-Mail-Adresse des ersten Kontakts an. Ist die geschäftliche E-Mail-Adresse nur für den zweiten Kontakt verfügbar, verwendet das System die geschäftlichen und beruflichen Daten des zweiten Kontakts.

Siehe das folgende Beispiel: Die Rechnung zeigt keine Telefonnummer, weil Kontakt Nummer 2 nur eine private Nummer hat.