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Gruppenfolios

Gabriela Garcia
Aktualisiert

Übersicht

Im Gruppenfolio kannst Du Transaktionen, für die das Unternehmen verantwortlich ist, einfach verwalten.

Das Folio ähnelt dem Reservierungsfolio. Du kannst hier Zahlungen hinzufügen, Gebühren erstatten oder Artikel einfügen. Außerdem kannst Du Transaktionen von bestehenden Reservierungen auf das Gruppenfolio übertragen, wodurch sich der Saldo aktualisiert. Du kannst auch einstellen, dass Transaktionen automatisch an das Gruppenfolio weitergeleitet werden, wenn innerhalb der Gruppe eine Reservierung erstellt wird, oder die Weiterleitung von Transaktionen aus bestehenden Reservierungen aufheben.

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Navigation im Gruppenfolio

  1. Gehen Sie im Menü Main menu.png zu Gruppen Groups icon.png
  2. Klicken Sie auf den verlinkten Namen, um das Gruppenprofil zu öffnen
  3. Gehen Sie zur Registerkarte Folios
  4. Sie können die Liste filtern, indem Sie nach Verwendung der folgenden Felder auf Anwenden klicken
    1. Reservierungsnummer, Zimmernummer, Gastname: Lassen Sie das Feld leer, um eine vollständige Liste aller Ihrer Gruppenprofile zu sehen.
    2. Von und Bis
    3. Zeit
    4. Beschreibung: Wählen Sie alle Transaktionsarten aus oder wählen Sie eine der Optionen im Dropdown-Menü
    5. Gruppieren nach: Wählen Sie eine der Optionen: Keine, Benutzer, Datum, Zimmer, Gastname, Reservierungsnummer oder Beschreibung
    6. Untergruppe nach: Dieser Filter ist verfügbar, wenn Sie bei Gruppieren nach eine andere Option als Keine auswählen
    7. Transaktionen: Verbucht oder Ausstehend

Auf dieser Seite können Sie:

  1. Folios hinzufügen und die Folio-Konfiguration bearbeiten (nur verfügbar, wenn Sie die Split-Folio-Funktion aktiviert haben)
  2. Transaktionen überprüfen, die dem Gruppenfolio hinzugefügt wurden
  3. Zahlung hinzufügen/Rückerstattung zum Gruppenfolio
  4. Gebühr hinzufügen/Anpassen zum Gruppenfolio
  5. Transaktionen verschieben zwischen den Folios (nur verfügbar, wenn Sie die Split-Folio-Funktion aktiviert haben)
  6. Klicken Sie auf Aktionen, um das Folio per E-Mail zu senden

  • Wenn Sie auf E-Mail-Folio klicken, öffnet das System eine Seitenleiste rechts, in der Sie auswählen können, welche Folios Sie senden möchten, und die E-Mail-Adresse des Gasts hinzufügen können.
  • Wenn im Gruppenprofil mehr als ein Kontakt angelegt ist, wird das E-Mail-Formular mit dem ersten Kontakt ausgefüllt und Sie können es bei Bedarf bearbeiten.
  • Um das Gruppenfolio an mehrere E-Mails gleichzeitig zu senden, müssen Sie einfach ein Komma (,) zwischen die Adressen setzen.

Folio-Transaktionen des Gruppenfolios

Neue Transaktionen zu einem Gruppenfolio hinzufügen

Zahlung, Rückerstattung, Gebühr und Artikel über die Registerkarte Gruppenfolio hinzufügen

Das Hinzufügen von Zahlung, Rückerstattung, Gebühr und Artikel über die Registerkarte Gruppenfolio erfolgt genauso wie bei normalen (Nicht-Gruppen-)Reservierungen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Transaktion in diesem Fall im Gruppenfolio erscheint, aber nicht mit einer bestimmten Reservierung verknüpft ist.

  • In der Spalte Weitergeleitet von sehen Sie den Gruppencode, was bedeutet, dass die Transaktion zur Gruppe gehört und nicht von einer bestimmten Reservierung weitergeleitet wurde.
  • Wenn Sie eine Transaktion von einer Reservierung zum Gruppenfolio weiterleiten möchten, lesen Sie den Abschnitt Transaktionen von Reservierungen zu einem Gruppenfolio weiterleiten weiter unten.

Zahlung über die Registerkarte Kreditkarte hinzufügen

Sie können eine Zahlung zum Gruppenfolio über die Registerkarte Kreditkarte im Gruppenprofil hinzufügen, wenn die Zahlungsabwicklung aktiviert ist.

Lesen Sie den Abschnitt Kreditkartentransaktionen in Gruppenprofilen in diesem Artikel, um zu erfahren, wie Sie Kreditkartendaten und Zahlungen zu Gruppen hinzufügen.

Transaktionen von Reservierungen auf ein Gruppenfolio umleiten

Einrichtung der automatischen Weiterleitung von Transaktionen an das Gruppenfolio

 Wenn Sie eine Reservierung mit einem Gruppenprofil verknüpfen, bei dem die automatische Umleitung aktiviert ist, können Sie Folgendes erwarten:

  • Bereits verbuchte Transaktionen bleiben der Reservierung zugeordnet (werden nicht verschoben oder an die Gruppe umgeleitet).
  • Alle bestehenden ausstehenden Transaktionen, für die eine Umleitung eingerichtet ist, werden an das Gruppenfolio umgeleitet.

Um die automatische Umleitung von Transaktionen an ein Gruppenfolio einzurichten, müssen Sie:

Schritt 1 – Umleitung von Transaktionen in den Einstellungen des Gruppenprofils einrichten

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Gruppenprofils müssen Sie folgende Optionen auswählen:

  1. Gehen Sie zur Registerkarte Gruppenprofil und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um zu bearbeiten
  2. Wählen Sie im Abschnitt Umleitung an Gruppenfolio die Option Ja aus
  3. Wählen Sie die Transaktionsarten aus, die Sie von den mit der Gruppe verknüpften Reservierungen umleiten möchten
  4. (Optional) Wählen Sie die Reservierungsfolio-Konfiguration aus (nur wenn die Funktion für geteiltes Folio aktiviert ist)
  5. Klicken Sie auf Speichern

 Wenn Sie ein bestehendes Gruppenprofil mit der Option Umleitung an Gruppenfolio → Nein haben und diese auf Ja ändern, werden alle bestehenden ausstehenden Transaktionen automatisch an das Gruppenfolio umgeleitet und umgekehrt. Alle bestehenden verbuchten Transaktionen werden nicht automatisch umgeleitet oder umgeleitet aufgehoben. Dasselbe gilt, wenn Sie die Auswahl der Transaktionsarten ändern.

Schritt 2 – Erstellen einer Reservierung für die Gruppe

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte Reservierungen des gewünschten Gruppenprofils, klicken Sie auf +Reservierung hinzufügen und wählen Sie Neue Reservierung erstellen und hinzufügen aus.

  1. Wählen Sie auf der Seite Neue Reservierung den Kontingentblock aus. Folgen Sie den Standard-Schritten, um die Reservierung zu erstellen.

  1. Nach der Erstellung wirst Du zur Seite mit den Reservierungsdetails weitergeleitet. Die Reservierung wird mit dem ausgewählten Gruppenprofil und Kontingentblock erstellt.
  2. Die Transaktionen, die auf der Seite Gruppenprofil (Schritt 1) ausgewählt wurden, werden automatisch an das Gruppenfolio weitergeleitet und gelb hervorgehoben:

  1. Wenn Du auf das 'i'-Symbol klickst, erscheint ein Tooltip, der zeigt, wohin die Transaktion weitergeleitet wurde.
  2. Klicke auf Anzeigen, um zur Gruppenseite weitergeleitet zu werden.

 Die gleichen Transaktionen erscheinen auch auf der Seite Gruppenfolio, ebenfalls mit dem 'i'-Symbol; durch Klicken darauf wird ein Tooltip angezeigt, der zeigt, woher die Transaktion weitergeleitet wurde, und durch Klicken auf Anzeigen gelangst Du zurück zur Reservierung.

Manuelles Umleiten von Transaktionen zum Gruppenfolio

 Transaktionen können nur dann zum Gruppenfolio umgeleitet werden, wenn die Reservierung mit dem Gruppenprofil verknüpft ist.

  1. Verknüpfen Sie die Reservierung mit dem Gruppenprofil (siehe, wie Sie bestehende Reservierungen mit einer Gruppe verknüpfen in diesem Artikel).
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Reservierungen des Gruppenprofils auf die ID der verknüpften Reservierung.

  1. Klicken Sie im Reservierungsfolio auf Transaktionen verschieben und wählen Sie Zum Gruppenkonto umleiten.

  1. Wählen Sie eine der beiden Optionen:

a. Einzelne Transaktionen umleiten: wenn Sie manuell auswählen möchten, welche Transaktionen durch Ankreuzen der Kontrollkästchen neben den Transaktionen umgeleitet werden sollen.

b. Transaktionsart umleiten: wenn Sie mehrere Transaktionen auf einmal basierend auf ihrem Typ umleiten möchten.

  1. (optional) Wählen Sie aus, zu welchem Folio die Transaktionen verschoben werden sollen (nur verfügbar, wenn die Folio-Aufteilung aktiviert ist).

  1. Klicken Sie auf Transaktionen umleiten.

  1. Die umgeleiteten Transaktionen werden im Reservierungsfolio gelb hervorgehoben:

  1. Wenn Sie auf das 'i'-Symbol klicken, erscheint ein Tooltip, der anzeigt, wohin die Transaktion umgeleitet wurde.
  2. Klicken Sie auf Anzeigen, um zur Gruppenseite weitergeleitet zu werden.

 Die gleichen Transaktionen erscheinen auch auf der Seite des Gruppenfolios, ebenfalls mit dem 'i'-Symbol; ein Klick darauf zeigt einen Tooltip, der angibt, von wo die Transaktion umgeleitet wurde, und ein Klick auf Anzeigen leitet zurück zur Reservierung.

 Transaktionen, die zum Gruppenfolio umgeleitet wurden, beeinflussen nun den Saldo des Gruppenfolios und nicht mehr den Saldo der Reservierung.

Transaktionen aus einem Gruppenfolio entbuchen

  1. Öffnen Sie die Registerkarte Folio im Gruppenprofil; alle umgeleiteten Transaktionen werden gelb hervorgehoben.

 Wenn Sie auf das 'i'-Symbol klicken, erscheint ein Tooltip, der zeigt, wohin die Transaktion umgeleitet wurde. Klicken Sie auf Anzeigen, um zur Seite der betreffenden Reservierung weitergeleitet zu werden. Im folgenden Beispiel wurde die Transaktion von Ninos Reservierung übertragen.

  1. Suchen Sie die gewünschte Transaktion, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Umleitung aufheben.

 Nach dem Entbuchen werden das Gruppenfolio und das Reservierungsfolio aktualisiert; die Transaktion ist nur noch im Reservierungsfolio sichtbar und nicht mehr im Gruppenfolio.

 Entbuchte Transaktionen werden nicht mehr im Saldo des Gruppenfolios berücksichtigt und stattdessen dem Saldo der Reservierung hinzugefügt.

FAQ

Warum kann ich Transaktionen innerhalb der Reservierung nicht zwischen Folios verschieben?

Wenn Transaktionen von einem Reservierungsfolio zu einem Gruppenfolio verschoben werden, verhindert das System, dass Sie diese Transaktionen innerhalb der Reservierung zwischen Folios übertragen. Dies dient dazu, den Überblick über das Folio zu behalten, von dem die Transaktion umgeleitet wurde.

 Wenn Sie nicht umgeleitete Transaktionen in ein anderes Folio verschieben möchten, verschieben Sie die Transaktionen einzeln oder wählen Sie eine Transaktionsart aus, die keine umgeleiteten Transaktionen enthält. Bitte beachten Sie diesen Artikel: Geteiltes Folio in der Reservierung verwalten.

Wann sollte ich die Option „Umleitung aufheben“ verwenden?

Es kann verschiedene Gründe geben, Transaktionen umzuleiten. Die häufigsten sind:

  • Eine Transaktion wurde versehentlich zum Gruppenfolio umgeleitet und soll zurück zur Reservierung umgeleitet werden.
  • Ein Gast bezahlt eine der Nächte selbst, und die Transaktion muss aus dem Gruppenfolio entfernt werden.

 Wenn Sie eine Umleitung aufheben, werden die Salden des Gruppen- und Reservierungsfolios aktualisiert; die Transaktion ist dann nur noch im Reservierungsfolio sichtbar und nicht mehr im Gruppenfolio.

Wie drucke ich ein Folio von der Seite Gruppenprofil aus?

  1. Gehen Sie auf der Seite Gruppenprofil auf Aktionen und wählen Sie Folio drucken aus.
  2. Das System öffnet eine Seitenleiste rechts im Bildschirm, in der Sie auswählen können, welche Folios Sie drucken möchten.
  3. Wählen Sie alle oder ein bestimmtes Folio aus und klicken Sie auf Weiter, um ein Fenster zum Auswählen Ihres Druckers zu öffnen und das Dokument zu drucken.

  • Beim Drucken von Folios gilt folgende Logik für die Anzeige der Transaktionen:
  1. Das System zeigt die Transaktionen in chronologischer Reihenfolge an, beginnend mit der neuesten.
  2. Die am Ende angezeigten Gesamtsummen umfassen alle Transaktionen aus den ausgewählten Folios.

  • Auf dem Folio sehen Sie neben der Transaktionsliste folgende Details:
      1. Gruppenname
      2. Gruppencode
      3. Gruppenstatus
      4. Kontaktdaten (geschäftliche E-Mail, geschäftliche Telefonnummer und vollständige Adresse)

Fehler: „Du musst alle Transaktionen vor dem Löschen auf ein anderes Folio verschieben.“

Beim Versuch, ein Folio mit ausstehenden umgeleiteten Transaktionen zu löschen, erscheint folgende Fehlermeldung:

Dies verhindert, dass wichtige Daten versehentlich aus dem System gelöscht werden. Bitte stelle sicher, dass alle ausstehenden umgeleiteten Transaktionen auf ein anderes Folio verschoben werden, bevor du das Folio löschst.

 Sieh dir den folgenden Artikel für weitere Details zum Verschieben von Transaktionen zwischen Folios an.

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