Cloudbeds Guest Experience Messaging-Dienste FAQ

Wenn die Linkverkürzung in Cloudbeds Guest Experience aktiviert ist, werden URLs in Nachrichten automatisch in verkürzte Links umgewandelt.

Dazu gehören:

• Gästeportal-Links, die mit dem Merge-Tag für Gästeportal-Links in automatisierten Nachrichten eingefügt werden
• Vollständige URLs, die direkt in Nachrichtenvorlagen eingegeben werden
• Links, die in automatisierten oder manuellen Nachrichten gesendet werden

Standardmäßig werden Links mit der Domain cb.whstl.io verkürzt. Wenn Sie eine eigene Subdomain konfigurieren, verwendet das System stattdessen Ihren benutzerdefinierten Kurzlink.

Die ursprüngliche URL bleibt in Ihrer Nachrichtenvorlage unverändert. Der Link wird erst beim Versenden der Nachricht verkürzt.

Dies gilt für alle unterstützten Messaging-Kanäle, einschließlich SMS, WhatsApp und E-Mail, vorbehaltlich kanalspezifischer Einschränkungen.

So aktivieren Sie die Linkverkürzung

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Messaging-Dienste.
2. Schalten Sie den Schalter Linkverkürzung ein.
3. Optional: Klicken Sie auf Einstellungen bearbeiten, um eine eigene Subdomain zu konfigurieren, die Sie besitzen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Nach der Aktivierung ist keine weitere Einrichtung in Ihren Nachrichtenvorlagen oder Automatisierungen erforderlich. URLs werden beim Versenden der Nachrichten automatisch verkürzt.

Hinweis: Wenn die Linkverkürzung deaktiviert ist, verwenden Nachrichten die ursprüngliche vollständige URL. Die Aktivierung der Funktion ändert keine bereits gesendeten Nachrichten. Cloudbeds empfiehlt, die integrierte Funktion anstelle von URL-Verkürzern von Drittanbietern zu verwenden.

Sie können in SMS-Nachrichten keine formatierten Text-Hyperlinks erstellen wie in E-Mails. Allerdings können Sie eine URL in einer SMS-Nachricht einfügen, und der Empfänger kann den Link öffnen.

Optionen:

• Speichern Sie häufig verwendete URLs als Unternehmensvariablen für Ihr Team.
• Verwenden Sie die Linkverkürzung von Cloudbeds Guest Experience, um die URL-Länge zu reduzieren.
• Vermeiden Sie nach Möglichkeit Linkverkürzer von Drittanbietern, da verkürzte Links von Sicherheitsprüfungen oder Messaging-Anbietern blockiert werden können.

Wenn die integrierte Linkverkürzungsfunktion aktiviert ist, kann Guest Experience die Domain cb.whstl.io verwenden.

Wichtig: Versand von Links in Guest Experience-Nachrichten (Fehler 5100)

Aus Sicherheitsgründen kann Cloudbeds Guest Experience Nachrichten mit externen Links blockieren. In diesem Fall kann die Nachricht mit dem Fehler 5100 fehlschlagen.

Dies kann auch externe Inhalte in E-Mail-Nachrichten betreffen, wie gehostete Bilder. Bevor Sie ein Logo oder Banner in einer automatisierten E-Mail hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die Hosting-Domain genehmigt ist.

Wenn Sie auf Fehler 5100 stoßen, kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support oder Ihren Onboarding-Coach und teilen Sie den Link mit, den Sie senden möchten.

Ja. Automatisierte E-Mails können HTML-Formatierung verwenden, sodass Sie extern gehostete Bilder einfügen können, wie zum Beispiel das Logo Ihrer Unterkunft.

Wichtig:

• Dies gilt für E-Mail-Nachrichten. SMS und WhatsApp unterstützen keine eingebetteten HTML-Bilder.
• Bilder müssen unter einer sicheren HTTPS-URL gehostet sein.
• Die Domain, auf der das Bild gehostet wird, muss genehmigt sein, bevor das Bild in Guest Experience-Nachrichten verwendet werden kann.
• Wenn die Domain nicht genehmigt ist, kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support oder Ihren CSM mit der Bild-URL oder Domain.
• Einige E-Mail-Clients blockieren standardmäßig entfernte Bilder. Gäste müssen möglicherweise Bilder anzeigen oder Bilder laden auswählen.

Best Practices:

• Verwenden Sie öffentlich zugängliche HTTPS-Bild-URLs.
• Fügen Sie den Bildern Alternativtexte hinzu.
• Senden Sie eine Test-E-Mail, bevor Sie die Automatisierung für Gäste aktivieren.

Ja. Du kannst eine benutzerdefinierte ausgehende E-Mail-Adresse konfigurieren, sodass Gäste E-Mails von der Adresse deiner Unterkunft erhalten.

Die Adresse muss eine Domain verwenden, die deine Unterkunft kontrolliert, damit du die erforderlichen E-Mail-Authentifizierungseinträge konfigurieren kannst.

Nach dem Hinzufügen der benutzerdefinierten ausgehenden E-Mail-Adresse hast du 3 Tage Zeit, die erforderlichen DKIM-, SPF- und DMARC-DNS-Einträge zu konfigurieren.

Wenn du die Domain deiner Unterkunft nicht verwaltest, kontaktiere deinen Domain-Administrator oder IT-Anbieter für Unterstützung.

Um Gästereplies in Guest Experience zu erhalten, richte eine Weiterleitung von deinem benutzerdefinierten Postfach an die Standard-Eingangs-E-Mail-Adresse von Guest Experience deiner Unterkunft ein.

Nachdem du eine benutzerdefinierte ausgehende E-Mail-Adresse in Cloudbeds Guest Experience hinzugefügt hast, konfiguriere die erforderlichen DNS-Authentifizierungseinträge innerhalb von 3 Tagen.

• DKIM: Füge den erforderlichen DKIM-Eintrag zu den DNS-Einstellungen deiner Domain hinzu und schließe die Verifizierung ab.
• SPF: Deine Domain darf nur einen SPF-Eintrag haben. Wenn du bereits einen anderen E-Mail-Anbieter wie SendGrid oder Brevo nutzt, kombiniere die erforderlichen SPF-Mechanismen in den bestehenden Eintrag, anstatt einen weiteren SPF-Eintrag hinzuzufügen.
• DMARC: Deine Domain darf nur einen DMARC-Eintrag haben. Falls bereits einer existiert, aktualisiere ihn bei Bedarf, anstatt einen Duplikat zu erstellen.

Nachdem du deine DNS-Einträge aktualisiert hast, schließe den Verifizierungsprozess in Guest Experience ab.

Wenn die benutzerdefinierte ausgehende E-Mail-Adresse den Status DKIM fehlgeschlagen anzeigt, entfernen Sie die Adresse aus Cloudbeds Guest Experience, fügen Sie sie erneut hinzu und führen Sie die Verifizierung erneut durch.

Folgen Sie dem gleichen Vorgehen, wenn Sie Ihre benutzerdefinierte ausgehende E-Mail-Adresse ändern möchten:

1. Entfernen Sie die bestehende benutzerdefinierte ausgehende E-Mail-Adresse.
2. Fügen Sie die neue Adresse hinzu oder fügen Sie die ursprüngliche Adresse erneut hinzu, wenn Sie einen DKIM-Fehler beheben.
3. Überprüfen Sie die erforderlichen DNS-Authentifizierungseinträge.
4. Führen Sie die Verifizierung erneut durch.

Wenn das Problem weiterhin besteht, stellen Sie sicher, dass die DKIM-, SPF- und DMARC-Einträge der Domain korrekt konfiguriert sind, und wenden Sie sich an den Cloudbeds-Support, falls weitere Unterstützung erforderlich ist.

Nein. Agoda und Cloudbeds Guest Experience E-Mail Messaging können nicht dieselbe benutzerdefinierte E-Mail-Adresse verwenden.

Verwenden Sie für jede Integration eine separate Adresse.

Für Agoda:

1. Verwenden Sie die in Agoda YCS registrierte E-Mail-Adresse bei der Konfiguration der Agoda-Messaging-Integration.
2. Kontaktieren Sie agoda.chain.support@agoda.com und bitten Sie darum, dass verschleierte E-Mails für Cloudbeds aktiviert werden.
3. Halten Sie die Agoda-Adresse getrennt von Ihrer benutzerdefinierten ausgehenden E-Mail-Adresse für Guest Experience.

Booking.com verwendet Sicherheitseinstellungen für Nachrichten, um betrügerische Links und Identitätsfälschungen zu verhindern.

Im Booking.com-Extranet können Unterkünfte festlegen, welche E-Mail-Adressen und Links in Gästemitteilungen erlaubt sind.

Administratoren können genehmigte Links oder Domains in den Sicherheitseinstellungen für Nachrichten hinzufügen.

So erlauben Sie Links von Cloudbeds Guest Experience:

1. Melden Sie sich im Booking.com-Extranet an.
2. Gehen Sie zu Unterkunft > Nachrichtenpräferenzen.
3. Öffnen Sie die Sicherheitseinstellungen.
4. Schließen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ab.
5. Wählen Sie Link hinzufügen und geben Sie die URL oder Domain ein.
6. Verwenden Sie die +-Option, um bei Bedarf weitere Links hinzuzufügen.
7. Klicken Sie auf Domain hinzufügen.

Erlauben Sie diese Cloudbeds Guest Experience-Domain:

• https://links.cloudbeds.com/

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Domain zur Linkverkürzung verwenden, fügen Sie diese Domain ebenfalls der Allowlist von Booking.com hinzu.

Fehlerbehebung:

Wenn Booking.com eine URL durch [Link entfernt] ersetzt, prüfen Sie, ob die erforderlichen Domains in den Sicherheitseinstellungen für Nachrichten von Booking.com erlaubt sind.

Wenn eine Nachricht mit Fehler 5100 vor dem Erreichen von Booking.com fehlschlägt, prüfen Sie, ob die Domain in der Liste der genehmigten Links von Cloudbeds Guest Experience der Unterkunft enthalten ist.

Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Cloudbeds-Support.

1. Rufen Sie die Seite Unternehmen auf.
2. Gehen Sie zu Messaging-Dienste.
3. Aktivieren Sie die Linkverkürzung.
4. Klicken Sie auf Einstellungen bearbeiten.
5. Fügen Sie Ihre benutzerdefinierte Domain hinzu.
6. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Domains für Linkverkürzung müssen ebenfalls genehmigt sein

Wenn Sie einen Drittanbieter-Linkverkürzer wie bit.ly, t.ly oder rebrand.ly verwenden, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Domains genehmigt sind.

Verkürzte URLs können über zusätzliche Domains umgeleitet werden. Wenn eine Domain in der Weiterleitungskette nicht genehmigt ist, kann die Nachricht mit dem Fehler 5100 fehlschlagen.

Wenn Nachrichten fehlschlagen, kontaktieren Sie den Cloudbeds-Support.

Jedes Cloudbeds-Guest-Experience-Unterkunftskonto verfügt über eine eindeutig vom System generierte eingehende E-Mail-Adresse.

Um die Antworten der Gäste an die richtige Unterkunft weiterzuleiten, konfigurieren Sie die Weiterleitung vom E-Mail-Postfach dieser Unterkunft an die entsprechende eingehende Guest-Experience-E-Mail-Adresse.

Wenn Gäste auf Nachrichten antworten, die von einer benutzerdefinierten ausgehenden E-Mail-Adresse gesendet wurden, müssen diese Antworten an die richtige eingehende Adresse der Unterkunft weitergeleitet werden, damit sie in den Guest-Experience-Konversationen erscheinen.

Gäste-Konversationen sind nach Unterkunft getrennt. Es gibt keine automatische gemeinsame Nutzung oder Zusammenführung von Nachrichten zwischen Unterkunftskonten.

Die E-Mail-Weiterleitung muss jedoch korrekt konfiguriert sein. Das Postfach jeder Unterkunft sollte an die eigene eindeutige Cloudbeds-Guest-Experience-Eingangs-E-Mail-Adresse weiterleiten.

Wenn mehrere Unterkünfte eingehende Nachrichten an dieselbe Guest Experience-Eingangs-E-Mail-Adresse weiterleiten, können diese Nachrichten im Konto nur einer Unterkunft landen.

Diese Konfiguration wird nicht empfohlen. Jede Unterkunft sollte ihre Gästemails an eine eigene eindeutige Eingangsadresse weiterleiten, um die Gespräche getrennt zu halten.

Um die E-Mail-Zustellbarkeit zu verbessern, verwenden Sie eine verifizierte, benutzerdefinierte Absenderadresse aus einer Domain, die Ihre Unterkunft kontrolliert.

Verwenden Sie eine authentifizierte Domain

• Nutzen Sie eine domain-eigene Adresse, wie zum Beispiel yourhotel.com, für Ihre benutzerdefinierte Absenderadresse.
• Verwenden Sie keine kostenlosen E-Mail-Adressen wie Gmail, Yahoo oder Hotmail als benutzerdefinierte Absenderadresse.
• Verwenden Sie nicht die Standard-Guest Experience-Eingangsadresse als benutzerdefinierte Absenderadresse.

Konfigurieren Sie DNS-Authentifizierungs-Einträge

• Fügen Sie die erforderlichen DKIM-, SPF- und DMARC-Einträge innerhalb von 3 Tagen nach Hinzufügen der benutzerdefinierten Absenderadresse hinzu.
• Pflegen Sie nur einen SPF- und einen DMARC-Eintrag für die Domain.
• Wenn andere Anbieter wie SendGrid oder Brevo bereits SPF-Einträge verwenden, kombinieren Sie die erforderlichen Mechanismen, anstatt Duplikate zu erstellen.

Konfigurieren Sie die Weiterleitung von Gästerückantworten

Leiten Sie eingehende Nachrichten von Ihrem benutzerdefinierten Postfach an die Standard-Cloudbeds Guest Experience-Eingangsadresse Ihrer Unterkunft weiter.

Weitere Empfehlungen zur Zustellbarkeit

• Senden Sie Nachrichten nur an geeignete Empfänger und respektieren Sie Opt-out-Präferenzen.
• Vermeiden Sie übermäßige Großschreibung, irreführende Betreffzeilen und verdächtige Links.
• Testen Sie die E-Mail-Zustellung bei wichtigen Anbietern wie Outlook und Gmail.
• Überprüfen Sie bei Problemen Zustellfehler und Spam-Filterungen.

Nein. E-Mails, die über Cloudbeds Guest Experience gesendet werden, werden über den E-Mail-Dienst von Cloudbeds Guest Experience zugestellt und nicht direkt über dein Gmail- oder Outlook-Postfach.

Deshalb erscheinen sie nicht automatisch im Ordner „Gesendet“ deines regulären E-Mail-Kontos.

Um Gästereplies in Guest Experience zu erhalten, leite eingehende Nachrichten von deinem benutzerdefinierten ausgehenden Postfach an die standardmäßige eingehende E-Mail-Adresse von Guest Experience deiner Unterkunft weiter.

Wenn du eine Kopie einer gesendeten Nachricht in deinem regulären Postfach haben möchtest, kannst du dich beim Antworten in Guest Experience manuell in BCC setzen.

Um Gästemails in Cloudbeds Guest Experience zu empfangen, leite eingehende Nachrichten von deinem regulären Postfach an die eindeutige eingehende E-Mail-Adresse von Guest Experience deiner Unterkunft weiter.

1. Finde deine eingehende Guest Experience-E-Mail-Adresse: Öffne die E-Mail-Einstellungen unter Messaging-Dienste und kopiere die vom System generierte eingehende Adresse, die deiner Unterkunft zugewiesen ist.
2. Konfiguriere die Weiterleitung: Erstelle bei deinem regulären E-Mail-Anbieter eine Weiterleitungsregel, die eingehende Gästemails an diese Adresse weiterleitet.
3. Führe die Verifizierung durch, falls erforderlich: Dein E-Mail-Anbieter kann vor der Aktivierung der Weiterleitung eine Bestätigung verlangen.
4. Teste die Konfiguration: Sende eine Testmail an das Postfach deiner Unterkunft und bestätige, dass sie in Guest Experience erscheint.

Nur Nachrichten, die die korrekte eingehende Adresse erreichen, können in die Gespräche von Guest Experience deiner Unterkunft geleitet werden. Postfachfilter, Spamregeln oder Weiterleitungsverzögerungen können die Zustellung beeinflussen.

Beim Versenden von Bildanhängen über den Airbnb-Messaging-Kanal beachte bitte die von Airbnb unterstützten Dateiformate und Größenanforderungen.

• Unterstützte Bildformate: JPEG, JPG, GIF und PNG.
• Maximale Dateigröße: 5 MB pro Bild.

Wenn du mehrere Bilder senden musst, teile sie bei Bedarf auf mehrere Nachrichten auf.

Dies sind kanalspezifische Einschränkungen von Airbnb. Sie ändern nicht die allgemeinen unterstützten Anhangsformate anderer Messaging-Kanäle von Guest Experience.

Cloudbeds Guest Experience unterstützt derzeit die folgenden allgemeinen Dateitypen für Anhänge:

• JPG
• PNG

Die folgenden Dateitypen werden für allgemeine Anhänge in Guest Experience-Nachrichten nicht unterstützt:

• PDF
• SVG
• Microsoft Word-Dokumente (.doc und .docx)

Wenn ein Anhangsformat nicht unterstützt wird, konvertieren Sie es vor dem Senden gegebenenfalls in ein unterstütztes Bildformat.