Übersicht
Der Notizenbericht hilft Ihnen, Reservierungsnotizen und Gästeprofilnotizen an einem Ort zu finden und zu überprüfen, ohne jede Reservierung oder jedes Gästeprofil öffnen zu müssen.
- Für Teams an der Rezeption: Nutzen Sie ihn, um wichtige Details für heutige Ankünfte, Gäste im Haus und bevorstehende Check-ins schnell zu bestätigen (Beispiel: Sonderwünsche, Nachverfolgungen oder interne Erinnerungen).
- Für Inhaber und Manager: Verwenden Sie ihn, um die Qualität der Notizen zu prüfen, sicherzustellen, dass das Personal Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOP) befolgt, und zu überprüfen, wie Stornierungen, No-Shows, Rabatte und Ausnahmen im Laufe der Zeit dokumentiert werden.
Zugriff auf den Notizenbericht
- Öffnen Sie im Hauptmenü
, klicken Sie auf Berichte
- Geben Sie in der Suchleiste Berichte durchsuchen den Begriff Notizen ein (oder scrollen Sie zum Abschnitt „Täglich“)
- Klicken Sie auf Notizenbericht (der Bericht öffnet sich in einem neuen Tab)
Filterung Ihres Berichts
Beim Öffnen des Berichts können Sie die Liste der Notizen filtern nach:
- Kundenname, Reservierungsnummer: Finden Sie Notizen zu einem bestimmten Gast oder einer bestimmten Reservierung.
- Hinzugefügt von Benutzer: Sehen Sie Notizen, die von einem bestimmten Mitarbeiter geschrieben wurden.
- Notiztyp: Wählen Sie zwischen Reservierungen oder Gästen.
- Reservierungsstatus: Konzentrieren Sie sich auf bestätigte, ausstehende, stornierte, im Haus befindliche, ausgecheckte oder No-Show-Reservierungen.
- Zimmertyp: Wählen Sie die Zimmerkategorie aus.
- Check-in-Datum und Check-out-Datum: Finden Sie Notizen für einen bestimmten Zeitraum.
- Datum der Notizerstellung: Finden Sie Notizen, die an einem bestimmten Tag geschrieben wurden.
- Status: Zeigen Sie aktive oder archivierte Notizen an.
Wenn Sie fertig sind: Sie können die Notiz in der Tabelle lesen und die Gastdetails bestätigen.
Tipp: Verwenden Sie die Option Voreinstellungen, wenn Sie einen der Standardfilter anwenden möchten: Heute hinzugefügte Notizen, Notizen zu den heutigen Anreisen oder Notizen zu Gästen im Haus.
Standardfelder der Notizentabelle
Der Bericht zeigt nach Anwendung der Filter standardmäßig die folgenden Felder an:
- Benutzer
- Gebuchtes Datum, Anreisedatum und Abreisedatum
- Erstellungsdatum der Notiz: Das Datum und der Zeitstempel der Notiz entsprechen der in den Systemeinstellungen der Unterkunft konfigurierten Zeitzone.
- Reservierungsstatus
- Reservierungs-quelle
- Reservierungskennung: Reservierungsnummer oder Bestätigungscode
- Zimmertyp: Name der Zimmerkategorie
- Notiztyp: Reservierungen / Gäste
- Status: Aktiv / Archiviert
- Notiz
Option zur Berichtskonfiguration
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht konfigurieren um:
- Ordnen Sie die Artikel in der gewünschten Reihenfolge per Drag & Drop an
- Wählen Sie die gewünschten Artikel für die Anzeige in Ihrem Bericht aus
- Fügen Sie zusätzliche Felder hinzu
- Wählen Sie den Exportdateityp aus
- Wählen Sie das Format des Gastnamens aus
- Wählen Sie das Format der Groß- und Kleinschreibung aus
- Legen Sie alle Optionen fest und klicken Sie dann auf Speichern. Das System verwendet diese Einstellungen beim nächsten Erstellen des Berichts.
Verwenden Sie zusätzliche Felder, um statische Daten wie den Ländercode der Unterkunft oder die Unterkunfts-Kennung zu jeder Exportzeile hinzuzufügen.
Exportieren nach-Option
Finden Sie die Schaltfläche Exportieren nach oben rechts auf der Seite, um den Bericht als PDF- oder Excel-Datei herunterzuladen.
Notes Report FAQ
Wer kann den Notizenbericht anzeigen?
Der Zugriff hängt von den Rollenberechtigungen ab, die jedem Benutzer zugewiesen sind. Wenn ein Benutzer den Notizenbericht nicht sehen kann, überprüfen Sie die Berechtigungen seiner Rolle. Mehr erfahren: Rollenberechtigungen.
Wer kann in Cloudbeds PMS Notizen hinzufügen und bearbeiten?
Benutzer können Notizen nur hinzufügen oder bearbeiten, wenn ihre Rolle Zugriff auf Reservierungen oder Gästeprofile erlaubt. Wenn ein Teammitglied keine Notizen hinzufügen kann, überprüfen Sie die Einstellungen seiner Rolle. Mehr erfahren: Rollenberechtigungen.
Wofür kann ich diesen Bericht verwenden?
Nutzen Sie ihn, um hohe Servicestandards für Ihre Gäste aufrechtzuerhalten und zu bewerten, ob Ihr Team die Standardarbeitsanweisungen (SOP) Ihrer Unterkunft einhält. Hier sind einige Beispiele für Filter, die Sie verwenden können, und Maßnahmen, die Sie ergreifen können:
- Filtern Sie Ihren Bericht nach Notizen zu heutigen Anreisen. Verwenden Sie dies, um die abteilungsübergreifende Kommunikation zu fördern, sich auf die Ankünfte der Gäste vorzubereiten und hohe Servicestandards zu erreichen.
- Filtern Sie Ihren Bericht nach dem Reservierungsstatus Bestätigung ausstehend. Nutzen Sie dies, um Reservierungen mit einem Check-in innerhalb der nächsten X Stunden zu verfolgen, die aber noch nicht bestätigt sind. Wenn der Gast seinen Aufenthalt nicht bestätigt, stornieren Sie die Reservierung, um das Zimmer freizugeben und den Bestand zurückzugeben.
- Filtern Sie Ihren Bericht nach den Reservierungsstatus No-Show oder Storniert. Verwenden Sie dies, um zu beurteilen, ob Ihr Personal die SOP bei der Verwaltung dieser Buchungen einhält und dokumentieren Sie die ergriffenen Maßnahmen.
- Filtern Sie nach Notiztyp Kunden. Nutzen Sie dies, um Notizen zu finden, die sich auf den Gast beziehen und nicht mit einer bestimmten Reservierung verknüpft sind.
Mehr erfahren Sie hier, wie Sie Notizen in einem Gästeprofil erfassen: Übersicht Gästeprofil.
Was sollten Manager einmal jährlich überprüfen?
Überprüfen Sie, ob das Personal konsequent Stornierungen, No-Shows, Rabatte, Erlasse, Upgrades und Sonderwünsche dokumentiert. Stellen Sie sicher, dass die Notizen Ihren Standardarbeitsanweisungen (SOP) entsprechen.
Tipp: Verwenden Sie bei Bedarf Filter oder Exporte zur Unterstützung einer internen Prüfung.
Was ist der Unterschied zwischen Reservierungsnotizen und Gästeprofilnotizen?
Reservierungsnotizen beziehen sich auf eine bestimmte Buchung. Gästeprofilnotizen beziehen sich auf den Gast und können über mehrere Aufenthalte hinweg verwendet werden.
Mehr erfahren: Reservierungsnotizen verwalten.
Ist es normal, dass ich nicht viele Notizen in meinem Bericht habe?
Wenn Sie weniger Notizen in Ihrem Bericht sehen, kann das darauf hinweisen, dass sich Ihr Team noch daran gewöhnt, Aktionen zu dokumentieren und relevante Details in Reservierungen einzufügen. Dies bietet eine hervorragende Gelegenheit, die Kommunikation und die Gewohnheiten bei der Dokumentation innerhalb Ihres Teams zu verbessern.
Wir empfehlen, eine Standardarbeitsanweisung (SOP) mit klaren Anweisungen zu erstellen, wie Notizen verfasst werden sollen. Diese sollte festlegen, welche Informationen enthalten sein müssen und in welcher Reihenfolge. Außerdem sollte sie die Situationen definieren, in denen das Hinterlassen von Notizen verpflichtend ist, zum Beispiel:
- Gründe für Stornierungen
- Begründungen für den Erlass von Stornierungs- und No-Show-Gebühren
- Hintergrundinformationen zu Upgrades, Upselling und Zimmerwechseln
- Details zu Sonderwünschen
- Informationen zu von der Geschäftsleitung genehmigten Rabatten und Kulanzleistungen
Warum zeigt mein Bericht dieselbe Reservierung mehrfach an?
Eine Reservierung mit mehreren dazugehörigen Notizen erscheint im Bericht mehrfach, weil das System Notizen unabhängig von Reservierungen oder Gästeprofilen auflistet. Jede Notiz wird in einer eigenen Zeile angezeigt.
Warum zeigt mein Bericht dieselbe Notiz mehrfach an?
Wenn eine Reservierung zwei oder mehr Zimmerarten und Einheiten umfasst, übermittelt das System die Notizen für jede Zimmernummer.
Zum Beispiel erscheint bei einer Reservierung für zwei Betten in einem Mehrbettzimmer die Notiz zweimal, jeweils für jedes Bett:
Wie lange werden Notizen aufbewahrt und können sie archiviert werden?
Notizen laufen nicht ab und werden nicht automatisch gelöscht. Sie bleiben im Cloudbeds PMS für Berichte und historische Überprüfungen verfügbar. Notizen können archiviert werden, um aktive Listen übersichtlich zu halten. Archivierte Notizen sind jederzeit zugänglich, indem der Bericht nach dem Status (Aktiv oder Archiviert) gefiltert wird.
Mehr erfahren: Reservierungsnotizen verwalten.
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