Reservierungsfolio – Alles, was Sie wissen müssen

Juss Reyes

Aktualisiert 23. Oktober 2026 10:05

Zweck	Verstehen, wie Sie auf das Reservierungsfolio zugreifen und es verwenden, einschließlich Filter, Transaktionswerkzeuge, archivierte Reservierungs-ID-Einträge und häufige Fragen zum Folio.
Am besten geeignet für	Benutzer an der Rezeption, Manager/General Manager und Administratoren, die finanzielle Aktivitäten von Reservierungen überprüfen oder verwalten.
Verwendung	Wenn Sie Reservierungstransaktionen überprüfen, die Folio-Ergebnisse eingrenzen, finanzielle Aktivitäten verwalten oder einen archivierten Eintrag im Reservierungs-ID-Filter verstehen müssen.
Voraussetzungen	Eine Reservierung mit finanziellen Aktivitäten, die überprüft oder verwaltet werden sollen. Einige Aktionen hängen von der Einrichtung der Unterkunft oder den Benutzerberechtigungen ab, die im entsprechenden verlinkten Workflow beschrieben sind.
Erwartetes Ergebnis	Sie können das Reservierungsfolio finden, seine Filter verwenden, archivierte Buchungs-Zimmer-Transaktionen identifizieren und den passenden Folio-Workflow für die Aufgabe auswählen, die Sie erledigen müssen.

Einführung

Das Reservierungsfolio im Cloudbeds PMS speichert die finanziellen Details einer Reservierung, einschließlich Zimmerraten, ausstehender und verbuchter Transaktionen, zusätzlicher Artikel, Zahlungen, Anpassungen, Rückerstattungen und Folio-Salden.

Verwenden Sie das Folio, um die Transaktionshistorie zu überprüfen, die sichtbaren Aktivitäten mit Filtern einzugrenzen und auf die für die Reservierung verfügbaren Finanzwerkzeuge zuzugreifen. Die folgenden Abschnitte erklären die wichtigsten Folio-Steuerelemente und häufige Situationen, die beeinflussen können, was Sie sehen.

Wer davon betroffen ist und wie

Das Reservierungsfolio unterstützt sowohl die tägliche Transaktionsverwaltung als auch die übergeordnete Überprüfung der finanziellen Aktivitäten einer Reservierung.

Rolle	Wissenswertes
Rezeption	Nutzen Sie das Folio, um Reservierungstransaktionen zu überprüfen und tägliche Aufgaben wie Zahlungen, Rückerstattungen und Gebührenverwaltung durchzuführen. Verwenden Sie die Filter, einschließlich der Reservierungs-ID, um die angezeigten Transaktionen einzuschränken.
Manager/General Manager oder Administrator	Nutzen Sie das Folio, um die Transaktionshistorie, Salden und Anpassungen zu überprüfen. Wenn eine Reservierung archivierte Buchungszimmer enthält, verwenden Sie den Filter für Reservierungs-IDs, um die zugehörigen Transaktionen einzusehen.

Zugriff und Übersicht

Öffnen Sie eine Reservierung und wählen Sie die Registerkarte Folio, wenn Sie die finanziellen Aktivitäten der Reservierung überprüfen oder verwalten möchten.

Suchen Sie die Reservierung. Sie können die Suchleiste im Hauptmenü Ihres Cloudbeds-Kontos verwenden.
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf die Registerkarte Folio.

Die Registerkarte Folio öffnet den Arbeitsbereich des Reservierungsfolios, in dem Sie Folios überprüfen, Filter anwenden und Reservierungstransaktionen verwalten können.

Erfahren Sie mehr über die anderen Registerkarten Reservierungsdetails.

Filter im Reservierungsfolio

Verwenden Sie die Filter im Reservierungsfolio, um die angezeigten Transaktionen einzuschränken und bestimmte finanzielle Aktivitäten schneller zu finden. Das nummerierte Bild unten entspricht der Reihenfolge der Filter, die in der Liste erklärt werden.

Name des Gasts, Zimmernummer: Geben Sie den Namen des Gasts oder die Zimmernummer ein. Dies ist nützlich, wenn mehr als ein Gast mit der Reservierung verbunden ist.
Von / Bis und Uhrzeit: Filtern Sie Transaktionen nach Datum und bestimmter Uhrzeit.
Reservierungs-ID: Wählen Sie eine oder mehrere Reservierungs-IDs aus, um die mit bestimmten Buchungszimmern verbundenen Transaktionen anzuzeigen. Bei Mehrzimmerreservierungen können Buchungszimmer IDs haben, die durch einen Bindestrich getrennt sind, zum Beispiel 1234567890123 und 1234567890123-2. Wenn ein Buchungszimmer archiviert wurde, kann dessen Reservierungs-ID auch mit einem Archiviert-Label in diesem Filter erscheinen. Die Auswahl des archivierten Eintrags schließt die mit diesem Buchungszimmer verbundenen Transaktionen in der Folio-Ansicht ein.
Beschreibung: Filtern Sie nach Transaktionsbeschreibung, einschließlich Belastungen wie Gebühren und Gutschriften wie Zahlungen.
Gruppieren nach: Gruppieren Sie Transaktionen nach Benutzer, Datum, Zimmer oder anderen verfügbaren Kriterien.
Untergruppieren nach: Fügen Sie ein zweites Gruppierungskriterium hinzu, um die Ansicht zu verfeinern.
Transaktionen: Filtern Sie nach ausstehenden oder verbuchten Transaktionen.
Audit-Trail: Wenn aktiviert, enthält das Folio den vollständigen Audit-Trail der Transaktionen, einschließlich derjenigen, die annulliert oder gelöscht wurden.

Klicken Sie nach Auswahl Ihrer Filter auf Anwenden.

Archivierte Reservierungs-ID-Einträge

Ein Archiviert-Eintrag im Reservierungs-ID-Filter steht für ein Buchungszimmer, das aus der aktiven Reservierung entfernt wurde, aber weiterhin Reservierungstransaktionshistorie aufweist. Wählen Sie den archivierten Eintrag aus, wenn Sie die mit diesem Buchungszimmer verbundenen Transaktionen überprüfen müssen.

Der Reservierungs-ID-Filter kann aktive und archivierte Buchungszimmer-Einträge enthalten. Wenn ein archivierter Eintrag ausgewählt ist, erscheinen dessen zugehörige Transaktionen in der Folio-Tabelle.

Archivierte Buchungszimmer und Foliosummen

Transaktionen, die mit archivierten Buchungszimmern verbunden sind, werden im Saldo der Reservierung berücksichtigt. Wenn eine archivierte Reservierungs-ID in der Folioansicht enthalten ist, können sich die in der Tabelle angezeigten Soll- und Habensummen ändern, da diese Transaktionen ebenfalls in den sichtbaren Ergebnissen enthalten sind.

Weitere Informationen darüber, wie alle Reservierungstransaktionen zum Saldo beitragen, findest du unter Saldo und Transaktionsübersicht.

Option Übertragung an Forderungen

Wenn deine Unterkunft Forderungen (Accounts Receivable, AR) aktiviert hat, steht die Option Übertragung an Forderungen zur Verfügung, wenn ein Folio einen offenen Saldo aufweist, beispielsweise nachdem ein Gast ausgecheckt hat. Verwende das untenstehende Bild, um die Option im Folio zu erkennen.

Für den vollständigen Übertragungsablauf siehe So arbeitest du mit Forderungen.

Workflows im Reservierungsfolio

Verwende den Workflow, der zur finanziellen Aufgabe passt, die du im Reservierungsfolio erledigen musst. Öffne die verlinkte Anleitung für die vollständigen Schritte und alle workflow-spezifischen Anforderungen.

Artikel zum Reservierungsfolio	Beschreibung
Reservierungszahlungen als Datensatz hinzufügen	Gebuchte Reservierungszahlungen als Datensatz im Reservierungsfolio hinzufügen, ohne die Zahlungs-Gateway-Verarbeitung zu verwenden.
Reservierungszahlungen rückerstatten	Eine Zahlung aus dem Reservierungsfolio rückerstatten, ohne die Zahlungs-Gateway-Verarbeitung zu verwenden.
Reservierungsgebühren hinzufügen oder anpassen	Reservierungsgebühren wie Artikel, Steuern, Gebühren und Zimmerumsatz hinzufügen oder anpassen. Wo verfügbar, verwenden Sie Reservierungszahlungen hinzufügen, um mehrere Produkte oder Services in einem Schritt hinzuzufügen und jedem Artikel ein oder mehrere Buchungsdaten zuzuweisen.
So stornieren Sie Transaktionen	Stornieren Sie berechtigte Transaktionen aus dem Reservierungsfolio.
Zimmerumsatz im Reservierungsfolio hinzufügen und verwenden	Zimmerumsatz innerhalb einer Reservierung hinzufügen, verwenden und verwalten.
Geteiltes Folio in der Reservierung verwalten	Folios hinzufügen, Transaktionen verschieben und geteilte Folios verwalten.

Batch-Artikelverbuchung: Die Option Mehrere Produkte hinzufügen ermöglicht es Ihnen, mehrere Produkte oder Services mit einer einzigen Aktion im Folio zu verbuchen. Der bisherige Workflow für die Verbuchung einzelner Artikel bleibt weiterhin verfügbar.
Dieses Feature wird schrittweise eingeführt und ist möglicherweise noch nicht für alle Unterkünfte verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Die folgenden Antworten behandeln häufige Fragen zu archivierten Buchungszimmern, Gastinformationen, Korrekturen von Zimmerpreisen und Folio-Datumsangaben. Jede Antwort enthält den notwendigen Kontext zum Verständnis des Szenarios sowie Links zum entsprechenden Workflow, falls weitere Schritte erforderlich sind.

Kann ich mehrere Produkte gleichzeitig zu einem Reservierungsfolio hinzufügen?

Ja. Wo Stapelbuchung von Artikeln verfügbar ist, verwenden Sie Mehrere Produkte hinzufügen, um eine Liste von Produkten oder Services zu erstellen und diese gemeinsam im Folio zu verbuchen. Jeder Artikel kann ein oder mehrere Buchungsdaten haben, einschließlich nicht aufeinanderfolgender zukünftiger Daten.

Artikel mit dem aktuellen Geschäftsdatum der Unterkunft werden sofort gebucht, sobald der Stapel übermittelt wird.
Zukünftige Buchungsdaten werden als ausstehend erstellt, tragen sofort zum Foliosaldo bei und werden automatisch gebucht, wenn das Geschäftsdatum der Unterkunft das geplante Datum erreicht.
Der bestehende Workflow für Einzelartikelbuchungen bleibt verfügbar und wird durch die Stapelbuchung nicht ersetzt.

Die Stapelbuchung von Artikeln wird schrittweise eingeführt, daher ist die Option Mehrere Produkte hinzufügen möglicherweise noch nicht für jede Unterkunft sichtbar.

Warum erscheint ein archivierter Eintrag im Filter für Reservierungs-ID?

Ein archivierter Eintrag steht für ein Buchungszimmer, das aus der aktiven Reservierung entfernt wurde, aber weiterhin eine Transaktionshistorie zur Reservierung aufweist. Der archivierte Eintrag bleibt verfügbar, damit Sie die mit diesem Buchungszimmer verbundenen Transaktionen überprüfen können.

Beispiel: Eine Mehrzimmerreservierung enthält ursprünglich zwei Buchungszimmer. Wenn eines der Buchungszimmer später archiviert wird, kann dessen Reservierungs-ID weiterhin im Filter mit dem Label archiviert erscheinen. Wählen Sie diesen Eintrag aus, wenn Sie dessen Transaktionen in der Folio-Ansicht einbeziehen möchten.

Für ein visuelles Beispiel siehe den Abschnitt Archivierte Reservierungs-ID-Einträge oben.

Beeinflussen Transaktionen, die mit archivierten Buchungszimmern verbunden sind, den offenen Saldo?

Ja. Der offene Saldo wird unter Einbeziehung aller relevanten Reservierungstransaktionen berechnet, einschließlich der Transaktionen, die mit archivierten Buchungszimmern verbunden sind. Der Filter Reservierungs-ID ändert lediglich, welche Transaktionen im Folio sichtbar sind, nicht jedoch die Berechnung des offenen Saldos.

Das bedeutet, dass Sie einen offenen Saldo sehen können, der Transaktionen einschließt, die aufgrund der aktiven Folio-Filter aktuell nicht sichtbar sind. Für eine detaillierte Erklärung der Berechnung und wie Filter die sichtbaren Folio-Gesamtsummen beeinflussen, siehe Offener Saldo und Transaktionsübersicht.

Warum können sich die Soll- und Haben-Summen ändern, wenn ich eine archivierte Reservierungs-ID auswähle?

Die Soll- und Haben-Summen am unteren Rand der Folio-Tabelle spiegeln die in den sichtbaren Ergebnissen enthaltenen Transaktionen wider. Wenn Sie eine archivierte Reservierungs-ID auswählen, können deren zugehörige Transaktionen zur aktuellen Ansicht hinzugefügt werden, sodass sich die sichtbaren Summen entsprechend ändern können.

Beispiel: Wenn ein archiviertes Buchungszimmer eine zusätzliche Gebühr und eine Zahlung enthält, fügt die Auswahl der archivierten Reservierungs-ID diese Transaktionen der sichtbaren Tabelle hinzu. Die Soll- und Haben-Summen werden dann aktualisiert, um diese einzuschließen.

Dies ändert nicht, welche Transaktionen zur Berechnung des offenen Saldos verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Offener Saldo und Transaktionsübersicht.

Wie kann ich einen Tagesnutzungs-Service im Reservierungsfolio verbuchen?

Ein Tagesnutzungs-Workflow kann verwaltet werden, indem die Gebühr auf ein Hauskonto gebucht und das Zimmer während der Nutzung vorübergehend blockiert wird.

Erstellen Sie ein Hauskonto mit dem Namen Tagesnutzung. Dieses Konto können Sie für zukünftige Tagesnutzungsreservierungen wiederverwenden. Siehe Wie man Hauskonten erstellt und bearbeitet.
Buchen Sie die Tagesnutzungsgebühr im Reservierungsfolio als Zimmerumsatz. Siehe Reservierungsgebühren hinzufügen oder anpassen.
Erstellen Sie einen Zimmerblock im Kalender, solange das Zimmer genutzt wird. Siehe Wie man die Zimmerverfügbarkeit blockiert.

Löschen Sie den Zimmerblock, nachdem der Tagesnutzungs-Gast ausgecheckt hat, damit das Zimmer und das Datum wieder verfügbar werden.

Wenn Sie das Zimmer zum Verkauf verfügbar lassen, anstatt es zu blockieren, kann zusätzliche interne Verwaltung erforderlich sein, um Überbuchungen zu vermeiden, falls eine Last-Minute-Reservierung eingeht, während der Tagesnutzungs-Gast das Zimmer noch nutzt. Siehe Überbuchungen – Alles, was Sie wissen müssen.

Warum hat sich der Gastname im Folio geändert oder warum erscheint ein unerwarteter Name?

Grund: Automatisches Ausfüllen des Gasts. Wenn Sie eine Reservierung erstellen und beginnen, den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Gasts einzugeben, kann das Cloudbeds PMS bestehende Gästeprofile vorschlagen. Dies hilft, wenn ein wiederkehrender Gast bereits ein Profil hat, aber die Auswahl des falschen Vorschlags kann dazu führen, dass die Reservierung mit den falschen Gastinformationen verknüpft wird.

Beispiel:

Sie erstellen eine Reservierung für einen neuen Gast namens John Doe.
Wenn Sie "John" eingeben, kann das System bestehende Gästeprofile mit demselben oder ähnlichem Namen vorschlagen.
Wenn der neue Gast zuvor noch nicht in der Unterkunft übernachtet hat, überprüfen Sie die Profildetails, bevor Sie einen bestehenden Vorschlag auswählen.
Wenn das falsche bestehende Profil ausgewählt wird, kann die Reservierung die Gastinformationen dieses Profils im Folio anzeigen.

Wenn die Reservierung mit dem falschen bestehenden Gästeprofil verknüpft wurde, nutzen Sie die untenstehenden Hinweise, bevor Sie Änderungen am gemeinsamen Profil selbst vornehmen.

Was soll ich tun, wenn ich die Reservierung mit dem falschen Gästeprofil erstellt habe?

Vermeiden Sie es, das gemeinsame Gästeprofil nur zur Korrektur dieser Reservierung zu bearbeiten. Änderungen an diesem Profil können auch andere Reservierungen beeinflussen, die mit demselben Gastdatensatz verknüpft sind.

Lesen Sie Reservierungen bearbeiten für die verfügbaren Optionen, um Gastinformationen in einer bestehenden Reservierung zu ändern.

Wenn das Problem darin besteht, dass der auf einer Rechnung angezeigte Name vom Namen des Gasts abweicht, siehe FAQ zur Rechnungsstellung – Häufige Probleme.

Wie kann ich verbuchte Zimmerraten korrigieren?

Die Korrektur hängt davon ab, ob Sie den bereits im Folio verbuchten Betrag reduzieren oder erhöhen müssen.

Rabatt anwenden: Folgen Sie dem Anpassungs-Workflow in Reservierungsgebühren hinzufügen oder anpassen.
Zusätzliche Gebühr hinzufügen: Folgen Sie Raumumsatz im Reservierungsfolio hinzufügen und verwenden.

Was ist der Unterschied zwischen Transaktionsdatum und Leistungsdatum im Folio?

Das Leistungsdatum und das Transaktionsdatum sind oft identisch, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke, wenn eine Transaktion für ein anderes Leistungsdatum erstellt oder angepasst wird.

Leistungsdatum gibt das Datum an, auf das sich die Transaktion bezieht, einschließlich eines vergangenen Leistungsdatums, wenn Sie die erforderliche Berechtigung besitzen.
Transaktionsdatum dokumentiert, wann die Transaktion tatsächlich im System erstellt oder aktualisiert wurde.
Die Trennung dieser Daten unterstützt prüfbare Buchhaltungsunterlagen und ermöglicht autorisierte Korrekturen des Leistungsdatums.

Das folgende Bild hebt die Spalten Leistungsdatum und Datum/Uhrzeit im Folio hervor.

Vergleichstabelle

Aspekt	Transaktionsdatum	Leistungsdatum
Definition	Aktuelles oder zukünftiges Datum und Uhrzeit	Festes Datum in der Zeitzone der Unterkunft
Änderung	Kann nicht geändert werden	Kann mit der erforderlichen Berechtigung geändert werden
Zeitliche Einschränkungen	Nur aktuell oder zukünftig	Kann in der Vergangenheit liegen
Hauptverwendung	Buchhaltungszwecke	Finanzberichterstattung

Nur Benutzer mit der Berechtigung, Transaktionen mit vergangenem Datum zu ändern, können das Leistungsdatum anpassen. Das Transaktionsdatum bleibt das Datum und die Uhrzeit, zu der die Transaktion erfasst wurde. Um Benutzerberechtigungen zu überprüfen oder zu ändern, siehe Rollen und Berechtigungen.

Beispiele zur Verwendung von Transaktionsdatum und Leistungsdatum

Diese Beispiele zeigen, wie sich die beiden Daten unterscheiden können, wenn der Finanzdatensatz vor dem Datum erstellt wird, an dem die Leistung erbracht wird.

Eine zukünftige Reservierung wird heute importiert. Zum Beispiel wird eine Reservierung mit einem Check-in-Datum vom 30. November am 14. November importiert.
- Transaktionsdatum: 14. November, das Datum, an dem der Datensatz erstellt wurde.
- Leistungsdatum: 30. November, das Datum, an dem der Zimmerservice gilt.
Die Zimmerrate für diesen zukünftigen Aufenthalt wird heute aktualisiert.
- Transaktionsdatum: 14. November, das Datum, an dem die Ratenänderung erfasst wurde.
- Leistungsdatum: 30. November, das Datum, an dem die aktualisierte Zimmerrate gilt.

Da Sie nun die wichtigsten Steuerungen des Reservierungsfolios und die Darstellung archivierter Buchungs-Zimmer-Transaktionen verstehen, sehen Sie sich diese Ressourcen für eine vertiefte Anleitung zu Saldo-Berechnungen und Transaktionsverwaltung an: