Gästeportal – Digitalen Check-in für Gäste einrichten

1. Gehen Sie zur Seite Unternehmenseinstellungen
2. Öffnen Sie den Abschnitt Gästeportal
3. Klicken Sie auf das Gästeportal, das konfiguriert werden soll, oder erstellen Sie ein neues
4. Öffnen Sie die Konfiguration des Digitalen Check-ins im linken Einrichtungsmenü:

Auf der Seite Digitaler Check-in findest Du Schritte, die im Gästeportal enthalten sein sollen. Diese Abschnitte sind die Schritte, die ein Gast in der App durchläuft, um den elektronischen digitalen Check-in abzuschließen.

1. Angaben zum Hauptgast
2. Zusätzliche Gäste
3. Registrierungsvereinbarung
4. Identitätsverifizierung
5. Upselling
6. Zahlungsschritt
7. Bestätigung

Konfigurationsoptionen

Konfiguriere jeden Abschnitt gemäß den folgenden Einstellungen:

1. Beschreibung des Schritts für Deinen Gast
2. Weitere erforderliche Felder hinzufügen, falls gewünscht
3. Feld in der App aktivieren/deaktivieren
4. Gib an, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt, indem Du das Kontrollkästchen erforderlich aktivierst.
5. Aktiviere die Vorschau, um anzuzeigen, wie der Abschnitt in der App aussehen wird.
6. Übersetzungen für Deine Seite Digitaler Check-in hinzufügen
7. Speichere alle Aktualisierungen immer durch Klicken auf Speichern.

Unten findest Du weitere Informationen zu jedem hinzuzufügenden Schritt.

Konfigurationsdetails

1 - Details des Hauptgasts

• Die Informationen, die Gäste hier hinzufügen oder bearbeiten, werden im Cloudbeds PMS aktualisiert/übernommen.
• Vorname, Nachname und E-Mail sind verpflichtende Angaben.
• Last-Minute-Anfragen werden in den Reservierungsnotizen aktualisiert.
• Die Felder für den Hauptgast stammen aus den benutzerdefinierten Feldern im Cloudbeds PMS; neue Felder können im Cloudbeds Guest Experience nicht hinzugefügt werden.

Identitätsdokument scannen, um Gästedetails auszufüllen

Während des Digitalen Check-ins können Gäste ein unterstütztes Identitätsdokument scannen, anstatt die verfügbaren Identitätsfelder manuell einzugeben. Der Scanner liest das Dokument aus und füllt die entsprechenden Gästedetails zur Überprüfung durch den Gast aus.

Gäste können folgende Dokumenttypen scannen:

• Reisepass
• Personalausweis
• Führerschein

Um ein Dokument zu scannen, geht der Gast wie folgt vor:

1. Wählt die Option zum Scannen eines Identitätsdokuments aus.
2. Wählt den Dokumenttyp aus.
3. Verwendet die Kamera des Geräts, um ein klares Foto des Dokuments zu machen.
4. Überprüft die aus dem Scan ausgefüllten Informationen.
5. Korrigiert alle Felder, die zur Überprüfung markiert sind, und fährt dann mit dem Digitalen Check-in fort.

Scangeprüfte Informationen vor dem Fortfahren überprüfen

Wenn der Scanner bei einem Wert unsicher ist, wird das Feld markiert, damit der Gast es überprüfen und bearbeiten kann. Wenn das Foto nicht verwendet werden kann, wird der Gast aufgefordert, ein weiteres Foto zu machen.

Der folgende Bildschirm zeigt, wo der Gast während des Digitalen Check-ins den Dokumentenscan startet.

• Nach dem Scan überprüft der Gast die aus dem Dokument ausgefüllten Informationen und prüft alle Felder, die Aufmerksamkeit benötigen.
• Wenn das Bild nicht gelesen werden kann, fordert das Gästeportal den Gast auf, vor dem Fortfahren ein weiteres Foto zu machen.

2 - Zusätzliche Gäste

Ähnlich wie bei den Angaben zum Hauptgast werden zusätzliche Gastinformationen im Cloudbeds PMS aktualisiert. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname und E-Mail.

• Es können nur so viele weitere Gäste hinzugefügt werden, wie in der Reservierung angegeben sind.
• Weitere Gäste können nur ihre eigenen Daten einsehen und aktualisieren.

  Unterkünfte, die Guest Experience (GX) in Ländern mit behördlichen Meldepflichten für Gäste verwenden, können die erforderlichen Gastinformationen direkt im Digitalen Check-in-Ablauf erfassen. So können Gäste die Pflichtdaten vor der Anreise bereitstellen.

Details zur Verfügbarkeit, zum Durchsetzungsverhalten und zur Konfiguration findest du unter Gästeanforderungen im Digitalen Check-in.

3 - Registrierungsvereinbarung

Du kannst auswählen, welche Digitalen Registrierungen im digitalen Check-in-Ablauf enthalten sein sollen und diesen Abschnitt als Pflichtfeld für den Check-in festlegen.

Um zu erfahren, wie du Digitale Registrierungen (Dokumente, die deinen Gästen elektronisch per Link zugesendet werden und mit denen deren digitale Unterschriften erfasst werden) konfigurierst, klicke hier.

4 - Identitätsverifizierung

Die Identitätsverifizierung ist getrennt vom Dokumentenscanner, der zur Erfassung der Gastdaten verwendet wird. Der Scanner extrahiert Informationen zur Überprüfung durch den Gast, während die Identitätsverifizierung die Identität oder Dokumente des Gastes im Rahmen dieses konfigurierten Schritts prüft.

Du kannst wählen, ob du die Identität und Dokumente deiner Gäste automatisch oder manuell verifizieren möchtest.

Wenn du die Identität für bestimmte Quellen (wie Airbnb, das die Identität des Gastes bereits auf seiner Website verifiziert) nicht verifizieren musst, kannst du die Quelle in das Ausnahmemenü aufnehmen, damit Gäste diesen Schritt überspringen:

Automatisiert Manuell

Die automatisierte Identitätsprüfung (IDV) erfolgt über die Integration mit Stripe Identity.

• Mittels biometrischer Daten und Dokumentendatenbanken analysiert Stripe die Selfies und Dokumente der Gäste, um deren Gültigkeit zu prüfen oder sie als betrügerisch zu kennzeichnen.
• Dies ist eine kostenpflichtige Methode, und die Kosten pro Verifizierung werden Ihrem Seitenleiste-für-Guthaben-System belastet. Sobald Sie diese Option aktivieren, müssen Sie die Preisbedingungen pro Verifizierung akzeptieren.
• Jeder erfolgreiche ID-Verifizierungsversuch kostet die Unterkunft 1,50 Credits pro Verifizierung. 
  • Fehlgeschlagene oder unvollständige Verifizierungen werden nicht berechnet.
• Die Verifizierung wird ausgesetzt, wenn Sie -20 Credits erreichen; sie wird wieder aufgenommen, sobald Sie im Seitenleiste-für-Guthaben-System Credits auf einen positiven Betrag aufstocken.
• Sie können einen Testmodus für interne Tests verwenden, wenn Sie den Ablauf ausprobieren möchten, ohne Kosten zu verursachen:
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Wenn Sie sich für die manuelle Verifizierung entscheiden, können Sie wählen, ob Gäste ein Selfie und/oder Bilder ihres Dokuments (z. B. Führerschein, Reisepass) machen müssen.

• Die Unterkunft ist für die Überprüfung der Dokumente verantwortlich.
• Bilder werden im Cloudbeds PMS unter Gästedokumente und Reservierungsdokumente gespeichert.

Automatisierte Verifizierungsschritte für Gäste

Sobald Gäste den Schritt der Identitätsverifizierung erreichen, müssen sie:

1. Die Verifizierungsbedingungen von Stripe akzeptieren
2. Ein Foto ihres Dokuments machen
3. Ein Selfie aufnehmen
4. Die Verifizierung absenden.

• Wenn die Verifizierung eines Gastes fehlschlägt, sind maximal zwei (2) erneute Versuche erlaubt. Jeder Versuch wird vom Seitenleiste für Guthaben abgebucht.

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Verifizierungsergebnisse

Der Versuch zur Identitätsverifizierung des Gasts wird in der rechten Seitenleiste/im Gästeprofil in Cloudbeds Guest Experience angezeigt.

Die Reservierungsdetails zeigen entweder ✅ verifiziert oder ⚠️ Fehler an, zusammen mit dem Fehlergrund.

Finde die Fehlercodes und deren Bedeutung unten:

• abandoned – Der Benutzer hat die Verifizierung begonnen, aber nicht abgeschlossen.
• consent_declined – Der Benutzer hat die Verifizierung durch Stripe abgelehnt. Klären Sie mit Ihrem Rechtsbeistand, ob Sie verpflichtet sind, eine alternative, nicht-biometrische Verifizierungsmethode anzubieten, z. B. eine manuelle Prüfung.
• country_not_supported – Stripe verifiziert keine Benutzer aus dem angegebenen Land.
• device_not_supported – Das Gerät des Benutzers hatte keine Kamera oder der Benutzer hat Stripe die Erlaubnis verweigert, darauf zuzugreifen.
• document_expired – Das angegebene Ausweisdokument ist abgelaufen.
• document_type_not_supported – Das angegebene Ausweisdokument gehört nicht zu den für die Sitzung erlaubten Dokumenttypen.
• document_unverified_other – Stripe konnte das angegebene Ausweisdokument nicht verifizieren. Siehe Liste der unterstützten Dokumenttypen.
• id_number_insufficient_document_data – Das angegebene Dokument enthielt nicht genügend Daten, um mit der Ausweisnummer abgeglichen zu werden.
• id_number_mismatch – Die bereitgestellten Informationen konnten nicht mit globalen Datenbanken abgeglichen werden.
• id_number_unverified_other – Die bereitgestellten Informationen konnten nicht verifiziert werden. Siehe Liste der unterstützten Ausweisnummern.
• selfie_document_missing_photo – Das angegebene Ausweisdokument enthielt kein Bild eines Gesichts.
• selfie_face_mismatch – Das aufgenommene Gesichtsbild stimmte nicht mit dem Gesicht auf dem Dokument überein.
• selfie_manipulated – Das aufgenommene Gesichtsbild wurde manipuliert.
• selfie_unverified_other – Stripe konnte das angegebene Selfie nicht verifizieren.
• under_supported_age – Stripe verifiziert keine Benutzer unter der Volljährigkeit.

5 - Upselling

Sie können Upselling aktivieren, um Produkte und Services im Gästeportal während des Check-in-Prozesses anzuzeigen.

  Upselling ist immer optional. Gäste können diesen Schritt beim digitalen Check-in überspringen, und es gibt keine Einstellung, die einen Kauf oder eine Auswahl beim Upselling verpflichtend macht, bevor sie fortfahren.

Alle Upselling-Konfigurationen werden direkt in der Upselling-Funktion vorgenommen.

6 - Zahlungsschritt

Wenn Sie Cloudbeds Payments nutzen, können Sie Gäste dazu auffordern, eine Kreditkarte zu ihrer Reservierung hinzuzufügen.

Dies dient ausschließlich der Kreditkartenerfassung, nicht der Zahlungsabwicklung.

Ausnahmen für den Zahlungsschritt hinzufügen

Im digitalen Check-in-Prozess haben Sie die Möglichkeit, Ausnahmen für den Zahlungsschritt hinzuzufügen. In der Regel durchlaufen alle Gäste den regulären Zahlungsvorgang, es sei denn, sie erfüllen bestimmte Ausnahmekriterien. Zum Beispiel: 

• Der Zahlungsschritt kann für alle Gäste erforderlich sein, aber für Airbnb-Gäste optional oder ausgeblendet werden.
• Sie können auch Zahlungen für Hotel-Collect-Buchungen verlangen, aber nicht für Channel-Collect-Buchungen. Unten sehen Sie, wie Sie Ausnahmen hinzufügen:

Beim Erstellen des digitalen Check-in-Prozesses

1. Klicken Sie im Zahlungsschritt auf Neue Ausnahmen hinzufügen

2. Erstellen Sie den Namen der Ausnahme
3. Wählen Sie den Feldnamen aus, der die Basisinformation dafür ist, ob der Gast das Kriterium erfüllt
4. Wählen Sie die Bedingung dieser Ausnahme
5. Geben Sie den Wert ein
6. Wählen Sie aus, ob in diesem Fall der Zahlungsschritt:
   • Erforderlich
   • Optional
   • Ausgeblendet
7. Speichern

In diesem Beispiel ist der Quellname (Airbnb) das Übereinstimmungskriterium; die Bedingung ist, ob der Wert genau mit dem eingegebenen Wert (Airbnb) übereinstimmt. In diesem Fall soll der Zahlungsschritt „ausgeblendet“ sein.

7 - Bestätigung

Sie können das Bild und die Nachricht konfigurieren, die Gäste nach Abschluss des Check-in-Prozesses sehen.

In der Konfiguration der Startseite müssen Sie festlegen, wann der Check-in-Button für Gäste basierend auf den Anreisedatum-Einstellungen sichtbar wird.

Auf der Seite Gästeportal

1. Öffnen Sie die Abschnitte der Startseite
2. Aktivieren Sie den Check-in-Button
3. Wählen Sie aus, wann der Button für Gäste sichtbar sein soll

Die Optionen umfassen:

• Am Anreisetag
• Am Tag vor der Anreise
• X Tage vor der Anreise (Anzahl der Tage eingeben)

Der Check-in-Button wird nur für authentifizierte Gäste innerhalb des festgelegten Zeitfensters angezeigt.

• Ist der Gast nicht authentifiziert, wird der Button nicht angezeigt.
• Ist der Gast authentifiziert, sich aber außerhalb des Zeitfensters, wird der Button ausgegraut und eine entsprechende Nachricht angezeigt.

Die Komponente zeigt außerdem eine Liste der Reservierungen für Gäste mit mehr als einer aktiven Reservierung an.

Im Ablauf des Digitalen Check-ins gibt es eine Option, Gäste automatisch im Cloudbeds PMS einzuchecken, wenn Sie die Funktion Housekeeping verwenden. Gehen Sie wie folgt vor, um diese zu aktivieren:

In den Optionen der Startseite,

1. Schalten Sie den Schalter ein, um Gäste nach Abschluss des Digitalen Check-ins als eingecheckt zu markieren, und wählen Sie die bevorzugte Check-in-Option aus:
2. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Gast erlauben möchten, sich einzuloggen, sobald das Zimmer am Anreisedatum bereit ist, oder
3. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Gast erlauben möchten, sich einzuloggen, sobald das Zimmer bereit ist, aber nicht vor einer bestimmten Uhrzeit (vormittags/nachmittags).

Festlegen, wann ein Zimmer als bereit gilt

Wenn Ihre Unterkunft die Inspektionsstatus im Housekeeping verwendet, können Sie wählen, ob der automatische Check-in wartet, bis ein Zimmer inspiziert wurde.

Wenn der automatische Check-in aktiviert ist, suchen Sie "Zimmer als bereit betrachten, wenn es" und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Sauber oder Kontrolliert (Standard): Das Zimmer gilt als bereit, wenn es als sauber oder kontrolliert markiert ist. Dies behält das bestehende Verhalten bei.
• Nur Kontrolliert: Das Zimmer gilt erst als bereit, nachdem es als kontrolliert markiert wurde. Der automatische Check-in wartet, bis diese Bedingung erfüllt ist.

Sie können außerdem eine automatisierte Nachricht hinzufügen, die dem Gast mitteilt, dass der Check-in-Prozess abgeschlossen ist und er eingecheckt wird, sobald das Zimmer bereitsteht.

Im Gespräch: Eine Benachrichtigung wird in der Gesprächsaktivität angezeigt, wenn der Gast die Schritte des Vor-Check-ins abgeschlossen hat: Im Reservierungsstatus: Auf der Seite Reservierungen von Cloudbeds Guest Experience wird eine Spalte für den Check-in hinzugefügt. Wenn ein Gast den Check-in-Prozess abgeschlossen hat, wird 1/1 erledigt angezeigt.

Im Cloudbeds PMS-Dashboard: Das Cloudbeds PMS-Dashboard zeigt die folgenden Check-in-Status-Symbole an:

• Grün – digitaler Check-in abgeschlossen
• Gelb – teilweise abgeschlossen.

Ein digitales Check-in-Ereignis steht in automatisierten Nachrichten zur Verfügung, um eine Nachricht und/oder Aktion auszulösen, wenn der Gast den Check-in-Prozess abgeschlossen hat.

Wenn Ihre Unterkunft den digitalen Check-in-Prozess von Cloudbeds verwendet, kann das PMS den Reservierungsstatus automatisch basierend auf dem Housekeeping-Status des Zimmers und der Auto-Check-in-Konfiguration aktualisieren.

• Auto-Check-in → Status wird auf „Im Haus“ aktualisiert.
• Die Reservierung ändert sich automatisch zu Im Haus, nur wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
  • Das Anreisedatum ist heute
  • Das Zimmer ist frei und erfüllt die in Auto-Check-in ausgewählte Bereitschaftsbedingung:
    • Sauber oder Kontrolliert (Standard): Das Zimmer ist als sauber oder kontrolliert markiert.
    • Nur kontrolliert: Das Zimmer muss als kontrolliert markiert sein, bevor die Reservierung automatisch auf Im Haus aktualisiert werden kann.
  • Der vorherige Aufenthalt in diesem Zimmer ist bereits ausgecheckt
  • Ihre Unterkunft verwendet das Cloudbeds Housekeeping-Modul
  • Auto-Check-in ist in den Einstellungen für den digitalen Check-in aktiviert

Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, kann der Gast den digitalen Check-in zwar abschließen, aber der Reservierungsstatus wird nicht automatisch aktualisiert. In diesem Fall muss das Personal den Status manuell aktualisieren.

Wenn ein Gast den digitalen Self-Check-out abschließt, aktualisiert Cloudbeds den Reservierungsstatus automatisch auf Ausgecheckt.

• Diese Statusänderung löst außerdem alle Automatisierungen aus, die für den Ereignistyp „Ausgecheckt“ konfiguriert sind (wie Nachrichten oder Umfragen nach dem Aufenthalt).
• Für die Aktualisierung des Self-Check-out-Status besteht keine Abhängigkeit vom Housekeeping.
• Wenn der Reservierungsstatus automatisch auf Im Haus oder Ausgecheckt aktualisiert wird, löst Cloudbeds Automations alle Nachrichten oder Aufgaben aus, die für diese Ereignistypen konfiguriert sind.
• Wenn der digitale Self-Check-out den Status nicht auf Ausgecheckt aktualisiert hat, verifizieren Sie bitte, dass der Gast den gesamten Check-out-Prozess abgeschlossen hat. Falls dies der Fall ist und der Status dennoch nicht aktualisiert wurde, ändern Sie den Status manuell im PMS.