Es kann verschiedene Arten von Überbuchungen auf der Cloudbeds-Plattform geben. Dieser Artikel erklärt die häufigsten Szenarien, in denen Überbuchungen auftreten, warum sie entstehen und wie Sie damit umgehen können.
Erfahren Sie mehr: Funktionen für Überbuchungen im Cloudbeds PMS .
Überbuchungen durch Zimmerblöcke oder unverbindliche Reservierungen
Cloudbeds PMS ermöglicht es Ihnen, Zimmerblöcke, unverbindliche Reservierungen zu erstellen oder ein Zimmer außer Betrieb zu setzen.
Wenn Sie vollständig ausgebucht sind und nicht zugewiesene Reservierungen haben, erlaubt das System dennoch Benutzern, einen Zimmerblock, eine unverbindliche Reservierung zu erstellen oder ein Zimmer als außer Betrieb zu setzen, was zu einer Überbuchung führen kann (z. B. unerwartete Wartungsarbeiten oder Reparaturen).
Wenn Sie die Auto-Zimmerzuweisung aktiviert haben, weist das System keine Reservierung automatisch einem Zimmer zu, das während des Reservierungszeitraums blockiert ist. Sie müssen die Zuweisung manuell über den blauen Zuweisungen-Button vornehmen.
Beim Versuch, einen Block bei voller Belegung zu erstellen, erscheint eine Warnung, die Sie um Bestätigung bittet. Wenn Sie fortfahren, wird eine Überbuchung erstellt.
Überbuchungen durch manuelles Hinzufügen einer Drittanbieter-Reservierung
- Drittquellen können verwendet werden, um Reservierungen manuell zu erfassen, die über OTA/Großhändler/Reisebüro/Firmenkunden getätigt wurden.
- Sie können diese Reservierungen unabhängig von der Verfügbarkeit oder Aufenthaltsbeschränkungen (Min/Max-LOS, Geschlossen für Anreise/Abreise) erstellen, vorausgesetzt, es bestehen Sondervereinbarungen mit Partnern.
- Hinweis: Dies kann zu Überbuchungen führen, wenn es nicht sorgfältig verwaltet wird. Siehe unten, wie Sie diese Reservierungen bei Bedarf erstellen und wie Sie Benutzer einschränken, um Fehler zu vermeiden.
Erstellen Sie eine Reservierung von Drittanbietern, wenn keine Verfügbarkeit besteht
- Befolgen Sie die Schritte zum Erstellen einer neuen Reservierung und wählen Sie eine Reservierungsquelle von Drittanbietern aus.
- Fahren Sie fort und bestätigen Sie die Reservierungserstellung.
- Sie erhalten eine Warnung wegen Überbuchung – klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Auch wenn für den Zeitraum keine Verfügbarkeit besteht, erlaubt das System dennoch die Auswahl des Zimmers, um die Reservierung abzuschließen.
Verhindern Sie, dass Benutzer Überbuchungen durch Reservierungen von Drittanbietern erstellen
Deaktivieren Sie die Benutzerberechtigung zur Erstellung überbuchter Reservierungen von Drittanbietern
Der Eigentümer der Unterkunft hat standardmäßig Zugriff auf die Benutzerverwaltung. Andere Benutzer müssen vom Eigentümer der Unterkunft Zugriff erhalten.
Sie können Überbuchungen zulassen (z. B. bei erwarteten Stornierungen oder der Nutzung alternativer Zimmer). Andernfalls verhindern Sie versehentliche Überbuchungen, indem Sie die Rollenberechtigungen aktualisieren:
- Öffnen Sie die Rollen und bearbeiten Sie die Rolle des Benutzers.
- Deaktivieren Sie unter Reservierungen die Optionen Überbuchte Reservierungen von Drittanbietern erstellen und (optional) Reservierungen von Drittanbietern erstellen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Deaktivieren Sie alle Drittanbieterquellen
Das Deaktivieren aller Drittanbieterquellen verhindert, dass alle Benutzer (einschließlich des Eigentümers der Unterkunft) Reservierungen von Drittanbietern erstellen können. Siehe: Reservierungsquellen aktivieren/deaktivieren.
Überbuchungen durch Verschieben einer Reservierung zwischen Zimmertypen
Grund/Hintergrund:
- Wenn du nicht zugewiesene Reservierungen hast, erscheinen verfügbare Plätze in deinem Kalender, die es dir ermöglichen, eine Reservierung per Drag-and-Drop zwischen Zimmertypen zu verschieben. Ist die Zielkategorie tatsächlich voll, entsteht dadurch eine Überbuchung.
Das System warnt hier nicht, dass eine Überbuchung auftreten kann — es bietet lediglich an, den Gesamtpreis neu zu berechnen oder die Aktion abzubrechen.
Was zu tun ist:
- Stelle vor dem Verschieben von Reservierungen sicher, dass für die betreffenden Datumsangaben keine nicht zugewiesenen Reservierungen vorliegen. Erfahre hier, wie du nicht zugewiesene Reservierungen findest und bearbeitest.
- Nutze das Aktivitätsprotokoll, um nachzuvollziehen, warum eine Überbuchung zugelassen wurde. Wenn weiterhin Unklarheiten bestehen, kontaktiere den Support mit Buchungs-ID, Datumsangaben, Zimmern, Kanälen sowie dem erwarteten und tatsächlichen Ergebnis.
Auch das Ändern der Zimmeranzahl kann Überbuchungen verursachen: Zum Beispiel hast du 8 „Standard Doppelzimmer“ und 8 Reservierungen für einen Tag. Wenn du die Zimmeranzahl in den Einstellungen auf 5 reduzierst, entstehen sofort 3 Überbuchungen für dieses Datum.
Überbuchungen durch gleichzeitige Reservierungen
Eine gleichzeitige Reservierung entsteht, wenn das letzte verfügbare Zimmer eines Zimmertyps fast zur gleichen Zeit (innerhalb von etwa 15 Minuten) über verschiedene Kanäle gebucht wird.
Beispiel:
- Verfügbarkeit: 1 Doppelzimmer Deluxe. Zwei Reservierungen kommen an:
- Reservierung 1: Doppelzimmer Deluxe (5. Mai — Booking.com — 12:10 Uhr)
- Reservierung 2: Doppelzimmer Deluxe (5. Mai — Expedia — 12:15 Uhr)
Grund:
- Auf Booking.com findet der erste Kunde Verfügbarkeit und hat ein 15-minütiges Zeitfenster, um die Reservierung abzuschließen. Während dieses Zeitfensters erscheint die Verfügbarkeit als offen.
- Auf Expedia kann ein zweiter Kunde gleichzeitig dieselbe Verfügbarkeit sehen und ebenfalls eine Reservierung starten.
- Wenn ein Kunde innerhalb des 15-minütigen Zeitfensters nicht abschließt, wird er normalerweise ausgeloggt und die Verfügbarkeit wird aktualisiert.
- Wenn beide fast gleichzeitig auf verschiedenen Kanälen abschließen, können die Kanäle letzte Verfügbarkeitsaktualisierungen ignorieren und dennoch beide Reservierungen zulassen.
- Das Cloudbeds PMS versucht, die Verfügbarkeit auf allen Kanälen so schnell wie möglich zu schließen, aber wenn ein Kunde bereits weit im Check-out-Prozess ist, kann der Kanal die Reservierung trotzdem akzeptieren.
Viele Hoteliers bieten keine Verfügbarkeit des letzten Zimmers für Kanalpartner an. Zum Beispiel verkaufen sie 8 von 10 Zimmern über Kanäle und behalten die letzten 2 für Direktbuchungen (Website/Walk-in/Telefon). Das reduziert das Risiko von Überbuchungen.
Auswirkung von Überbuchungen auf Auto Assign
Auch wenn ein bestimmter Zimmertyp verfügbare Einheiten anzeigt, kann die Unterkunft aufgrund von Überbuchungen in anderen Zimmertypen dennoch als vollständig belegt gelten. In diesem Fall wird Auto Assign keine neuen Reservierungen platzieren, bis die Überbuchung behoben ist oder eine Einheit frei wird.
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