Übersicht
Unser Quick-Import-Tool ist die perfekte Möglichkeit, Ihre Einrichtung von Cloudbeds PMS zu optimieren, um Reservierungen schnell aus einem vorherigen System zu übertragen. Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um die Reservierungen Ihrer Unterkunft direkt aus Ihrem Cloudbeds-Konto mit dem Quick-Import-Tool hinzuzufügen (zu importieren).
Dieser Artikel erklärt den Prozess des Importierens von Reservierungen mit dem Quick-Import-Tool in Cloudbeds PMS.
Mehr erfahren über die Optionen für den Reservierungsimport in Cloudbeds PMS.
Schritt 1 – Zugriff auf Optionen für den Reservierungsimport
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Der Eigentümer der Unterkunft hat standardmäßig Zugriff auf die Seite Reservierungen. Die übrigen Benutzer können auf der Seite Rollen die Berechtigung erhalten, auf diese Option zuzugreifen. Mehr erfahren: Rollen und Berechtigungen.
Schritt 2: Rooming-Liste für Gruppe hinzufügen oder hochladen
Reservierung hinzufügen
Importiere Reservierungen in Cloudbeds, indem du die Informationen der Reservierung in den Feldern ausfüllst:
- Wähle das Gruppenprofil und den Kontingentblock aus (gilt nur, wenn die Gruppen-Funktion aktiviert ist).
- Aktiviere oder deaktiviere das Kontrollkästchen Systemraten verwenden.
Option „Systemraten verwenden“
Aktiviere oder deaktiviere das Kontrollkästchen , das hauptsächlich für den Upload von Rooming-Listen gedacht ist, aber auch für reguläre Reservierungen verwendet werden kann.
- Wenn du Reservierungen in ein Gruppenprofil importierst und keinen Kontingentblock auswählst, aber die Option „Systemraten verwenden“ aktivierst, verwendet das System die Basisrate.
- Wenn du Reservierungen in ein Gruppenprofil importierst, einen Kontingentblock auswählst und die Option „Systemraten verwenden“ aktivierst, verwendet das System die Kontingentblockrate (die du beim Erstellen des Blocks festgelegt hast).
Die Funktion Systemraten verwenden für Gruppenprofile steht allen Unterkünften mit aktiviertem Gruppenverwaltungsmodul zur Verfügung.
- Fülle alle Pflichtfelder (mit rotem Stern markiert) und weitere Felder nach Bedarf aus.
- Wähle weitere Spalten zur Anzeige aus. Alle Pflichtfelder sind standardmäßig ausgewählt.
Die Auswahl der Spalten Zahlungsart und Bezahlter Betrag und das Ausfüllen der Felder spart Zeit, da du nicht jede Reservierung einzeln aufrufen und den Anzahlungsbetrag manuell im Gast-Folio erfassen musst.
- Zahlungsart: Wähle diese Spalte aus, wenn für die Reservierung eine Anzahlung geleistet wurde oder sie vollständig bezahlt ist.
- Bezahlter Betrag: Diese Spalte steht zur Auswahl, wenn du zuvor die Zahlungsart ausgewählt hast.
Hinweise zu den Feldern:
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Pflichtfelder ausfüllen. Scrollen Sie nach rechts, um alle Spalten zu sehen.
- Wenn unter der Spalte Quelle eine Quelle eines Drittanbieters (z. B. OTA) ausgewählt ist, wird die Spalte Reservierungs-ID der Quelle zum Pflichtfeld. Dies stellt sicher, dass der Cloudbeds-Channel-Manager die Reservierung korrekt aktualisiert, falls eine Änderung oder Stornierung vorgenommen wird. Wenn Sie die Reservierungs-ID der Quelle nicht benötigen, um zukünftige Änderungen vom Kanal zu erhalten, können Sie beliebige Zahlen eingeben.
- Weitere Informationen findest du hier: Manuelle Änderungen an OTA-Reservierungen, die in Cloudbeds PMS importiert wurden.
- Aus Gründen der PCI-Konformität und finanziellen Sicherheit können Sie keine Kreditkartendaten (CC) über dieses Formular hinzufügen. Alle Kreditkartendaten müssen auf der Übersichtsseite der Reservierung hinzugefügt werden. Siehe: Kreditkartendaten zur Reservierung hinzufügen.
- Wenn sich die Zimmerrate für jede Nacht unterscheidet, klicken Sie auf das Stiftsymbol (Bearbeiten) im Feld Gesamtrate, um die Rate für jedes Datum zu ändern. Speichern Sie die Änderungen.
- Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche (+), um weitere Zimmer hinzuzufügen, oder auf die Schaltfläche (x), um ein Zimmer zu entfernen.
Mehrbettzimmer: Beim Import einer Reservierung mit mehreren Betten klicken Sie auf die Schaltfläche (+), um weitere Betten hinzuzufügen. Jedes Bett wird als separate Zeile reserviert, und die Anzahl der Erwachsenen pro Bett ist standardmäßig "1".
- Klicken Sie auf Reservierung hinzufügen, um weitere Reservierungen hinzuzufügen.
- Überprüfen Sie anschließend alle Angaben sorgfältig und klicken Sie auf Speichern, um den manuellen Import abzuschließen.
- In der linken Ecke des Bildschirms erscheint ein Pop-up, das anzeigt, dass die Reservierung erfolgreich importiert wurde:
Importfehler
- Wenn Sie die unten im Bild gezeigte Meldung erhalten, prüfen und korrigieren Sie alle rot markierten Felder. Denken Sie daran, von links nach rechts zu scrollen, um alle Spalten zu sehen.
- Wenn das Problem mit dem Kontingentblock zusammenhängt, sehen Sie ein Fragezeichen-Symbol, auf das Sie klicken können, um weitere Details zum Fehler zu erhalten.
Gruppen-Rooming-Liste hochladen
Die Funktion Gruppen-Rooming-Liste hochladen für Gruppenprofile ist für alle Unterkünfte mit aktiviertem Gruppenverwaltungsmodul verfügbar.
Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, mehrere Reservierungen gleichzeitig über eine CSV-Datei in ein Gruppenprofil zu importieren. Es vereinfacht die Bearbeitung von Buchungen von Reisebüros und Veranstaltern, indem Sie vorab ausgefüllte Gästelisten in großen Mengen hochladen können, mit der Option, System- oder benutzerdefinierte Raten anzuwenden.
Um zu erfahren, wie Sie diese Funktion Schritt für Schritt nutzen, besuchen Sie den Abschnitt Reservierungen erstellen und importieren im Artikel Gruppenprofile verwalten.
FAQ
Warum wurden einige meiner Reservierungsdetails (wie Telefonnummer) nicht importiert, obwohl sie in meiner CSV-Datei enthalten sind?
Das Quick-Import-Tool importiert nur Daten aus den Spalten, die auf der Importseite sichtbar sind. Wenn Sie Daten in Ihrer CSV-Datei haben – wie z. B. Telefonnummern von Gästen – diese Spalte aber unter Spalten auswählen (bezeichnet als Spalten zur Anzeige) nicht markieren, werden diese Informationen nicht ins System hochgeladen.
Um sicherzustellen, dass alle gewünschten Felder importiert werden, gehen Sie vor dem Hochladen Ihrer CSV-Datei wie folgt vor:
- Bereiten Sie Ihre CSV-Datei vor mit der Standard-Rooming-Liste-Vorlage, die Sie über die Schaltfläche „Gruppen-Rooming-Liste hochladen“ herunterladen können, wie zuvor in diesem Artikel beschrieben.
- Füllen Sie alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Pflichtfelder sowie alle zusätzlichen Gästeinformationen, die Sie hochladen möchten aus – z. B. Telefonnummer oder Zahlungsart.
- Gehen Sie auf der Quick-Import-Tool-Seite zum Dropdown-Menü Spalten auswählen auf der rechten Seite der Tabelle.
- Markieren Sie die Kontrollkästchen für zusätzliche Felder, die den Spalten in Ihrer CSV entsprechen (z. B. Telefon, Straßenadresse, Zahlungsart usw.).
Nach der Auswahl erscheinen diese Spalten in der Tabelle, sodass die Daten Ihrer Datei korrekt zugeordnet und in die entsprechenden Felder im Cloudbeds PMS hochgeladen werden.
- Klicken Sie abschließend auf CSV auswählen, wählen Sie Ihre Datei aus und schließen Sie den Upload durch Klicken auf Hochladen und dann Speichern ab.
Auch wenn ein Feld in der CSV-Datei ausgefüllt ist, wird es während des Importvorgangs ignoriert, es sei denn, die entsprechende Spalte wurde vorher ausgewählt.
Fehlermeldungen „Fehlende Kopfzeilen oder Spalten“
Wenn beim Hochladen Ihrer Excel-Datei eine Fehlermeldung zu „fehlenden Kopfzeilen oder Spalten“ erscheint, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie nicht die offizielle Cloudbeds-Systemvorlage verwenden.
Um einen reibungslosen Import zu gewährleisten, verwenden Sie stets die Cloudbeds-CSV-Vorlage. Diese Vorlage enthält alle notwendigen Kopfzeilen und Spalten für einen erfolgreichen Upload.
So erhalten Sie die offizielle Cloudbeds-Vorlage:
- Gehen Sie im Cloudbeds-System zum Bildschirm für den Import von Reservierungen.
- Klicken Sie auf „Gruppen-Rooming-Liste hochladen“.
- Es erscheint ein Pop-up, in dem Sie die korrekte CSV-Vorlage herunterladen können.
- Mit dieser offiziellen Vorlage vermeiden Sie Fehler und importieren Ihre Reservierungen effizient.
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