Übersicht
Das Zahlungs-Hauptbuch ist ein Buchhaltungsbericht, mit dem Sie alle heute eingegangenen Zahlungen einsehen und die Liste der mit diesen Zahlungen verbundenen Transaktionen prüfen können, um festzustellen, ob die Reservierung vollständig bezahlt wurde, wofür bezahlt wurde oder ob Ihre Zahlungen mit Ihren Einnahmen übereinstimmen.
Der Zahlungs-Hauptbuchbericht zeigt auf einen Blick, ob die Unterkunft für einen bestimmten Tag oder Monat alle erwarteten Zahlungen erhalten hat.
Zugriff auf den Zahlungs-Hauptbuchbericht
- Öffnen Sie im Hauptmenü
, klicken Sie auf Berichte
- Geben Sie in der Suchleiste Berichte durchsuchen Zahlungs-Hauptbuch ein (oder scrollen Sie zum Abschnitt Finanzen)
- Klicken Sie auf Zahlungs-Hauptbuchbericht (der Bericht öffnet sich in einem neuen Tab)
Standardmäßig hat der Eigentümer der Unterkunft Zugriff auf Finanzberichte. Andere Benutzer müssen innerhalb der Rollen die entsprechende Berechtigung erhalten. Mehr erfahren: Rollen und Berechtigungen.
Navigation im Zahlungs-Hauptbuchbericht
- Zahlungsart: Du kannst die verschiedenen Zahlungsarten auswählen, die zur Bestimmung der Reservierungen verwendet werden, die im Bericht erscheinen sollen.
- Zahlungsdatum: Wähle ein einzelnes Datum oder einen Zeitraum aus, um nach dem Datum zu filtern, an dem die Zahlung erfolgt ist.
- Verknüpfte Transaktionen: Wähle aus, welche weiteren Reservierungstransaktionen im Bericht angezeigt werden sollen. Nur die ausgewählten Transaktionsarten erscheinen für Reservierungen, die den anderen Filtern entsprechen.
- Gebuchte/ausstehende Transaktionen: Wähle aus, ob nur die bereits gebuchten Transaktionen, die noch ausstehenden oder beide angezeigt werden sollen. Eine gebuchte Transaktion ist eine Transaktion, die bereits stattgefunden hat, wie eine Zahlung, die vor fünf Minuten hinzugefügt wurde. Eine ausstehende Transaktion ist eine, die für ein zukünftiges Datum fällig ist, wie der Zimmerumsatz für eine Reservierung, die morgen beginnt.
- Filter nach Reservierungsnummer, Zimmernummer oder Gastname; du kannst diesen Bereich auch leer lassen.
- Check-in und Check-out-Datum
- Benutzer: Dieser Filter kann so angepasst werden, dass nur ein Benutzer oder alle Benutzer angezeigt werden. Standardmäßig sind ALLE Benutzer ausgewählt.
- Gruppieren nach und Untergruppen nach: Je nach Berichtstyp möchtest du den Bericht nach Benutzer, Datum/Uhrzeit, Zimmer, vollständigem Namen oder Reservierungs-ID gruppieren oder untergruppieren.
- Status: Verwende diesen Bereich, um den Reservierungsstatus auszuwählen, für den du den Bericht erstellen möchtest. Standardmäßig sind ALLE Status ausgewählt.
- Typ: Verwende diesen Filter, um verschiedene Transaktionsarten zu sortieren. Diese Transaktionsarten sind wie folgt:
- Klicke auf Anwenden, um den Bericht zu erstellen.
- Filter zurücksetzen für neue Kriterien, falls erforderlich.
- Exportieren als: Lade den Bericht als PDF oder Excel herunter.
Der generierte Bericht zeigt die notwendigen Felder bezüglich:
- Benutzer: Benutzer, der die Transaktion durchgeführt hat.
- Datum/Uhrzeit: Das Datum, an dem das Produkt oder die Dienstleistung erbracht wird. Mit entsprechender Berechtigung kann das Leistungsdatum rückdatiert werden, um Einnahmen und Ausgaben im korrekten Zeitraum zu erfassen.
Um den Unterschied zwischen dem Leistungsdatum und dem Transaktionsdatum zu erfahren, klicken Sie hier.
- Zimmer: Zimmer des Gastes.
- Name und Nachname: Klicken Sie darauf, um zum Profil des Gastes weitergeleitet zu werden.
- Reservierungsnummer: Klicken Sie auf die Reservierungsnummer, um zur Reservierung des Gastes weitergeleitet zu werden.
- Code: Vom Kunden im Feld Code im Abschnitt Steuern und Gebühren oder Artikel und Dienstleistungen eingegebene Information.
- Transaktionscode: Dies bezieht sich auf den Buchhaltungscode, der mit dem Buchhaltungsdienst verknüpft ist.
Buchhaltung ist derzeit eine experimentelle Funktion. Weitere Informationen finden Sie hier.
- Beschreibung: Beschreibung der Transaktion.
- Check-in: Check-in-Datum.
- Check-out: Check-out-Datum.
- Status: Reservierungsstatus.
- Notiz: Jede beim Buchen einer Anpassung hinzugefügte Notiz.
- Menge: Steht für "Quantity" und bezieht sich auf die Anzahl der Transaktionen in der Tabelle.
- Gutschrift: Zahlungen.
- Lastschrift: Belastungen.
So erstellen Sie einen Bericht mit unterschiedlichen Kriterien
Wenden Sie die folgenden Filter an:
- Zahlungsart: Wählen Sie Bargeld aus.
- Zahlungsdatum: Geben Sie den gewünschten Zeitraum oder ein bestimmtes Datum ein.
- Zugehörige Transaktionen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Gutschriften (Zahlungen) auswählen.
- Gebuchte / Ausstehende Transaktionen: Klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Menüs, heben Sie alle Auswahlen auf und wählen Sie Gebucht aus.
- Gruppieren nach: Wenn Sie einen Zeitraum verwenden, sollte hier nach Datum/Uhrzeit gruppiert werden. Bei einem bestimmten Datum gruppieren Sie nach Benutzer, Zimmer, vollständigem Namen oder Reservierungs-ID.
- Untergruppe nach: Bei Verwendung eines Zeitraums empfiehlt es sich, nach Zimmer zu untergruppieren. Bei einem bestimmten Datum ist dies optional.
- Klicken Sie auf Anwenden.
Wenden Sie die folgenden Filter an:
- Zahlungsart: Wählen Sie alle aus.
- Zahlungsdatum: Geben Sie den gewünschten Zeitraum oder ein bestimmtes Datum ein.
- Zugehörige Transaktionen: Klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Menüs und wählen Sie Gutschrift aus.
- Gebuchte / Ausstehende Transaktionen: Klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Menüs und wählen Sie Gebucht aus.
- Klicken Sie auf Anwenden.
Die Spalte Beschreibung zeigt die Zahlungsmethode an, wie sie im Folio aufgeführt ist.
Viele Hoteliers verlangen Anzahlungen. Daher müssen sie möglicherweise zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Liste der geleisteten Anzahlungen erstellen, um ihre Berichte zu verifizieren. Beachten Sie, dass Anzahlungen die Differenz zwischen Umsatz und Zahlungen im Täglichen Umsatzbericht verursachen können (was zu großen Zahlen im Gesamtergebnis und im Hauptbuch führen kann).
Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie eine Liste der an einem bestimmten Tag oder während eines bestimmten Zeitraums verbuchten Anzahlungen erstellen (für zukünftige und vergangene Reservierungen):
- Wenn Sie den Betrag der Anzahlungen an einem bestimmten Tag prüfen möchten, müssen Sie eine Liste der an diesem Tag verbuchten Zahlungen für Gäste erstellen, die am folgenden Tag oder später anreisen.
- Wenn Sie dies für einen Zeitraum prüfen möchten, müssen Sie dasselbe tun und anschließend den Bericht exportieren und die Zahlungstransaktionen entfernen, die in der Tabelle keine Anzahlungen waren.
Wenden Sie die folgenden Filter an:
- Zahlungsart: Wählen Sie alle aus.
- Zahlungsdatum: Wählen Sie das gewünschte Datum aus (z. B. den 1. März).
- Verknüpfte Transaktionen: Unter dem Dropdown-Menü dürfen keine verknüpften Transaktionen ausgewählt sein.
- Wählen Sie den Check-in-Datum-Zeitraum aus: Er sollte vom zweiten Tag nach dem ersten Zahlungsdatum bis zu einem beliebigen zukünftigen Datum reichen (z. B. vom 2. März bis zu einem Datum in zwei Jahren).
- Typ: Wählen Sie nur Reservierungen aus.
- Klicken Sie auf Anwenden.
Sie erhalten eine Liste der am ausgewählten Tag (1. März) verbuchten Zahlungstransaktionen für Reservierungen mit zukünftigem Check-in. Der Bericht ist fertig und Sie können die endgültige Zahl einsehen.
Wenn Sie an einem Zahlungszeitraum interessiert sind (z. B. den gesamten Monat Januar), müssen Sie den Bericht erstellen, die Datei exportieren und anschließend in der Tabellenkalkulation weiterarbeiten.
Wenden Sie die folgenden Filter an:
- Zahlungsart: Wählen Sie alle aus
- Wählen Sie den gewünschten Zahlungszeitraum aus (z. B. den gesamten Monat Januar).
- Unter dem Dropdown-Menü darf keine zugeordnete Transaktion ausgewählt sein.
- Wählen Sie den Check-in-Zeitraum: Er sollte vom zweiten Tag nach dem ersten Zahlungsdatum bis zu einem beliebigen Tag weit in der Zukunft reichen (z. B. vom 2. Januar bis etwa in zwei Jahren).
- Typ: Wählen Sie nur Reservierungen aus.
- Klicken Sie auf Anwenden.
Sie erhalten eine Liste mit sowohl "vorausgezahlten" als auch "nicht vorausgezahlten" Zahlungstransaktionen. Einige davon wurden während des Aufenthalts des Gastes verbucht. Leider können Sie diese nicht aus dem System entfernen. In diesem Fall müssen Sie den erstellten Bericht exportieren und die nicht vorausgezahlten Zahlungen löschen.
Die nachfolgenden Anweisungen beschreiben die beste Vorgehensweise in einer Google-Tabelle.
Im extrahierten Bericht müssen Sie Zahlungstransaktionen löschen, die am Tag des Check-ins oder später verbucht wurden. Sie können die "WENN-Formel" verwenden, um diese Transaktionen zu markieren. Anschließend müssen Sie sie löschen und die Summe neu berechnen.
Die folgenden Anweisungen erklären dies im Detail.
Öffnen Sie die Excel-Datei in Google Tabellen:
- Frieren Sie zur besseren Übersicht die erste Zeile ein.
So geht's: Klicken Sie auf Ansicht > Fixieren > 1 Zeile. - Ändern Sie das Format für die folgenden Spalten: B (Datum/Uhrzeit), I (Check-in-Datum) und J (Check-out-Datum). Wechseln Sie von „Nur Text“ zu „Datum“.
So geht's: Wählen Sie die 3 Spalten aus > Klicken Sie auf Format > Zahl > Datum. - Fügen Sie am Ende des Blatts eine zusätzliche Spalte hinzu (Spalte P).
- Wenden Sie in der neuen Spalte eine WENN-Formel an, um die nicht vorausgezahlten Transaktionen zu markieren.
So geht's: Fügen Sie folgende Formel in P1 ein: =ARRAYFORMEL(WENN(I:I<=B:B;"N/A";"VORAUSGEZAHLT"))
Die Formel besagt Folgendes:
Wenn das Check-in-Datum kleiner oder gleich dem Zahlungsdatum ist, wird „n/a“ angezeigt, andernfalls „Advanced“.
ARRAYFORMEL = Verwenden Sie diese Arrayformel, damit die „WENN-Formel“ auf die gesamte Spalte angewendet wird.
I:I<=B:B bedeutet: Das Check-in-Datum ist kleiner oder gleich dem Zahlungsdatum/-zeit.
„N/A“, „ADVANCED“ = Excel erzeugt die Ergebnisse basierend auf der angewendeten „WENN-Formel“ und zeigt sie als „N/A“ (nicht zutreffend oder nicht vorausbezahlt) und „Advanced“ an. Dies sind nur Begriffe; Sie können auch andere Wörter verwenden.
Beachte, dass „N/A“ und „Advanced“ in Anführungszeichen stehen müssen; sonst akzeptiert Excel sie nicht.
- Wenden Sie einen Filter auf die gerade erstellte Spalte an.
So geht’s: Wählen Sie die gerade erstellte Spalte aus > klicken Sie auf das Filter erstellen-Symbol.
- Verwenden Sie den gerade erstellten Filter, um die „Advanced“-Transaktionen aus dem Filter zu entfernen und so nur die „nicht vorausbezahlten“ Transaktionen (N/A) anzuzeigen.
So geht’s: Klicken Sie auf das Filtersymbol > entfernen Sie „Advanced“ aus dem Dropdown-Menü > klicken Sie auf OK, um die Einstellung zu übernehmen.
- Markieren Sie alle N/A-Zeilen und löschen Sie diese.
- Entfernen Sie den Filter.
So geht’s: Klicken Sie auf das Filtersymbol > schalten Sie den Filter aus.
Jetzt sehen Sie nur noch die „Advanced“-Zahlungstransaktionen in der Liste.
- Berechnen Sie die Summe neu.
So geht’s: Wenden Sie die Summenformel in der letzten Zeile an.
- Klicken Sie auf die aktuelle Summe > klicken Sie auf das Funktionen-Symbol > wählen Sie SUMME aus > markieren Sie die erste bis zur letzten Zelle der Spalte:Zeile
- Beispiel: =SUMME(O2:O279)
Siehe das folgende Beispiel. Die Zeilennummern hängen von der Anzahl der Transaktionen/Zeilen in deinem Blatt ab.
Beispiel:
Nun sehen Sie die Summe der „Advanced“-Zahlungen.
FAQ
Warum verwendet dieser Bericht das Leistungsdatum statt des Transaktionsdatums?
Der Bericht verwendet das Leistungsdatum als filterbares Datum, um gängige Berichtanforderungen zu unterstützen. Das Transaktionsdatum/-uhrzeit bleibt unveränderlich, um die buchhalterische Genauigkeit sicherzustellen.
Wie funktioniert der Filter für den Zahlungstyp in diesem Bericht?
Der Filter für den Zahlungstyp ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse nach der Zahlungsmethode zu filtern.
Warum stimmt das Feld Beschreibung mit dem Folio überein und was bedeuten die Spalten Code und Transaktionscode?
Das Feld Beschreibung wird direkt aus dem Transaktionstyp im PMS-Folio übernommen. Die Spalte Code zeigt benutzerdefinierte Transaktionscodes an, während die Spalte Transaktionscode den Buchhaltungscode des Accounting-Services anzeigt und mit den USALI-Definitionen übereinstimmt.
Woher stammen die Transaktionsdaten in diesem Bericht?
Die Transaktionsdaten stammen vom Accounting-Service, der detaillierte Transaktionsdatensätze gemäß USALI-Standards bereitstellt. Transaktionen sind nicht bearbeitbar; Änderungen werden durch gleichwertige und entgegengesetzte Umkehrbuchungen erfasst.
Kann ich den Zahlungs-Hauptbuchbericht automatisch per E-Mail versenden?
Ein automatischer E-Mail-Versand ist für diesen Bericht nicht verfügbar. Sie können den Zahlungs-Hauptbuchbericht über die Option Exportieren nach herunterladen und bei Bedarf weitergeben.
Exportieren einer großen Anzahl von Transaktionen
Beim Export des Zahlungs-Hauptbuchs beachten Sie bitte, dass der Export (sowohl im Excel- als auch im PDF-Format) eine Transaktionsbegrenzung von etwa 10.000 bis 12.000 Zeilen hat. Wenn Ihr ausgewählter Zeitraum mehr Transaktionen enthält als dieses Limit, werden nicht alle Daten exportiert, und Einträge über dieses Limit hinaus werden ausgelassen. Dies ist eine aktuelle Systembeschränkung, die auch einige unserer anderen klassischen Finanzberichte betrifft.
Lösungen:
Um sicherzustellen, dass Sie alle Daten für einen großen Zeitraum, wie beispielsweise ein ganzes Jahr, erfassen, empfehlen wir folgende Methoden:
- Exportieren in kleineren Segmenten: Statt einen ganzen Jahresbericht auf einmal zu exportieren, führen Sie den Bericht für kleinere, überschaubare Zeiträume aus (z. B. monatlich oder vierteljährlich). Anschließend können Sie diese Segmente einzeln exportieren und die Daten in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel zusammenführen.
- Alternative Berichte verwenden: Ziehen Sie Berichte in Cloudbeds Insights in Betracht, die keine Begrenzung der Zeilenanzahl haben. Diese Berichte eignen sich besser für den Export großer Datenmengen.
Wenn Sie Unterstützung beim Export Ihrer Daten benötigen oder alternative Berichtsmöglichkeiten erkunden möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
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