Meldescheine erstellen, bearbeiten und drucken

Gabriela Garcia

Aktualisiert 23. Oktober 2026 09:31

Zweck	Konfigurieren Sie Meldescheine und drucken Sie diese für einzelne Reservierungen oder anreisende Gäste aus.
Am besten geeignet für	Benutzer an der Rezeption, Night Audit und Administratoren.
Wann verwenden	Wenn Sie die auf den Meldescheinen angezeigten Informationen konfigurieren, eine Karte für einen bestimmten Gast drucken oder Meldescheine in großer Menge für die Anreisen heute oder morgen vorbereiten müssen.
Voraussetzungen	Meldescheine müssen vor dem Drucken konfiguriert sein. Das Drucken in großer Menge vom Dashboard ist verfügbar, wenn eine einzelne Unterkunft ausgewählt ist und das Dashboard die Anreisen für heute oder morgen anzeigt.
Erwartetes Ergebnis	Die Meldescheine enthalten die konfigurierten Gast- und Reservierungsinformationen und können einzeln oder als PDF für anreisende Reservierungen erstellt werden.

Einführung

Meldescheine bieten einen druckbaren Nachweis über die Zimmer- und Reservierungsinformationen eines Gastes. Unterkünfte können die auf der Karte angezeigten Informationen anpassen, Bedingungen und Fußzeilentext hinzufügen und die Karten bei Bedarf zur Unterschrift des Gastes verwenden.

Sie können einen Meldeschein für eine einzelne Reservierung oder einen einzelnen Gast drucken oder mehrere Karten gleichzeitig vom Cloudbeds PMS Dashboard aus vorbereiten. Beim Drucken in großer Menge folgen die erstellten Karten der Reihenfolge in der Ankunftsliste, sodass Rezeption und Night Audit die gedruckten Karten in der benötigten Reihenfolge vorbereiten können.

Inhaltsverzeichnis

Wer davon betroffen ist und wie
Registrierungskarten einrichten und bearbeiten
Registrierungskarten drucken
Fehlerbehebung bei leeren PDF-Registrierungskarten

Wer davon betroffen ist und wie

Rolle	Wissenswertes
Rezeption	Drucken Sie Karten für einzelne Gäste oder drucken Sie Registrierungskarten in großen Mengen über das Dashboard. Sortieren Sie die Ankunftsliste vor dem Drucken, wenn die Karten in einer bestimmten Reihenfolge benötigt werden.
Night Audit	Bereiten Sie die Ankunftsdokumente für heute oder morgen vor. Für die heutigen Ankünfte verwenden Sie Alle Ankünfte anzeigen, wenn auch bereits eingecheckte Gäste eingeschlossen werden müssen.
Manager/GM	Überprüfen Sie das Format der Registrierungskarte und den Workflow für den Massendruck, der von den operativen Teams verwendet wird.
Administrator	Konfigurieren Sie die Sprachen der Registrierungskarten, Felder, Kopfzeilenbild, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Fußzeilentext und das Format des Kundennamens, das verwendet wird, wenn die Teams Karten nach Gastnamen sortieren müssen.

Registrierungskarten einrichten und bearbeiten

Verwenden Sie die Einstellungen für Registrierungskarten im Cloudbeds PMS, um die Informationen und Texte auszuwählen, die angezeigt werden, wenn eine Karte generiert oder gedruckt wird.

Öffnen Sie das Kontomenü und gehen Sie zu Einstellungen > Gäste.

Klicken Sie auf Gäste.
Wählen Sie die Registerkarte Registrierungskarten aus.

Erweitern Sie die untenstehenden Abschnitte, um das Layout der Registrierungskarte und das Kopfzeilenbild zu konfigurieren.

Registrierungskarte konfigurieren

Öffnen Sie das Kontomenü und gehen Sie zu Einstellungen > Gäste > Meldescheine.

Verwenden Sie die nummerierten Steuerelemente im Bild, um die Registrierungskarte zu konfigurieren:

Wählen Sie die Standardsprache aus, in der die Registrierungskarte erstellt werden soll.
Klicken Sie auf Bild bearbeiten, um das Kopfzeilenbild zu verwalten.
Klicken Sie auf Felder bearbeiten, um die auf der Karte angezeigten Informationen anzupassen. Sie können unterstützte Felder neu anordnen, Felder hinzufügen, Felder entfernen und Ihre Änderungen speichern.
Klicken Sie im Bereich Allgemeine Geschäftsbedingungen auf Text bearbeiten, um benutzerdefinierte Allgemeine Geschäftsbedingungen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Klicken Sie im Fußzeilenbereich auf Text bearbeiten, um den Fußzeilentext zu bearbeiten.

Sie können auch auf Vorschau klicken, um die aktuelle Registrierungskarte im PDF-Format anzusehen und herunterzuladen.

Kopfzeilenbilder der Registrierungskarte unterstützen die Formate jpg, jpeg, png und gif.

Die untenstehende Seite Meldescheine zeigt die Sprache, Kopfzeile, Felder, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Fußzeile und Vorschau-Steuerelemente.

Kopfzeile des Meldescheins-Bilds ändern

Öffnen Sie das Kontomenü und gehen Sie zu Einstellungen > Gäste > Meldescheine.

Das Kopfzeilenbild muss 600 x 80 Pixel groß sein. Für die bestmögliche Bildqualität wird ein transparentes GIF oder PNG empfohlen.

Klicken Sie auf Bild hinzufügen.
Klicken Sie auf Bild hochladen und wählen Sie dann das Bild von Ihrem Gerät aus. Sie können die Datei auch per Drag & Drop in das Upload-Fenster ziehen.
Klicken Sie auf Fertig.
Klicken Sie auf Speichern und fortfahren.
Klicken Sie auf Speichern.
Bestätigen Sie, dass das neue Bild in der Kopfzeile des Meldescheins angezeigt wird.

Die untenstehenden Bilder folgen der gleichen nummerierten Reihenfolge wie die obigen Schritte.

Wenn ein 600 x 80 Pixel großes Bild auf dem Bildschirm korrekt angezeigt wird, aber eine schlechte Druckqualität aufweist, können die Bildauflösung und die DPI des Druckers das Druckergebnis beeinflussen.

Für eine Standarddruckgröße von 6 x 4 Zoll verwendet die aktuelle Anleitung für den Meldeschein folgende Berechnungen:

DPI Höhe: 600 Pixel / 4 Zoll = 150 DPI
DPI Breite: 80 Pixel / 6 Zoll = 13,33 DPI

Die Druckqualität hängt sowohl von den Pixelmaßen des Bildes als auch von der DPI des Druckers ab. Höhere DPI und größere Pixelmaße tragen in der Regel zu einer besseren Druckqualität bei. Für die meisten Druckanforderungen gelten 150 bis 300 DPI als mittlere Qualität, während 300 DPI und mehr als hohe Qualität für den professionellen Druck angesehen werden.

Meldescheine drucken

Cloudbeds PMS unterstützt verschiedene Workflows zum Drucken von Meldescheinen, je nachdem, ob Sie einen Meldeschein für den Hauptgast, einen weiteren Gast oder mehrere ankommende Reservierungen benötigen.

Für das Sammeldrucken vom Dashboard aus beachten Sie bitte folgende Verhaltensweisen:

Das Sammeldrucken von Meldescheinen ist in der Ankunftsliste für heute oder morgen verfügbar.
Die Option zum Sammeldrucken steht zur Verfügung, wenn eine einzelne Unterkunft ausgewählt ist.
Die generierten Meldescheine folgen der in der Ankunftsliste angezeigten Sortierreihenfolge.
Das hier beschriebene Verhalten gilt für Meldescheine. Reservierungen drucken ist ein separater Workflow im Dashboard.

Erweitern Sie den Workflow, der zu den Meldescheinen passt, die Sie drucken möchten.

Meldeschein für den Hauptgast drucken

Dieser Ablauf druckt den Meldeschein für den Hauptgast der Reservierung.

Öffnen Sie die gewünschte Reservierung und folgen Sie dann den unten nummerierten Schritten:

Klicken Sie auf Aktionen.
Wählen Sie Meldescheine drucken aus.
Wählen Sie die Sprache für den Meldeschein aus.
Klicken Sie auf OK.

Das erste Bild zeigt, wo Sie den Druckvorgang in der Reservierung starten.

Das Sprachfenster vervollständigt den gleichen nummerierten Ablauf mit den Schritten 3 und 4.

Meldeschein für einen weiteren Gast drucken

Öffnen Sie die gewünschte Reservierung und verwenden Sie dann die Registerkarte Gastdetails, um den Meldeschein für einen bestimmten weiteren Gast zu drucken.

Gehen Sie zur Registerkarte Gastdetails.
Wählen Sie den gewünschten Gast aus.
Klicken Sie auf Meldeschein drucken.

Die unten gezeigte Ansicht der Gastdetails zeigt die drei Bedienelemente, mit denen Sie den Meldeschein des weiteren Gasts auswählen und drucken.

Meldescheine in großer Menge aus dem Dashboard drucken

Verwenden Sie die Ankunftsliste im Dashboard, wenn Sie Meldescheine für mehrere ankommende Reservierungen gleichzeitig vorbereiten möchten. Das generierte PDF folgt der Reihenfolge in der Liste, daher ordnen Sie die Ankünfte vor dem Drucken in der gewünschten Reihenfolge an.

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Dashboard aus.
Navigieren Sie zum heutigen oder morgigen Datum.
Wählen Sie unter Aktivität die Option Ankünfte aus.
Verwenden Sie die Spaltensortierung, um die Ankunftsliste in der Reihenfolge anzuordnen, in der die Meldescheine gedruckt werden sollen.
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü im Bereich Aktivität.
Wählen Sie Meldeschein drucken aus.
Wählen Sie die bevorzugte Sprache aus.
Klicken Sie auf Drucken.

Das untenstehende Dashboard-Bild entspricht den Schritten 2 bis 6 und zeigt das Datum, die Registerkarte Ankünfte, die Sortiersteuerung, das Aktivitätsmenü und die Druckoption.

Nach Auswahl der Druckoption wählen Sie die Sprache aus und fahren mit Drucken fort.

Das generierte PDF behält die im Dashboard-Ankunftsliste festgelegte Reihenfolge bei.

Ankünfte vor dem Sammeldruck filtern

Im neuen Dashboard folgen die gedruckten Meldescheine auch der aktiven Gastsuche. So können Sie die Ankunftsliste vor dem Drucken eingrenzen, wenn Sie nur Meldescheine für passende Reservierungen benötigen.

Wählen Sie das Datum von morgen aus.
Verwenden Sie die Gastsuche, um die Ankunftsliste einzuschränken.
Nutzen Sie die Sortiersteuerung, wenn Sie die passenden Reservierungen in einer bestimmten Druckreihenfolge benötigen.
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü.

Wählen Sie im geöffneten Menü Meldeschein drucken, wählen Sie die Sprache aus und klicken Sie auf Drucken.

Das folgende Beispiel zeigt die morgigen Ankünfte, gefiltert nach Gastname, bevor die Druckaktion ausgewählt wird.

Wie Dashboard-Filter das gedruckte PDF beeinflussen

Neues Dashboard: Die gedruckten Meldescheine folgen der Sortierreihenfolge der Ankunftsliste und der aktiven Gastsuche. Für die Ankünfte des heutigen Tages berücksichtigt das PDF außerdem, ob bereits eingecheckte Gäste angezeigt werden.
Älteres Dashboard: Die Sortierung wird auf die gedruckten Meldescheine übertragen, die Gastsuche schränkt das PDF jedoch nicht ein. Die Suche nach einem einzelnen Gast kann die Liste auf dem Bildschirm eingrenzen, während das PDF weiterhin alle Ankünfte dieses Tages enthält.

Für die heutigen Ankünfte werden bereits eingecheckte Gäste standardmäßig in der Ankunftsliste ausgeblendet. Aktivieren Sie vor dem Drucken Alle Ankünfte anzeigen, wenn Sie diese Gäste einbeziehen möchten. Die Ankunftsliste für morgen zeigt standardmäßig alle Ankünfte an.

Kundennamenformat konfigurieren

Cloudbeds PMS ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie Gastnamen angezeigt werden. Diese Einstellung kann Ihrem Team helfen, die Ankunftsliste im Format zu organisieren, das am besten zu Ihrem operativen Ablauf passt, bevor Meldescheine gedruckt werden.

Öffnen Sie das Kontomenü und gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie System aus.
Wählen Sie die Registerkarte Einstellungen aus.
Scrollen Sie zu Verschiedene Einstellungen.
Suchen Sie Format für Kundennamen im Kalender.
Wählen Sie das bevorzugte Namensformat aus:
- Nachname, Vorname
- Vorname Nachname
Klicken Sie auf Speichern.
Gehen Sie zurück zu Dashboard > Aktivität > Ankünfte, sortieren Sie die Liste nach Gast und drucken Sie die Meldescheine.

Wenn Ihre Unterkunft beispielsweise Meldescheine alphabetisch nach Nachnamen vorbereitet, wählen Sie vor dem Sortieren der Ankunftsliste nach Gast Nachname, Vorname aus.

Das Kundennamenformat ist eine systemweite Einstellung für die gesamte Unterkunft. Weitere Informationen zu dieser und anderen Einstellungen finden Sie unter Allgemeine Systemeinstellungen.

Das folgende Bild zeigt die Einstellung für das Kundennamenformat und beide verfügbaren Anzeigeoptionen.

Das Sammeldrucken erstellt Meldescheine für den Hauptgast jeder Reservierung, die in der Ankunftsliste enthalten ist.

Fehlerbehebung bei einem leeren Meldeschein-PDF

Wenn beim Auswählen von Meldeschein drucken eine falsche leere Datei heruntergeladen wird, können Browser- oder Sicherheitserweiterungseinstellungen verhindern, dass das PDF korrekt geöffnet wird. Versuchen Sie folgende Optionen:

Wenn Sie McAfee oder eine andere Sicherheitserweiterung verwenden, fügen Sie Cloudbeds zur Liste der gesicherten oder vertrauenswürdigen Websites der Erweiterung hinzu.
Deaktivieren Sie gegebenenfalls vorübergehend die McAfee-Erweiterung in Chrome und versuchen Sie erneut zu drucken.
Aktivieren Sie in Chrome die Einstellung, PDF-Dateien herunterzuladen, anstatt sie automatisch zu öffnen:
- Öffnen Sie Chrome.
- Öffnen Sie die Einstellungen.
- Gehen Sie zu den PDF-Dokumenteinstellungen.
- Aktivieren Sie die Option, PDF-Dateien herunterzuladen, anstatt sie automatisch in Chrome zu öffnen.

Da Sie nun Meldescheine konfigurieren und drucken können, sehen Sie sich diese Ressourcen für weitere Informationen zum Dashboard und zur Reservierungsaktivität an, die während der täglichen Arbeit an der Rezeption verwendet werden: