So richten Sie die Rechnungsstellung ein

Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Sie die Rechnungsstellung Ihrer Unterkunft im Cloudbeds PMS konfigurieren. Auf der Seite Rechnungsstellung können Sie Ihre Unternehmensdaten und Ihr Logo hinzufügen, den Rechnungstitel und die Reihenfolge festlegen sowie auswählen, ob die Rechnung manuell, beim Check-out oder automatisch bei Erstellung einer Reservierung erzeugt werden soll. Wenn Sie die Funktion Erweiterte Rechnungsstellung aktiviert haben, sehen Sie in der Konfiguration zusätzliche Optionen wie den Titel und die Reihenfolge für Gutschriften.

📢 Wichtige Aktualisierung: schrittweise Einführung läuft

Sie werden möglicherweise eine andere Benutzeroberfläche oder leicht aktualisierte Funktionen für dieses Feature bemerken. Wir führen die neue Version derzeit schrittweise ein. Seien Sie versichert, dass dieser Artikel bald vollständig aktualisiert wird, um die neue Erfahrung widerzuspiegeln.

So greifen Sie darauf zu

Konto -> Finanzen -> Rechnungen und Dokumente

Kopfzeilen-Logo:

Klicken Sie auf Bild bearbeiten, um das Logo Ihres Unternehmens vom Computer hochzuladen. Die empfohlene Größe beträgt 150 Pixel Höhe und 150 Pixel Breite.

Rechnungsdetails

1. Wählen Sie die Standardrechnungssprache der Rechnung aus.

2. Wählen Sie aus, ob die Rechnung basierend auf dem Herkunftsland des Gastes erstellt werden soll.

   Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird die Rechnung in der Sprache des Gastes erstellt. Beispiel: Ein Gast mit Herkunftsland Portugal erhält die Rechnung auf Portugiesisch. Andernfalls wird die Rechnung in der Standardsprache erstellt.

3. Legen Sie Ihre bevorzugte Einstellung für Rechnung erstellen fest. Weitere Details zu den einzelnen Optionen finden Sie unten:
   Bei Reservierungserstellung: Die Rechnung wird jedes Mal ausgestellt, wenn eine neue Reservierung in der Anwendung erstellt wird (dies umfasst sowohl manuell erstellte Reservierungen im Cloudbeds PMS als auch alle eingehenden Reservierungen von Ihren verbundenen OTAs (Online-Reisebüros)).
   Sie müssen nicht jedes Mal eine Rechnung erstellen, es sei denn, es werden zusätzliche Artikel, Services und/oder Zimmerumsätze zum Folio hinzugefügt, während sich der Gast im Haus befindet.
   Falls zusätzliche Gebühren zum Folio hinzugefügt werden, möchten Sie möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt eine neue Rechnung erstellen (das Standard-Fälligkeitsdatum beginnt ab dem Tag der Reservierungserstellung).

   Beim Check-out: Optimieren Sie Ihren Check-out-Prozess mit dieser Option. Die Rechnungen werden zum Zeitpunkt des Check-outs mit allen verfügbaren Transaktionen zur Rechnungsstellung erstellt. Falls bereits eine Rechnung erstellt wurde und keine weiteren Transaktionen mehr zur Rechnungsstellung vorliegen, wird das System keine neue Rechnung erstellen.
   Diese Option ist Teil der Funktion Erweiterte Rechnungsstellung.

   Manuell: Eine Rechnung wird erst erstellt, wenn Sie zur Reservierung navigieren und eine Rechnung generieren. Mit dieser Option entscheiden Sie, für welche Reservierung eine Rechnung erstellt wird. Mehr erfahren: Rechnungsstellung – So erstellen und laden Sie Rechnungen aus Reservierungen herunter.

   

4. Rechnungstitel und -folge

• Titel: Wenn Sie das Dokument anders als Rechnung benennen möchten.

• Präfix: Beliebige Zahlen oder Buchstaben, die vor der fortlaufend generierten Rechnungsnummer erscheinen sollen. (Beispiel: INV-1001)

• Startnummer: Die Nummer der ersten generierten Rechnung. Die folgenden Rechnungen werden fortlaufend nummeriert, ausgehend von dieser Zahl. (Beispiel: Wenn Sie "1001" eingeben, ist Ihre erste Rechnungsnummer 1001, gefolgt von 1002 usw.)

• Suffix: Beliebige Zahlen oder Buchstaben, die nach der fortlaufend generierten Rechnungsnummer erscheinen sollen. (Beispiel: 1001-POST)

• Verwenden Sie das Sprach-Dropdown, um Ihren Titel/Sequenztext für andere Sprachen hinzuzufügen.

5. Rechnungsdetails

• Wählen Sie aus, ob Sie Unternehmensdaten anzeigen möchten

• Raumnummern-Spalte auf der Rechnung anzeigen – Wenn aktiviert, wird die Raumnummer auf der Rechnung angegeben.

• Steuer-/Gebührendetails auf der Rechnung anzeigen – Wenn aktiviert und Sie mehrere Steuern/Gebühren haben, erscheint eine Aufschlüsselung der Gesamtsumme jeder Steuer-/Gebührenart auf der Rechnung.
• Kompakte Rechnungen verwenden – Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, generiert das System Rechnungen ähnlich wie das Gäste-Folio. Jede Transaktion (einschließlich nächtlicher Zimmerpreise und Steuern) erscheint als eigener Posten. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, werden häufige Transaktionen zusammengefasst. (Beispielsweise werden bei der kompakten Rechnung die Zimmerpreise für 3 Nächte in einer Zeile zusammengefasst).
• Wählen Sie aus, ob Sie die Dokumentennummer des Gastes verwenden möchten, falls erforderlich
• Option zur Aufschlüsselung von Paketen anzeigen, falls notwendig

6. Rechnungsfußzeile

Verwenden Sie die Rechnungsfußzeile, um zusätzlichen Text zur Rechnung hinzuzufügen, wie Zahlungsanweisungen oder weitere Richtlinien. Nutzen Sie das Sprach-Dropdown, um Ihren benutzerdefinierten Text für die Rechnungsfußzeile in anderen Sprachen hinzuzufügen.