Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess, eine Zahlung zu einer Reservierung als Datensatz hinzuzufügen (ohne die Kreditkarte zu belasten, ohne die Verarbeitung über ein Zahlungs-Gateway). Dies hilft dabei, den Saldo des Gastes zu verfolgen und die Berichterstattung genau zu halten.
Suchen Sie nach weiteren Informationen zur Verarbeitung von Reservierungszahlungen über ein Zahlungs-Gateway? Klicken Sie hier.
- Wenn Sie Cloudbeds Payments als Ihren Zahlungsdienstleister verwenden, sehen Sie: Wie Sie eine Transaktion über das Terminal verarbeiten
Wichtige Hinweise
Die unten beschriebenen Schritte verarbeiten keine Zahlung von der Kreditkarte des Gastes.
- Um die zur Reservierung hinzugefügte Kreditkarte zu belasten, müssen Sie ein Zahlungs-Gateway mit dem Cloudbeds PMS verbunden haben. Erfahren Sie mehr über die Verarbeitung echter Zahlungen über ein Zahlungs-Gateway in unserem Artikel Übersicht zur Zahlungsabwicklung und häufig gestellte Fragen
- Alternativ können Sie die Kreditkarte auch über ein externes System (POS, Terminal, Online-Banking) belasten.
Schritt 1 – Zugriff auf das Reservierungsfolio
- Suchen Sie die entsprechende Reservierung. Sie können die Suchleiste im oberen Menü Ihres Cloudbeds-Kontos verwenden.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Folio.
- Öffnen Sie das Folio, um den Zahlungsdatensatz hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen/Rückerstattung.
- Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen.
Mehr erfahren Sie über das Reservierungsfolio.
Schritt 2: Zahlungsdetails hinzufügen
- Zuweisen an: Wählen Sie den Gast aus, dem die Zahlung zugewiesen werden soll. Dies ist nützlich, wenn mehrere Gäste in einer Reservierung vorhanden sind.
- Folio auswählen: Wählen Sie aus, welchem Folio die Zahlung hinzugefügt wird.
- Betrag: Standardmäßig wird der Zahlungsbetrag mit dem offenen Saldo vorausgefüllt. Sie können darauf klicken, um ihn zu bearbeiten – wenn der eingegebene Betrag höher als der offene Saldo ist, erscheint eine Benachrichtigung, die Sie um Bestätigung der Aktion bittet.
- Zahlungsart: Wählen Sie die Art der Zahlung aus (Bargeld, Kreditkarte, Banküberweisung, PayPal oder benutzerdefinierte Zahlungsmethoden).
- Zahlung erfassen: Wählen Sie die Option Vorherige Zahlung erfassen (Nicht belasten). Damit wird nur eine frühere Zahlung erfasst. Eine Kreditkarte wird bei dieser Methode nicht belastet.
- Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen: Standardmäßig ist das Kontrollkästchen aktiviert, um die Transaktion mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit zu verbuchen. Wenn Sie das Kästchen deaktivieren, können Sie ein Datum in der Vergangenheit oder Zukunft auswählen, um die Transaktion zu verbuchen.
Wenn ein Datum in der Zukunft ausgewählt wird, erscheint die Transaktion im Folio als ausstehend.
- Bargeldzahlungen werden immer mit dem aktuellen Datum verbucht.
- Wenn die Option „Kreditkartendaten eingeben und speichern“ ausgewählt wird, haben Sie später Zugriff darauf.
- Wenn zuvor als Zahlungsart Kreditkarte ausgewählt wurde, erscheint die Option Kreditkartendaten eingeben und speichern. Wenn Sie diese auswählen, können Sie die Kreditkartendaten eingeben, die im Reiter Kreditkarten der Reservierung gespeichert werden. Um die gespeicherten Kreditkartendetails anzuzeigen, lesen Sie diesen Artikel: Kreditkartendetails anzeigen: Alles, was Sie wissen müssen
- Kreditkartentyp: Wählen Sie den Typ der Kreditkarte aus. Diese Option wird nur angezeigt, wenn zuvor Kreditkarte als Zahlungsart ausgewählt wurde.
- Notizen: Geben Sie bei Bedarf Notizen ein.
- Zahlungszuordnung: Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, ist diese Option standardmäßig ausgewählt, damit Sie die Zahlung einem bestimmten Einnahmenposten zuordnen können. Erfahren Sie mehr über die Zahlungszuordnung.
- Weiter: Klicken Sie, um die Zahlung hinzuzufügen.
Bargeldzahlung hinzufügen
Sie können Barzahlungen entweder mit oder ohne die Funktion Kassenschublade auf das Folio des Gastes verbuchen. Wenn Sie jedoch eine bessere Kontrolle über Ihre Barzahlungen wünschen, lesen Sie bitte den folgenden Artikel: Kassenschublade – So erstellen und verwalten Sie sie
Um eine Barzahlung hinzuzufügen, folgen Sie bitte Schritt 1 und Schritt 2 und wählen Sie im Dropdown-Menü für den Zahlungstyp Bargeld aus.
Wenn Sie die Funktion Kassenschublade aktiviert haben
Mit geöffneter Kassenschublade
Wenn Sie die Funktion Kassenschublade aktiviert haben und beim Verbuchen der Zahlung auch eine geöffnete Kassenschublade vorhanden ist, erkennt das System den Benutzer, der die Transaktion verbucht, und verbucht den Bargeldbetrag automatisch in der zugeordneten geöffneten Kassenschublade.
Ohne geöffnete Kassenschublade
Wenn Sie die Funktion Kassenschublade aktiviert haben, aber noch keine Kassenschublade geöffnet wurde, stehen bei den Zahlungsdetails drei Optionen zur Verfügung, wenn Bargeld als Zahlungsart ausgewählt ist:
- Zur aktuell geöffneten Schublade hinzufügen - das bedeutet, dass das System die vom Benutzer, der die Transaktion hinzufügt, erstellte Schublade nicht erkannt hat
- Kassenschublade öffnen - öffnet eine neue Kassenschublade unter dem aktuellen Benutzernamen
- Ohne Öffnen der Kassenschublade fortfahren - ermöglicht das Fortfahren ohne die Funktion Kassenschublade
Nachdem Sie die entsprechende Option ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Wenn Sie die Funktion Kassenschublade aktiviert haben, können Sie eine Liste von Kassenberichten erstellen und jeden einzelnen aufrufen, um die Bargeldtransaktionen nachzuverfolgen.
- Wenn Sie an der Funktion Kassenschublade interessiert sind, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team.
Schritt 3 – Hinzugefügte Zahlung überprüfen
Wenn Sie beim Verbuchen der Zahlung das aktuelle oder ein vergangenes Datum ausgewählt haben, sehen Sie die Transaktion als verbucht im ausgewählten Folio. Überprüfen Sie alle Details, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
Um eine Zahlungstransaktion zu annullieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie die Option Zahlung annullieren. Mehr erfahren Sie hier.
Wenn Sie ein Zukunftsdatum für die Zahlung ausgewählt haben, wird die Zahlung ausstehend sein und erst am Foliodatum verbucht.
- Der gezahlte Betrag wird erst am ausgewählten zukünftigen Datum gutgeschrieben, und der Saldo wird dann aktualisiert.
- Um die Zahlung zu sehen, schließen Sie Ausstehend im Filter Transaktionen ein (die Zahlung erscheint grau, was ausstehend bedeutet).
- Die Summe im Folio beinhaltet die ausstehende Zahlung.
Häufig gestellte Fragen
Ich habe die Zahlung des Gastes über Cloudbeds PMS hinzugefügt, aber nicht erhalten. Warum?
Im Cloudbeds PMS kann eine Zahlung auf zwei Arten hinzugefügt werden:
- Als Datensatz (die Zahlung wird als Notiz im Folio erfasst, das System belastet die Kreditkarte des Gastes nicht)
- Als echte Belastung (Cloudbeds PMS verarbeitet die Zahlung über das verbundene Zahlungs-Gateway)
Der in diesem Artikel beschriebene Vorgang verarbeitet die Zahlung nicht, sondern fügt dem Folio nur einen Zahlungsdatensatz hinzu. Klicken Sie hier, um mehr über die Verarbeitung echter Zahlungen über das Zahlungs-Gateway zu erfahren.
Wenn ich kein Zahlungs-Gateway mit Cloudbeds PMS verbunden habe, wie kann ich die Zahlung einziehen?
Sie müssen die Kreditkarte des Gastes über ein externes System belasten (POS, Terminal, Online-Banking). Wenn Sie die Kreditkartendaten beim Hinzufügen einer Zahlung als Datensatz gespeichert haben, können Sie diese verwenden, um die Zahlung über das externe System zu verarbeiten.
Ist es möglich, die hinzugefügte Zahlung zu bearbeiten?
Nein, wenn die Zahlung versehentlich oder mit falschen Angaben hinzugefügt wurde, findest du unten die Lösung.
Wenn die Zahlung weniger als 24 Stunden her ist
Stornieren Sie die Zahlung, indem Sie auf das Symbol mit dem Zahnrad neben der Transaktion klicken und dann Zahlung annullieren auswählen. Anschließend fügen Sie eine neue Zahlung hinzu:
Wenn die Zahlung länger als 24 Stunden her ist
- Bargeldzahlung: Kann nach 24 Stunden nicht mehr storniert werden. Fügen Sie stattdessen eine Rückerstattung des hinzugefügten Betrags hinzu und verbuchen Sie eine neue Zahlung mit den korrekten Angaben. Erfahren Sie, wie Sie eine Rückerstattung hinzufügen
- Andere Zahlungsarten: Klicken Sie auf das Symbol mit dem Zahnrad neben der Transaktion, um die Zahlung zu annullieren und eine neue Zahlung hinzuzufügen. (Benutzer müssen die Berechtigung zum Zahlungen nach 24 Stunden annullieren haben.)
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