Dieser Bericht wird verwendet, um die Daten der Gäste (entweder durch direkte Eingabe oder Export/Import) gemäß den Anforderungen der Regierung in vielen Ländern zu übermitteln.
Standardmäßig ist dieser Bericht nicht für alle Konten aktiviert. Kontaktieren Sie support@cloudbeds.com, um ihn freischalten zu lassen.
Vor den ersten Schritten
Die Regierung verlangt, dass jeder Gast in diesem Bericht angezeigt wird. Um den behördlichen Vorgaben zu entsprechen, prüfen Sie vor dem Ausführen des Berichts die folgenden Informationen:
- Damit Gäste im Polizeibericht angezeigt werden, müssen ihnen Zimmer innerhalb der Reservierung zugewiesen sein. Weitere Informationen zu Zuweisungen findest du hier.
- Wenn sich mehrere Gäste dasselbe Zimmer teilen, stellen Sie sicher, dass für jeden Gast ein Profil erstellt und unter dem Abschnitt Gastdetails einem Zimmer zugewiesen ist.
Unter der Registerkarte Zimmer klicken Sie auf den Namen jedes Gastes in der Dropdown-Liste der Spalte Gast, um das Zimmer allen zuzuweisen.
Wichtige Hinweise:
- Überprüfen Sie sorgfältig, ob bei Reservierungen von OTAs und der Buchungsmaschine alle Gäste der Reservierung zugewiesen sind.
- Wenn die Reservierung mehrere Zimmer oder Betten enthält, wird standardmäßig der Hauptgast allen Zimmern zugewiesen. Dadurch erscheint der Gast im Polizeibericht so oft, wie ihm Zimmer zugewiesen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Gast jedem Zimmer hinzufügen und zuweisen.
Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie zusätzliche Gäste zu einer Reservierung hinzufügen und verwalten: Wie Sie Gäste zu einer Reservierung hinzufügen und bearbeiten
So greifen Sie auf den Polizeibericht zu
- Öffnen Sie im Hauptmenü
, klicken Sie auf Berichte
- Geben Sie in der Suchleiste Berichte durchsuchen den Begriff Polizei ein (oder scrollen Sie zum Abschnitt „Regierungs- und Polizeiberichte“)
- Klicken Sie auf Polizeibericht (der Bericht öffnet sich in einem neuen Tab)
Beim ersten Aufruf der Seite sehen Sie eine Tabellenansicht mit einer Liste aller im Haus befindlichen Gäste.
Standardmäßig werden im Polizeibericht nur im Haus befindliche Gäste angezeigt. Sie können jedoch nach Reservierungsstatus filtern und auch die exportierte Version anpassen, um andere Status anzuzeigen.
Siehe dazu den Abschnitt Exportierten Bericht konfigurieren weiter unten.
- Filtern Sie nach Reservierungsnummer, Kundenname, Zimmertyp, Check-in-/Check-out-Datum, Zustand, Status oder Reservierungsstatus.
- Konfigurieren Sie, wie der Bericht exportiert wird.
- Exportieren Sie diesen Bericht basierend auf Ihren Einstellungen.
Stornobedingungen
Eine Bedingung wird verwendet, um festzustellen, ob die Daten für diesen Gast bereits an die Polizei übermittelt wurden und ob sie erneut gesendet werden müssen. Alle Gäste werden im Bericht aufgeführt, unabhängig von der Bedingung.
- Neu – Sobald ein Zimmer eingecheckt wird, werden alle Gäste (einschließlich zusätzlicher Gäste), die diesem Zimmer zugewiesen sind, mit der Bedingung Neu zum Polizeibericht hinzugefügt. Alle Gäste, die sich im Haus befinden, haben immer die Bedingung Neu, bis diese manuell auf einen anderen Status geändert wird.
- Gesendet – Nachdem Sie die Liste der im Haus befindlichen Gäste an die Polizei übermittelt haben, gehen Sie zum Bericht, wählen die Liste der gesendeten Gäste aus und aktualisieren die Bedingung dieser Gäste von Neu auf Gesendet.
-
Geändert – Das System ändert die Bedingung automatisch auf Geändert, wenn eine der folgenden Änderungen eintritt:
- Anreisedatum geändert
- Abreisedatum geändert
- Zimmertyp geändert
- Zimmernummer geändert
- Gastname geändert
So ändern Sie eine Bedingung
Nachdem Sie den Bericht an die Polizei gesendet haben oder wenn Sie eine Bedingung bearbeiten müssen:
- Wählen Sie zuerst den Gastnamen aus.
- Ändern Sie die Bedingung auf den gewünschten Status (in der Regel wird sie auf Gesendet geändert).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung ändern.
Bericht konfigurieren
Sie können den exportierten Polizeibericht so konfigurieren, wie Sie ihn benötigen.
- Wählen Sie aus, welche Felder enthalten sein sollen.
- Ändern Sie die Reihenfolge der Felder durch Klicken und Ziehen.
- Fügen Sie zusätzliche benutzerdefinierte Felder hinzu.
- Wählen Sie einen Exportdateityp (.pdf, .txt, .xls, .csv, .dat) aus.
Obwohl die SEF-Polizei in Portugal dasselbe Textdateiformat (.dat) verwendet, entspricht der Export im .dat-Format nicht den Anforderungen der SEF-Polizei in Portugal.
Methoden zum Senden des Berichts an SEF finden Sie hier: https://siba.sef.pt/ajuda/modos-de-envio/
- Ändern Sie das Format des Gastnamens.
- Ändern Sie das Datumsformat.
- Wählen Sie aus, ob alle Daten oder nur nach Filterbedingung exportiert werden sollen.
- Wählen Sie die Option, Gäste auszuschließen, die aus demselben Land wie Ihre Unterkunft stammen.
- Standardmäßig ist nur der Status In House ausgewählt. Falls erforderlich, wählen Sie weitere Status aus, die im Bericht angezeigt werden sollen.
- Legen Sie alle Optionen fest und klicken Sie auf Speichern. Diese Einstellungen werden verwendet, wenn Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Exportieren klicken.
Wenn ein Benutzer Daten aus diesem Bericht exportiert, werden alle Seiten exportiert, nicht nur die Datensätze auf der aktuell angezeigten Seite.
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