Quickbooks – Alles, was Sie wissen müssen

Quickbooks ist eine Online-Software, mit der Sie Ihre Geschäftsfinanzen einfacher verfolgen können, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Vorteile der Quickbooks-Integration

• Nahtlose Synchronisation Ihrer Verkaufs-, Steuer- und Zahlungsdaten direkt in Cloudbeds, wodurch die manuelle Berechnung und Eingabe in Ihre Buchhaltungsplattform entfällt.
• Die Ausgleichsbuchungen werden automatisch mittels Journalbuchungen im Forderungen- und Anzahlungs-Hauptbuchkonto verbucht.

Wichtige Hinweise zu Journalbuchungen, die zur Synchronisation mit Quickbooks verwendet werden:

• Für jede Gutschrift gibt es eine entsprechende Belastung und umgekehrt.
• Eine zusammengefasste Bilanz jedes Kontos ist in der Synchronisation enthalten. Detaillierte Transaktionsdaten sind nicht enthalten.
• Journalbuchungen erfassen nur Daten für einen einzelnen Tag. Wenn die Synchronisation nach mehreren Tagen ausgelöst wird, wird für jeden Tag mit nicht synchronisierten Transaktionsdaten eine Journalbuchung erstellt.

First-in-First-out-Methode und Saldo der Reservierung zur Anwendung von Anzahlungen und Forderungen

• Transaktionen werden in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie dem Folio hinzugefügt werden.
• Der Reservierungssaldo zum Zeitpunkt der verbuchten Transaktion wird verwendet, um zu bestimmen, ob Anzahlungen oder Forderungen durch die Transaktion ausgeglichen werden sollen.
• Beispiel 1:
  • Eine Zahlung von 100 $ mit Visa wird auf eine Reservierung mit einem Saldo von 0 $ verbucht
  • 100 $ werden den Anzahlungen gutgeschrieben
• Beispiel 2:
  • 100 $ Zimmerumsatz wird auf eine Reservierung mit einem Saldo von -100 $ verbucht
  • 100 $ werden den Anzahlungen belastet
• Beispiel 3:
  • 100 $ Zimmerumsatz werden auf eine Reservierung mit einem Saldo von 0 $ verbucht
  • $100 werden den Forderungen belastet
• Beispiel 4:
  • Eine Zahlung von 100 $ mit Visa wird auf eine Reservierung mit einem Saldo von 100 $ verbucht
  • 100 $ werden den Forderungen gutgeschrieben

Hilfreiche Berichte

1. Ausgecheckte Reservierungen mit offenen Salden (City Ledger): Diesen Bericht findest Du unter Cloudbeds Insights - Finanzberichte. Er liefert eine Liste aller Reservierungen mit offenen Salden und kann helfen, den Anfangseintrag für Forderungen zu erstellen.
2. Bericht über das Anzahlungs-Hauptbuch: Er ist unter Cloudbeds Insights - Finanzberichte zu finden. Dieser Bericht kann helfen, den Anfangseintrag für Anzahlungen zu erstellen, indem er eine Liste aller für zukünftige Reservierungen geleisteten Zahlungen bereitstellt.

Berichte zum Vergleich von Daten für Cloudbeds-Payment-Nutzer

Zum Vergleich der Daten solltest Du den neuen Auszahlungsbericht (zur Überprüfung der Auszahlungen mit Details) und den Transaktionsbericht (zur Überprüfung der QuickBooks-Synchronisierung) verwenden.

• Die Auszahlung und die Einzahlung auf das Bankkonto des Kunden unterscheiden sich vom Anzahlungs-Hauptbuch, das wir mit QuickBooks synchronisieren. Die Auszahlung auf das Bankkonto erfolgt, wenn eine Transaktion vom Kreditkartenunternehmen freigegeben und tatsächlich eingezahlt wird, was oft Tage nach der eigentlichen Transaktion geschieht.

Um den Auszahlungsbericht zu öffnen, gehen Sie zu Menü > Berichte > Cloudbeds-Berichte > Zahlungen > Auszahlungsbericht.

• Das Deposit-Hauptbuch, das wir mit Quickbooks synchronisieren, berücksichtigt, wann Einnahmen, Steuern, Gebühren und Zahlungen auf die Reservierung verbucht wurden. Basierend auf dem Reservierungssaldo wird eine Transaktion entweder die Anzahlung erhöhen oder verringern oder die Forderungen erhöhen oder reduzieren.

Aus diesem Grund empfehlen wir, den Transaktionsbericht anstelle des Auszahlungsberichts zu verwenden, um die QuickBooks-Synchronisierung zu überprüfen.

Funktionsweise der Integration

• Sie erhalten Zugriff auf eine neue Buchhaltungsseite im Cloudbeds PMS.
• Die Liste Ihrer Quickbooks-Konten steht zur Verfügung, sodass Sie auswählen können, in welche Konten Cloudbeds Buchungssätze vornehmen soll.
• Folgende Konfigurationsbereiche sind verfügbar: Artikel & Services, Reservierungen, Steuern & Gebühren, Zahlungen, Forderungen und Erweiterte Anzahlung.
• Ihr Cloudbeds PMS wird mit Quickbooks synchronisiert: Dabei werden alle seit der letzten Synchronisierung in Cloudbeds verbuchten Transaktionen verarbeitet und Buchungssätze in die konfigurierten Quickbooks-Konten gebucht.