Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie versehentlich oder mit falschen Angaben getätigte Transaktionen in verschiedenen Systembereichen stornieren (annullieren) können.
Wichtig:
- Zahlungs-Gateways: Die meisten Zahlungen, die über ein Gateway (einschließlich Cloudbeds Payments) abgewickelt werden, können nach der Verarbeitung nicht mehr annulliert werden. Stattdessen müssen Sie eine Rückerstattung ausstellen.
- Abrechnungsfenster: Einige Gateways erlauben eine Annullierung nur, bevor die Transaktion „abgerechnet“ wurde (in der Regel am selben Tag). Prüfen Sie die spezifischen Regeln bei Ihrem Anbieter.
- Rückerstattungsdatensätze: „Erfasste“ Rückerstattungseinträge (die nur Notizen zu einer außerhalb des Systems vorgenommenen Rückerstattung sind) können nicht annulliert werden. Wurden sie irrtümlich verbucht, müssen Sie eine ausgleichende Anpassung vornehmen.
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Spezielle Regeln für Bargeldtransaktionen
Um die finanzielle Integrität zu gewährleisten, hat das System strenge Buchungsfristen für die Annullierung von Barzahlungen. Sie können eine Barzahlung nur dann annullieren, wenn BEIDE dieser Bedingungen erfüllt sind:- Die Zahlung erfolgte NACH dem letzten Night Audit. Das Night Audit fungiert als permanente Buchungsfrist. Wenn der Buchungsstapel für diesen Tag bereits abgeschlossen ist, blockiert das System die Annullierung zum Schutz Ihrer Finanzhistorie.
- Die Kassenschubladen-Schicht ist noch OFFEN. Wurde die Zahlung in einer Kassenschublade erfasst, muss diese Schicht noch aktiv sein. Sie können keine Zahlung aus einer bereits abgeschlossenen und geschlossenen Schicht annullieren.
Wenn Sie das Night Audit bereits durchgeführt ODER Ihre Kassenschubladen-Schicht geschlossen haben, verweigert das System die Annullierung.
Transaktionen im Cloudbeds PMS annullieren
Im Reservierungsfolio:
- Gehen Sie zum entsprechenden Reservierungsfolio
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben der Transaktion, die Sie stornieren möchten
- Klicken Sie auf Transaktion annullieren
- Klicken Sie auf Zahlung annullieren
Die Annullierung wird im Reservierungsaktivitätsprotokoll erfasst, und der Saldo wird entsprechend aktualisiert:
Mehr erfahren über das Reservierungsfolio: Reservierungsfolio – Alles, was Sie wissen müssen
In Hauskonten
- Suchen Sie im Hauskonto die Transaktion, die Sie stornieren möchten
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben der Transaktion
- Klicken Sie auf Annullieren
- Klicken Sie auf Weiter
Die Details der Annullierung werden rot angezeigt mit dem annullierten Betrag:
❓Warum fehlt die Option „Annullieren“? Wenn Sie die Option zum Annullieren nicht sehen, liegt das wahrscheinlich daran, dass die Transaktion bereits mit Ihrem Gateway abgerechnet wurde, der Night Audit abgeschlossen ist oder die jeweilige Kassenschubladen-Schicht geschlossen wurde.
❓Was soll ich tun, wenn ich nicht annullieren kann? Wenn eine Annullierung aufgrund der oben genannten Regeln nicht mehr möglich ist, sollten Sie eine Anpassung oder eine Rückerstattung durchführen, um das Folio auszugleichen. So ist für Ihr Buchhaltungsteam eine klare „Papierspur“ gewährleistet.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Allerdings können Barzahlungen nur innerhalb von 24 Stunden nach der Verbuchung storniert werden. Wenn dieses Zeitfenster verstrichen ist, müssen Sie eine Anpassung vornehmen, um den Saldo zu korrigieren. Mehr dazu im folgenden Artikel: Wie Sie eine Anpassung vornehmen / eine Anpassung zu einer Reservierung hinzufügen
Es ist nicht möglich, die Transaktion zu stornieren, wenn seit der Verbuchung einer Belastung mehr als 24 Stunden vergangen sind, und Rückerstattungsdatensätze können ebenfalls nicht storniert werden.
Das Zahnrad-Symbol erscheint nur bei Transaktionen, die noch storniert werden können. Wenn das Symbol fehlt, trifft eine der folgenden Bedingungen zu:
- Berechtigungen: Deine Benutzerrolle muss die Berechtigung „Transaktionen stornieren“ enthalten. Wenn diese deaktiviert ist, wird das Zahnrad-Symbol für alle stornierbaren Elemente ausgeblendet. Nur der Eigentümer der Unterkunft kann Berechtigungen vergeben.
- Bildschirm-Layout: Bei kleineren Bildschirmen kann die Aktionsspalte rechts außerhalb des sichtbaren Bereichs liegen. Scrolle horizontal oder zoome heraus, um zu prüfen, ob das Symbol nur außerhalb des Bildschirms ist.
- Die Transaktion ist gesperrt: Einige Transaktionen werden schreibgeschützt und können nicht storniert werden. Beispiele sind:
- Rückerstattete Transaktionen (diese sind nach Erstellung nicht mehr stornierbar): Transaktionen, die in Rechnungen, Gutschriften enthalten sind oder bei denen das 24-Stunden-Stornierungsfenster für Barzahlungen/Belastungen abgelaufen ist. Wenn eine Transaktion gesperrt ist, blendet das System das Zahnrad-Symbol automatisch aus.
Buchungen mit dem Status „Rückerstattung verbucht“ können nicht annulliert werden. Wenn sie versehentlich hinzugefügt wurden und einen falschen Folio-Saldo verursacht haben, können Sie den Saldo durch das Buchen eines ausgleichenden Eintrags korrigieren:
Option 1 – Eine ausgleichende Zahlung buchen
- Erstellen Sie eine neue Zahlung mit demselben Zahlungstyp.
- Wählen Sie Vorherige Zahlung erfassen (Nicht belasten), damit keine echte Transaktion ausgelöst wird.
- Geben Sie denselben Betrag wie bei der Buchung „Rückerstattung verbucht“ ein.
Dadurch wird der Folio-Saldo wieder auf null gesetzt.
Option 2 – Eine positive Anpassung hinzufügen
- Klicken Sie auf Anpassung hinzufügen.
- Geben Sie den Rückerstattungsbetrag als positiven Wert ein.
- Wählen Sie denselben Umsatzcode wie beim ursprünglichen Artikel aus. So bleibt die Prüfspur sauber und der korrekte Saldo wird wiederhergestellt.
Diese Methoden sorgen für genaue Folio-Salden, wenn eine Buchung „Rückerstattung verbucht“ nicht annulliert werden kann.
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