Cloudbeds Payments – So verwenden Sie einen Zahlungs-Link (Zahlung per Link)

Mit Pay by Link von Cloudbeds Payments können Sie die Zahlung Ihres Gastes über einen sicheren Link einziehen. Senden Sie den Zahlungslink per E-Mail oder Messaging-Apps. Jeder eindeutige Zahlungslink ermöglicht es Ihnen, die Zahlungsanforderung und deren Status zu verfolgen.

Pay by Link funktioniert auch bei Hauskonten, Gruppenfolios und im Forderungen-Hauptbuch.

Apple Pay und Google Pay sind ebenfalls für Pay by Link-Nutzer verfügbar. Erfahren Sie, wie Sie diese einrichten, hier.

So senden Sie einen Zahlungslink

1. Verwenden Sie die Suchleiste, um die Reservierung des Gasts zu finden.

2. Klicken Sie auf Folio.

   

3. Wählen Sie Folio aus.
4. Klicken Sie auf Zahlung.

5. Wählen Sie Zahlung hinzufügen aus.

   

6. Wählen Sie den Gast aus, dem die Zahlung zugewiesen werden soll.
7. Wählen Sie das Folio aus, auf dem die Zahlung verbucht werden soll.
8. Stellen Sie sicher, dass der Betrag korrekt ist.
9. Wählen Sie den Zahlungstyp Zahlung per Link aus.

10. Wählen Sie die Zahlungsmethode:

    • Belasten: Nimmt die Zahlung entgegen, wenn der Gast seine Kartendaten eingibt und die Zahlung genehmigt. Das Geld wird eingezogen, und Sie sehen innerhalb der nächsten Tage eine Auszahlung.
    • Autorisieren: Prüft, ob der Gast über ausreichende Mittel verfügt, und reserviert den ausgewählten Betrag, wenn er die Zahlung genehmigt. Sie müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Autorisierung zum Folio zurückkehren, um die Mittel einzuziehen und abzurechnen, damit die Zahlung in einer Auszahlung erscheint.

    Mehr erfahren: So verarbeiten Sie Zahlungen über das Zahlungs-Gateway.

11. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gasts ein, um den Zahlungslink zu senden.
12. Wählen Sie das Ablaufdatum für den Zahlungslink aus.
13. Fügen Sie eine interne Notiz hinzu (optional).

14. Klicken Sie auf Speichern.

    

Ein Fenster erscheint, in dem Sie den per E-Mail gesendeten Link kopieren können. Sie können den Link bei Bedarf in eine Textnachricht oder eine andere Kommunikations-App einfügen.

Klicken Sie auf Abbrechen oder die X-Schaltfläche, um das Fenster zu schließen.

Eine vom Gast erhaltene E-Mail

Ihre Unterkunft sendet dem Kunden eine E-Mail mit dem Betreff "Property_Name - Zahlung per Link."

Die E-Mail enthält das Logo der Unterkunft und den folgenden Text:

Vielen Dank, dass Sie sich für [Property_Name] entschieden haben. Bitte schließen Sie eine sichere Online-Zahlung ab.

[Property_Name]
[Property_Address]
[Property_Phone]
[Property_Email_Address]

Rechnung
Reservierungs-ID:
Betrag:

Beispiel:

Gast zahlt über den Link

Sobald der Gast in der E-Mail auf JETZT BEZAHLEN klickt, wird er zu einer sicheren Zahlungsseite weitergeleitet, auf der er seine Kontakt- und Kreditkartendaten eingeben, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen und auf BEZAHLEN klicken kann.

3D-Secure-Authentifizierung

3D Secure ist in Europa gesetzlich vorgeschrieben und in anderen Regionen optional, obwohl Banken es weiterhin als Mittel zur Betrugsbekämpfung einsetzen können. Mehr erfahren: Cloudbeds Payments (Europa) – Alles zu 3D Secure.

Nachfolgend ein Beispiel für einen authentifizierten Checkout-Prozess mit Cloudbeds Payments:

Schritt 1: Der Gast gibt seine Kartendaten wie im vorherigen Abschnitt beschrieben ein.

Schritt 2: Die Bank des Gastes bewertet die Transaktion. In diesem Stadium kann das 3D-Secure-Protokoll eine Authentifizierung mittels Fingerabdruck, Passwort, SMS-Code oder anderen Methoden anfordern.

Schritt 3: Falls von der Bank verlangt, führt der Gast den zusätzlichen Authentifizierungsschritt durch.

Zahlung wird genehmigt

Sobald der Gast die Zahlung genehmigt, werden die Details mit dem Hinweis Zahlung per Zahlung per Link im Folio verbucht. Sie können die Zahlung zuteilen oder die Transaktion rückerstatten.

Transaktion rückerstatten

Reichen Sie die Rückerstattung bei Bedarf direkt aus dem Folio ein.

1. Suchen Sie im Folio die Zahlungsdetails.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.

3. Wählen Sie Rückerstattung durchführen aus.

   

4. Geben Sie den zurückzuerstattenden Betrag ein.
5. Lassen Sie das Häkchen gesetzt, um die Rückerstattung zuzuordnen.

6. Klicken Sie auf Rückerstattung durchführen.

   

Zahlungslinks anzeigen und verwalten

Nachdem Sie einen Zahlungslink gesendet haben, können Sie dessen Status verfolgen und ihn direkt in der Reservierung verwalten. Der Ort der Registerkarte zur Verfolgung hängt davon ab, welche Benutzeroberfläche der Reservierungsdetails Sie verwenden.

Neue Reservierungsdetails – Registerkarte Zahlungslinks 

Die neue Benutzeroberfläche für Reservierungsdetails enthält eine eigene Registerkarte Zahlungslinks, mit der Sie Zahlungslinks anzeigen und verwalten können, ohne zur Legacy-Reservierungsansicht zurückkehren zu müssen.

1. Öffnen Sie die Reservierung des Gasts in der neuen Benutzeroberfläche für Reservierungsdetails.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlungslinks.
3. Überprüfen Sie die mit der Reservierung verknüpften Zahlungslinks, einschließlich deren Status, Beträge und Ablaufdaten.
4. Verwenden Sie den Statusfilter, um nur Zahlungslinks mit dem ausgewählten Status anzuzeigen.
5. Nutzen Sie die verfügbaren Aktionen, um einen Zahlungslink zu kopieren, erneut zu senden oder zu stornieren.

Funktionen der Registerkarte Zahlungslinks

• Zahlungslink-Verlauf: Anzeigen der mit der Reservierung verknüpften Zahlungslinks.
• Farbcodierte Status: Erkennen Sie den Status jedes Zahlungslinks anhand eines farbigen Badges.
• Statusfilter: Filtern Sie die Liste, um Links mit einem bestimmten Status wie Gesendet oder Bezahlt anzuzeigen.
• Linkdetails: Überprüfen Sie Informationen zum Zahlungslink, einschließlich des angeforderten Betrags und des Ablaufs.
• Schnellaktionen: Kopieren oder senden Sie einen Link erneut oder stornieren Sie ihn, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Legacy-Reservierungsdetails – Registerkarte Gesendete Zahlung per Link

Wenn Sie die Legacy-Benutzeroberfläche für Reservierungsdetails verwenden, können Sie die Zahlungslinks weiterhin über die Registerkarte Gesendete Zahlung per Link verwalten. Diese Registerkarte bleibt unverändert.

1. Öffnen Sie die Reservierung des Gasts in der Legacy-Benutzeroberfläche für Reservierungsdetails.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Gesendete Zahlung per Link.
3. Überprüfen Sie die mit der Reservierung verknüpften Zahlungslinks.
4. Verwenden Sie die verfügbaren Aktionen, um einen Zahlungslink zu kopieren, erneut zu senden oder zu stornieren.

Die Registerkarte zeigt folgende Informationen an:

• Gesendetes Datum: Datum, an dem der Link gesendet wurde.
• Ablaufdatum: Für den Link konfiguriertes Ablaufdatum.
• Status: Aktueller Status des Zahlungslinks.
• Betrag: Betrag, der belastet oder autorisiert werden soll.
• Zahlungsart: Belastung oder Autorisierung.
• E-Mail: E-Mail-Adresse, an die der Link gesendet wurde.
• Linktyp: Welcher Teil des Systems mit dem Link verknüpft ist.
• Aktionen: Optionen zum Kopieren, erneuten Senden oder Stornieren des Links.

Zahlungslink-Status verstehen 

Jeder Zahlungslink hat einen Status, der Ihnen hilft, die Zahlungsanforderung nachzuverfolgen.

Die folgenden Status gehören zu denen, die in den Registerkarten zur Zahlungslink-Verfolgung angezeigt werden:

• Gesendet: Der Zahlungslink wurde an den Gast gesendet.
• Bezahlt: Der Gast hat die Zahlung abgeschlossen.
• Storniert: Der Zahlungslink wurde storniert.
• Abgelaufen: Der Zahlungslink hat sein Ablaufdatum erreicht und kann nicht mehr zur Zahlung verwendet werden.

Zahlungslink kopieren, erneut senden oder stornieren 

Beide Reservierungs-Benutzeroberflächen ermöglichen es Ihnen, Zahlungslinks mit den folgenden Aktionen zu verwalten:

• Link kopieren: Kopieren Sie den Zahlungslink und fügen Sie ihn in eine andere Kommunikations-App ein. Zum Beispiel können Sie den Link kopieren und über WhatsApp an den Gast senden.
• Link erneut senden: Senden Sie die Zahlungsanforderung erneut, wenn der Gast die ursprüngliche E-Mail nicht finden kann. Aus Sicherheitsgründen läuft der ursprüngliche Link ab und ein neuer Link wird erstellt und gesendet. Der Status des ursprünglichen Links wird auf Storniert aktualisiert.
• Link stornieren: Stornieren Sie einen Zahlungslink, der nicht mehr benötigt wird. Der Link wird unbrauchbar, sodass der Gast die Zahlung darüber nicht mehr abschließen kann.

Wenn ein Zahlungslink storniert wird, wird sein Status in der Verfolgungsansicht aktualisiert und die Aktion im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet.

  Die verfügbaren Aktionen verhalten sich wie in der Legacy-Benutzeroberfläche. Einige Aktionen, einschließlich Link kopieren und Link stornieren, können weiterhin für Links verfügbar sein, die bereits bezahlt, abgelaufen oder storniert sind.

Abgelaufene oder stornierte Zahlungslinks

Wenn ein Zahlungslink abgelaufen oder storniert wurde, kann der Gast ihn nicht mehr verwenden, um die Zahlung abzuschließen.

Wenn der Gast einen abgelaufenen oder stornierten Zahlungslink öffnet, sieht er eine Nachricht zum abgelaufenen Link.