Liste d'attribution des chambres dans le module Groupes et événements

Aperçu

L’onglet Liste d’attribution des chambres est un espace de travail dédié au sein du module Groupes et événements, conçu pour faciliter l’attribution groupée des clients à un événement. En centralisant ici le processus d’importation, les établissements n’ont plus besoin de naviguer vers la section Utilitaires générale pour gérer les données de groupe, offrant ainsi un flux de travail plus rapide et ciblé pour les réservations en volume élevé.

L’onglet Liste d’attribution des chambres agit comme un hub consolidé pour toute l’activité d’importation des clients. Plutôt que de saisir manuellement des dizaines de réservations, tu peux téléverser un tableau pour attribuer les clients aux blocs de contingent existants.

Cet outil est spécialement conçu pour répondre aux exigences complexes des événements de taille moyenne à grande, permettant une meilleure organisation et un historique complet de toutes les données clients ajoutées à un événement.

Comment accéder à l’onglet Liste d’attribution des chambres

Pour gérer les profils de ton organisation :

1. Connecte-toi au PMS Cloudbeds
2. Dans le menu de navigation principal, clique sur Groupes et événements
3. Clique sur l’onglet Liste d’attribution des chambres en haut du hub.
   
   Dans cette vue, tu verras la liste de tous les imports historiques, incluant le nom du fichier, l’événement associé, le statut de l’importation et la date à laquelle elle a été effectuée.
    

Comment importer une liste d’attribution des chambres

Suivez ces étapes pour importer en masse les attributions de clients pour un événement :

1. Clique sur le bouton + Liste d’attribution des chambres pour ouvrir l’outil d’importation

2. Sélectionne l’événement : Choisis l’événement spécifique que tu importes dans la liste déroulante.

3. Consultez les consignes : cliquez sur le lien des consignes pour revoir les conseils importants pour un téléversement réussi. Cela inclut :

   • L’utilisation des codes pays ISO à 2 lettres (p. ex. US, BR, GB).

   • La correspondance exacte des noms d’hébergement tels qu’ils apparaissent dans le système.

   • L’utilisation des formats de date ISO (AAAA-MM-JJ).

4. Cliquez sur le bouton Obtenir le modèle CSV pour télécharger le fichier de formatage officiel Cloudbeds. Note : ne modifiez pas les en-têtes du modèle, cela entraînerait l’échec de l’importation.

5. Configurer le bloc de contingent et les détails : 

   • Sélectionner le bloc de contingent (obligatoire) : Choisissez le bloc spécifique auquel ces réservations doivent être attribuées.

   • Afficher les détails du bloc de contingent : Utilisez cette liste déroulante pour vérifier les exigences et paramètres spécifiques du bloc sélectionné avant de continuer. Cette section affiche :

     • Intervalles : Les dates pendant lesquelles l'événement est actif et éligible pour les séjours des clients.

     • Types d'hébergement : Les types de chambre actuellement inclus dans les blocs.

     • Sources : Les sources de réservation associées à l'événement.

     • Codes pays : Un rappel que le système exige que les données des clients soient au format ISO à 2 lettres (p. ex. « US », « BR », « GB ») pour éviter les erreurs de validation.

6. Téléverser votre fichier : Glissez-déposez votre fichier CVS complété dans la zone de téléversement ou cliquez sur Téléverser un fichier pour le sélectionner depuis votre appareil.

7. Revue finale et importation : Le système affichera un aperçu des réservations à importer. Vérifiez les données pour détecter toute erreur signalée en rouge. Si les données sont correctes, cliquez sur le bouton Importer pour finaliser le processus.

8. Surveillez la progression de l’importation : Après avoir cliqué sur Importer, une notification apparaîtra en bas à gauche confirmant que « L’importation de la liste d’attribution des chambres a démarré ». 
   
   Le système commencera alors à analyser le fichier, et vous verrez un statut temporaire « Analyse terminée avec succès » dans le tableau des enregistrements.

9. Finalisez et actualisez : Une fois le processus terminé, le statut passera à « Terminé avec succès » (ou « Terminé avec erreurs » si des problèmes ont été détectés).
   
   Vous pouvez cliquer sur l’icône Actualiser la liste des tâches en haut à droite pour voir le statut le plus récent et vérifier le nombre de réservations analysées par rapport à celles importées.

Revue et validation avant importation

Cloudbeds valide automatiquement votre fichier avant que l’importation finale puisse être effectuée. Cette étape de revue permet de s’assurer que vos données sont propres et conformes aux exigences du système.

• Validation du format de fichier : Si vous tentez de téléverser un type de fichier non pris en charge, le système affichera un message d’erreur en rouge indiquant « Le format de fichier n’est pas pris en charge ». Assurez-vous d’utiliser le modèle CSV fourni.
• Consistance des données : Le système vérifie automatiquement la validité des formats des adresses e-mail, des dates et des codes pays ISO à deux lettres (p. ex. « US », « BR »).
• Identification des erreurs : En cas de problème, le système affichera une liste « Erreurs détectées » dans un encadré rouge. Ces messages indiquent la ligne et le champ spécifiques à corriger (p. ex. « Ligne 4 : Le nom de famille est obligatoire »). Vous devez corriger ces erreurs dans votre fichier et le téléverser à nouveau avant que le bouton Importer ne soit activé.

Gestion des enregistrements de la liste d’attribution des chambres

Afficher les détails d’un enregistrement

Une fois qu’une importation est lancée ou terminée, vous pouvez afficher les réservations spécifiques incluses dans cette tâche.

1. Afficher les enregistrements : Dans le tableau principal de la liste d’attribution des chambres, cliquez sur l’icône Afficher les enregistrements (liste) située à droite de chaque entrée.
2. Statut de l’importation : Cela ouvre une vue détaillée affichant le statut de chaque réservation individuelle dans ce fichier spécifique (p. ex., « Importé » ou « Échoué »).
3. Afficher les détails : Pour voir les données brutes du client importées (comme l’adresse, le numéro de téléphone et les codes de bloc de contingent), cliquez sur l’icône Afficher les détails (« i ») pour un enregistrement spécifique. Ces informations apparaissent dans une fenêtre modale pour une consultation rapide.

Comment filtrer les enregistrements

Le hub de la liste d’attribution des chambres vous permet de filtrer les données historiques pour localiser rapidement des tâches d’importation spécifiques.

• Filtrer par statut : Cliquez sur le menu déroulant Statut pour filtrer les enregistrements selon leur état actuel (p. ex., Tout sélectionner, Non traité, Importé, Échoué, Échec de traitement, etc.).
• Réinitialiser les filtres : Utilisez le bouton Réinitialiser à côté du filtre pour effacer votre sélection et revenir à la liste complète.