Aperçu de l'Afficher holistique de l'événement

L’onglet Blocs de contingent est l’outil principal pour gérer l’inventaire des chambres attribué à un événement spécifique. Chaque événement peut comporter plusieurs blocs de contingent, ce qui vous permet de définir différentes plages de dates, plusieurs types de chambre et des plannings de libération uniques pour divers segments de clients lors de la même occasion de réservation.

Depuis cet espace de travail, vous pouvez effectuer plusieurs tâches clés de gestion :

1. Créer de nouveaux blocs de contingent : Cliquez sur le bouton bleu + Bloc de contingent pour ouvrir un panneau de configuration dédié. Cela vous permet de définir de nouveaux intervalles de séjour, de sélectionner des plans tarifaires (y compris des tarifs personnalisés réservés à l’événement) et de définir le statut du bloc pour gérer la manière dont l’inventaire est retenu.
2. Suivi en vue liste : Le tableau récapitulatif des blocs fournit un aperçu en temps réel de la date de début et de fin, du plan tarifaire, du type de contingent, ainsi que du statut actuel Réservé/Attribué pour chaque bloc.
3. Libération granulaire de l’inventaire : Utilisez les colonnes Statut de libération et Planning de libération pour suivre votre stratégie d’inventaire. Contrairement aux règles héritées du type « tout ou rien », vous pouvez libérer l’inventaire uniquement pour des dates spécifiques, soit manuellement, soit via un planning automatisé, sans affecter le reste du bloc.
4. Actions de gestion : En cliquant sur les points de suspension verticaux (trois points) d’un bloc spécifique, vous pouvez accéder aux options pour Modifier le bloc de contingent, Libérer tout l’inventaire, Libérer des dates individuelles ou Supprimer entièrement le bloc.
5. Outils de réservation directe : Chaque bloc génère un code / URL de réservation unique qui peut être copié en un clic pour être partagé avec les clients, facilitant ainsi la réservation en self-service via votre moteur de réservation.

L’onglet Réservations offre un espace de travail consolidé pour gérer chaque séjour individuel des clients liés à l’événement. Il constitue la zone opérationnelle principale pour attribuer les noms des clients à vos blocs de contingent et suivre le statut actuel de chaque réservation au sein du groupe.

Depuis cet espace, vous pouvez gérer les attributions de chambres à l’aide de plusieurs outils clés :

1. Liste consolidée des réservations : Ce tableau fournit une vue d’ensemble de tous les clients liés à l’événement, affichant des informations essentielles telles que les numéros de chambre, les dates de séjour, les sources de réservation et le prix total individuel. Cela permet au personnel de suivre la progression des check-in du groupe et de vérifier les informations des clients en un coup d’œil.
2. Importer la liste d’attribution des chambres : Cliquez sur ce bouton pour accéder à l’outil dédié +Importer la liste d’attribution des chambres. Cette fonctionnalité remplace la saisie manuelle traditionnelle en permettant l’importation groupée des attributions de clients via un fichier CSV. Pour garantir l’intégrité des données, le système valide automatiquement les formats d’e-mail, les intervalles de dates et les types de chambre par rapport à vos blocs de contingent avant de finaliser l’importation.
3. Menu déroulant Ajouter une réservation : Ce menu vous permet d’ajouter manuellement une nouvelle réservation directement dans l’événement ou de lier une réservation existante de l’établissement à l’occasion de groupe. La liaison vous permet d’intégrer des réservations clients qui auraient pu être faites indépendamment du bloc, assurant ainsi que leurs revenus soient correctement attribués à l’événement.

L’onglet Folios est le centre financier de l’événement, offrant un espace de travail principal pour gérer toutes les charges, paiements, acomptes et règles de facturation. Contrairement aux réservations individuelles, le folio de l’événement permet aux établissements de consolider les transactions des chambres, des espaces fonctionnels et des produits additionnels en une seule entité de facturation.

Depuis cet espace de travail, vous pouvez gérer les domaines clés suivants :

1. Sélection et création de folio : Passez d’un folio à un autre ou utilisez l’option Ajouter un nouveau folio pour créer des comptes de facturation séparés selon les types de transactions, par exemple pour distinguer les charges de chambre des services accessoires.
2. Menu Ajouter au folio : Publiez des écritures manuelles directement sur le compte de l’événement, incluant les Paiements, Produits, Taxes/Frais et des ajustements opérationnels spécifiques comme les Remboursements, Frais d’annulation ou Frais de non-présentation.
3. Filtrage et regroupement avancés : Organisez la liste des transactions par Date de transaction, Date de service ou Réservation pour faciliter l’audit. Vous pouvez aussi utiliser le panneau Filtres pour rechercher par nom de client, numéro de chambre ou statut spécifique de la transaction (Publié vs. En attente).
4. Ellipse d’action (outils de gestion) : Accédez aux contrôles avancés pour Déplacer des transactions entre folios, Envoyer par e-mail les factures aux clients, ou Imprimer le folio en plusieurs langues avec des options pour une vue « Montant uniquement ».
5. Règles d’acheminement et charges en attente : Consultez les charges transférées vers le compte principal du groupe selon vos Règles d’acheminement flexibles (p. ex. Acheminer vers le maître, Payer soi-même, ou Acheminement sélectif). Vous pouvez aussi Annuler le transfert vers le compte groupe manuellement pour des lignes individuelles si la facturation client doit être ajustée.
6. Acomptes : Les paiements marqués comme acomptes sont stockés dans une section dédiée Acomptes au sein du folio de l’événement. Utilisez cette section pour consulter le montant de l’acompte, le montant consommé, le montant remboursé et le solde restant.
7. Créances clients : Visualisez les comptes de créances liés à l’organisation et utilisez la fonction de Transfert du solde du folio en un clic pour déplacer les montants impayés vers les enregistrements de Créances clients de votre établissement.
8. Résumé et sélecteur de devise : Consultez la ventilation financière du folio de l’événement, incluant le Sous-total, les Taxes et frais, le Total général, les Paiements, les Transferts et le Solde dû actuel. Utilisez le sélecteur de devise pour afficher les montants du folio dans une autre devise disponible, uniquement lorsque plusieurs devises sont configurées pour l’établissement.

Comment gérer les acomptes dans les événements

Pour gérer un acompte d'événement, déplie la section Acomptes, clique sur le menu à trois points à côté de la transaction d'acompte, puis sélectionne l'action souhaitée : Consommer, Annuler ou Afficher l'historique des acomptes.

Lors de la consommation d'un acompte, saisis le montant à appliquer et clique sur Consommer. Les acomptes peuvent être consommés partiellement ou totalement, et le solde restant est mis à jour automatiquement.

L’onglet Documents fiscaux sert de hub centralisé pour générer, gérer et suivre tous les enregistrements financiers conformes aux exigences légales, spécifiquement pour l’événement. Cet espace de travail est conçu pour répondre aux besoins professionnels de facturation et de reporting souvent demandés par les clients entreprises et les coordinateurs de groupes, garantissant que tous les enregistrements respectent les normes fiscales régionales.

En s’intégrant au Service de documents fiscaux Cloudbeds, cet onglet te permet de gérer tout le cycle de vie d’une facture — des estimations pro forma initiales aux documents finaux conformes aux taxes — tout en maintenant un lien direct avec les enregistrements de Créances clients de ton établissement. Il prend en charge les affaires internationales en permettant la génération de documents en plusieurs langues et assure que les données obligatoires, telles que les numéros d’identification fiscale et les noms légaux, sont correctement attribuées à l’organisation.

Les principaux outils de gestion dans cet onglet incluent :

1. Recherche et filtrage précis : Trouve rapidement des enregistrements financiers spécifiques en utilisant la barre de recherche dédiée ou en appliquant divers filtres. Tu peux affiner ta vue par type de document (factures, pro forma ou avoirs), date de création, montant, solde ou date d’échéance.
2. Suivi complet des statuts : Surveille l’étape exacte de chaque document dans le flux de travail de ton organisation. Le système suit une large gamme de statuts, y compris Ouvert, Payé, En traitement, Échoué, Annulé et Action requise, offrant une visibilité totale sur les créances clients de l’événement.
3. Menu d’actions avancées : En cliquant sur les points de suspension verticaux d’un enregistrement, tu peux Afficher le détail du document, Envoyer un e-mail, Téléverser une copie PDF ou effectuer des ajustements comme Annuler et émettre un avoir. Tu peux aussi consulter l’historique des modifications de tout document pour garder une piste d’audit claire de toutes les modifications financières.

L’onglet Pickup offre une interface détaillée et en temps réel pour suivre la performance de ton inventaire et contrôler l’utilisation effective de tes blocs attribués. Cet espace de travail te permet de comparer tes prévisions commerciales avec les pickups réels des clients, jour par jour et type de chambre par type de chambre.

Depuis cette vue, tu peux gérer ta stratégie d’inventaire grâce à plusieurs outils clés :

1. Sélecteur de bloc de contingent : Passe facilement d’un bloc à un autre au sein du même événement pour examiner des segments spécifiques, comme « Groupe mariage » versus « Chambres clients générales ».
2. Métriques de performance détaillées : Le tableau affiche une ventilation jour par jour de tes chambres Pickupées vs. Bloquées. Cela te permet d’identifier les dates où le groupe sous-performe ou où des chambres supplémentaires pourraient être nécessaires.
3. Indicateurs de statut en temps réel : Identifie rapidement le planning de libération et le statut actuel de chaque bloc directement depuis la grille Pickup. Tu peux voir en un coup d’œil si l’inventaire est prévu pour revenir à la disponibilité générale et à quelle heure.
4. Contrôles de libération d’inventaire : Utilise la liste déroulante dédiée pour libérer tout l’inventaire d’un bloc ou libérer des dates individuelles. Cette capacité de « libération sélective » te permet d’optimiser l’occupation de l’établissement en retournant uniquement les chambres inutilisées pour des dates spécifiques, plutôt que de libérer tout l’intervalle du bloc.
5. Raccourcis de configuration du bloc : Utilise le bouton Modifier pour accéder directement aux paramètres du bloc afin d’ajuster les dates de séjour, les périodes intermédiaires ou modifier les types de contingent et les tarifs en fonction de la cadence actuelle des pickups.

L’onglet Détails de l'événement est l’endroit où vous pouvez afficher et modifier la configuration principale d’un événement existant après sa création. Bien que les événements soient initialement configurés depuis le hub Événements, cet onglet vous permet de mettre à jour les paramètres opérationnels et financiers de l’événement tout au long de son cycle de vie.

Depuis cet onglet, vous pouvez :

• Modifier les informations clés de l'événement, telles que le nom de l'événement, la source et le segment, afin de maintenir des enregistrements précis pour les rapports et le suivi des ventes.
• Confirmer ou mettre à jour le profil associé, en veillant à ce que l'événement reste correctement lié à la Société, à l’Agent de voyage ou au Groupe concerné.
• Ajuster le comportement d’acheminement, notamment si les charges sont acheminées vers le folio de groupe, pour prendre en charge différents scénarios de facturation par événement.
• Gérer les types de transactions acceptés, en définissant les modes de paiement autorisés pour cette réservation spécifique.
• Appliquer ou modifier la configuration du folio, contrôlant la manière dont les charges sont regroupées, acheminées et affichées dans les documents financiers liés à l'événement.

Dans l’ensemble, l’onglet Détails de l'événement agit comme le centre de contrôle des paramètres au niveau de l'événement, permettant aux établissements d’affiner les détails de facturation, d’acheminement et de classification sans recréer l'événement ni impacter le profil sous-jacent.

L’onglet Notes offre un journal de communication centralisé pour tout ce qui concerne l’événement. Il regroupe les notes créées à différents niveaux (événement, profil, réservations et clients) afin que les équipes puissent rapidement accéder au contexte important sans naviguer entre plusieurs enregistrements.

Il sert de source de vérité partagée pour la communication interne, réduisant le risque d’oublis et assurant la continuité entre les départements tout au long du cycle de vie de l’événement.

Depuis cet onglet, vous pouvez :

1. Filtre de statut des notes : Utilisez ce filtre pour contrôler quelles notes sont affichées (par exemple, Notes actives), ce qui vous aide à vous concentrer uniquement sur les informations pertinentes ou actuelles.
2. Indicateur d’application : Indique si les notes sont appliquées à l’événement ou au profil associé, permettant aux équipes de distinguer rapidement les instructions spécifiques à l’événement des notes plus générales au niveau du compte.
3. Liste consolidée des notes : Affiche les notes créées à différents niveaux, y compris l’événement, le profil lié, ainsi que les réservations ou clients individuels. Chaque note identifie clairement sa source et inclut le contenu pour une référence facile.
4. Imprimer les notes : Utilisez l’icône d’impression pour générer une vue imprimable des notes, utile pour les briefings opérationnels ou comme référence hors ligne lors de l’exécution de l’événement.
5. Ajouter une nouvelle note : Cliquez sur + Note pour créer une nouvelle note interne directement sur l’événement. Les notes peuvent servir à consigner des instructions de facturation, des préférences clients, des rappels opérationnels ou des suivis internes.
6. Menu plus d’actions : Utilisez le menu ellipse sur chaque note pour accéder à des options de gestion supplémentaires, comme modifier ou mettre à jour les entrées existantes.

L’onglet Documents du profil et de l'événement offre un espace de travail centralisé pour stocker et accéder aux documents liés à la fois à l'événement et au profil associé. En regroupant les fichiers contractuels et opérationnels en un seul endroit, il sert de source unique de vérité pour la documentation de l'événement, garantissant que les équipes commerciales, opérationnelles et financières travaillent toujours avec les fichiers les plus récents et pertinents tout au long du cycle de vie de l'événement.

Depuis cet onglet, vous pouvez :

1. Ajouter des documents : Utilisez le bouton Document pour téléverser des fichiers liés à l'événement ou au profil associé, tels que des contrats, accords, BEO, grilles tarifaires ou documents justificatifs.
2. Afficher et télécharger des documents : Parcourez la liste des documents téléversés et utilisez le champ de recherche pour localiser rapidement des fichiers par nom. Cliquez sur un document pour le télécharger et le consulter hors ligne ou le partager.
3. Supprimer des documents : Utilisez l’icône de suppression à côté d’un fichier pour retirer une documentation qui n’est plus pertinente ou qui a été ajoutée par erreur.